On tuskin mahdollista pysyä kärryillä kasvavasta projektiin liittyvästä ohjelmistomaailmasta. Capterra luettelee yli 600 työkalua pelkästään projektinhallintaohjelmistojen kategoriassa. Kun tähän lisätään resurssien projektisuunnittelutyökalut, kuten projektinhallintaohjelmistot, Gantt-kaaviot tai tehtävien projektinhallintaohjelmat, saat erittäin pitkän ostoslistan.
Tämän artikkelin ansiosta saat paljon tietoa projektisuunnittelutyökaluista:
Jos etsit selkeää näkymää koko tiimistä ja kaikista tehtävistä ja projekteista, olet hyvässä paikassa. Teamdeck.io on IT-projektinhallintaohjelmistojen kehitysyhtiön lapsi, joka työskentelee myös Uberin, Netflixin, Heinekenin ja Spotifyn kanssa. Se on fantastinen projektinhallintatyökalu. Resurssien projektisuunnittelutyökaluna käytössä teknologia-, koulutus-, luovalla ja pelialalla. Korkean tason suunnitteluun suunnattu auttaa - esimerkiksi - pullonkaulojen, ali- ja ylikäytön, aikatauluristiriitojen välttämisessä tai oikean työntekijän valitsemisessa tiettyyn projektiin.
Tämä projektisuunnittelutyökalu tukee projektin etenemisen, tiimin aikataulun tai työntekijöiden saatavuuden hallintaa.
Teamdeck voidaan vaihtaa tiimien ja projektien välillä. Tämä online-projektisuunnittelutyökalu auttaa aikataulutuksessa, ajanseurannassa, työmäärän hallinnassa tai saatavuuden hallinnassa - jos mainitaan muutama ryhmä o toimintoja. Pohjimmiltaan keskitytään tiimisi jäseniin ja heidän kapasiteettiinsa, ei vain itse tehtäviin. Teamdeck antaa sinulle kokonaiskuvan siitä, kuka on käytettävissä työskentelemään ja kuinka paljon aikaa. Se on usein juuri sitä, mitä tarvitset tietää, kun suunnittelet uutta projektia, joten sinun pitäisi olla todella kiinnostunut tästä projektinhallintaohjelmistosta.
Tämän lähestymistavan avulla voit suunnitella projektin todelliset olosuhteet huomioon ottaen. Olet todennäköisemmin välttää aikatauluristiriitoja kun näet muita projekteja, ihmisten lomapäiviä, yleisiä vapaapäiviä jne.
Kun projektisi on toiminnassa, tiimin jäsenet voivat kirjata aikansa työaikakirjanpitoon. Näet, ovatko arviosi pitäneet paikkansa, ja voit toimia sen mukaisesti. Huomaa, että ylityöt on merkitty punaisilla palkeilla, joten huomaat ne heti.
Toinen hyödyllinen ominaisuus sekä projektin suunnittelun että toteutuksen aikana on raportointi. Se on erityisen hyödyllinen, jos sinun on pidettävä silmällä projektin budjettia. Projektisuunnittelutyökalujen avulla voit luoda raportin, jossa verrataan taloudellisia arvioita todellisiin kustannuksiin, jotka on laskettu tiimisi työaikataulujen perusteella.
Trello on projektisuunnitteluohjelmisto, jonka avulla projektipäälliköt voivat luoda tauluja ja täyttää ne erilaisilla listoilla. Valitsin yksinkertaisen Kanban-pohjaisen taulun ja loin luetteloita, jotka vastaavat statuksia (käynnissä, tekemättä jne.). Listasin tärkeimmät tehtävät, jotka on tehtävä tämän projektin aikana:
Trello on yksi projektisuunnittelutyökaluista, jonka avulla projektipäälliköt voivat luoda yksityiskohtaisempia tehtäviä, mutta olen päättänyt käyttää korttien sisään rakennettuja tarkistuslistoja pienempien tehtävien seuraamiseen (katso kuva alla).
Voit myös lisätä kortteihin liitetiedostoja, mikä helpottaa uusien iteraatioiden välittämistä tai palautteen saamista. Eräpäivien lisääminen tiettyihin kortteihin on myös kätevää, kun haluat suunnitella projektia.
Trello, as projektinhallintaohjelmisto mahdollistaa syvällisen näkymän koko tiimiin ja tiedostojen jakamisen jäsenten välillä.
Jos haluat käyttää Trelloa - äärimmäistä projektisuunnittelutyökalua vain projektisuunnitteluvaiheessa, sinulla on esimerkiksi pari lähestymistapaa:
Kun etsit tapaa perustaa Trello-taulusi, tutustu näihin julkiset ilmoitustaulut Trello-käyttäjät ovat laatineet. Ne voivat toimia inspiraationa sinulle, sillä ne perustuvat tosielämän projekteihin.
Hinta: Tämän projektisuunnitteluohjelmiston ydinominaisuudet ovat saatavilla ilmaiseksi rajoittamattomalle määrälle henkilöitä
Parhaiden projektinhallintatyökalujen luetteloa ei voisi olla olemassa ilman Asanaa. Asana on toinen erittäin suosittu ja tehokas projektinhallintaohjelmisto erikokoisten projektien hallintaan, ja vaikka ilmaisessa versiossa on rajalliset ominaisuudet, se näyttää sopivan täydellisesti pienempiin projekteihin.
Tämän projektinhallintaohjelmiston avulla projektisi suunnitelma voidaan näyttää luettelona, tauluna tai kalenterina (katso alla). Jälkimmäinen näkymä on erityisen hyödyllinen, kun suunnitellaan välitavoitteita ja määräaikoja. Näet, kuinka paljon aikaa eri eräpäivien välillä todellisuudessa on. Muista kuitenkin, että tehtävien aloituspäivämäärien asettaminen ei ole käytettävissä ilmaispaketissa.
Tässä projektinhallintaohjelmistossa kuhunkin tehtävään voidaan liittää luettelo osatehtävistä (joilla on omat määräaikansa), liitetiedostoja, tunnisteita tai kommentteja.
Ennen kuin otat tiimisi palvelukseen, kannattaa tutustua Asana-akatemian ilmaisiin videokursseihin. Niiden katsominen voi antaa sinulle ja tiimisi jäsenille paljon ideoita tämän työkalun hyödyntämiseen parhaalla mahdollisella tavalla.
Hinta: Enintään 15 hengen tiimit voivat käyttää Asanaa - yhtä suosituimmista projektisuunnittelutyökaluista - ilmaiseksi ja rajoitetuin ominaisuuksin (mukaan lukien tehtävät, taulunäkymä, luettelonäkymä ja kalenterinäkymä).
Nifty-projektinhallintaohjelmiston luojat ovat ylpeitä siitä, että he ovat rakentaneet sovelluksen, joka kattaa projektinhallinnan ja tiimityön. Yhteistyöaspektia tukee se, että tiimikeskustelu on osa tätä sovellusta. Entä projektinhallintaosuus?
Tämän, yhden suosituimmista projektisuunnittelutyökaluista, avulla voit suunnitella projektin tehtäväluettelosta alkaen tai kartoittaa virstanpylväät Gantt-kaavioon:
Tehtäviä voidaan hallita taulunäkymässä. Tämän projektisuunnitteluohjelmiston avulla voit luoda taulun ja sarakkeet tyhjästä tai käyttää valmiita malleja. Tähän projektiin olen valinnut ketterän kehityksen mallin (ja poistanut siitäruuhkaasarake):
Niftyn ominaisuuksiin kuuluu muun muassa ennalta määritellyt projektipohjat.
Huomaat heti, että TeamGantt ei jätä sinua pulaan. Käyttöönottokokemus auttaa sinua valtavasti, varsinkin jos olet uusi projektisuunnittelussa tai Gantt-kaavioissa yleensä.
Kuten tämän projektinhallintaohjelmiston nimi antaa ymmärtää, luomalla Gantt-kaaviot on tämän toiminnallisuuden ydin. Kaavioiden rakentaminen ja muokkaaminen on hyvin suoraviivaista, ja voit myös määrätä henkilöitä tiettyihin tehtäviin:
Gantt-kaaviot ovat keskeinen osa monia projektinhallintatyökaluja.
Tämän projektinhallintaohjelmiston avulla projektisi suunnitelma voidaan näyttää myös luettelona:
Toinen mielenkiintoinen ominaisuus TeamGanttin kaltaisissa projektisuunnittelutyökaluissa on työmäärää kuvaava taulukko: näet, kuinka paljon töitä jokaisella on. Ilmaisen suunnitelman käyttäjät voivat mitata työmäärää vain tehtävien määrällä päivässä, mikä ei ehkä ole kaikkein tarkin mittari, mutta se antaa silti jonkinlaisen käsityksen tiimisi käyttöasteesta.
TeamGanttin työmäärän hallintaominaisuus
MeisterTask on projektinhallintaohjelmisto, jonka avulla voit suunnitella työsi laivalla.
Erityisen mielenkiintoista tämänkaltaisten projektisuunnittelutyökalujen kannalta on sen integrointi MindMeisterin kanssa, joka on mielikarttojen luomiseen tarkoitettu työkalu. Mielikartat itsessään ovat loistavia projektin alkuperäisen rakenteen luonnosteluun.
Luo tällainen kartta MindMeisterissä ja tuo sitten tehtävät suoraan MeisterTaskiin. Sinun tarvitsee vain raahata elementti miellekartastasi sen henkilön päälle, jolle tehtävä on osoitettu. Nämä tehtävät lisätään MeisterTask-tauluusi. Näet myös osoitetut henkilöt mind mapissasi:
Monissa online-projektisuunnittelutyökaluissa ei ole mielikartoituksen kaltaista ominaisuutta.
Jos etsit työkalua projektisuunnitteluohjelmistoon ja resurssien jakaminen, hallita useita projekteja, nTask voi olla juuri oikea sinulle. Tietenkin se sopii myös yhden projektin käyttöön. Kyse on vain siitä, että nTask on todella hyvä antamaan sinulle kokonaiskuvan kaikista käynnissä olevista projekteistasi.
Kun haluat suunnitella yksittäisen projektin tämän projektisuunnittelutyökalun avulla, voit luoda luettelon tehtävistä tai yksinkertaisen Gantt-kaavion. Tehtäviä voidaan tarkastella myös ruudukkona:
Tiimin jäsenet voivat kirjata tiettyyn tehtävään käytetyn ajan. Tämän projektinhallintaohjelmiston avulla voit määrittää työntekijöillesi tuntihinnat, jotta voit seurata projektin kustannuksia.
Tehtävien osoittaminen nTaskissa
Itse projektisuunnittelussa Teamworkin kaltaiset projektisuunnittelutyökalut ovat todella tehokas vaihtoehto. Ensinnäkin voit kartoittaa kaiken Gantt-kaavion avulla ja havaita riippuvuudet ja mahdolliset esteet.
Teamwork tarjoaa myös taulunäkymän, kalenterin, jossa on virstanpylväitä, tai luettelon:
Jos aiot seurata työntekijöidesi työaikaa koko projektin ajan (tai haluat laskuttaa tiimin jäseniä heidän käyttämästään ajasta), olet valmis. Projektinhallintaohjelmisto Teamworkissa on sisäänrakennettu ajanseuranta:
Se voi johtua Teamworkin käytettävissä olevien ominaisuuksien määrästä, mutta minusta tässä sovelluksessa oli hieman haastavaa navigoida. Onneksi heidän tietopohja oli erittäin hyödyllinen, jotta sain takaisin raiteilleni.
Zenkit on yksi projektisuunnittelutyökaluista, jota arvostavat ne, jotka haluavat aloittaa projektin suunnittelun miellekartan avulla. Vaikka tarjolla on monia mindmapping-työkaluja (ja lisäksi voit aina turvautua kynään ja paperiin), visuaalisen kartan kääntäminen projektin backlogiksi voi olla hankalaa. Zenkitin avulla se on melko helppoa.
Aloitin yksinkertaisella miellekartalla:
Sinun on tiedettävä, että tätä projektinhallintaohjelmistoa käytettäessä jokainen miellekartan elementti on tehtävän kaltainen kohde: voit lisätä määräajan, projektin vaiheen tai sen loppuunsaattamisesta vastaavan tiimin jäsenen. Sitten sinun tarvitsee vain vaihtaa näkymä tauluksi, ja näet mielikarttaan perustuvan Kanban-taulun:
Muita käytettävissä olevia näkymiä tässä projektisuunnitteluohjelmistossa ovat kalenteri, luettelo tai taulukko. Jälkimmäisen näkymän tekee todella tehokkaaksi se, että siihen voi lisätä mukautettuja kenttiä. Näin voit mukauttaa näkymääsi ja koota tiedot sinulle sopivalla tavalla.
Airtable ei ehkä ole ensimmäisenä mielessäsi, kun ajattelet ilmaisia projektisuunnittelutyökaluja, koska se ei ole sinänsä projektinhallintasovellus. Se on pikemminkin työkalu tietojen tallentamiseen ja järjestämiseen. Tällaisenaan Airtable on todella monipuolinen ja mielestäni loistava myös projektisuunnitteluun.
Luodessasi luetteloa tehtävistä/välitavoitteista tämän projektisuunnitteluohjelmiston avulla voit hallita täysin tietokantasi rakennetta. Voit lisätä kenttiä (eri muodoissa), yhdistää eri taulukoita tai tuoda aiemmin tekemäsi laskentataulukon.
Tämän projektisuunnittelutyökalun näkymä voidaan muuttaa luettelosta kalenteriksi tai Kanban-tauluksi:
Olen luonut projektilleni melko perusrakenteen tämän projektinhallintatyökalun avulla. Jos haluat sisällyttää eepoksia ja asiakastarinoita projektisuunnitelmaasi, saatat löytää seuraavat työkaluttämä mallihyödyllinen:
Airtablen mallit tukevat projektin virstanpylväiden päättämistä.
Hinta:Saatavilla on ilmainen perusominaisuuksia sisältävä paketti (tiimin jäseniä ei ole rajoitettu).
ProofHub - yksi mielenkiintoisimmista projektisuunnittelutyökaluista
ProofHub on yksi parhaista projektisuunnitteluohjelmistoista, jonka avulla voit suunnitella ja organisoida projekteja tiimillesi parhaiten sopivalla tavalla. Lisäksi voit määrittää tehtäviä, tarkastella tietoja prioriteettien perusteella ja pitää olennaiset tiedot käsillä.
Hyödynnä Gantt-kaavioita tehtävien visualisointiin, suunnitteluun ja aikatauluttamiseen. Gantt-kaavio-ohjelmiston avulla voit asettaa tehtävien väliset riippuvuudet, korostaa kriittisiä polkuja, yhdistää välitavoitteita, seurata edistymistä, viedä tai tulostaa Gantt-kaavioita ja tarkastella Gantt-tietojasi keskitetysti.
Tämän projektisuunnitteluohjelmiston avulla voit lisätä tehtäväluetteloita ja tehtäviä Gantt-kaavioon. Lisäksi se näyttää, miten tehtävät valmistuvat aikajananäkymässä, ja voit suunnitella ja aikatauluttaa, miten ne valmistuvat.
Projektisuunnittelutyökalut (tai työnsuunnittelutyökalut, online-suunnittelutyökalut, online-projektisuunnittelijat jne.) ovat ohjelmistojärjestelmiä, jotka on kehitetty projektipäälliköiden koko projektiin liittyvien prosessien hallintaan - yleensä tehtävien ja niille osoitettujen (tai osoittamattomien) henkilöiden hallintaan. Järjestämään projekteja, tehtäväluetteloita ja projektin arviointia sekä varmistamaan, että projektiryhmä ja kukin yksittäinen asiantuntija kykenee täyttämään sekä lyhyen että pitkän aikavälin projektiodotukset. Yhdellä sanalla: ne auttavat sekä johtajia että tiimin jäseniä hallitsemaan useita projekteja.
Parhaat projektisuunnittelutyökalut virtaviivaistavat prosessia tarjoamalla yhden keskitetyn alustan (enimmäkseen SaaS malli työpöydän ja joskus matkapuhelimen kautta), jonka avulla voidaan määritellä projektin kriittinen polku, luoda tehtäviä ja osatehtäviä, aikatauluttaa resursseja ja kommunikoida tiimin jäsenten kanssa - kaikki samaa alustaa käyttäen.
Parhaiden projektisuunnittelutyökalujen tärkeimmät, yleiset toiminnot:
Hankkeen edistymisen seuranta ei ole samanlaista kaikissa yrityksissä. Jopa pienet yritykset, joilla on pieniä projekteja ja pieniä tiimejä, käyttävät joskus useita työkaluja tehtävien ja ajankäytön seurantaan tai vain projektien ja tehtävälistojen hallintaan.
Hankkeet tietenkin muuttuvat, toimeksiantajien odotukset ja oletukset ovat harvoin samat, ja myös tuotteen luovat ihmiset muuttuvat. Tämä tietenkin määrittää projektisuunnittelutyökalun roolin tai valinnan.
Onko tilanne erilainen suurissa tiimeissä, jotka vastaavat hyvin monimutkaisten tuotteiden kehittämisestä? Jokainen johtaja, ei ainoastaan suuren projektinhallintaosaston johtaja, vaan myös monitahoisten, monia asiantuntijoita ja yksittäisiä tehtäviä sisältävien monimutkaisten projektien johtaja, tietää, kuinka tärkeää on olla lähellä koko prosessin jokaista osa-aluetta. Kyse ei ole vain tiimin tai yksittäisten työntekijöiden suorituskyvystä, vaan tiedosta, joka koskee kehitys lopputuotteen muodostavien yksittäisten elementtien osalta.
Edellä esitetyt seikat huomioon ottaen nämä ovat syitä siihen, miksi markkinoilla on tarjolla aivan valtava määrä työkaluja useiden projektien hallintaan, joskus työkaluja, jotka on omistettu jollekin koko projektinhallintaprosessin osa-alueelle tai toimialalle (esim. luovalle teollisuudelle), ja ymmärrä, miksi hyvät projektisuunnittelutyökalut ovat niin tärkeitä.
Se, mitä voidaan kutsua "tehokkaaksi projektinhallintatyökaluksi" tai "parhaiksi projektinhallintatyökaluiksi", vaihtelee yrityksestä toiseen. Jotkut niistä tarvitsevat joskus ohjelmistoja, joissa on kehittyneitä ominaisuuksia, mutta toisinaan ne eivät käytä kaikkia ominaisuuksia, vaan vain muutamia niistä. Jotkut tarvitsevat projektin aikataulutusohjelmisto, mutta toinen an työntekijän ajanseuranta ohjelmisto.
Siinä on luettelo ilmaisista sovelluksista, joilla voit suunnitella projektisi. Voit yhdistää niistä pari ja luoda todella tehokkaan työkalupakin projektiasi varten. Projektin ideoinnista resurssisuunnittelun kautta kanban-tauluihin pitäisi löytyä tarpeisiisi sopiva ohjelmisto.
Etsin edelleen hyviä ilmaisia projektisuunnittelutyökaluja: jos sinulla on ehdotus työkalusta, joka voidaan lisätä tähän luetteloon, laita meille viestiä chatissa.
On kuitenkin todennäköistä, että olet vasta aloittamassa projektia. Ja että työskentelet yksin tai hyvin pienen tiimin kanssa. Näin ollen ihanteellinen budjettisi projektinhallintatyökaluille on $0.
Jos näin on, ei ole syytä huoleen. Projektisuunnittelutyökaluihin on muitakin ilmaisia vaihtoehtoja kuin taulukkolaskenta tai toimistohuoneen valkotaulu. Olen kokeillut 10 ilmaista projektisuunnittelutyökalua, jotka sisältyvät $0-suunnitelmiin (ei vain ilmaisiin kokeiluversioihin). Tästä artikkelista löydät luettelon näistä sovelluksista sekä niiden tärkeimmät ominaisuudet.
Testatakseni näitä projektisuunnittelutyökaluja olen laatinut yksinkertaistetun suunnitelman verkkosivuston rakentamisesta. Kuvitteellinen verkkosivustoni koostuu etusivusta, Tietoa meistä -sivusta ja yhteystietosivusta. Minun on suunniteltava se, luotava siihen sisältöä ja lopuksi kehitettävä sitä.
Kuka muu olisi parempi työskentelemään kuvitteellisen verkkosivuston parissa kuin kuvitteellinen tiimi? Minullakin on sellainen: siihen kuuluu kaksi ohjelmistokehittäjää, UX/UI-suunnittelija, freelance-kuvittaja ja minä itse.
Hanki 30 päivän ilmainen kokeilujakso
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...