Ehkä merkittävin ero tavanomaisissa toimistoympäristöissä ja etätyönä tapahtuvan viestinnän välillä on se, että jälkimmäisen onnistuminen edellyttää tietoista viestintää. Tietoinen pyrkimyksesi luoda onnistuneita viestintäprosesseja etäryhmässäsi tuottaa tulosta. Tässä blogikirjoituksessa käymme läpi etäviestinnän suurimmat haasteet ja sen, miten voit lieventää niitä. Luettelemme myös työkaluja, joiden käytöstä etäryhmäsi hyötyy. Kun olet lukenut tämän postauksen, osaat ottaa käyttöön etäviestinnän parhaat käytännöt.

Ennen kuin syvennymme yksityiskohtiin, on kuitenkin tärkeää, että muistat dokumentoida yrityksesi viestintäprosessit. Luo organisaatiosi tietopankkiin/työtilaan tila, johon voit tallentaa ohjeet siitä, miten ihmisten tulisi viestiä. Luettele työkalut, joita heidän on käytettävä. Varmista, että uudet työntekijät lukevat tämän asiakirjan/sivun koulutuksen aikana. sisäänajoprosessi.

Älä anna sen myöskään vanhentua. Sinun ja työntekijöidesi on käsiteltävä näitä viestintäprosesseja säännöllisesti ja tehtävä tarvittaessa muutoksia. Jos olet projektipäällikkö, voit keskustella etäviestinnästä. tiimiviestintä sprintin retrospektiivien aikana.

[/vc_column_text]

Etätiimin johtaminen tai etäviestintä ja sen haasteet
Sujuva työskentely kotoa käsin ja etäviestintä tiimin kanssa ei ole niin harvinaista, että se kohtaisi esteitä. Monia, erilaisia esteitä.

Tehokkaan etäryhmäviestinnän haasteet

Mitkä ovat ensimmäiset etäviestinnän haasteet, jotka tulevat mieleesi? Ehkä ajattelet aikavyöhykkeitä ja synkronoinnin vaikeutta. Tai ehkä olet huolissasi epäluotettavaan internet-yhteyteen liittyvistä ongelmista. Nämä huolet ovat perusteltuja, mutta alla esitetyt haasteet osoittautuvat usein vakavammiksi, vaikka niitä ei olekaan niin helppo ennakoida tai huomata.

Näkyvyyden puute - 1. syy etäryhmäviestinnän tehokkuuden vähenemiseen.

Näkyvyyden puute, joka voi olla vaikeaa etäryhmille, on ilmeinen monella tasolla:

  • Kuka on käytettävissä?
    Kun et näe tiimiäsi kasvotusten, on vaikeampi tietää, kuka on töissä ja kuka lomalla. Asiat ovat vielä monimutkaisempia, kun osa-aikaiset työntekijät ja freelancerit jotka työskentelevät yleensä etätyönä. Lisäksi monet etätyöntekijät tekevät joustavaa työaikaa ja yhdistävät työtehtävät ja henkilökohtaiset aktiviteetit.
  • Mistä tiedät, ovatko ne saatavilla?
    Ongelman voi ratkaista kahdella tavalla: ensinnäkin otetaan käyttöön poissaolojen seurantaprosessi ja paikka, josta tiimisi näkee, kuka on tiettynä päivänä käytettävissä ja kuka ei. Pyydä sitten tiimisi jäseniä ilmoittamaan tämänhetkisestä saatavuudestaan esimerkiksi Slackin statusten avulla: lyhyet päivitykset, kuten "kokouksessa" tai "lounaalla", riittävät.
  • Kuka työskentelee minkäkin asian parissa?
    "En tiedä, oletko sinä oikea henkilö kysymään tästä projektista, mutta tässäpä se." - Ihannetapauksessa haluaisit poistaa arvailut sinun tiimin viestintä. Jos tiimissä on vähemmän kuin esimerkiksi 25 jäsentä, on suhteellisen helppo muistaa, kuka työskentelee minkäkin asian parissa. Jos tiimisi on suurempi, asiat muuttuvat paljon monimutkaisemmiksi. Jälleen kerran voit käyttää online-tila josta tiimikaverisi voivat tarkistaa, kuka on mukana missäkin projektissa.
Resmote-tiimin viestintähaasteiden ratkaiseminen Teamdeck.io:n avulla

Teamdeckin resurssikalenteri on yksi ainoa totuuden lähde tiimisi saatavuudesta ja työmäärästä. Näet, kuka on määrätty millekin projektille, kuka on lomalla ja kuka on jonkin verran töissä. kapasiteetti vasemmalle (jos etsit ihmisiä, jotka voivat liittyä projektiisi). 

  • Kenen pitäisi tietää tästä?
    Tehokas viestintä tarkoittaa, että oikeat ihmiset saavat oikean viestin oikeaan aikaan. Jotta tämä olisi totta, etätyöntekijöiden on tiedettävä, kenen pitäisi olla ajan tasalla eri asioista. Kirjoita ylös joitakin yksinkertaisia sääntöjä, kuten "Tuntemattoman, joka hallinnoi verkkosivustoamme, on saatava tietää projekteissasi tapahtuvista uusista virstanpylväistä, jotta hän voi julkaista päivityksiä."

Kontekstin puute - 2. syy etäryhmäviestinnän tehokkuuden vähenemiseen.

Kun kommunikoit etätyötä tekevän henkilön kanssa, sinulla ei ole suoran viestinnän tarjoamaa kontekstia. Pohjimmiltaan et näe kehonkieltä, et useimmiten tiedä, mitä henkilö on tehnyt viime aikoina, mikä hänen mielialansa on jne. Ajattele seuraavaa esimerkkiä: saat eräältä työtoveriltasi hyvin ylimalkaisen viestin, jossa sinua pyydetään jakamaan joitakin tietoja. Aluksi saatat ajatella: "Onko tämä henkilö vihainen minulle? Ärsyyntynyt? En ole tehnyt mitään väärää". Voit ymmärtää, miten se voi johtaa väärinkäsityksiin tai jopa konfliktiin. Siksi on tärkeää:

  • Kerro asiayhteys, kun otat yhteyttä joukkuetovereihisi jostain asiasta. Sen sijaan, että kirjoittaisit "Lähetä minulle tilastot viime kampanjasta mahdollisimman pian", sano "Minulla on odottamaton tapaaminen XYZ:n kanssa tunnin kuluttua. Voitko lähettää minulle viime kampanjan tilastot, jotta voin näyttää ne kokouksessa?". Enemmän kontekstia = vähemmän väärinkäsityksiä.
  • Hyödynnä videoviestintää. Kun et ole varma asiayhteydestä ja olet huolissasi siitä, että asioiden selvittäminen saattaa kestää jonkin aikaa, sano vain: "Hypätään pikapuheluun ja keskustellaan asiasta". Todennäköisesti saat asiat selvitettyä nopeammin.

Yhteydenpidon vaikeus

Etätiimeissä työskentelevien on tietoisesti pyrittävä pitämään yhteyttä. Viestintä on melko helppo rajoittaa lyhyisiin viesteihin, joita vaihdetaan Slackissa tai sähköpostitse, varsinkin jos ihmisten roolit ovat itsenäisiä tai he työskentelevät eri aikavyöhykkeillä. Tiimin johtajana voit edistää tiimihenkeä kannustamalla säännöllisiin videopuheluihin, tiiminrakennustoiminta, tai jopa keskustelukanava, joka on omistettu meemien lähettämiselle (ideoita muista kulttuuria vahvistavista kanavista löydät osoitteesta täällä). 

Vähän mahdollisuuksia 1:1-kokouksiin

Tämä kohta on hieman hankala. Saatat miettiä: miksi 1:1-tapaamisiin on vähemmän mahdollisuuksia? Loppujen lopuksi ihmiset voivat keskustella yksityisesti milloin haluavat: monet etäryhmien käyttämät viestintävälineet mahdollistavat yksityiset keskustelut.

Tämä pätee työntekijän ja työntekijän välisiin keskusteluihin, mutta esimiehen ja suoran raportoijan väliset 1:1-keskustelut saattavat unohtua nopeasti, kun et näe tiimiäsi joka päivä. Vaihtoehtoisesti saatat saada vääränlaisen turvallisuuden tunteen, kun keskustelet tiimisi kanssa säännöllisesti -kaikki näyttävät tyytyväisiltä, ylimääräisiä 1:1-kokouksia ei tarvita.. Vain siellä on, riippumatta joukkueesi koetusta hyvinvoinnista.

Tämä haaste ei tosin koske pelkästään etäryhmiä. Myös toimistolla työskentelevät tiimin jäsenet voivat saada tarpeettoman vähän tilaisuuksia tavata pomonsa. Etätyöntekijöiden kohdalla sinun on kuitenkin varmistettava, että he saavat tilaisuuden puhua kanssasi silloin tällöin. Voit varata näille tapaamisille kiinteän ajan tai muistuttaa työntekijöitä säännöllisesti valitsemaan ajan 1:1-tapaamiselle. Näin saat yhteyden hajautettuihin työntekijöihisi paremmin ja voit myös rakentaa luottamusta tiimisi kanssa.

Etätiimiviestintä on arkipäivää lähes jokaisella alalla.
Nykypäivän markkinoilla, erityisesti Covidin aikana, on tarjolla monia välineitä etäryhmäviestintään.

Työkalut etäryhmäviestintään

Tärkeä huomautus työkaluista: ei riitä, että vain luot tilit ja kerrot tiimillesi, että "se on siellä, jos haluat käyttää sitä". Varmista, että kaikki tietävät, mitä alustoja heidän pitäisi käyttää ja miten niitä käytetään. Myös nämä ohjeet on syytä dokumentoida ja saattaa nykyisten työntekijöiden ja tulevien uusien työntekijöiden saataville. Jos jokin käyttämäsi työkalu ei toimi toivomallasi tavalla, suunnittele työkalupakki uudelleen. Teknologiamaisema on laaja, joten löydät todennäköisesti sovelluksia, jotka sopivat 100% tiimisi tarpeisiin.

Olemme kysyneet Rohit Guptalta ja Pixpa, joka auttaa luovan työn tekijöitä rakentamaan kauniita portfoliosivustoja, heidän lähestymistavastaan etätöihin ja työkaluihin:

Olemme Pixpassa siirtyneet täysin etätyöskentelyyn viimeisten kolmen kuukauden aikana, ja aiomme jatkaa työskentelyä täysin etätyöskentelyyn perustuvana yrityksenä tästä eteenpäin. Vaikka pandemian aiheuttamat lukitukset pakottivat meidät siirtymään, otimme nopeasti vastaan uuden normaalin ja siirryimme saumattomasti etätyöhön. Etätyöskentelyllä on monia etuja - päivittäisestä työmatkaliikenteestä aiheutuva aika ja stressi on kadonnut, työ- ja yksityiselämän tasapaino on palautunut ja tuottavuus on noussut. Etätiiminä keskitymme kulttuurimme ylläpitämiseen ja rakentamiseen, työtovereiden väliseen toveruuteen ja yhteistyön edistämiseen.
Käytämme Slackia, Asanaa, Zoomia ja Githubia kaikkeen työhön liittyvään viestintään ja yhteistyöhön. Meillä on tiimissä vapaamuotoista, jäsentymätöntä yhteistyötä, joka ei sopisi scrum-kokousten määritelmään.

Etsitkö työkalua, joka auttaa etätiimien viestinnässä?

Käytä resurssisuunnitteluohjelmistoja, jotka on suunniteltu auttamaan etätiimejä muillakin kuin tietotekniikka- tai luovilla aloilla.

Aiheeseen liittyvät virat

Miten seurata tiimin onnellisuutta?
Joukkueen onnellisuus

Joukkueen onnellisuus - miten seurata?

Tiimin onnellisuuden mittaamisen ratkaiseva merkitys Tutkijat ovat jo pitkään tutkineet työntekijöiden onnellisuuden ja heidän työsuorituksensa välistä suhdetta. Eri tutkimukset viittaavat siihen, että onnellisuus todellakin tekee ihmisistä tuottavampia. Suora yhteys työmoraalin...

Ania Kitowska