Monet yritykset etsivät parhaillaan ideoita kustannusten optimointiin maailmanlaajuisen pandemian ja sen taloudellisten seurausten vuoksi. Kun henkilöstökustannuksia yritetään minimoida, tiimit päättävät ottaa käyttöön palkkauspakkoja tai käyttää henkilöstöteknologiaa tehokkaammin, jotta ne pysyisivät kannattavina ja välttäisivät irtisanomiset. Käytettävissä olevan teknologian paremman hyödyntämisen hengessä haluamme näyttää, miten yritykset voivat leikata liiketoimintakustannuksia seuraavilla keinoilla projektin resurssien hallinta.
Vinkkimme soveltuvat monille eri vertikaalisille toimialoille, mutta yritykset, jotka työskentelevät useille asiakkaille samanaikaisesti (virastot, konsulttiyritykset, ohjelmistotalot), pitävät niitä ehkä erityisen hyödyllisinä. Näin on, sillä kun jonglööraat useita projekteja samanaikaisesti, resurssien suunnittelu ja hallinta on hyvin haastavaa.
Määritellään ensin resurssienhallinta.
Meidän opas projektin resurssien hallinta, määrittelimme sen seuraavasti käyttämällä mahdollisimman tehokkaasti käytössäsi olevia rajallisia resursseja. Millaisista resursseista on kyse? Ihmisistä tietenkin, mutta myös laitteista, tiloista, ajoneuvoista tai jostain muusta riippuen yrityksesi luonteesta. Tässä blogikirjoituksessa keskitymme kuitenkin henkilöstöresurssien hallintaan.
Resurssien mahdollisimman tehokas käyttö tarkoittaa, että käytät niitä tehokkaasti, kohdentaa oikeat ihmiset oikeisiin hankkeisiin (resurssien jakaminen), ja analysoi tiimisi työtä optimointimahdollisuuksien löytämiseksi. Nämä vaiheet ovat ratkaisevan tärkeitä liiketoiminnan kustannusten leikkaamisessa, kuten näet seuraavissa kappaleissa.
Käyttämällä hyvä resurssien suunnitteluohjelmisto auttaa sinua valtavasti. Sovellus ei tietenkään tee kaikkea työtä puolestasi, mutta sen avulla voit tehdä asiat tehokkaasti ja säästää samalla aikaa ja rahaa. Tässä blogikirjoituksessa näet näytöt seuraavista sovelluksista. Teamdeck, jota joukkueet käyttävät maailmanlaajuisesti.
Kehittäminen Teamdeck, täydellinen resurssienhallintasovellus, puhumme usein asiakkaidemme kanssa resurssienhallinnan vaikutuksesta heidän budjetteihinsa.
Apptension oli yksi ensimmäisistä yrityksistä, jotka käyttivät Teamdeckiä työntekijöiden työn suunnitteluun ja hallintaan. Piotr Bandosz, Apptensionin talous- ja henkilöstöpäällikkö, kertoi meille:
Ilman Teamdeckiä olemme tuhlanneet kuukausittain $11,130 työntekijän aikaa tavallisiin johtamisongelmiin. Teamdeck auttoi meitä vähentämään tätä tuhlausta $1 249,50:een, mikä säästää $9 880,50 kuukaudessa.
Apptension on 50 hengen tiimi, joten jos sinulla on suurempi yritys, voit odottaa vielä suurempia säästöjä. Miten se on mahdollista? Hyppäämme yksityiskohtiin - miten säästät rahaa, kun otat käyttöön resurssienhallinnan?
Miksi resurssien käyttö niin ratkaisevaa? Lyhyesti sanottuna se hyödyttää sekä työnantajaa että työntekijöitä. Ajattele esimerkiksi vajaakäyttöä. Tehtäviä odottavat ihmiset tuottavat kustannuksia yritykselle, mutta saattavat myös turhautua itse hyvin paljon. Toisaalta ylikäyttö voi johtaa siihen, että työntekijöiden työuupumus ja lisäkustannuksia työnantajalle, jos maksat enemmän palkkaa ylityöt. Se on melko yksinkertaista: optimaalisen käytön ansiosta et tuota tarpeettomia kustannuksia ja tiimisi jäsenet voivat nauttia tasapainoinen ryhmän työmäärä.
Resurssien hallinta on avainasemassa resurssien hyvän käytön ylläpitämisessä. Se edellyttää, että kiinnität huomiota resurssien suunnittelu ja työn jakaminen työntekijöille, jotka voivat ottaa vastaan enemmän tehtäviä. Kun näet kaikkien tiimisi jäsenten varaukset näytössä resurssikalenteri, on paljon helpompi havaita ali- tai ylikäytössä olevat henkilöt.
Yksi syy siihen, miksi resurssienhallinta vaikuttaa projektien kannattavuuteen, on se, että se auttaa valitsemaan parhaat ihmiset tiettyyn tehtävään. Se vaikuttaa helpolta, kun tiimissä on esimerkiksi kymmenen henkilöä. Mutta entä jos johdat yli 200 työntekijää?
Resurssienhallintavälineet kuten Teamdeck antavat hyvän yleiskuvan lahjakkuuksista. Näet, ketkä ovat käytettävissä uuteen projektiin, mutta voit myös suodattaa tiimin jäseniä taitojen, virka-aseman tai sijainnin mukaan. Kun projektissa työskentelevät parhaat mahdolliset ihmiset, se onnistuu todennäköisemmin.
Vaikka huippuosaajasi onnistuisivatkin toimittamaan projektin määräajassa ja budjetissa, saattaa käydä ilmi, että se on tuskin kannattava. Kaikki riippuu asiakkaan kanssa sovitusta budjetista ja laskutusmenetelmästä.
Kun laskutat esimerkiksi tuntiperusteisesti (aika ja materiaali), kannattaa analysoida tiimisi laskutettavaa ja laskuttamatonta aikaa. Työntekijöiden työajanseuranta on tärkeä osa resurssien hallintaa. Sen avulla voidaan tehdä parannuksia henkilökohtaisella tasolla (esim. oman työmäärän mukauttaminen) ja projekti- tai jopa organisaatiotasolla.
Mene tiimisi työaikatauluraportti ja katso, miten laskutettavat ja laskuttamattomat tunnit jakautuvat. Mieti sitten hetki, miten voit parantaa suhdetta eduksesi. Saatat esimerkiksi huomata, että projektiryhmät käyttävät paljon aikaa pitkiin kokouksiin tai hallinnollisiin tehtäviin, kuten projektiraportointiin. Näet kirjaimellisesti, missä menetät rahaa.
Miten tämä voidaan korjata? Yrityksesi sisäisten prosessien parantaminen on yksi ajatus. Toinen vaihtoehto olisi lähestyä tulevia budjetteja eri tavalla ja esimerkiksi varata suurempi puskuri.
Viestintä on kriittisen tärkeää, erityisesti yrityksille, jotka ovat siirtyneet etätyöhön. Jos olet tässä tilanteessa, kannattaa tutustua blogikirjoitukseemme aiheesta tehokas viestintä etäryhmille.
On kuitenkin myös totta, että viestintä voi olla turhauttavaa ja aikaa vievää. Esimerkki? Kuvittele, että johdat tiimiä ja keskustelet kollegasi kanssa seuraavasta asiasta:
Toinen esimerkki on, kun ihmiset eivät ole varmoja siitä, mihin heidän pitäisi keskittyä tiettynä päivänä. Saattaa kuulostaa yllättävältä, mutta tämä ei ole harvinainen tapaus, varsinkaan tehtävissä, jotka tukevat useita projekteja viikossa (esim. kuvittajat, DevOps-asiantuntijat).
Se vaikuttaa viattomalta, mutta samanlaiset keskustelut voivat viedä tunteja työntekijöidesi viikoista. Eikö olisikin hienoa, jos voisit poistaa nämä edestakaiset keskustelut ja käyttää sen sijaan tehokkaita järjestelmiä työ- tai loma-ajan suunnitteluun ja hallintaan? Tässä resurssienhallintatyökalut ovat käteviä.
Kun tiimisi on sitoutunut resurssienhallintaan, työntekijöiden on helppo tarkistaa tulevien päivien prioriteetit. Myös lomarahat ja -pyynnöt voidaan käsitellä kitkattomasti. Säästät yrityksenä rahaa, ja tiimisi jäsen voi keskittyä heille tärkeään viestintään.
Oletko koskaan käynyt läpi kalliin rekrytointiprosessin vain palkataksesi työntekijän, jolla ei ollutkaan niin paljon tekemistä? Tai kenties varmistit pari projektia vain huomataksesi, ettei sinulla ole tarpeeksi kapasiteetti toimittamaan niitä ja joutui palkkaamaan freelancereita tai ulkoistamaan tiimejä lisäkustannuksia vastaan? Molemmat skenaariot olisi voitu välttää resurssien ennakoinnilla. Se tarkoittaa, että yrität ennustaa, kuinka monta resurssia tarvitset ja milloin.
Miten resurssienhallinta voi auttaa sinua henkilöstövoimavarojen ennustaminen?
Ensinnäkin esimiehilläsi on parempi näkyvyys tiimisi kapasiteettiin ja nykyiseen työmäärään, joten he voivat suunnitella tuotantoputken sen mukaisesti. Toiseksi voit analysoida tiimisi työaikakirjanpidon historiatietoja ja tunnistaa mallit. Esimerkiksi monissa virastoissa resurssien kysyntä on kausiluonteista: on kuukausia, jolloin työtä on yksinkertaisesti enemmän. Kun tiedät tämän etukäteen, voit valmistautua resurssipulaan ja aloittaa rekrytointiprosessin tai neuvotella paremman sopimuksen ulkoistavan yrityksen kanssa. Näin optimoit menosi ja voit suunnitella taloutesi paremmin.
Kriisin kohdatessasi ensimmäinen vaistosi saattaa olla menojen rajoittaminen. Resurssienhallintasovellukseen investoiminen saattaa tuntua intuition vastaiselta, kun haluat epätoivoisesti säästää rahaa, eikö niin? Todellisuudessa niin kauan kuin johtoryhmäsi on sitoutunut tehokkaaseen resurssien suunnittelu ja hallinta, sijoitetun pääoman tuoton pitäisi olla suuri.
Esimerkiksi Apptension-yritys arvioi säästävänsä Teamdeckin ansiosta $10k joka kuukausi. Kuinka paljon he käyttävät siihen? Yhden henkilön lisenssi maksaa $3,99, joten 50 hengen tiimi maksaa $199,50 joka kuukausi. Kuten näet, se on vain murto-osa niistä säästöistä, joita he pystyvät tuottamaan resurssiensa tehokkaan hallinnan ansiosta.
Mietitkö, millainen olisi sijoitetun pääoman tuotto yrityksellesi? Keskustellaan siitä! Aikatauluta puhelu Anielan kanssa: hän keskustelee resurssienhallintatarpeistasi ja näyttää, miten Teamdeck voi auttaa sinua vähentämään liiketoimintakustannuksia.
Tehokas resurssisuunnittelu on ratkaisevan tärkeä tavoite kaikenkokoisille yrityksille riippumatta siitä, toimivatko ne verkossa vai perinteisillä toimialoilla. Koska resurssisuunnittelua vaativia yrityksiä on niin monenlaisia, on haastavaa antaa kaikille sopivaa suositusta....
Joukkueet ympäri maailmaa kohtaavat samanlaisia haasteita suunnitellessaan joukkueensa aikataulua. Projektisuunnitelman laatiminen on jo itsessään vaikeaa, ja sen ajan tasalla pitäminen ja muutoksiin reagoiminen on vielä...
Ohjelmistotalona olemme testanneet monia, ehkä parhaita ajanhallintasovelluksia. IT- ja ohjelmistobisneksessä - jolla on pääasiassa yritysasiakkaita Yhdysvalloista ja Yhdistyneestä kuningaskunnasta - olemme tottuneet työskentelemään täysin...