Työntekijöiden keskuudessa työaikataulut saavat harvoin paljon hyvää palautetta. Myönnettäköön, että ne ovat usein huonon maineensa arvoisia: kukaan ei halua allekirjoittaa tonneittain papereita vain "todistaakseen", että on tehnyt tietyn määrän työaikaa. Toisaalta työaikakirjanpito voi kuitenkin olla todella hyödyllistä sekä johtajille että heidän tiiminsä jäsenille.
Mitä opit tästä artikkelista:
Aloitetaan kysymyksestä:
Yksinkertaisesti sanottuna: työaikataulujen hallinta on käytäntö, jossa seurataan ja analysoidaan työntekijöiden työaikatauluja ja työajanseurantaa (kirjatut työtunnit).. Siihen voi myös liittyä erilaisia toimia, kuten työntekijän palkanlaskenta tai asiakkaan laskuttaminen näiden työaikataulujen perusteella.
Työaika tiivistettiin ennen paperille, mistä johtuu myös työaikataulujen nimi. Nykyään online-työaikataulut ovat paljon suositumpia, vaikka tässäkin on useita vaihtoehtoja: yksinkertaisista taulukkolaskentaohjelmista tekoälyyn perustuviin ohjelmistotyökaluihin.
Kuten olen maininnut tämän artikkelin alussa, tuntilistat ovat tunnetusti melko epäsuosittuja työntekijöiden keskuudessa. Sukelletaanpa tähän aiheeseen ja yritetään vastata usein esitettyyn kysymykseen:
Ei välttämättä, mutta on varmasti tapauksia, joissa työaikataulut ovat ajanhukkaa, joka voi vaikuttaa suuresti ihmisten tyytymättömyyteen työpaikkaansa kohtaan..
Aikataulujen avulla on perinteisesti voitu todistaa, että ihmiset ovat todella tehneet työnsä. Tässä kohtaa asiat muuttuvat ongelmallisiksi. Ensinnäkin tämä voi helposti luoda kulttuurin, jossa ihmiset kokevat, että heidän työaikataulunsa ovat tärkeämpiä kuin heidän työnsä vaikutukset. Ei tunnu hyvältä joutua todistamaan, että on tehnyt töitä tai että esimiehet seuraavat (ja ajoittavat) sinua niin tarkasti.
Tämä ei myöskään kannusta ihmisiä tehostamaan työtään. Miksi etsiä parempaa ratkaisua, jos voi vain kirjata enemmän aikaa työaikakirjanpitoon (ja mahdollisesti saada enemmän palkkaa)?
Tämä ei tarkoita sitä, että tuntipalkkaus olisi välttämättä huono asia, ei edes projektiympäristössä. Vaikka tässä tekstissä emme mene yksityiskohtaisesti siihen, miten tuntilaskelmia käytetään kuukausiansioiden määrittämiseen, ymmärrämme, että se on tärkeä käyttötapaus yrityksille, jotka työskentelevät esimerkiksi freelancereiden kanssa. Siksi olemme luoneet erillisen opas työntekijöiden palkanlaskennasta.
Lopuksi, ihmiset muistavat todella huonosti, kuinka paljon aikaa he ovat todellisuudessa käyttäneet jonkin asian työstämiseen. Tämän vuoksi työaikataulujen täyttäminen viikon tai, mikä vielä pahempaa, kuukauden lopussa on lähempänä fanifiktioiden kirjoittamista kuin luotettavien tietojen keräämistä.
Kaiken kaikkiaan voimme sanoa, että työaikataulujen vaikutus on vähäinen, ellei:
Jälkimmäistä näkökohtaa kannattaa korostaa, sillä monet tiimit luottavat edelleen yksinkertaisiin taulukkolaskentataulukoihin (useimmat yritykset ovat onneksi siirtyneet pois paperista). Se on askel oikeaan suuntaan, sillä verkkodokumenttia voidaan tarvittaessa päivittää helposti ja useat tiimin jäsenet voivat käyttää sitä, mutta se on silti täytettävä lomake, mikä ei ole kaikkein mukavinta.
Tarkista tämä ilmainen pdf Excel-muunnin jos olet edelleen kiinnostunut taulukkolaskennasta.
Nykyaikaisissa työntekijöiden työajanseurantatyökaluissa on usein käynnistys- ja pysäytysseurantalaitteet, jotka voidaan kytkeä päälle ja pois päältä yhdellä napsautuksella. Toiset tarjoavat majakoita, jotka tallentavat automaattisesti kellonajan sisään- ja uloskirjautumisen.
Johtamisen kannalta toinen tärkeä näkökohta on se, että Timesheet projektiohjelmisto on yhdistetty lomien hallintatyökalu. Ihmisten on voitava kirjata sekä työaikansa että vapaa-aikansa, sillä muuten saatat joutua huolehtimaan lomalla olevan henkilön tyhjistä työaikatauluista.
Jos käytät ohjelmistoa, joka toimii myös tiimisi aikatauluna, saat lisäarvoa, koska voit verrata suunniteltuja työtunteja kirjattuihin työtunteihin. Tietoon perustuvat projektipäälliköt voivat käyttää tätä tietoa arvioidakseen projektinsa tilaa ja sitä, pitäisikö jotain muuttaa.
Tämä on vain yksi esimerkki miten työaikataulujen hallinta voi tukea PM:ää tehtäviensä hoitamisessa, mutta niitä on muitakin. Itse asiassa aion omistaa seuraavan osion ideoille siitä, miten voit käyttää tiimisi työaikatauluja tiimin ja projektin hyödyksi.
Välttämätön laite yrityksille, jotka tekevät aika- ja materiaalisopimuksia. Koska laskutat asiakkaitasi tiimisi projektiin käyttämästä työstä, voit yksinkertaisesti käyttää heidän työaikataulujaan laskutuksen pohjana. Monien resurssienhallintatyökalujen avulla voit viedä tuntilistatiedot tai jakaa ne ulkoisesti.
Tiimisi työaikataulujen analysointi on loistava tilaisuus syventyä tietoihin ja tunnistaa parannusmahdollisuuksia. Monissa työajanseurantaohjelmistoissa on mahdollisuus merkitä tallennetut työaikamerkinnät ennalta määritettyihin luokkiin tai lisätä niihin kommentteja. Näin voit analysoida, kuinka paljon aikaa tiimisi käyttää muihin kuin laskutettaviin toimintoihin. Myönnettäköön, että suuri osa siitä on luultavasti hyvin perusteltua, mutta saatat myös nähdä huolestuttavia malleja. Mitä ne voisivat olla? Palavereiden runsaus voi olla punainen vaate. Jos ihmiset käyttävät paljon aikaa hallinnollisiin tehtäviin, se olisi toinen ongelma. Saattaa käydä ilmi, että investoiminen yhteistyö- tai tiedonjakovälineisiin voisi pitkällä aikavälillä säästää rahaa. Myös tiimisi moraali hyötyy vankemmasta prosessista.
Historiatietoja, kuten työaikatauluja, voidaan käyttää myös rekrytointitarpeiden ennustamiseen. Kun yritykset tarkastelevat edellisvuosien tai -kuukausien lukuja, ne pystyvät havaitsemaan trendejä, jotka todennäköisesti toistuvat. Yksi Teamdeckin asiakkaista huomannut että työntekijöillä, joilla on tiettyjä taitoja, on suurempi kysyntä tiettyinä kuukausina. Lue, miten teet oman työaikatauluraportin henkilöstövoimavarojen ennustaminen täällä.
Joskus projektin vaikeudet on melko helppo havaita pelkästään tarkastelemalla kirjattuja työaikatauluja. Ihmiset saattavat esimerkiksi alkaa tehdä paljon ylitöitä, jotta seuraavat välitavoitteet voidaan saavuttaa.
On kuitenkin hyvä käytäntö verrata säännöllisesti tiimisi kirjattuja aikamerkintöjä arvioituun aikatauluun. Näin voit havaita mahdolliset epäjohdonmukaisuudet, ennen kuin ne johtavat aikataulusta myöhästymiseen.
Toinen tärkeä asia, joka on syytä pitää mielessä työaikataulujen hallinnoinnissa, on se, että tuntilistat eivät voi korvata säännöllistä viestintää tiimisi kanssa..
Numerot antavat sinulle tietoa siitä, että jotain tapahtuu. Mutta jotta ymmärtäisit "miksi", sinun on keskusteltava asioista projektiryhmän kanssa. Sen lisäksi, että pääset ongelman ytimeen, se on myös loistava tapa rakentaa työpaikkakulttuuria, jossa työntekijöitä todella kuunnellaan ja kunnioitetaan. Näin ollen he suhtautuvat työaikakirjanpitoon harvemmin kuin välttämättömään pahaan, joka roikkuu heidän päänsä yläpuolella.
Työaikataulut eivät yksin kerro kaikkea, mitä sinun tarvitsee tietää tiimisi tehokkuudesta tai työn laadusta, mutta ne voivat antaa tärkeitä signaaleja, joiden perusteella projektipäälliköt voivat toimia. Harkitun ja läpinäkyvän työaikataulujen hallinnointikäytännön luominen, jota tukee avoin viestintä tiimisi kanssa, auttaa sinua pitämään projektisi hallinnassa ja ylläpitämään samalla työntekijöiden tyytyväisyyttä.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...