Joskus hyvin hallussa ajanhallintastrategiat eivät riitä. Mutta miten seuraat työntekijöiden työtunteja? Miten seurataan työntekijöiden työtunteja? Käytätkö työntekijän ajanseuranta ohjelmisto ja analysoida raportteja? Onko sinulla Excel-taulukko tai varsinainen paperinen työaikataulu, joka on omistettu tuntien kirjaamiselle? Tai ehkä et seuraa eri projekteihin käytettyä aikaa lainkaan?
Artikkeli sisältää:
Me Teamdeckissä tiedämme, että tehokas työaikataulujen hallinta tarjoaa etuja yritykselle itselleen, mutta on hyödyksi myös työntekijöille. Molemmat osapuolet hyötyvät, kun prosessi on avoin ja tehokas. Tässä artikkelissa, opit luomaan tehokkaan työaikaraportin Teamdeckin raportointiominaisuuksien avulla.. Tämän raportin perusteella voit laskea palkanlaskennan, laskuttaa asiakkaitasi ja ymmärtää tiimisi tuottavuusmalleja.
Ennen kuin näytämme, miten työaikatauluraportti luodaan, muutama sana itse työaikatauluista. Työaikataulu on taulukko, jossa on tietoja, jotka sisältävät seuratut ajat, jotka tietty työntekijä on työskennellyt tietyn ajanjakson ja/tai tehtävän tai projektin aikana tietylle asiakkaalle. Tätä tarkoitusta varten käytetään monia eri menetelmiä työaikataulujen tallentamiseen. Paperista, erityisestä työaikatauluohjelmistosta, työntekijän työajanseurantasovelluksesta tai resurssisuunnittelijasta, jossa on työajanseuranta- ja työaikatauluraporttiominaisuudet.
Jotta voit luoda perusraportin tiimisi työaikataulujen perusteella, sinun on päästävä käsiksi heidän kirjaamiinsa työtunteihin. Teamdeck tarjoaa ajanseurantaominaisuuksia (mukaan lukien mobiili ajanseuranta), joten voit luoda raportteja työntekijöidesi seurattujen aikatietojen avulla.
Etkö ole varma, miten seurata aikaa Teamdeckillä? Meidän tietopohja pitäisi auttaa.
Oletko valmis aloittamaan työaikaraportin rakentamisen? Kirjaudu sisään Teamdeckiin ja siirry raportointiosioon - löydät sen ylävalikosta. Kun napsautat nyt Luo uusi raportti, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:
Vaikka raportointimallit ovat varmasti hyödyllisiä ja voivat nopeuttaa työtäsi, tässä artikkelissa opit luomaan työaikatauluraportteja tyhjästä. Napsauta luoda mukautettuja.
Nyt kun olet luonut tyhjän raportin, voit helposti syöttää siihen tietoja. Älä unohda antaa sille nimeä ja valita sopivaa päivämääräväliä (molempia elementtejä voi muokata milloin tahansa).
Aloitetaan lisäämällä uusi taulukko (klikkaa lisää taulukko) perustiedot joukkueesi ajasta. Huomaat, että työaikataulut on jo listattu uuteen taulukkoon yhdessä varausten, saatavuuksien ja lomatietojen kanssa. Jos haluat analysoida ainoastaan työaikataulujen tietoja, voit poistaa muut sarakkeet napsauttamalla roskakorikuvaketta. Sinun pitäisi päätyä taulukkoon, joka on jaettu eri projekteihin.
Haluatko nähdä tiimisi tietyn käyttäjän ja työntekijän kirjaamat tunnit? Muuta yksinkertaisesti taulukon tietojen ryhmittelytapaa:
Katso yllä olevaa näyttöä. Tarpeidesi mukaan voit ryhmitellä tietoja henkilöiden, projektien, viikkojen ja niin edelleen mukaan, jotta ymmärrät paremmin tiimisi työmäärää ja tiimin suorituskykyä (lisätietoja aiheesta "Tiimityöskentely"). työmäärän hallinta).
Tällaista taulukkoa voidaan käyttää työntekijöiden palkanlaskennan pohjana. Voit myös suodattaa tietoja, jotta ne sisältävät esimerkiksi vain tietyt hankkeet. Tällainen raportti on sitten hyvä lisä asiakaslaskuusi, jos laskutat tuntiperusteisesti.
Napsauta oikeassa alakulmassa olevaa plus-kuvaketta, jos haluat lisätä raporttiisi lisää elementtejä. Visualisoi työaikataulu luomalla viiva- tai pylväsdiagrammi. Voit myös tarkistaa eri projektien osuuden tiimisi kirjaamasta kokonaisajasta. Piirakkakaavio on tässä hyödyllinen:
Tietojen analysointi eri visualisointimenetelmillä voi auttaa sinua löytämään uusia oivalluksia - esimerkiksi sen, että yksi projekti vie 30% tiimisi ajasta, vaikka se tuskin on yhtä kannattava kuin muut valmisteilla olevat projektit.
Työntekijöiden kirjaamat työtunnit ovat varmasti arvokkaita, mutta tietojen syventäminen voi osoittautua vielä hyödyllisemmäksi. Kun olet lukenut edellä olevat kohdat, tiedät, miten ryhmitellä tietosi perusluokkiin (henkilöt, projektit, ajanjaksot). Nyt on aika edetä hieman hienostuneemmaksi ja ottaa käyttöön mukautettuja luokkia, jotka voit määrittää itse. Nämä mukautetut oivallukset voidaan luoda käyttämällä:
Mitä eroa näillä kahdella on? Työaikakirjanpidon tunnisteet voidaan lisätä kuhunkin seurattavaan työaikamerkintään, joten ne kuvaavat itse kirjattuja tunteja. Yleisiä esimerkkejä työaikataulun tunnisteista ovat laskutettavat, laskuttamattomat ja ylityötunnit mutta voit lisätä omia tunnisteita antaaksesi lisätietoa työaikataulunäkymään. Mukautetut kentät puolestaan kuvaavat joko projekteja tai henkilöitä.
Useimmat asiakkaamme käyttävät mukautettua "Job title" -kenttää voidakseen ryhmitellä työntekijänsä eri luokkiin heidän osaamisensa perusteella. Saatat myös haluta ryhmitellä projektisi eri "Asiakas"-luokkiin, etenkin jos työskentelet useiden yritysten useiden projektien parissa.
Voit hallita sekä tunnisteita että mukautettuja kenttiä organisaatiosi asetuksissa.
Miksi on hyödyllistä käyttää mukautettuja luokkia, joihin voit ryhmitellä kaikki tietosi?
Ensinnäkin sen avulla voit luoda näkymän, joka on 100% järkevä yrityksesi kannalta. Voit esimerkiksi vertailla työaikatauluja yrityksesi eri toimipisteistä.
Työaikataulujen tunnisteiden avulla voit tarkastella tietoja ja seurata haluamaasi kategoriaa: voit esimerkiksi ryhmitellä yhteen työaikatauluja, jotka on merkitty tunnisteilla ylityö, laskutettava tai jopa kotitoimisto, jos tietty jaottelu on järkevää organisaatiosi kannalta.
Haluatko saada vielä enemmän tietoa tiimisi työaikatauluista? Voit lisätä sarakkeen nimeltä "Timesheet description" (työaikakirjanpidon kuvaus) ja tuoda jokaisen työaikakirjanpidon kuvauksen raporttiisi. Kuvaukset ovat tiimisi jäsenten tekemiä kommentteja, kun he kirjaavat työaikakirjanpitomerkintöjään. Näiden kuvausten näkeminen auttaa sinua ymmärtämään, mikä tarkalleen ottaen aiheutti tietyt suuntaukset tiimisi työaikakirjanpidossa.
Varaa konsultaatio Teamdeckin asiantuntijoiden kanssa. Autamme sinua laatimaan vaativimmatkin raportit.
Yksi työajanseurannan eduista on, että voit seurata työntekijöidesi ylityötunteja. Olemme jo maininneet, että yksi tapa tehdä se Teamdeckin avulla olisi pyytää työntekijöitäsi käyttämään työaikataulukon tunnistetta ylityöt joka kerta, kun he tekevät lisätyötä.
Voit kuitenkin laskea ylityöt myös ilman, että sinun tarvitsee luottaa oikeisiin merkintöihin. Miten? Tarvitset vain arvioitujen työtuntien (tai käytettävissä olevien tuntien) määrän ja tietysti todellisten/kirjattujen tuntien määrän.
Teamdeck auttaa ylitöiden hallinta myös. Sen avulla voit tallentaa sekä käytettävissä olevat tunnit (kuten työntekijöidesi saatavuus sekä arvioitu työaika (varaukset). Kun käytössäsi on tällaisia tietoja, voit laatia tarkan raportin tiimisi ylityötunneista. Luodaan se vaihe vaiheelta.
Sisällä Lisää mukautettu laskentakenttä lomake, vaihda tietojen muoto muotoon Aika ja kirjoita seuraava kaava: Työaikataulut: Aika - Varaukset: Aika:. Klikkaa Tallenna ja soveltaa.
Riippumatta siitä, päätätkö käyttää ylityöaikataulun tunnusta ylimääräisten tuntien merkkinä vai lasketko ylityösarakkeen itse, voit silti ryhmitellä tiedot eri tavoin, jotta ymmärrät paremmin, kuka ja missä olosuhteissa joutui tekemään ylityötä.
Yksi mahdollisista käyttötapauksista voisi olla taulukon ryhmittely työnimikkeiden mukaan (se on mukautettu kenttä) ja sen jälkeen nähdä, mitkä roolit ovat käyttäneet ylimääräisiä työtunteja työhön. Näin voit henkilöstövoimavarojen ennakointi ja rekrytointitarpeet tai parantaa resurssien jakaminen.
Kun tarkastellaan edellä olevaa ylityötuntien raporttia, voidaan todennäköisesti sanoa, että tämän yrityksen pitäisi palkata lisää markkinointiasiantuntijoita, koska tämän tehtävän nykyiset työntekijät tekevät paljon ylitöitä.
Kun tallennat raportin Teamdeckissä, se pysyy kojelaudallasi. Tarkastele raporttia säännöllisesti nähdäksesi uusia kuvioita tiedoissa ja havaitaksesi mahdollisia parannusalueita.
Haluatko jakaa nämä oivallukset tiimisi kanssa? Tee se suoraan sovelluksessa klikkaamalla share. Voit myös viedä tiedot tai luoda linkin raporttiisi, jotta ulkopuoliset organisaatiot, esimerkiksi asiakkaasi tai palkanlaskennan asiantuntijat, voivat käyttää sitä.
Teamdeck-raporttien avulla voidaan tehdä ja analysoida lähes rajattomasti. Mikä tärkeintä, raportointiominaisuudet ovat kaikkien sovelluksen käyttäjien käytettävissä. Riippumatta siitä, onko käytössäsi 15 vai 150 henkilöä, pääset käyttämään vankkoja työaikaraportteja hyödyksesi.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...