Joukkueet ympäri maailmaa kohtaavat samanlaisia haasteita suunnitellessaan joukkueensa aikataulua. Projektisuunnitelman laatiminen on jo itsessään vaikeaa., ja sen pitäminen ajan tasalla ja muutoksiin reagoiminen on monimutkaisempaa. Tilanteesta tulee vieläkin vaativampi, kun monet työntekijät työskentelevät etänä.
Mitä opit tästä artikkelista:
Miten online kalenteri suunnittelija auttaa projektinhallinnassa
Miten Teamdeck resurssienhallintaohjelmisto käytetään online-suunnittelussa
Verkkoaikataulun suunnittelijan ja verkkokalenterin suunnittelijan väliset erot
Ennen kuin saat melko hyvän käsityksen siitä, miten online-kalenterisuunnittelija toimii, sinun on tiedettävä, miltä markkinat näyttävät.
Ensinnäkin online-kalenterisuunnittelija, kalenterisuunnittelijaohjelmisto, projektisuunnittelutyökalu, projektisuunnittelukalenteri, kalenteri suunnittelutyökalu, online-aikataulusuunnittelija tai resurssien aikataulutusohjelmisto - on sama rooli. Niiden tehtävänä on auttaa sinua ja tiimisi jäseniä organisoimaan työsi.
Verkkokalenteri vai perinteinen kalenteri?
Toiseksi on aina otettava huomioon projektinhallintaprosessit ja niihin liittyvät haasteiden ja odotusten moninaisuus. Kun johtajat käyttävät jonkinlaista projektinhallintaratkaisua tai vain online-aikataulusuunnittelijaa, he kiinnittävät huomiota esimerkiksi seuraaviin toimintoihin:
Täydellinen tiimin, tehtävien ja ajan läpinäkyvyys (teollisuutemme kommunikoi siitä lauseen A bird's-eye view ansiosta).
Räätälöintimahdollisuudet ja muokattavat raportit
Työntekijöiden työajanseuranta ja työaikataulujen hallinta, mukaan lukien laskutusprosessien tukeminen.
Aiempaa helpompi tiimin aikataulutus ja tehtävien jakaminen prosessi
Kyky hallita työntekijöitä eri aikavyöhykkeiltä.
Saatavuuden tai poissaolojen hallinta
Merkintä, värikoodaus, priorisointiominaisuudet
Lomanhallintajärjestelmän ohjelmisto - koska kaikki hankkeen on oltava ajoissa
Kolmas, verkossa toimiva kalenterisuunnittelija, on vain osa projektinhallintatyökalujen suurta perhettä. Wriken - kilpailijamme verkkokalenterisuunnittelijoiden markkinoilla - artikkelin mukaan projektinhallintaohjelmisto ehdottaa 4 erilaista verkkokalenterisuunnittelijaa.
Verkkokalenterin suunnittelija, verkkoaikataulun laatija tai verkkoaikataulun suunnittelija - olipa nimi mikä tahansa, yhteistä niille on taulu, tehtävät ja niille osoitetut henkilöt. Näissä suunnittelijoissa on usein vedä ja pudota -toiminto, jonka avulla käyttäjät voivat helposti määrittää tehtäviä ja järjestää aikatauluja uudelleen.
[Lähde: [KUVA 1: Teamdeck - resurssienhallintaohjelmisto perustuu verkossa olevaan kalenterisuunnittelijaan]
Gantt-kaavio on kaavio, jossa on kaksi akselia. Vaakasuora osoittaa projektin aikajanan. Pystysuora näyttää kaikki tehtävät, jotka näyttävät palkeilta.
Visuaalinen taulu jakaa tehtävät/projektit eri kategorioihin, ja kukin kategoria havainnollistaa eri hankkeen vaiheet. Tyypillisimmät asetukset ovat "tekemättä", "keskeneräinen" ja "valmis", joita täydennetään muilla.
[Lähde: Trello - tiiminhallintaratkaisu kalenterinäkymällä]
Erilaisuuksista huolimatta tavoite on sama. Verkkokalenterisuunnittelija tai - kuten me mieluummin sanomme - verkkokalenterisuunnittelija on ohjelmistotyökalu, jonka avulla voit suunnitella ja lisätä tehtäviä, projekteja ja tapahtumia kalenterinäkymään/kalenteritauluun.
Kuulostaa yksinkertaiselta, kunnes käytämme toista termiä - vain "kalenterisuunnittelija". Ja sen pitäisi olla impulssi, joka aloittaa uuden kysymyksen: onko mitään eroa? Miten planner eroaa verkkokalenterista (esim. Google Calendar)?
Näillä kahdella sovellustyypillä on eri tarkoitukset:
kalenterin avulla voit aikatauluttaa tapahtumia (esim. kokouksia) ja muistuttaa niistä,
online-suunnittelija mahdollistaa myös tapahtumien aikatauluttamisen (esim. tehtävien lisääminen, muistutusten asettaminen, tapahtumien lisääminen, tapahtumien muokkaaminen, muistiinpanojen lisääminen), mutta siinä on lisäksi tehokkaita työnsuunnitteluominaisuuksia. Tällaisia ominaisuuksia voivat olla esimerkiksi käytettävyyden hallinta, tehtävien välisten riippuvuuksien seuranta, ajanseuranta ja projektianalytiikka.
Voit sanoa, että verkkokalenterityökalut voivat myös auttaa sinua suunnittelemaan työtäsi. Ja se on totta, ainakin henkilökohtaisessa käytössä. Kun sinun on kuitenkin asetettava määräaikoja tai luotava aikataulu tiimillesi (tai useammalle tiimille), tarvitset enemmän ominaisuuksia kuin useimmat kalenterit tarjoavat.
Puhutaanpa hyödyistä: mitä konkreettista hyötyä verkkokalenterien käytöstä on? Olemme päättäneet jakaa ne pariin eri kategoriaan:
Oletko koskaan miettinyt, kuinka monta tuntia tiimisi käyttää turhaan edestakaisiin keskusteluihin nykyisistä tai tulevista tehtävistä? Apptension, 50 hengen ohjelmistokehitysyritys on laskenut, että he menettivät yli $11k joka kuukausi kysymyksiin kuten "mitä minun pitäisi tehdä tänään?", "hyväksyttiinkö lomahakemukseni?". Online-kalenterisuunnittelijan avulla he ovat onnistuneet vähentämään tätä määrää lähes $10k!
Kun päätät ottaa organisaatiossasi/tiimissäsi käyttöön online-suunnittelijan, siitä tulee yksi ainoa totuuden lähde aikataulujen, projektien, edistymisen, vastuiden jne. osalta. Monissa suunnittelijoissa käyttöliittymän vasemmalla puolella on toimeksiantajasarake työn edistymisen seuraamista ja tehtävien aikatauluttamista varten. Etenkin hajautetuissa tiimeissä on tärkeää saada läpinäkyvä yleiskuva tiimissä tapahtuvasta työstä.
Työntekijöiden jakaminen (varaaminen) taitojen ja saatavuuden perusteella. Jokainen viikkonäkymä ja toimeksianto näkyy verkkokalenterisuunnittelijassa. [Lähde: Teamdeck]
Suosittelemme vahvasti verkkosuunnittelijoiden käyttöä sen sijaan, että suunnittelisit työt Excelissä tai paperilla. Syynä on se, että kun muutoksia tapahtuu - ja niitä tapahtuu lähes väistämättä - voit reagoida nopeasti ja muokata suunnitelmaa helposti interaktiivisen työkalun avulla. Taulukot ja tekstiasiakirjat voivat vanhentua nopeasti, ellet päivitä niitä säännöllisesti.
Kuvittele, että yritykselläsi on useita projekteja kerrallaan. Jokainen projektipäällikkö on koottava tiimi ja ajoitettava projektin aloituspäivä heidän saatavuutensa mukaan. Kalenterisuunnittelijan avulla he näkevät myös, mitä muut PM:t suunnittelevat, ja voivat välttää hankkeen aikatauluristiriidat.
Hanke ja resurssien suunnittelu sovellukset ovat työkaluja onnellisen tiimin rakentamiseen. Työntekijät haluavat tietää tulevista tehtävistään. He voivat myös paremmin, kun esimiehet näkevät ja voivat suunnitella heidän saatavuutensa tai työmääränsä. Ylityön tai vajaakäytön mahdollisuudet ovat paljon pienemmät, kun käytät vankkaa online-suunnittelijaa. Lue, miten mitata resurssien käyttö ja sen rooli projektinhallintaprosesseissa.
Nyt kun tunnet tärkeimmät edut, joita työn suunnittelussa on online-kalenterityökalujen avulla, haluamme näyttää, miten voit tehdä sen käytännössä Teamdeckin avulla.
Teamdeck on online-kalenterisuunnittelija (tai - resurssienhallintaohjelmisto, jos niin haluat), jossa yhdistyvät verkkokalenterin toiminnot ja muut tehokkaat ominaisuudet, kuten ajanseuranta, poissaolojen hallinta ja projektiraportointi.
Näin tiimisi viikon suunnittelu voi olla helpompaa Teamdeckin avulla:
Ennen kuin aloitat viikkosuunnitelman laatimisen, sinun on saatava yleiskuva tiimisi saatavuudesta. Se on yksinkertaista: sinun tarvitsee vain tarkistaa osoitteesta resurssikalenteri.
Voit myös käyttää mukautettuja kenttiä lisätietojen, kuten roolien, vastuualueiden ja erityisten projektiominaisuuksien, tallentamiseen ja järjestämiseen.
Täällä voit seurata tiimisi saatavuutta kahdella eri tasolla:
päivittäinen saatavuus/työaika (erityisen hyödyllistä, jos työskentelet osa-aikaisten työntekijöiden ja freelancereiden kanssa),
suunnitellut lomat ja erilaiset vapaat (esim. äitiysloma).
Voit myös tarkistaa henkilöiden nykyiset työtehtävät ja nähdä, onko heille annettu projekteja ja kuinka pitkäksi aikaa. Kun ihmisillä on jo paljon tehtäviä, et ehkä halua kuormittaa heitä ylimääräisillä töillä.
[/vc_column_text]
Kun olet tunnistanut työntekijät, jotka voivat osallistua projektiisi, voit helposti antaa sen heille. Voit myös lisätä varaukseesi tunnisteita ja huomautuksia: niiden avulla voit ilmoittaa muille esimiehille, että tämä tehtävä on alustava tai päinvastoin erittäin kiireellinen.
Projektipäällikkönä tai tiiminvetäjänä sinun on pidettävä sormi pulssissa ja seurattava projektin edistymistä päivittäin. Pelkästään suunniteltujen töiden tarkastelu ei anna sinulle kaikkia vastauksia. Siksi Teamdeckin käyttäjät voivat kirjata kuluttamansa ajan tiettyyn projektiin. Kun näihin tietoihin pääsee helposti käsiksi, on helppo verrata arvioita ja todellisia lukuja ja tarkastella molempia:
Käytä hankkeen tilanneraportit kuten tämä, jotta voimme tehdä parempia tiimiin liittyviä päätöksiä.
Työntekijäsi käyttävät todennäköisesti paljon erilaisia sovelluksia työnsä helpottamiseksi: chatteja, kalentereita, PM-työkaluja työaikojen ja tehtävien seuraamiseen. Voit helposti integroida Teamdeckin moniin suosittuihin työkaluihin ja tehdä suunnittelusta ja projektin resurssien hallinta esimerkiksi prosessien tehostaminen:
Luuletko, että Teamdeck voisi olla oikea kalenterisuunnittelija tiimillesi? Liity yli 3500 asiakkaaseen, jotka käyttävät sovellustamme päivittäin. Aloita ilmainen 30 päivän kokeilujakso täältä. Voit pysyä ilmaisessa paketissa ikuisesti, jos tiimissäsi on enintään 6 henkilöä. Kannustamme suurempia tiimejä osallistumaan henkilökohtaiseen käyttöönottoprosessiimme: varaa aika puheluun Anielan, asiakassuhdeasiantuntijamme kanssa.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...