Uuden projektinhallintatehtävän aloittaminen voi olla stressaavaa: olitpa sitten kokenut projektipäällikkö tai vasta projektipäällikön uransa aloittanut henkilö, kohtaat todennäköisesti uusia haasteita. Hyvä uutinen on se, että sait työpaikan, joten uusi työnantajasi luottaa projektinhallintataitojasi. Sinun on aika valmistautua ja aloittaa uusi työ oikealla jalalla. Olemme laatineet useita vinkkejä, joiden avulla voit valmistautua loistamaan uudessa tehtävässäsi.
On asioita, joita voit tehdä ennen ensimmäistä työpäivääsi. Ensinnäkin, hoida tarvittavat paperityöt. Onko olemassa asiakirjoja, jotka sinun on toimitettava uuden yrityksesi henkilöstöryhmälle? Kannattaa myös tarkistaa työntekijäetusi. Joskus ne tulevat valinnaisten pakettien mukana, joten on parempi miettiä ne etukäteen.
Muista logistiikka: yksi parhaista asioista, joilla voit välttää turhaa stressiä, on suunnitella ja testata työmatkasi. Varmista, että sinulla on selkeä käsitys uuden toimistosi pukeutumiskoodista, pysäköintijärjestelyistä, rakennukseen pääsystä jne. Käytä hetki aikaa analysoidaksesi laitteesi. Jos työskentelet toimistossa, sinua odottaa todennäköisesti työpiste. Etätyössä saatat kuitenkin olla vastuussa tarvittavan laitteiston täydentämisestä. Jos jossain vaiheessa tuon työskentelyä edeltävän jakson aikana sinulle tulee kysymyksiä. Älä epäröi ottaa yhteyttä uuteen työnantajaasi.
Uuden yrityksen tutkiminen voi olla arvokas askel. Olet luultavasti tehnyt jonkin verran tutkimustyötä haastattelua varten, joten sinulla on hyvä käsitys siitä, mitä yritys tekee ja miten se on organisoitu. Nyt on aika saada parempi käsitys yrityskulttuurista. Tutustu yrityksen sosiaalisen median kanaviin tai selaa työntekijöiden käsikirjaa, jos olet jo saanut sen. Älä mieti asiaa liikaa! Tämän tehtävän tarkoituksena on saada sinut suhtautumaan luottavaisemmin tulevaan uranvaihtoon, ei saada sinua etsimään mitään "punaisia lippuja".
Varmista lopuksi, että käytät työpaikkojen välisen ajan siihen, että voit elää hieman ja rentoutua. Olet ansainnut tämän vapaa-ajan: ota siitä kaikki irti! Ensisijaisena tavoitteenasi pitäisi olla saapua uuteen työpaikkaasi positiivisella energialla, olla menettämättä unta ja yrittää valmistautua työhön.
Uusien työntekijöiden perehdyttäminen on tärkeä prosessi kaikissa organisaatioissa. Uudella työnantajallasi on luultavasti kiinteä menettely tai jopa erityinen polku tiimiin liittyville uusille projektipäälliköille. Yksityiskohdat projektin käynnistäminen prosessi vaihtelee yrityksestä toiseen. Yksi asia on kuitenkin varmaa: opit paljon uutta tietoa. Jotta et hukkuisi, yritä käsitellä näitä neljää näkökohtaa, kun järjestät uutta tietoa ja kysyt jatkokysymyksiä:
Käydään ne läpi yksi kerrallaan.
Prosessi. Jos sinun on tarkoitus johtaa organisaation projekteja, sinun on oltava tietoinen kaikista vakiintuneista projektiin liittyvistä menettelyistä. Todennäköisesti olet jo keskustellut perusasioista rekrytointiprosessin aikana ja tiedät esimerkiksi, mitä projektinhallintamenetelmiä uusi yrityksesi kannattaa. Kysy malleista, raportointitavoista, kokouksista (mukaan lukien Scrum-kokoukset), viestintämenettelyt, hankkeen elinkaari jne. Tavoitteenasi on hallita projektia tavalla, joka on tehokas mutta myös tuttu tiimillesi.
Sinut on tietenkin voitu nimittää henkilöksi, joka vastaa uusien prosessien luomisesta ja projektinhallintakulttuurin rakentamisesta tietyssä yrityksessä. Silti on hyödyllistä tietää aiemmista prosesseista, jotta niitä voidaan parantaa.
Työkalut. Useimmat projektipäälliköt eivät voi kuvitella tekevänsä työtään ilman ohjelmistoja, jotka auttavat heitä pysymään organisoituneina ja pitämään tiimin jäsenet ajan tasalla. Sinun on ehkä opeteltava käyttämään uutta työkalua, ellei uusi yrityksesi käytä jo tuttuja sovelluksia. Todennäköisesti olet tekemisissä tämäntyyppisten verkkotyökalujen kanssa:
Katso myös: Tuottavuutta lisäävät Slack-sovellukset projektipäälliköille
Jos hallinnoit ohjelmistoprojektia, sinun on myös selvitettävä, mitä työkaluja tiimisi käyttää (esim. vikaseurantatyökalut, koodivarastot, rautalankatyökalut). Tieto siitä, mitä sovelluksia ja työkaluja tiimisi jäsenet käyttävät, on olennaisen tärkeää myös pitkälle erikoistuneilla aloilla, kuten rakennusalalla. Et ehkä osaa käyttää tiettyä sovellusta, mutta sinun pitäisi tietää, mitä se tekee ja kuka sitä käyttää. Tämän ansiosta pystyt kommunikoimaan tiimisi kanssa tehokkaasti.
Hankkeet. Kun aloitat uutena projektipäällikkönä organisaatiossa, se johtuu yleensä siitä, että jokin projekti vaatii johtajaa. Yksi ensimmäisistä prioriteeteistasi pitäisi olla selvittää siitä mahdollisimman paljon. Laajuus, aikataulu, vaatimukset, budjetit, riskit, riippuvuudet: kaikki, mitä tarvitset aloittaaksesi työsi. Projektin vaiheesta riippuen sinun on ehkä myös keskusteltava edeltäjiesi kanssa: saattaa olla, että otat projektin haltuusi joltakulta toiselta. Kysy tähänastisesta edistymisestä, matkan varrella ilmenneistä ongelmista ja suhteesta sidosryhmiin. Yritä rohkaista sinua vastaamaan avoimesti: kaunistelemalla vain vaikeutat työtäsi pitkällä aikavälillä. Käy läpi hankkeen asiakirjat ja arvioi, ovatko ne ajan tasalla ja täydelliset. Jos näin ei ole, kysy kaikista sellaisista elementeistä, joista et ole varma.
Jos mahdollista, yritä kerätä tietoa myös yrityksesi muista hankkeista. Voit ehkä havaita joitakin malleja ja paljastaa parannusalueita tai riskejä. Samalla opit myös lisää tiimisi jäsenistä.
Asiakkaat. Jokaiseen hankkeeseen liittyy sidosryhmiä. Riippumatta siitä, hallinnoitko sisäistä projektia vai onko yrityksesi palkannut ulkoinen asiakas, sinun on oltava tietoinen siitä, kuka se on. Yksi projektipäällikön roolin kriittisistä osista on rakentaa hyvät suhteet sidosryhmiin. Tämä ei tarkoita sitä, että sinun pitäisi olla myöntyväinen, päinvastoin: kun asiakkaasi luottaa arvostelukykyysi, sinun ja tiimisi pitäisi olla helpompi puhua hänet irti jostain, mitä sinä ja tiimisi ette kannata. Kun tutustut asiakkaaseen, yritä oppia lisää hänen liiketoiminnastaan. Aloitettavan projektin tavoite, käyttäjäkunta, mahdolliset tutkimukset, joita he ovat tehneet ennen projektin käynnistämistä: nämä tiedot auttavat sinua tekemään parempia päätöksiä projektista.
Kun aloitat uuden projektinhallintatehtävän, on erittäin tärkeää, että esittäydyt kunnolla. Työtovereita on kolme ryhmää, jotka sinun on hyvä muistaa:
Projektiryhmäsi. Kuten luultavasti voit kuvitella, projektipäällikön suhde tiimiinsä on ratkaisevan tärkeä. Selvitä ensin, ketkä kuuluvat projektiryhmään ja mitkä ovat heidän roolinsa (sekä yrityksen tasolla että projektissa). Kuuntele aktiivisesti heidän näkemyksiään: he saattavat kertoa sinulle projektista tai asiakkaasta asioita, joita et saa selville ihmisiltä, jotka eivät ole työskennelleet tiimissä.
Kannusta palautteen antamiseen ja rehelliseen viestintään. Kulttuurin rakentaminen hankkeen avoimuus auttaa sinua kehittämään luottamusta sinun ja tiimisi välille. Yritä alusta alkaen olla hyvin selvillä roolistasi projektipäällikkönä ja aseta joitakin perussääntöjä. Se auttaa sinua säilyttämään työ- ja yksityiselämän tasapaino ja estää työuupumus.
Johtajasi. Pomosi tapaaminen on väistämätön (ja olennainen) osa työhönottoprosessia. Yksi mielenkiintoisimmista tätä suhdetta koskevista vinkeistä tulee Owen Gadekenilta, joka kirjoitti:
"Nyt saatat jo kysyä: "Entä tapaaminen uuden pomoni kanssa?". Kyllä, se on aina tärkeää, ja olet luultavasti pitänyt jo ainakin yhden tapaamisen. Suosittelen kuitenkin, että lykkäät tarkoituksella jatkotapaamisia, kunnes olet saanut kerättyä riittävästi tietoa, jotta voit tehdä ainakin alustavan arvion hankkeestasi; muuten saatat huomata tekeväsi lupauksia tai sitoumuksia, joita et voi pitää. "
Lähde: Gadeken, O. C. (2009). Olet siis uusi projektipäällikkö: vinkkejä hyvään alkuun. Esitelmä PMI® Global Congress 2009-North America -tapahtumassa, Orlando, FL. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
Muut työtoverit. Voit todennäköisesti hyötyä siitä, että tutustut mahdollisimman moneen kollegaan, varsinkin jos organisaatiossasi on alle 500 työntekijää (tämä tehtävä voi olla mahdotonta suurissa yrityksissä). Saatat jopa haluta kysyä tiimiltäsi: "kenet minun pitäisi tuntea?" Projektipäällikkönä sinun on ehkä tehtävä yhteistyötä henkilöstöryhmien, toimistopäälliköiden, myynnin, taloushallinnon jne. kanssa. Kun tiedät, kuka on kuka, olet hyvässä asemassa. Tietenkin sinun kannattaa tutustua myös muihin PM-kollegoihin, ja jos mahdollista, löytää henkilö, josta voisi tulla mentorisi.
Jossain vaiheessa sinun odotetaan pääsevän töihin: monissa organisaatioissa tämä tapahtuu jo muutama päivä sen jälkeen, kun olet tutustunut organisaatioon. Siirtyminen perehdytyksen ja "oikean työn" välillä voi olla vaikeaa, sillä silloin sinusta huolehditaan ja olet (todennäköisesti) omillasi. Miten sinun tulisi suhtautua tähän haastavaan ajanjaksoon?
Aseta mitattavissa olevat tavoitteet ja prioriteetit: sekä projektiryhmälle että itsellesi. Tällainen luettelo on arvokkain apuvälineesi epäselvissä tilanteissa.
Jaa odotukset tiimisi kanssa. Suorat alaisesi arvostavat sitä, että tiedät, mitkä ovat heidän tavoitteensa ja ensisijaiset vastuualueensa. Sinä taas voit luottaa siihen, että strategiasi toteutuu.
Ilmaise huolesi ja mielipiteesi, erityisesti silloin, kun ne liittyvät projektinhallintaprosesseihin. Kukaan ei tietenkään pidä siitä henkilöstä, joka tulee tiimiin ja haluaa tehdä 180 prosenttia kaikesta heti ensimmäisenä päivänä. Mutta tuoretta silmäparia kannattaa käyttää: saatat yksinkertaisesti huomata enemmän puutteita ja parannuskohteita kuin muut. Kunhan kommunikoit rauhallisesti ja asiallisesti, sinun ei pitäisi joutua vaikeuksiin. Muista, että viime kädessä juuri sinä joudut kärsimään virheellisten prosessien ja menetelmien seurauksista. On luultavasti parempi tehdä yhteistyötä kollegoiden kanssa tiettyjen osa-alueiden parantamiseksi.
Seuraavassa on pari vinkkiä, jotka auttavat sinua pysymään järjestyksessä ensimmäisten haastavien viikkojen aikana uudessa työpaikassa:
Ensimmäiset viikot uudessa tehtävässä voivat olla haastavia. Jos kuitenkin noudatat ohjeitamme, sinun pitäisi saada hyvä käsitys tulevista vastuualueistasi ja tehtävistäsi. Kun olet epävarma, voit aina kääntyä PM:n verkkolähteiden puoleen. Julkaisemme säännöllisesti hyödyllisiä oppaita projektipäälliköille, joten muista merkitä Teamdeckin blogi kirjanmerkkeihin! Ja jos et ole vielä kokeillut sovellustamme, rekisteröidy nähdäksesi, mistä muut PM:t ovat innoissaan.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...