Tehokas resurssisuunnittelu on ratkaisevan tärkeä tavoite kaikenkokoisille yrityksille riippumatta siitä, toimivatko ne verkossa vai perinteisillä toimialoilla. Koska resurssisuunnittelua vaativia yrityksiä on monenlaisia, on haastavaa antaa yhtä ainoaa suositusta online-resurssisuunnittelijasta. Tämän oppaan tarkoituksena on auttaa sinua valintaprosessissa esittämällä olennaisia kysymyksiä, jotka ohjaavat sinua valitsemaan tiimillesi parhaat resurssisuunnittelutyökalut.
Mitä saat tämän artikkelin avulla:
Resurssisuunnitteluohjelmistojen rooli projektinhallinnassa.
Viisi keskeistä näkökohtaa ja kysymystä, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun etsit tehokasta resurssisuunnittelijaa.
Esimerkkejä yrityksistä, jotka ovat valinneet Teamdeck.io ensisijaisena resurssisuunnittelijana.
Strategiat kapasiteetin suunnittelun, projektitehtävien ja liiketoimintaprosessien tehokkaaseen hallintaan.
Resurssisuunnittelija, resurssiaikatauluttaja, resurssisuunnitteluohjelmisto, projektikalenteri, online kalenteri suunnittelijajne. - ovat termejä, jotka kuvaavat yleisesti ottaen samaa asiaa. Resurssisuunnittelutyökalun avulla voit hallita resursseja ja jakaa oikeat tiimin jäsenet oikeisiin projekteihin/tehtäviin/asiakkaisiin.
Resurssien suunnittelu on olennainen osa resurssien hallinta, joka on prosessi, jossa yrityksen resursseja käytetään mahdollisimman tehokkaasti. (lähde: Business-sanakirja). Sen avulla voit hyödyntää tiimiäsi paremmin ja varmistaa, että kaikki työskentelevät sellaisen asian parissa, johon heillä on hyvät valmiudet. Resurssikapasiteetin ansiosta projektisi ja sitoumuksesi onnistuvat todennäköisemmin.
Lintuperspektiivinäkymä tiimin jäsenistä, projektiryhmästä, projektista ja tehtävistä.
Huomaa, että tässä blogikirjoituksessa keskitymme vain resurssien suunnitteluun tarkoitettuihin verkkohallintaohjelmistoihin, resurssien aikataulutusja muita resurssienhallintatyökaluja. On mahdollista käyttää taulukkolaskentaa (tai muuta sinulle sopivaa työkalua) tiimisi jäsenten työnjakoon.
Uskomme kuitenkin, että tätä tarkoitusta varten suunnitellut ohjelmistot tekevät projektisalkunhallintaprosessista viime kädessä tehokkaamman ja vaikuttavamman. Lisäksi resurssisuunnittelijoita löytyy eri hintaluokissa (myös ilmaisia vaihtoehtoja, erityisesti pienille tiimeille). Sinun pitäisi pystyä löytämään jotain, joka sopii budjettiisi ja tarpeisiisi.
Resurssisuunnittelutyökalut ovat kehittyneet merkittävästi vuosien varrella, ja ne ovat kehittyneet yksinkertaisista aikataulutuksen apuvälineistä kehittyneisiin alustoihin, jotka tarjoavat erilaisia toimintoja tehokkuuden ja tuottavuuden parantamiseksi. Tutustutaanpa tarkemmin siihen, miten nämä työkalut toimivat ja mitä eri ominaisuuksia ne tarjoavat.
Nykyaikaiset resurssisuunnittelutyökalut tarjoavat keskitetyn kojelaudan, jossa johtajat voivat tarkastella ja hallita kaikkia resursseja. Tämä kattava näkymä sisältää tietoja käynnissä olevista projekteista, resurssien jakamisesta ja tulevista määräajoista. Mahdollisuus nähdä kaikki nämä tiedot yhdessä paikassa auttaa tekemään tietoon perustuvia päätöksiä nopeasti.
Esimerkki: Markkinointitoimisto, joka työskentelee useiden kampanjoiden parissa samanaikaisesti, voi seurata keskitetyn kojelaudan avulla, ketkä tiimin jäsenet työskentelevät minkäkin kampanjan parissa, heidän nykyistä työmääräänsä ja tulevia määräaikoja. Tämä näkyvyys varmistaa, ettei yhtään projektia jätetä huomiotta ja että resursseja hyödynnetään optimaalisesti.
Tehokkaat resurssisuunnittelutyökalut helpottavat tiimin jäsenten reaaliaikaista yhteistyötä. Ominaisuudet, kuten jaetut kalenterit, pikaviestintä ja yhteinen asiakirjojen muokkaus, varmistavat, että kaikki pysyvät samalla sivulla fyysisestä sijainnista riippumatta.
Skenaario: Teknologia-alan startup-yritys, jonka tiimit ovat hajallaan eri aikavyöhykkeillä, voi käyttää näitä ominaisuuksia työn saumattomaan koordinointiin. Tiimin jäsenet voivat päivittää saatavuutensa, ilmoittaa muutoksista ja mukauttaa aikatauluja reaaliajassa, mikä vähentää viivästyksiä ja väärinkäsityksiä.
Raportointi ja analytiikka ovat ratkaisevan tärkeitä, jotta ymmärretään, miten resursseja käytetään ja missä voidaan tehdä parannuksia. Monet resurssisuunnittelutyökalut tarjoavat yksityiskohtaisia raportteja resurssien jakamisesta, projektin edistymisestä ja tiimien suorituskyvystä. Nämä tiedot ovat korvaamattomia strategisen suunnittelun ja resurssien käytön optimoinnin kannalta.
Tapaustutkimus: Rakennusyritys käyttää kehittynyttä analytiikkaa raskaiden koneiden ja työvoiman käytön seurantaan eri työmailla. Analysoimalla näitä raportteja he voivat tunnistaa alikäytetyt laitteet tai ylikuormitetun henkilöstön, mikä mahdollistaa resurssien paremman jakamisen ja kustannussäästöt.
Resurssisuunnitteluohjelmistoilla on keskeinen rooli projektinhallinnassa, sillä ne varmistavat, että resurssit jaetaan tehokkaasti ja että projektit saadaan valmiiksi ajallaan ja budjetin puitteissa. Seuraavassa kerrotaan, miten se integroituu projektinhallintaprosesseihin:
Resurssisuunnittelijat auttavat projektipäälliköitä laatimaan yksityiskohtaisia aikatauluja, joissa otetaan huomioon tiimin jäsenten saatavuus ja valmiudet. Tämä aikataulutus on laajempi kuin pelkkä tehtävien jakaminen, ja siinä otetaan huomioon sellaiset tekijät kuin taidot, kokemus ja työmäärän tasapaino.
Oivallus: Ohjelmistokehityksessä tehtävien jakaminen oikean asiantuntemuksen omaaville tiimin jäsenille on tehokkuuden kannalta ratkaisevan tärkeää. Resurssisuunnittelija voi auttaa sovittamaan kehittäjät tehtäviin, jotka vastaavat heidän taitojaan ja kokemustaan, ja varmistaa, että monimutkaiset koodaushaasteet hoitavat ne, joilla on parhaat valmiudet niiden ratkaisemiseen.
Työmäärän tasapainottaminen on olennaisen tärkeää, jotta voidaan ehkäistä työuupumusta ja varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet työskentelevät parhaalla mahdollisella kapasiteetilla. Resurssisuunnittelutyökalut tarjoavat visuaalisia esityksiä työmäärän jakautumisesta, jolloin on helppo tunnistaa, milloin jotkut tiimin jäsenet ovat ylikuormitettuja tai vajaakäytössä.
Esimerkki: Lakiasiaintoimistossa jotkut lakimiehet saattavat olla ylikuormitettuja, kun taas toisilla on kevyempi aikataulu. Resurssisuunnittelija auttaa jakamaan tapaukset tasaisemmin ja varmistamaan, että kaikkien asianajajien työmäärä on hallittavissa ja että asiakkaat saavat ajoissa huomiota.
Hankkeissa on usein tehtäviä, jotka ovat riippuvaisia toisistaan, mikä tarkoittaa, että yhtä tehtävää ei voida aloittaa, ennen kuin toinen on valmis. Resurssisuunnitteluohjelmisto voi auttaa tunnistamaan nämä riippuvuudet ja mahdolliset pullonkaulat etukäteen, jolloin johtajat voivat suunnitella niiden mukaisesti ja pitää projektin aikataulussa.
Skenaario: Elokuvatuotantotiimi käyttää resurssisuunnittelijaa kuvausaikataulujen hallintaan ja varmistaa, että näyttelijät, lavasteet ja laitteet ovat käytettävissä oikeaan aikaan. Ennakoimalla riippuvuudet he voivat välttää kalliita viivästyksiä ja varmistaa sujuvan tuotantoprosessin.
Ennen kuin etsit tiimisi uutta resurssisuunnittelijaa, sinun on ymmärrettävä, mitä etuja resurssien hallinta (ja erityisesti tehokas resurssien aikataulutus ja suunnittelu) voi tarjota. Eri yritykset arvostavat erilaisia hyötyjä resurssien saatavuudesta, ja siksi ne priorisoivat tiettyjä ominaisuuksia etsiessään resurssien aikataulutusohjelmaa tai projektinhallintatyökalua, jossa on kyseisiä toimintoja.
Aikatauluristiriitojen välttäminen - yksi resurssisuunnittelijan monista tehtävistä.
Kun esimerkiksi työskentelet organisaatiossa, joka työskentelee useiden projektien parissa samanaikaisesti, on ratkaisevan tärkeää, että sinulla on työkalu, jonka avulla voit koordinoida projektisalkkuasi ja sovittaa yhteen useita aikatauluja projektien toimittamiseksi.
Mitkä ovat siis resurssien suunnittelun tärkeimmät edut, kun käytät apuna omaa sovellusta?
Alla olevissa kuvissa näkyy käyttöliittymä Teamdeck, rakentamamme resurssisuunnitteluohjelmisto. Jos sinulla on kysyttävää työkalusta, kerro meille!
Toki, se on vaivatonta jakaa resursseja tiettyyn tehtävään aikataulusuunnittelusovelluksen avulla, mutta niin on myös sen kirjoittaminen paperille tai taulukkolaskentataulukkoon. Resurssisuunnittelijoiden todellinen etu on niiden kyky auttaa sinua muuttamaan tiimisi aikatauluja. Joustava suunnittelu on paljon helpompaa, kun tiedät, että voit nopeasti kohdentaa resursseja uudelleen tai kokeilla erilaisia aikatauluvaihtoehtoja. Monissa resurssienhallintasovelluksissa voit raahata ja pudottaa erilaisia tehtäviä - se on kätevää, kun sinun on siirrettävä asioita nopeasti.
Resurssienhallintasovellukset auttavat sinua korjaamaan hankkeen aikatauluristiriidat muokkaamalla aikataulua nopeasti, mutta niiden avulla voit myös välttää ne alun perin. Se on mahdollista, koska näet työntekijöidesi saatavuuden (mukaan lukien osa-aikaiset työntekijät tai yrityksellesi työskentelevät freelancerit). Tämän näkemyksen ansiosta voit suunnitella työn menestyksekkäämmin. Loppujen lopuksi odottamattomat lomat tai muut sitoumukset eivät yllätä sinua.
Resurssien hallinnoijat tai PM:t Haluat varmistaa, että tiimin jäsenillä on töitä, mutta he eivät huku tehtäviin. Resurssien aikataulutustyökalut auttavat sinua löytämään tässä oikean tasapainon: voit seurata ihmisten työmäärää ja jakaa työntekijöitä tarvittaessa uudelleen tuleviin projekteihin.
Kun otat organisaatiossasi käyttöön resurssienhallintatyökalun tai -sovelluksen, kaikki saavat paremman käsityksen siitä, mitä yrityksessä tapahtuu - kaikki ovat samalla sivulla. Esimiehet voivat arvioida eri projektien aikatauluja, kun taas työntekijät ja jokainen tiimin jäsen näkevät, mitä heillä on luvassa tulevina päivinä, mitkä ovat muut projektin vaiheet.
Parempi työ ja hankkeen avoimuus kiitos resurssisuunnittelijan. Varaus, työmäärän hallinta, jätä seuranta.
Ennen kuin alat edes analysoida eri resurssienhallintaohjelmistoja, - työkalut, sinun kannattaa miettiä hetki yrityksesi tarpeita. Kun tiedät, mitä etsit, päätöksenteko helpottuu.
Voit aloittaa seuraavilla kysymyksillä:
Millaisia resursseja haluatte varata (esim. työntekijöitä, laitteita, toimistotilaa)?
Mitä haluat suunnitella (esim. hankkeita, työvuoroja, tapahtumia)?
Käytätkö muita työkaluja?
Millainen on tiimisi rakenne?
Mitkä ovat joukkueesi tavat?
Tarkastellaan tarkemmin kutakin näistä kysymyksistä. Ensimmäiseksi on mietittävä, millaisia resursseja haluat suunnitella.. Olet varmaan huomannut, että olemme tässä blogikirjoituksessa viitanneet enimmäkseen resursseja ja prosesseja hallinnoiviin ihmisten aikataulutustyökaluihin. Voit yhtä hyvin haluta luoda aikatauluja muille kuin ihmisresursseille. Sanotaan, että sinulla on vain kourallinen neuvotteluhuoneita, jotka on jaettava eri ihmisille joka päivä. Tai että sinulla on joitakin laitteita, jotka on varattava etukäteen.
Useimmat resurssienhallintasovellukset mahdollistavat sekä inhimillisten että muiden kuin inhimillisten resurssien syöttämisen järjestelmään, mutta monet työkalut on suunniteltu erityisesti henkilöstöresurssien suunnitteluun. Jos keskityt kapasiteetin suunnittelussa ensisijaisesti elottomiin resursseihin, ei hätää: sitä varten on todennäköisesti olemassa oma resurssisuunnittelija (esim, laitevastaava tai toimistotilojen suunnittelija)
Yleisesti ottaen voidaan sanoa, että jokainen yritys työskentelee jonkinlaisen projektin parissa. Silti sinun on perehdyttävä syvällisemmin työsi vaatimuksiin. Haluatko suunnitella pitkän aikavälin projekteja (esim, ohjelmistokehitys)? Tai ehkä sinun on suunniteltava päivittäisiä työvuoroja tai kertaluonteisia keikkoja. Eri toimialoilla on tässä erityisiä tarpeita, ja sinun kannattaa ehkä etsiä muita työtehtäviä: esimerkiksi ravintoloiden työvuorosuunnittelija.
Kahden ensimmäisen kysymyksen pitäisi rajata hakusi tiettyyn markkinasegmenttiin. Nyt on aika arvioida kyseisen segmentin eri työkalujen ominaisuudet.
Ensinnäkin sinun on varmistettava, että uusi resurssisuunnittelija sopii tiimisi työkalupakkiin. Se on erityisen tärkeää silloin, kun tiimisi käyttää useita verkkotyökaluja (kuten projektinhallintaohjelmistoa, chat- tai sisällön luomiseen tarkoitetut sovellukset). Haluat, että uusi suunnittelija integroituu saumattomasti nykyiseen ekosysteemiisi. Kysy, onko arvioimassasi sovelluksessa riittävästi integraatioita, laajennuksia tai vaihtoehtoja sen mukauttamiseen (esimerkiksi API:n avulla).
Analysoi sitten projektipäälliköiden ja -tiimien rakenne (henkilöt, jotka käyttävät suunnittelijaa). On todennäköistä, että haluat myöntää erilaisia oikeuksia eri tiimin jäsenille. Varmista, että voit tehdä sen sovelluksessa.
Ota lopuksi huomioon työntekijöidesi resurssipäälliköiden tavat. Jos esimerkiksi tiimisi viettävät suuren osan työajastaan liikkeellä, on järkevää käyttää työkalua, jossa on vankka mobiilisovellus.
On aina hyödyllistä verrata harkitsemaasi sovellusta muihin suosittuihin mutta parhaisiin projektisuunnittelutyökaluihin. Monet sovellukset tarjoavat omia vertailusivuja (olemme luoneet tällaisia sivuja ihmisille, jotka etsivät vaihtoehtoja Resource Gurulle, Mondaylle ja Wrikelle).
Vaikka luulisitkin, että tietty sovellus täyttää kaikki vaatimukset tuotekuvausta lukiessasi, on ehdottoman tärkeää, että kokeilet sitä. Näin saat käsityksen käyttäjäkokemuksesta ja voit testata eri ominaisuuksia ennen kuin otat sen käyttöön koko tiimille.
Yksi vaihtoehto on käyttää ilmaista kokeiluversiota, jota monet tuotteet tarjoavat. Rekisteröidy ja tutustu sovellukseen omatoimisesti ennen kuin esittelet sen tiimillesi. Vaihtoehtoisesti voit pyytää tuotedemoa - se on erinomainen tilaisuus arvioida tietyn yrityksen asiakastukea.
Teamdeckissä tarjoamme kaksi vaihtoehtoa:
Rekisteröidy 30 päivän ILMAISEEN kokeilujaksoon. Saat täyden käyttöoikeuden sovellukseen ja voit siirtyä premium-jäsenyyteen, kun kokeilujakso päättyy saumattomasti. Vinkki: jos haluat nähdä, millaista Teamdeckin käyttö on tosielämän skenaarioissa, voit tuoda esimerkkitietoja tilillesi ja leikkiä.
Varaa aika puheluun Anielan kanssa. Hän keskustelee tarpeistasi, esittelee resurssisuunnittelijamme eri ominaisuuksia, resurssiraportteja, resurssien ja projektien suunnittelua ja auttaa sinua päättämään, sopiiko se sinulle.
Hanki 30 päivän ilmainen kokeilujakso
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...