Organisaatiot ympäri maailmaa kohtaavat joitakin yleisiä haasteita, kuten resurssien jakaminen, työmäärän hallinta tai kapasiteetin suunnittelu. Asiat mutkistuivat entisestään, kun koronaviruspandemian vuoksi monien yritysten oli siirryttävä käyttämään etätyö.
Tämä tilanne on todellinen testi jokaisen yrityksen työkalupakille.: Onko sinulla oikeat työkalut (sovellukset, mallit, menettelyt) tiimisi työn hallintaan? Monissa tapauksissa käy ilmi, että prosessit, joihin he luottivat (esim. lomapäiviä koskevien tietojen tallentaminen Excel-taulukkoon), eivät ole riittävän vankkoja ja niiden hallinnointi vaatii liikaa työtä.
Teamdeck on työkalu, joka auttaa yrityksiä ratkaisemaan projektiryhmän johtaminen kysymykset, jotka koskevat työn suunnittelu, hallinnoimalla hankesalkkuja arvioimalla yleistä tiimin suorituskyky.
Olemme hiljattain pyytäneet asiakkaitamme kertomaan tarinansa ja kertomaan meille haasteista, joita he eivät enää kohtaa Teamdeckin ansiosta. Tässä blogikirjoituksessa listaamme joitakin tyypillisiä tiiminhallinnan ongelmia, jotka voit ratkaista ottamalla sovelluksemme käyttöön organisaatiossasi.
Yritykset kohtaavat erityyppisiä projektin aikatauluristiriitoja. Kun ne ovat useiden hankkeiden hallinnointi kerralla, heidän aikataulunsa voivat olla ristiriidassa keskenään. Toinen yleinen ristiriitojen aiheuttaja on se, että ihmiset määrätään projekteihin, vaikka näillä tiimin jäsenillä on suunniteltuna vapaata kyseiselle ajanjaksolle. Toinen ongelma syntyy, kun projektiaikataulussa ei oteta huomioon rajallista (tai muuttuvaa) osa-aikaisten työntekijöiden saatavuus tai freelancerit.
Jotta sinun ei tarvitsisi työskennellä aikatauluristiriitojen kanssa, sinun on sovitettava projektit yhteen ihmisten ja heidän saatavuutensa kanssa (tavanomaiset työajat, suunnitellut lomat). Kaikkia näitä tekijöitä ei ole helppo jongleerata, kun suunnittelet työtä taulukkolaskentaohjelmilla tai PM-ohjelmistoilla, jotka eivät ota huomioon ihmisten saatavuutta.
Teamdeckin ydin on resurssikalenteri - yksi ainoa totuuden lähde tiimisi työmäärästä ja saatavuudesta. Pelkästään vilkaisemalla varauksia voit kertoa, kuka voi ottaa vastaan lisää tehtäviä ja kuka on jo nyt ylikuormitettu tehtävillä. Näet myös kaikkien suunnitellut lomat ja tarkat tunnit, jolloin nämä tiimin jäsenet ovat käytettävissä tiettynä päivänä.
Käy Teamdeckin resurssikalenterissa katsomassa jokaisen tiimin jäsenen varaukset, työaikataulut, päivittäinen saatavuus ja suunnitellut lomat.
Uusien projektien suunnittelu ja olemassa olevien aikataulujen mukauttaminen on paljon mukavampaa, kun sinulla on kaikki tarvitsemasi tiedot käytettävissäsi.
Teamdeck on muuttanut täysin tapamme aikatauluttaa työt. Meillä on nyt selkeä kuva kaikista projekteista ja kapasiteetistamme uusia töitä varten.
Sam Menter, Mace & Menter
Määritellään hankkeen laajuus ja Gantt-kaavion luominen on yksi asia, mutta aikataulun mukauttaminen tiimisi saatavuuteen ja kapasiteettiin on vaihe, jota ei voi laiminlyödä, jos haluat toteuttaa projektin onnistuneesti. Teamdeck on loistava apuväline, kun haluat löytää käytettävissä olevat henkilöt uuteen projektiryhmääsi: voit luoda korkean tason suunnitelma projektisi ja hallita tiettyjä tehtäviä haluamassasi projektinhallintaohjelmistossa.
Kun on kyse resurssien jakamisesta, Teamdeck helpottaa oikeiden henkilöiden valitsemista tehtävään. Voit suodattaa työntekijöidesi luetteloa eri kategorioiden (taidot, kokemus, sijainti) mukaan ja löytää näin optimaalisen resurssiryhmän.
Projektiryhmään sopivien henkilöiden tunnistaminen on hyvin helppoa mukautettujen kategorioiden, kuten ammattinimikkeen tai kokemustason, avulla.
Myös näiden henkilöiden osoittaminen projektiin on helppoa: sinun tarvitsee vain lisätä varaus heidän aikajanalleen. Etkö ole varma, saako projekti lopulta vihreää valoa? Voit lisätä myös alustavia varauksia.
Karkea suunnittelu on todella helppoa Teamdeckin avulla. Tehokasta, yksinkertaista ja suoraviivaista.
François Vuille, Viscom Engineering AG
Kuvitellaan, että olet alalla, jossa kehitetään ohjelmistoja. Mitä enemmän sovelluksia tiimisi rakentaa, sitä suurempi on yrityksen voitto - sinun pitäisi luultavasti löytää projekteja kaikille tiimisi jäsenille. Samalla sinun on pidettävä huolta työmäärästä, sillä työntekijöiden onnellisuus se vaikuttaa. Ylityöllistetyt tiimin jäsenet eivät ole tyytyväisiä (eivätkä tuottavia), vajaakäyttö ei myöskään ole hyvä.
Kuten huomaat, resurssien suunnittelu on tasapainoilua: on otettava huomioon projektin tarpeet, resurssisuunnittelun kapasiteetti tiimistäsi, ja varmista myös, että tiimin työmäärä jakautuu oikeudenmukaisesti. Resurssien käytön mittaaminen on erittäin hyödyllistä, sillä se antaa kokonaiskuvan kaikkien työtaakasta, mutta sitä on vaikea laskea ilman oikeita välineitä.
Kun luot tilin, saat käyttöösi raportointipaketin, jonka avulla saat syvällistä tiimianalytiikkaa, kuten resurssien käyttöraportin.
Teamdeckin raporttien avulla voit verrata työntekijöiden saatavuutta suunniteltuun työhön (varaukset) ja todelliseen työmäärään (työaikataulut).
Voit analysoida yrityksen kaikkien työntekijöiden käyttöastetta tai tarkastella tarkemmin tiettyjä tiimejä tai rooleja.
Yksi asiakkaistamme sanoi: Teamdeckin avulla tiedämme nyt resurssien saatavuuden lisäksi myös tiimin käyttöasteen ja laskutettavien vs. ei-laskutettavien tuntien seurannan., mikä on hyvä siirtymä toiseen haasteeseen listallamme: ajan seurantaan.
Sinulla voi olla monia syitä ottaa käyttöön työajanseurannan organisaatiossasi, mutta tärkeä motivaatio olisi arvioida, kuinka suuri osa tiimisi ajasta kuluu laskutettaviin tehtäviin. Miksi sinun on analysoitava se? Ensinnäkin voit ehkä tunnistaa tiimisi päivittäisestä työstä laskutukseen kuulumattomat osatekijät, joita voitaisiin optimoida (monet tiimit tuhlaavat paljon aikaa tuottamattomat kokoukset). Toiseksi se voi saada sinut suunnittelemaan sopimuksesi uudelleen tai jopa mukauttamaan liiketoimintamalliasi ja siten parantamaan liiketoimintasi tulosta.
Vaikka voitkin pyytää työntekijöitäsi täyttämään paperisen työaikataulun tai kirjaamaan tuntinsa Excel-taulukkoon, on molemmille osapuolille paljon helpompaa käyttää omaa sovellusta.
Teamdeckin avulla on helppoa erottaa laskutettavat ja laskuttamattomat tunnit toisistaan. Jokaisella kirjatulla työaikamerkinnällä voi olla tunnisteet, jotka kuvaavat sen luonnetta (esim. laskutettava, kotoa käsin tehtävä työ, hyväksytty ylityö). Ajanseuranta itsessään ei ole työntekijöille vaivalloista, sillä he voivat käyttää kätevää mobiili ajanseuranta.
Teamdeckin mobiiliajanseurantasovellus auttaa työntekijöitäsi pitämään kirjaa työstään.
Teamdeckin tehokkaiden raportointiominaisuuksien ansiosta voit laskea tarkasti, kuinka paljon rahaa projektisi ovat tuottaneet tiettynä ajanjaksona seurattujen laskutettavien tuntien ja tiimisi palkkojen perusteella.
Se on yksinkertainen, siisti, helppokäyttöinen ja kohtuuhintainen. Sitä ei ole ylikuormitettu ominaisuuksilla, joista kukaan ei välitä. Se on tuote, joka on keskittynyt tiettyihin tarpeisiin.
Gabriela, Ameeba muodot
Tehokas resurssisuunnittelu on ratkaisevan tärkeä tavoite kaikenkokoisille yrityksille riippumatta siitä, toimivatko ne verkossa vai perinteisillä toimialoilla. Koska resurssisuunnittelua vaativia yrityksiä on niin monenlaisia, on haastavaa antaa kaikille sopivaa suositusta....
Yritykset panostavat yleensä paljon resurssien jakamiseen. Kaikki halutaan pitää kiireisinä ja samalla varmistaa, että heidän tehtävänsä ovat yritykselle arvokkaita (mikä usein tarkoittaa laskutettavaa). Tilanne muuttuu todella hankalaksi, kun tiimisi...
Joukkueet ympäri maailmaa kohtaavat samanlaisia haasteita suunnitellessaan joukkueensa aikataulua. Projektisuunnitelman laatiminen on jo itsessään vaikeaa, ja sen ajan tasalla pitäminen ja muutoksiin reagoiminen on vielä...