Yhden projektin hallinnointi voi olla hankalaa. Useiden projektien hallinta on paljon vaikeampaa. Kun useita projekteja on käynnissä samanaikaisesti, sinun on jongleerattava erilaisten liiketoimintatavoitteiden, tavoitteiden, aikataulujen ja määräaikojen kanssa. Kun vastuualueesi ja hallinnoitavien tehtävien määrä kasvaa, on helppo tehdä kalliita virheitä. Seuraavassa on muutamia ideoita, joilla voit vastata yleisimpiin haasteisiin, joita PM:t kohtaavat useiden projektien samanaikaisessa hallinnassa.
Etsitkö työkalua, joka auttaa sinua hallitsemaan resursseja useissa projekteissa? Teamdeckin avulla saat paremman yleiskuvan tiimeistäsi ja projekteista, joissa he työskentelevät. Kokeile Teamdeckiä 30 päivän ILMAISELLA kokeilujaksolla jo tänään.. |
Jos sinulla ei ole kaikkia hankkeita kattavaa yleissuunnitelmaa, on vaarana, että eksyt tai sekoitat asioita keskenään.
PMI:n asiakirjan mukaan keskeiset tekijät, jotka vaikuttavat useiden hankkeiden hallinnoinnin tehokkuuteen, sinun on ajateltava projektejasi portfoliona, jonka osat vaikuttavat toisiinsa:
"Hallitse kaikkia hankkeita kokonaisuutena mukauttamalla ja yhdistämällä niiden aikatauluja käytettävissä olevien resurssien mukaisesti ja poistamalla tarpeeton vaihtelu useiden hankkeiden hallinnoijien työmäärissä."
Luo oma aikataulusi, joka koostuu jokaisesta suorittamastasi projektista. Näin saat yleiskuvan omasta ajastasi ja projekteista, jotka sinun pitäisi hoitaa kerrallaan.
Muutosten hallinta on väistämätöntä projektipäälliköiden työssä. Yksi keino menestyä tässä tehtävässä on oppia reagoimaan niihin, kun niitä ilmenee.
Kun hallinnoit projekteja, varmista, että suunnitelmasi ovat aina ajan tasalla, jotta et menetä mitään. Kun muutoksia tapahtuu, päätä, kuinka paljon ne vaikuttavat hankkeen laajuus ja pystytkö toteuttamaan projektin käytettävissä olevilla resursseilla.
Jos haluat saada tietoa projektisi nykytilanteesta, seuraa aikataulua omassa resurssien aikataulutustyökalu tai puhu tiimillesi päivittäisissä stand-upeissa. Kysy, onko tiimilläsi rajoituksia tai esteitä, jotta voit poistaa esteet heti niiden ilmaantuessa.
Saattaa olla houkuttelevaa hallita mahdollisimman monia asioita. Jokaisen tehtävän suorittamisen valvominen, pienimpienkin yksityiskohtien hyväksyminen, yhteydenpito johtajiin tai asiakkaisiin tiimisi puolesta, vaikka he voisivat tehdä sen itse - kaikki tämä on mikromanagerointia.
Vaikka se saattaakin antaa sinulle hallinnan tunteen, mikromanagerointi ei ainoastaan rasita sinua ajan mittaan, vaan se on myös huono asia tiimisi moraalille. Vaikka on hienoa, että olet valmis käärimään hihat ja tekemään ylimääräistä työtä useiden projektien hallinnoinnissa, sinun on opittava delegoimaan.
Kun määrittelet projektin vastuuhenkilöt, kerro selkeästi roolit ja vastuut, jotta jokainen tietää tarkalleen, mistä on vastuussa. Käytä taitomatriisia tai resurssien aikataulutusohjelmisto selvittää, kuka on paras tiettyihin tehtäviin, ja antaa hänen tehdä työnsä.
Kyky asettaa tehtävät tärkeysjärjestykseen on PM:n tärkeä taito. Kun sinulla on useita projekteja samanaikaisesti, on entistäkin tärkeämpää, että osaat sen erinomaisesti. Priorisointi auttaa sinua välttämään kaoottisten päätösten tekemistä paineen alla ja työskentelemään strategisemmin.
Kuten Antonio Nieto-Rodriguez, johtava projektinhallinnan ja strategian toteuttamisen asiantuntija, selittää kirjassaan HBR:n artikkeli priorisoinnista:
Priorisointi lisää strategisten hankkeiden onnistumisprosenttia, lisää ylimmän johdon tiimien linjausta ja keskittymistä strategisiin tavoitteisiin, poistaa operatiivisten tiimien epäilykset päätöksenteon yhteydessä ja, mikä tärkeintä, rakentaa toteutusajattelua ja -kulttuuria.
Miten siis priorisoit hankkeet niin, että ne täyttävät asiakkaiden odotukset ja yrityksen tavoitteet? Käyttämällä Kriittisen polun menetelmä (CPM) on yksi tapa tehdä niin. DuPont-yhtiö kehitti sen alun perin 50-luvun lopulla, mutta sitä sovelletaan edelleen moniin liiketoimintamalleihin, kuten ohjelmisto- tai tuotekehitykseen.
CPM:ssä käytetään algoritmia aikatauluttamiseen, joka perustuu projektin toimintojen, kuten riippuvuuksien, ajan ja suoritteiden, perusteella. Näin voit selvittää, mitkä toiminnot ovat kriittisiä, ja keskittää ponnistelut ensin niihin.
Kun olet asettanut työt tärkeysjärjestykseen, kerro se selkeästi tiimeillesi, jotta kaikki tietävät, mihin keskittyä.
Me Teamdeckissä uskomme, että oikealla tavalla toteutettu projektisuunnittelutyökalut ja tekniikoiden avulla selviät jokaisesta projektista, toimitat laadukasta työtä ja johdat tiimejäsi menestyksekkäästi.
Vaikka useiden projektien hallinta saattaa aluksi pelottaa, voit voittaa sen. Opettele hoitamaan niitä yhtenä projektina, pitämään suunnitelmat ajan tasalla ja delegoimaan tehtäviä. Näiden asioiden parantaminen auttaa sinua menestymään.
Meidän resurssien suunnitteluohjelmisto valitsevat tunnetut mainos- ja tietotekniikkayritykset. Haluatko tietää miksi?
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...