Vinkkejä työ- ja yksityiselämän tasapainoon projektipäälliköille

Projektipäällikön roolissa on jotain, joka saa ihmiset ajattelemaan: ei työn ja yksityiselämän tasapainoa. Googleta vain, niin näet lukuisia artikkeleita ja keskusteluketjuja, joissa viitataan siihen, että PM:t voivat usein olla ylikuormitettuja ja stressaantuneita. 

Yleisesti ollaan yhtä mieltä siitä, että työ- ja yksityiselämän tasapainon saavuttaminen voi olla haastavaa, kun johdat projektiryhmää. Jotkut jopa uskovat, että projektipäällikkönä tai resurssienhallinta edellyttää työn asettamista henkilökohtaisen elämän edelle. En usko, että jälkimmäinen on totta. Vaikka päämiehillä on usein vaikeuksia pitkien työaikojen ja ylikuormitetun postilaatikon kanssa, on olemassa keinoja vähentää tätä taakkaa.

Ennen kuin siirrymme projektipäälliköille tarkoitettuihin vinkkeihin, yritetään ensin käsitellä "työ- ja yksityiselämän tasapainon" merkitystä. Siitä on tullut yleisluontoinen ilmaisu, ja lähes kaikilla on siitä erilainen käsitys. 

Vaihtoehtoina ovat "en koskaan vietä yli 8 tuntia töissä" ja "minun ei tarvitse ajatella töitä työajan jälkeen". On myös niitä, jotka sanovat, että täydellistä työn ja yksityiselämän tasapainoa ei ole olemassa. 

Riippumatta siitä, mikä on näkemyksesi, on joitakin yhteisiä perusteita, joista voimme todennäköisesti olla samaa mieltä. Ei ole hienoa, kun joudut tekemään valtavasti ylitöitä saadaksesi työsi tehtyä. Tai kun yrität keskustella useiden ihmisten kanssa yhtä aikaa, ja kaikki vaativat nopeaa ratkaisua kysymykseensä. Tai kun projektisi on kasvanut hirvittäväksi kokonaisuudeksi, jota ei voi realistisesti saada valmiiksi ajoissa, ja sinulla on kauhea tunne lähestyvästä tuomiosta. Tai kun... Ymmärrätte varmaan, mitä tarkoitan. 

Tässä artikkelissa annan luettelon vinkkejä työ- ja yksityiselämän tasapainosta projektipäälliköille, jotka haluavat muuttaa oletustilansa "kiireisestä" "tehokkaaksi". Kuten monet asiat tässä työssä, tämäkin alkaa asianmukaisesta suunnittelusta. 

Tehokkuutta koskeva suunnitelma  

Lyhytaikainen verrattuna pitkäaikaiseen

Vaikka hankkeesi luonne saattaa määrittää, minkä laajuisia suunnitelmia sinun on laadittava, väittäisin, että lyhyen aikavälin suunnitelmat ovat se, mitä sinun on priorisoitava. Useimmissa tapauksissa et todellakaan voi suunnitella vuoden mittaisen suunnitelman kaikkia yksityiskohtia. Keskity sen sijaan seuraavaan työpätkään: jos noudatat Scrum-kehystä, tämä olisi seuraava sprintti. Varmista, että voit todella sitoutua siihen, mitä seuraavaan julkaisuun on luvassa, ja noudata suunnitelmaa. Se antaa sinulle paljon enemmän joustavuutta ja mielenrauhaa. Myönnettäköön, että joudut luultavasti suunnittele jotain hankkeen välitavoitteet myös myöhemmässä vaiheessa, esimerkiksi koko hankkeen etenemissuunnitelma. Ero on siinä, että etenemissuunnitelma ei ole kiveen hakattu, joten sinulla ja tiimilläsi on paljon realistisempi tavoite, johon keskittyä tällä hetkellä: lyhyen aikavälin suunnitelma. 

Automatisoi työsi

Teetkö jotain useammin kuin kahdesti? Automatisoi se! Huomattava osa projektipäällikön työtaakasta koostuu tehtävistä, jotka ovat jokseenkin toistuvia. Tämä ei tarkoita, että ne olisivat vähemmän tärkeitä, päinvastoin! Valitettavasti ne voivat myös olla aikaa vieviä. Analysoi päivittäiset, viikoittaiset ja kuukausittaiset tehtäväsi ja mieti, miten niitä voisi automatisoida. 

Mitä tarkoitan asioiden automatisoinnilla? Mallin tai tarkistuslistan kaltaisen menettelyn luominen voisi olla hyvä alku. Jos haluat luoda kokonaisia työnkulkuja, voit käyttää seuraavia keinoja Zapier tai IFTTT (ohjelmointitaitoa ei tarvita!). Pienetkin ajansäästöt vähentävät kiireitäsi (ja parantavat tehokkuuttasi). Jos olet Slackin käyttäjä, sinun kannattaa tutustua artikkeliin aiheesta parhaat Slack-sovellukset projektipäälliköille, josta löydät myös ideoita tuottavuuden lisäämiseksi. 

Mikä on sinun TQ:si? 

TQ, Technology Quotient, tarkoittaa kykyäsi sopeutua teknologiaan, hallita sitä ja integroida sitä. PMTQ:n (Project Management Technology Quotient) on tunnustanut seuraavat tahot Projektijohtamisen instituutti uudenlaisena avaintekijänä hankkeiden onnistumisessa:

Kaikille, joiden tehtävänä on toteuttaa strategiaa maailmassa, jota teknologia jatkuvasti muokkaa,

PMTQ:sta tulee välttämättömät, ratkaisevat taidot.

Mieti suhdettasi teknologiaan. On eri asia pystyä johtamaan projektia, joka liittyy erottamattomasti tekniikkaan, esimerkiksi ohjelmistokehitykseen. On eri asia pystyä käyttämään ohjelmistoja omaksi ja projektin eduksi. Verkkotyökalujen älykäs käyttö säästää paljon aikaa ja parantaa projektin läpinäkyvyyttä.  

Suojaa aikaasi

Määritä saatavuutesi 

Projektipäälliköillä näyttää olevan taipumus olla ensimmäisinä toimistossa ja viimeisinä poistuessaan. Yksi syy tähän on se, että he etsivät tilaisuuksia saada varsinaista työtä tehtyä (ks. seuraava jakso). Toinen syy on kuitenkin tarve valvoa tiimiä ja pystyä kommunikoimaan reaaliaikaisesti. Hätätilanteita lukuun ottamatta jatkuvan läsnäolosi ei pitäisi olla tarpeen. Suosittelen vahvasti, että määrittelet käytettävyytesi ja pysyt siinä. 

Syvällinen työ ja toimistoaika

Olen maininnut, että jotkut pääjohtajat haluavat tulla toimistolle aikaisin tai jäädä myöhään, koska silloin he voivat keskittyä työhönsä ilman keskeytyksiä. On myönnettävä, että projektipäällikkönä toimiminen vaatii terveen annoksen viestintää, mutta ei ole tarpeen olla tiimisi Siri ja olla aina valmiina vastaamaan "nopeaan kysymykseen". Kontekstin vaihtaminen häiritsee keskittymistä. Kun et pysty keskittymään suurimman osan päivästä, et saa tehtäviäsi tehtyä. 

Yritä ajoittaa päiväsi ja määritä aikoja, jolloin voit työskennellä keskeytyksettä. Voisit jopa asettaa toimistoaikoja, jolloin tiimisi jäseniä rohkaistaan lähestymään sinua kysymyksillään. Avoimessa ja hyvin dokumentoidussa hankkeessa tämän pitäisi olla onnistunut strategia.

Tietenkin improvisoidun viestinnän lisäksi on tilaa myös suunnitellulle vuorovaikutukselle: tiimikokouksille. Täällä pallo on sinulla. Sinä, projektipäällikkö, olet vastuussa kokouskäytännön määrittelystä (ja esimerkin näyttämisestä). Ensimmäinen sääntö? Järjestä kokouksia vain silloin, kun ne ovat välttämättömiä, ja laadi niille selkeä tavoite. Toiseksi, pidä kello silmällä ja käytä aika mahdollisimman tehokkaasti. Olet suunnitellut tämän kokouksen saavuttaaksesi tavoitteen, yritä keskittyä tähän tavoitteeseen ja käyttää aikaa tehokkaasti. Syy, miksi monet työntekijät vihaavat kokouksia että se on "ajanhukkaa". Varmista, että näin ei ole tiimisi ja aikasi kohdalla. 

Työskentele ajattelutapasi parissa

Monet projektipäälliköt pyrkivät täyttämään tietyt odotukset. He haluavat pitää kaiken hallinnassa, olla aina "tiimin tukena" ja olla jatkuvasti asiakkaan käytettävissä. 

Ongelmana on, että nämä odotukset ovat täysin epärealistisia. Jos haluat edes alkaa miettiä työ- ja yksityiselämän tasapainoa, sinun on unohdettava seuraavat asiat kaikki, aina, jatkuvasti. Se ei ole hyvä työmoraali eikä todellakaan hyvä esimerkki joukkueellesi. 

Lopuksi, et voi olla pelkkä kyllä-persoona, vaikka haluaisitkin tehdä asiakkaasi onnelliseksi. Se on yleinen ongelma, mutta laajuuden hiipuminen voi suistaa projektin raiteiltaan ja pilata työ- ja yksityiselämän tasapainottamispyrkimyksesi. 

Näiden vinkkien noudattaminen ei takaa sitä, että et koskaan jää pidemmäksi aikaa toimistoon, mutta se antaa sinulle vankan pohjan, jonka varaan rakentaa. Ajan myötä, kun otat käyttöön lisää tuottavuuttasi lisääviä prosesseja, sinun pitäisi huomata merkittävä muutos kiireisyydessäsi. 

Pohjimmiltaan nämä vinkit työ- ja yksityiselämän tasapainottamiseen ovat myös askelia kohti parempaa tehokkuutta työssä. "Oikean" tasapainon löytäminen on vaikeaa, ellei jopa mahdotonta. Niin kauan kuin koet, että työskentelytapasi tuntuu tasapainoisemmalta, olet varmasti edistynyt. Jatka samaan malliin!