Ylityöt, eli suunnitellun aikataulun ylittävä työmäärä, on liian monimutkainen asia, jotta sitä voitaisiin vain neuvoa "välttää kaikin keinoin". Itse asiassa ylimääräisten työtuntien tekeminen voi olla ainoa tapa pelastaa projekti, kun odottamattomia komplikaatioita ilmenee.
Et halua, että ylityöstä tulee säännöllinen ilmiö, sillä se voi vahingoittaa yritystäsi sekä taloudellisesti että kulttuurisesti. Onneksi on olemassa joitakin hyväksi havaittuja käytäntöjä, jotka auttavat sinua hallitsemaan ylitöitä järkevästi. Tässä artikkelissa käymme ne läpi yksi kerrallaan.
Mitä saat kiittää tästä artikkelista:
Tehokas ylitöiden hallinta (ja ajanhallintastrategia) alkaa tasapainoisen työaikataulun suunnittelulla. Tällöin voit tehdä kalliita virheitä, jotka moninkertaistuvat koko projektin aikana. Miten ne vältetään? Kun mahdollista, yritä joustava suunnittelu, jolloin voidaan ottaa huomioon vaihtoehtoisia skenaarioita ja ajallisia mukautuksia.
Voit myös analysoida kaikkien työntekijöidesi suunnitellun työmäärän: kiinnitä erityistä huomiota henkilöihin, joilla on ainutlaatuisia taitoja ja joiden tehtäviä ei voi siirtää muille tiimin jäsenille. Jos heidän työmääränsä on suuri, ylityöt ovat todennäköisempiä, koska kukaan muu ei voi auttaa.
Yksi ajatus sen välttämiseksi olisi rakentaa freelancereiden verkosto, joka voitaisiin tarvittaessa liittää mukaan projektiin. Toinen vaihtoehto on palkata uusi henkilö, jolla on samanlaiset taidot ja joka voi ottaa osan työtehtävistä hoitaakseen. Lisää tuottavuutta 9:stä 5:een
Vaikka työmäärän seuranta on olennainen vaihe, se ei aina riitä ylityön välttämiseksi. Hankkeissa, joissa on tiukat aikataulut ja muuttumattomat määräajat, on hyvin vähän liikkumavaraa, kun jokin menee pieleen.
Sairas työntekijä tai tekninen ongelma voi johtaa nopeasti siihen, että tiimi joutuu tekemään lisätunteja. Ylityön minimoimiseksi voit ottaa käyttöön pari sääntöä, jotka auttavat ihmisiä keskittymään 9-5-työhönsä.
Ensinnäkin haluat varmistaa, että tiimisi tietää, mitkä ovat heidän tulevat tehtävänsä. Vaikka se kuulostaa itsestään selvältä, se ei aina pidä paikkaansa. Tiimin jäsenet, jotka eivät tiedä tehtäviään (tai eivät täysin ymmärrä niiden laajuutta), menettävät todennäköisesti paljon arvokasta aikaa ennen työn aloittamista.
Seuraavaksi on karsittava kaikki tapaamiset, jotka eivät ole ehdottoman välttämättömiä. Jos noudatat ketterää lähestymistapaa projektinhallintaan, voit aikatauluttaa Scrum-kokoukset. Ne on suunniteltu kattamaan olennaiset asiat tuhlaamatta aikaa ja resursseja.
Toinen tapa lisätä tehokkuutta on helpottaa tiimin jäsenten välistä viestintää. Markkinoilla on paljon yhteistyövälineitä: chat-sovelluksista (esim. Slack) projektinhallintaohjelmistoihin (esim. JIRA).
Kun työkalut on valittu, yritä integroida ne toisiinsa sujuvien työnkulkujen luomiseksi. Yksi esimerkki olisi JIRA-ilmoitusten asentaminen Slackiin: näin tiimin jäsenet näkevät päivitykset reaaliajassa ja voivat reagoida niihin.
Kun hanke on käynnistetty, sinun on seurattava toimitusten edistymistä sekä todellista työmäärää (lue lisää aiheesta työmäärän hallinta). Miten se tehdään? Tehokas tapa olla tietoinen työntekijöidesi työajasta on käyttää työajanseurantaohjelmistoa. Se on itse asiassa kätevä myös tiimin kannalta.
Työaikataulujen ansiosta tiimisi jäsenet voivat olla varmoja siitä, että näet heidän ylimääräisen työpanoksensa. Esimiesten etu? Mitä nopeammin tiedät ylityöstä, sitä nopeammin voit puuttua sen perimmäiseen syyhyn.
Jotta voit seurata tiimisi työaikatauluja tehokkaasti, on parasta käyttää automaattisesti päivittyvää työaikatauluraportti. Seurattujen aikatietojen tarkastelu on hyödyllistä myös työaikataulujen kuvausten analysoimiseksi. Kuvaukset ovat kommentteja, joita työntekijäsi voivat kirjata, kun he kirjaavat tietyn työaikamerkinnän. Tarkistamalla kuvaukset voit saada arvokasta tietoa tiimisi ylityökäytännöistä:
Yllä olevasta kuvasta näet, että Rose teki huomattavia ylityötunteja vain silloin, kun hänellä oli tehtäviä, jotka edellyttivät vuorovaikutusta asiakkaan kanssa (työpajat, omaisuuserien tarkastelut). Ehkäpä tätä kannattaisi tutkia?
Ylityön syystä riippuen voit joko mukauttaa projektin aikataulua (lue lisää osoitteesta projektin aikataulutustekniikat) tai kytke lisäapua. Jos uskot, että ylitöitä on mahdotonta välttää, varmista, että ilmoitat odotuksistasi tiimille.
Vaikka monet työntekijät ovat valmiita tekemään ylimääräistä, heidän ylityönsä johtaa kielteiseen työ- ja yksityiselämän tasapainoon. Tästä syystä useimmat yritykset maksavat lisäpalkkaa säännöllisen työajan ylittävältä ajalta. Koska kaikkien kulujen tulisi sisältyä projektin budjettiin (lue lisää osoitteesta hankkeen budjetin seuranta), on tärkeää tietää, kuinka paljon rahaa menee ylityökorvauksiin.
Jotkut resurssien hallinnan välineet helpottavat tätä tehtävää tarjoamalla raportteja, jotka voit vetää pois osoitteesta työaikataulut. Teamdeckissä voit luoda automaattisesti päivittyvän korvausraportin, joka auttaa sinua hallitsemaan ylitöitä.
Valitse vain tarvitsemasi tietopisteet ja syötä tiimisi ylityömäärät. Voit käyttää eri taksoja eri tiimin jäsenille. Projektin edetessä sinun tarvitsee vain avata raportti ja tarkistaa nykyiset ylityökulut. Voit jopa jakaa raportin linkin palkanlaskentatiimisi kanssa helpottaaksesi myös heidän työtään.
Kun olet laatinut asianmukaisen ylitöiden hallintaa koskevan politiikan, älä unohda kertoa odotuksista tiimillesi. Työpaikka ja hankkeen avoimuus ovat erityisen tärkeitä tässä yhteydessä, koska se voi auttaa välttämään työntekijöiden työuupumus.
Tuore Gallupin tutkimus osoitti, että vaikka hallitsematon työmäärä on todellakin yksi 5 tekijästä, jotka korreloivat burnoutin kanssa, joten ovatko johtajien viestinnän ja tuen puute ja kohtuuton aikapaine. Avoin viestintä, projektin aikarajoitusten ymmärtäminen ja selkeät ylityökorvauksia koskevat säännöt ovat välttämättömiä, jotta tiimisi jäsenet voivat tuntea olonsa paremmaksi nykyisen työmääränsä suhteen.
Teamdeck helpottaa tiimisi ylitöiden hallintaa. Työaikataulujen ja ylityökorvausraporttien avulla pysyt samalla ajan tasalla tiimisi työmäärästä ja projektibudjetista. Varaa puhelu Anielan kanssa ja opi, miten voit johtaa tiimiäsi tehokkaasti!
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...