Kun kysytään projektipäällikkönä toimimisen huonoja puolia, jotkut mainitsevat pitkät työpäivät ja huomattavat paineet. On kiistatonta, että projektipäällikön työ saattaa vaatia vaikeiden puhelujen soittamista tai ylitöiden tekemistä. Se ei kuitenkaan tarkoita, että kyseessä olisi ammatti, joka on lähtökohtaisesti stressaava ja uuvuttava.
Toisaalta projektipäälliköt tuntevat usein, että heidän työmääränsä on liian suuri. Jos olet yksi heistä, sinun kannattaa ehkä tarkastella työmäärääsi tarkemmin ja kysyä itseltäsi:
Vaikuttaako minuun työn hiipuminen?
Lue lisää, mitä työn hiipuminen on ja mistä se johtuu. Luettelemme myös toimenpiteitä, joilla voit saada työelämäsi takaisin raiteilleen.
Job creep, jota kutsutaan myös roolin hiipuminen, tapahtuu, kun henkilö suorittaa tehtäviä, jotka eivät kuulu hänen rooliinsa tai sovittuun tehtäväkenttäänsä.
Huomaa, että työn hiipuminen voi vaikuttaa eri tehtävissä työskenteleviin henkilöihin. Pohjimmiltaan se tarkoittaa sellaisten tehtävien suorittamista, jotka muiden tiimin jäsenten pitäisi tehdä. Projektipäälliköille nämä tehtävät liittyvät yleensä projektin toteuttamiseen, tiimin johtamiseen tai asiakassuhteiden hoitamiseen.
Michael Wellin kirjassaan Psykologisen sopimuksen hallinnointi: henkilökohtaisen sopimuksen käyttäminen liiketoiminnan suorituskyvyn parantamiseen, tuo esiin erittäin mielenkiintoisen näkökohdan roolien hiipimisestä:
Työn hiipuminen tarkoittaa, että työntekijöihin kohdistuu jatkuvaa painetta tehdä enemmän kuin heidän työnsä normaalit vaatimukset edellyttävät. Tämä on tilanne, jossa vastavuoroisuuden normi, joka on kehittynyt ajan myötä, ei enää päde. Sen sijaan työnantaja lisää vähitellen työntekijöiltä asettamiaan vaatimuksia. Työnantaja odottaa yhä enemmän tai pitää sitä itsestäänselvyytenä, että työntekijät käyttäytyvät ja suoriutuvat tehtävästään, joka aiemmin oli harkinnanvaraista. (Wellin, 2007, s. 90)
Kuten huomaat, työuupumus saa sinut työskentelemään enemmän tietyn ajanjakson ajan (esimerkiksi projektin käynnistämiseen asti), mutta se voi myös muuttua jatkuvaksi tilanteeksi, kun työnantajasi odottaa, että joudut aina jongleeraamaan kaikkien näiden tehtävien kanssa. Projektipäälliköiden on hyödyllistä tunnistaa ja pysäyttää rooliin hiipiminen tai estää se alun perin.
Jotta voisimme paremmin ymmärtää itse ilmiötä, tarkastelemme joitakin yleisiä syitä, jotka aiheuttavat työn hiipumista.
Keskeinen tekijä projektipäälliköiden työn hiipumisen taustalla on heidän ammattinsa luonne. Lyhyesti sanottuna muut ihmiset eivät yleensä ymmärrä kyseistä roolia. Elizabeth Harrin, joka on kirjoittanut Kapinallisen opas PM:ään, myöntää, että ihmiset töissä "Usein en ymmärrä, mitä hän tekee.". Tällöin projektipäälliköihin kohdistuvat odotukset voivat olla kohtuuttomia.
Käsitys siitä, että "projektin vastuuhenkilö" on projektinjohtaja, tekee projektipäälliköistä alttiita roolitusongelmille. Loppujen lopuksi lähes kaikki tehtävät voidaan perustella hankkeeseen liittyviksi. Tämän seurauksena projektipäälliköt saattavat tuntea, että viime kädessä heidän tehtävänään on toimittaa jokin asia, vaikka tiimissä on muitakin henkilöitä, joiden pitäisi käsitellä tiettyä tehtävää.
Entä jos ei ole ihmisiä, jotka ovat paremmin varustettuja hoitamaan tiettyjä tehtäviä? Työn hiipumista voi tapahtua myös alimitoitetun henkilöstön ja heikon työn vuoksi. HR-ennusteiden laatiminen. Jos kukaan ei pysty suorittamaan tehtävää, pääjohtaja päätyy usein tekemään sen.
Projektipäälliköt saattavat tuntea tarvetta hypätä mukaan ja auttaa tuotantotehtävissä. Heillä on paineita, koska he viestivät projektin tuloksista sidosryhmille. Aleksandar Olic ilmaisi asian kauniisti, kun hän sanoi hän kirjoitti:
Tämä voi johtaa identiteettikriisiin. He eivät voi suoraan vaikuttaa siihen, miten verkkosivusto tai sovellus toimii tai näyttää, mutta he ovat vastuussa lopputuloksesta. Lisäksi työn esittelyssä heidän odotetaan tietävän ja puhuvan kaikesta niin kuin he olisivat itse luoneet sen.
Toinen tekijä, joka tekee projektipäälliköistä alttiita roolin hiipimiselle, on se, että jokainen projekti on erilainen ja vaatii siksi projektipäälliköltä jonkin verran monipuolisuutta. Monipuolisuus voi usein rajoittua sopivien välineiden ja tekniikoiden käyttöön, mutta se voi myös johtaa siihen, että pääjohtajat ryhtyvät hoitamaan laajempia tehtäviä, koska he kokevat, että heidän hankkeensa vaatii sitä. Jos tämä laajuus laajenee ja laajenee projektin edetessä, puhutaan työn hiipumisesta.
Lopuksi totean, että työkokemus on erittäin tärkeää projektipäälliköille. Tämä pätee myös roolien hiipumisen osalta. Vaikka kokemattomilla PM:illä voi olla erittäin vahva teoreettinen tausta, heillä voi olla vaikeuksia jongleerata useiden tehtävien kanssa ja tunnistaa roolin karkaaminen.
Työn hiipuminen projektinhallinnassa on estettävissä. Vaikka tuntisitkin jo sen seuraukset, voit silti ryhtyä korjaaviin toimenpiteisiin.
Tärkein toimenpide on varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla oman roolisi suhteen hankkeessa. Kaikilla tarkoitamme:
Vastuualueesi hahmottaminen ja jopa esimerkkien antaminen tehtäviisi kuulumattomista asioista auttaa sinua asettamaan odotuksia suorituksesi suhteen. Ihannetapauksessa tämä olisi hyvä tehdä projektin alussa (tai neuvotellessasi työtarjouksesta), mutta voit myös puuttua siihen, kun huomaat rooliin siirtymisen kielteiset seuraukset.
Se, mikä ei kuulu PM-roolin piiriin, voi vaihdella hieman projektista toiseen, mutta jos tarvitset inspiraatiota ydintehtävien listaamiseen, tutustu seuraaviin ohjeisiin tämä digitaalisen projektipäällikön artikkeli.
Kun vastuualueesi ja mahdolliset tehtävät on hahmoteltu - tiedät, että mitä työstää - on aika laatia joitakin sääntöjä, jotka koskevat miten. Ajattele omaa aikaasi ja yritä suojella sitä: määritä työajat, jolloin olet käytettävissäsi tiimisi avustamiseen, ilmoita vapaapäivistäsi ja suunnittele, mitä teet, kun työmäärääsi on vaikea hallita.
Olet ehkä jo huomannut, että suurin osa näistä vinkkejä roolihyypiön välttämiseksi liittyy asianmukaiseen viestintään. Hankkeen avoimuus auttaa sinua pitämään työmäärän kurissa mutta myös estämään tiimisi jäseniä hiipimästä työtehtäviin. Paranna omien ja tiimisi tehtävien näkyvyyttä hyödyntämällä resurssikalentereita ja työaikatauluja. Projektinhallinta ja resurssienhallintatyökalu auttaa sinua suunnittelemaan työn tehokkaasti ja myös sovittamaan tehtävät yhteen niiden henkilöiden kanssa, joilla on sopivimmat taidot.
Kyvyistä ja pätevyydestä puheen ollen: projektipäällikkönä saatat tuntea olevasi täysin sopiva tekemään jotakin (vaikkapa suunnittelemaan verkkolomakkeen) aikaisemman työkokemuksesi tai henkilökohtaisten kiinnostuksenkohteidesi vuoksi. Ja harvinaisissa tapauksissa PM voi olla samanaikaisesti vastuussa myös joistakin tuotannon osa-alueista. Jos roolisi ei kuitenkaan ole hybridi, pidä kiinni PM-tehtävistäsi projektin onnistumisen vuoksi.
Tämä ei tarkoita, että suunnittelusi tai koodisi olisi huonolaatuista. Näin ei välttämättä ole. Kun kuitenkin käytät vaivaa "ylimääräisiin" tehtäviin, sinulla on vähemmän aikaa täyttää päätehtäväsi.
Viimeiset neuvot ovat erityisen hyödyllisiä projektipäälliköille, jotka ovat juuri aloittaneet työnsä alalla. Vaikka oletkin varmasti pätevä tehtävään, pidä mielessä, että tässä on oppimiskäyrä. Se pätee erityisesti vähemmän konkreettisiin asioihin: Työhön hiipiminen olisi yksi niistä.
On todennäköistä, että yrityksessäsi työskentelee kokeneempia projektipäälliköitä. Kenties on jopa olemassa mentorointijärjestelmä? Jos näin ei ole, ideoi tiedonjakokokouksia. Voit myös osallistua paikallisten yhteisöjen järjestämiin PM-tapahtumiin ja konferensseihin.
Vaikka et pystyisi osallistumaan henkilökohtaisiin tapaamisiin, sinulla on silti pääsy hyödyllisiin resursseihin. Seuraa kanavia ja blogeja, jotka on omistettu projektinhallinnalle ja jotka ovat muiden PM-ammattilaisten luomia. . Tässä on pari viestiä omalta foorumiltamme, jotka saattavat olla erityisen arvokkaita:
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...