On kulunut pari kuukautta siitä, kun koronaviruspandemia sai tuhannet yritykset siirtymään etäyhteyksiin. Monet tiimit ovat nyt dilemman edessä: "palaammeko takaisin toimistoon (ainakin väliaikaisesti) vai otammeko etätilan lopullisesti käyttöön?".
Yrityksen johtajana et ehkä pelkää etätyötä vähemmän kuin ennen vuonna 2019. Plus, tutkijat ennustavat että työntekijöiden etätyön kysyntä kasvaa. Toisaalta se, että yrityksesi selvisi pakotetusta etätyöjaksosta, ei kuitenkaan tarkoita, että hyödynnät sitä parhaalla mahdollisella tavalla.
Jos haluat säilyttää etäyhteydet pitkällä aikavälillä, varmista, että otat oppia yrityksiltä, jotka ovat onnistuneet siinä. Inspiroidu heidän ideoistaan, yritä välttää heidän virheitään ja ota huomioon heidän neuvonsa. Tässä blogikirjoituksessa haluamme jakaa joitakin etätyövinkkejä seitsemältä etätyössä menestyvältä virastolta.
Mitä voimme oppia heiltä?
Animalz on täyden palvelun sisältömarkkinointitoimisto, jonka tiimin jäsenet sijaitsevat eri puolilla maailmaa. Kysyimme Haley Bryantilta, heidän COO:ltaan, keinoista varmistaa sujuva etäyhteistyö. Näin hänellä oli sanottavaa:
Yhteistyö on liiketoimintamme perusta. Tiedämme, että sisältö on joukkuelaji, ja voitamme joukkueena. Luotamme vahvasti toisiimme antaessamme palautetta, jakaessamme ideoita, miettiessämme ongelmia ja luodessamme parasta mahdollista sisältöä asiakkaillemme.
Hieno yhteistyö edellyttää luottamuksellisten suhteiden rakentamista, ja pystymme rakentamaan luottamusta johtamalla esimerkillisesti ja luomalla järjestelmiä, jotka tukevat etäyhteistyötä muutamalla tavalla:
- Autamme ihmisiä luomaan epävirallisia yhteyksiä tiimipalavereiden, taitojen jakamisen ja satunnaisten 1:1-keskustelujen avulla, jotta voimme edistää yhteyksiä ja purkaa siiloja.
- Asetamme selkeät odotukset siitä, mitä kanavia käytetään mihinkin tarkoitukseen. Esimerkiksi Slack on kiireellisiä asioita varten, Quip on projekteja varten, joita voidaan hallita pitkälti asynkronisesti, kokoukset ovat aivoriihiä tai asioiden selvittämistä varten, ja sisäinen wiki on resurssien muistilistaa varten.
- Yritämme olla käytettävissä nopeaan puheluun tai Zoom-chattiin, jotta voimme keskustella ongelmista suorassa lähetyksessä, kun se on mahdollista.
- Luomme mekanismeja, jotka kannustavat asynkroniseen työskentelyyn ja yhteistyöhön, jotta tiimin jäsenet voivat työskennellä yhdessä eri aikavyöhykkeillä ilman, että heidän on työskenneltävä ympäri vuorokauden.
Yhteistyöpinoomme kuuluvat Front, Quip, Slack ja Airtable.
Kuten huomaat, onnistunut etäyhteistyö on mahdollista, kun sinulla on käytössäsi oikeat välineet (kuten markkinoinnin resurssienhallintaohjelmisto)ja prosessien avulla tiimisi jäsenet pystyvät tekemään parhaan työnsä silloinkin, kun he eivät istu samassa huoneessa. Jos haluat lisää vinkkejä hyvän suorituskyvyn ylläpitämiseen etätyöskentelyssä, tutustu oppaaseemme osoitteessa etätuottavuus.
Etätyöntekijät saattavat olla varovaisia antamaan toisilleen palautetta, koska he saattavat kokea, että heidän on helpompi saada viestinsä perille kasvokkain käydyssä keskustelussa. Toki etäviestinnässä on oltava tarkka sanojensa kanssa ja kommunikoitava selkeästi. Totta puhuen olisi hienoa, jos työntekijäsi viestisivät näin kaikissa tilanteissa, mutta heidän on oltava erityisen tarkkana keskustellessaan Slackin tai Zoomin kautta.
Samalla palautteen antaminen on välttämätöntä, jotta tiimisi jäsenet voivat kehittyä ammatillisesti. Mikä on toimiva ratkaisu etätiimeille? Hanno, terveysalaan erikoistunut digitaalinen tuotetiimi, jakoi etäpalautteensa. lähestymistapa blogikirjoituksessa. Ensinnäkin he selittivät palautteen tarkoituksen, erottivat selkeästi toisistaan palautteen ja suorituksen arvioinnin ja laativat koko ajan voimassa olevat palauteohjeet. Kun Hannon tiimi oli valmis antamaan toisilleen palautetta, he järjestivät Zoom-puhelun, johon kaikki saattoivat osallistua, ja virtuaalipalaverin. Seinämaalaus valkotaulu, johon kerätään muistilappuja, joihin on kirjoitettu palautetta. Voit lukea lisää strukturoidusta palautteesta videopuhelusta. täällä.
Kun investoidaan välineisiin - kuten projektisuunnittelutyökalut - jotka vaikuttavat myönteisesti tiimisi jäsenten työelämään, sinun ei pidä unohtaa heidän elämänsä elämää. Työntekijöiden mielenterveyden tunnustaminen ja tukeminen on erittäin tärkeää. Tietenkin suuri osa siitä on varmistaa, että yrityskulttuuri ja liiketoimintaprosessit eivät haittaa työntekijöiden hyvinvointia. Tämän lisäksi voit kuitenkin tarjota välineitä ja mahdollisuuksia, jotka auttavat heitä pysymään onnellisina ja terveinä.
Kun olet etäorganisaatio, voit huolehtia myös työntekijöidesi mielenterveydestä.
Otetaan esimerkiksi Pandable. Se on SEO-konsultointiyritys, joka toimii kumppanina pääasiassa rahoitus- ja teknologiayritysten kanssa. Yksi osa Pandablen henkilöstöedut paketti on pääsy Headspaceen, mindfulness-sovellukseen. Työntekijät voivat käyttää sovellusta missä tahansa he ovatkin, jotta he voivat torjua ahdistusta, lievittää stressiä ja nukkua paremmin.
Projektiryhmän johtaminen - paikallaan ja etänä - voi aiheuttaa päänvaivaa. Hankkeiden toteuttaminen hajautettuna tiiminä on todennäköisesti yksi suurimmista haasteista, joita vastikään etäyhteyksiä käyttäneet yritykset kohtaavat. Tiimin luovutukset, suunnittelukatselmukset, asiakastyöpajat - kaikki nämä prosessit voivat tuntua paljon helpommilta, kun vain pääsee samaan huoneeseen. Se ei kuitenkaan tarkoita, etteikö etätyöskentelyllä voisi toteuttaa laadukkaita projekteja - monet menestyneet etätyöskentelijät digitaaliset toimistot todistaa toisin. Mikä on heidän salaisuutensa? Työkalut, jotka helpottavat projektien koordinointia.
Sarja kahdeksan, palkittu luova studio, on täysin etätyössä ja täysin tuottava osittain tehokkaiden työkalujen ansiosta. Ne käyttävät InVisionin avulla voi esikatsella malleja ja kerätä palautetta, ja Trellon avulla voi tarkastella projektinhallinnan tehtäviä.
Olemme äskettäin laatineet luettelo 45 sovelluksesta digitaalisille toimistoille. Se sisältää monia sovelluksia, jotka tukevat etäyhteistyötä ja -viestintää, mukaan lukien meidän oma sovelluksemme Teamdeck, a työkalu resurssien aikatauluttamiseen, työntekijöiden työajanseurantaja myös lomien hallintajärjestelmä toiminto.
Kun annat työntekijöidesi työskennellä mistä tahansa, annat heille jo paljon joustavuutta. Jos haluat tehdä toimistotiimistäsi vielä onnellisemman, voit lisätä samaa lähestymistapaa muihin tarjoamiisi etuihin. Tutustu esimerkiksi viikko-ohjelmiin. Ehkäpä 4 päivän työviikko on hyvä järjestelmä tiimillesi?
Joustavuus on tärkeää, sillä sen avulla voit mukautua tiimin eri jäsenten tarpeisiin. Tinuiti, riippumaton markkinointitoimisto, joka tarjoaa tiiminsä jäsenille joustavia etuisuuksia, koska sen filosofia perustuu siihen, että ihmiset ovat etusijalla. Alkajaisiksi heillä on rajoittamaton PTO-käytäntö ja Joustavat perjantait-työntekijät voivat työskennellä perjantaisin lyhyempiä päiviä. Joustavan työnantajan tulisi myös reagoida ajoissa työvoiman muuttuviin tarpeisiin. Tinuiti tietää, että etätyön tekeminen on tällä hetkellä todella haastavaa, kun on vanhempi, ja se tarjoaa tukiohjelmia lasten kanssa kotona työskenteleville vanhemmille. Heidän ponnistelunsa on saanut tunnustusta alalla: Tinuiti on äskettäin nimetty #1 Best Place to Work by Ad Age jo toisena peräkkäisenä vuonna.
Slack-yritystilin perustaminen on looginen ensimmäinen askel monille uusille etätiimeille. Me Teamdeckissä olemme suuria Slackin faneja ja sen tarjoamia mahdollisuuksia tukea etäyhteistyötä ja -yhteistyötä. tuottavuus, mutta pelkkä chat-pohjaisen työkalun tarjoaminen työntekijöille ei vielä ratkaise asiaa. Joidenkin ohjeiden jakaminen tiimisi kanssa voi lisätä tiimin tehokkuutta ja vaikuttavuutta etäviestinnässä.
Ellen Jantsch, perustaja Tuffkasvumarkkinointiyritys, kertoi meille:
Slackin avaaminen tiimillesi on erittäin suuri askel. Se poistaa edestakaiset sähköpostiviestit ja auttaa poistamaan estävän kysymyksen "pitäisikö minun lähettää tämä sähköpostilla?". Vai odotanko, kunnes tapaamme henkilökohtaisesti?".
Jotta Slackista saataisiin kaikki irti, on tärkeää asettaa oikeat odotukset. Syvällinen ja keskittynyt työskentely on ratkaisevan tärkeää liiketoimintamme menestyksen kannalta, joten emme halua, että tiimin jäsenet joutuvat jatkuvasti Slack-ilmoitusten vietäväksi. Jos aiotte saada yhdessä aikaan mielekkäitä tuloksia, tarvitsette aikaa ja tilaa keskittyä strategiaan ja toteutukseen (ilman pingauksia!), minkä vuoksi pyrimme suojelemaan tätä erityisillä Slack-odotuksilla.
Tuffilla, kun työntekijät liittyvät yritykseemme ensimmäistä kertaa, käymme heidän kanssaan läpi sisäiset Slack- ja viestintäohjeemme. Niiden avulla saamme todella selville, miten käytämme Slackia, ja sen ansiosta pystymme työskentelemään tiiminä tehokkaammin.
Etätiimin rakentaminen on mahdollista, ja Bufferin kaltaiset yritykset inspiroivat monia muita heidän moitteettomasti järjestetty tiimiretriitit. Mutta miten kasvattaa tiimihenkeä etätyöntekijöiden keskuudessa, kun rajat ovat kiinni, eikä edes yritysravintolareissut ole mahdollisia? On käynyt ilmi, että voit hyödyntää Slackia ja Zoomia tiimisi jäsenten toveruuden edistämiseen.
Kuunnellaanpa Hector Gineria, joka on toimitusjohtaja Z1, digitaalinen tuotantostudio.
Toveruuden rakentamisessa käytämme pääasiassa Slackia ja Zoomia. Meillä on monia erilaisia Slack-kanavia, jotka eivät liity pelkästään työhön vaan myös erilaisiin harrastuksiin, kuten ruoanlaittoon, lemmikkieläimiin, videopeleihin tai musiikkiin, ja ne ovat erittäin vilkkaita!. Olemme hiljattain luoneet myös Teambuilding-botin, joka aina silloin tällöin kannustaa tiimiä osallistumaan erilaisiin aktiviteetteihin. Lisäksi meillä on joka perjantai klo 13.30 alkaen epävirallinen kokous, jossa kaikki osallistuvat Zoomiin ja keskustelevat rennosti.
Loppujen lopuksi kyse on viestintään ja luottamukseen perustuvan yrityskulttuurin rakentamisesta. Varmistamme, että kaikki työntekijämme tuntevat itsensä arvostetuiksi riippumatta siitä, missä he asuvat ja työskentelevät, ja jokainen ottaa vastuun työmäärästään.
Nyt on aika ottaa hetki aikaa ja analysoida yrityksesi tilanne. Voitteko mukauttaa jotain näiden etädigitoimistojen testaamista ratkaisuista? Mitkä niistä sopisivat yrityskulttuuriisi? Ehkäpä tämän blogikirjoituksen luettuasi keksit uusia ideoita yrityksesi toimintatapojen parantamiseksi? Haluaisimme kuulla sinusta - laita meille viestiä chatissa.
Tiimin onnellisuuden mittaamisen ratkaiseva merkitys Tutkijat ovat jo pitkään tutkineet työntekijöiden onnellisuuden ja heidän työsuorituksensa välistä suhdetta. Eri tutkimukset viittaavat siihen, että onnellisuus todellakin tekee ihmisistä tuottavampia. Suora yhteys työmoraalin...
Kun mietit, miten voit parantaa yrityksesi menestymismahdollisuuksia, työntekijöiden sitoutuminen ei luultavasti tule ensimmäisenä mieleesi. Aluksi keskityt mieluummin sellaisiin seikkoihin kuin suorituskyky, motivaatio ja taitojen kehittäminen. Loppujen lopuksi...