Työmäärän hallinnan hienovarainen taito on tärkeä tehtävä useissa projekteihin keskittyvissä tehtävissä yrityksissä. Osastopäälliköt tai johtajat käsittelevät usein projektien jakamista ja työmäärän hallintaa koko yrityksen tasolla, kun taas projektipäälliköiden on jaettava tehtäviä projektiryhmilleen. Mittakaavasta riippumatta tärkeimmät strategiat onnistuneeseen työmäärän hallintaan perustuvat samoihin periaatteisiin.
Mitä saat tämän artikkelin ansiosta:
Työmäärän hallinnan merkitykset ja niiden taustalla oleva filosofia
Rooli resurssienhallintaohjelmisto työmäärän hallintaprosesseissa
Mitkä ovat tehokkaimmat työmäärän suunnittelustrategiat
Vertaillaan muutamaa määritelmää ennen kuin saat muutamia ehdotuksia, jotka liittyvät työmäärän hallintatyökaluihin (tai työmäärän suunnitteluun - jos haluat, molemmat tarkoittavat samaa).
Kukin niistä antaa tietoa siitä, millainen rooli monimutkaisissa hankkeissa on työntekijällä tai työntekijöillä, ei projektipäälliköllä tai johtajalla. Huomiota kiinnittää jako: tiimi vs. yksittäinen työntekijä. Muutamat niistä keskittyvät tiimiin ja työntekijöihin. Mutta vain Forecastin - läheisen kilpailijamme työmääränhallintatyökalujen markkinoilla - silmissä on vain tietty työntekijä. Kumpi filosofia on parempi valinta? Miten analysoida kunkin työntekijän suorituskykyä? Mitä jokin niistä painottaa? Katsotaanpa tarkemmin.
Termi työmäärän hallinta tarkoittaa prosessia, jossa työntekijöille jaetaan tehtäviä ja varmistaa, että heillä on riittävästi aikaa suorittaa ne.
Työmäärän hallinnassa on kyse työn tehokkaasta jakamisesta ja organisoinnista tiimeissä.
Huolehdi työntekijöiden ajasta (jotta he voivat suorittaa tehtävänsä) - tämä on Teamhoodin ehdotus - työmäärän hallintatyökalu. Voidaan sanoa, että tiimin työmäärän tehokas hallinta tarkoittaa, että johtaja pystyy asettamaan saavutettavissa olevia määräaikoja. Mutta miten välttää epärealistisia määräaikoja tai mihin perustaa, jos haluat priorisoida työtä ja antaa muita tehtäviä? Jätetään nämä kysymykset toistaiseksi vastaamatta ja jatketaan eteenpäin.
Työmääränhallintatyökalu Asana - kilpailijamme ja työmääränhallintatyökalun tarjoaja - ymmärtää työmääränhallinnalla muutakin kuin työn jakamista ja mittaamista. He ehdottavat, milloin työmääränhallintaprosessi on tehty tehokkaasti. Työmääränhallintatyökalu lisää työntekijöiden (tai, resurssien, kuten voisimme sanoa) työn suorittamista ja - erittäin mielenkiintoinen ja huomioimisen arvoinen - heidän tyytyväisyytensä. Jokaisen päivän päätteeksi työntekijä on enemmän tyytyväinen kuin häkeltynyt.
Yritys korostaa työntekijöiden työsuorituksen ja (mikä on tärkeintä, jos ajatellaan pitkäaikaista suhdetta tiettyyn työntekijään) tyytyväisyyden lisäämistä päivän päätteeksi. Tyytyväisyyttä molemmin puolin: esimiehen ja hänen tiiminsä osalta.
Tässä yhteydessä nousee esiin useita kysymyksiä, jotka liittyvät työmäärän hallintatyökaluihin ja hankkeen edistymiseen. Ensinnäkin työntekijän hyvinvointi johtuu myös siitä, mitä hänen henkilökohtaisessa elämässään tapahtuu, mihin me emme voi juurikaan vaikuttaa. Toiseksi sinun on oltava riittävän hyvä suhde työntekijään, jotta tiedät tarkalleen, mikä työssä tai työn kautta saa hänet tuntemaan olonsa tyytyväiseksi (ja tämä ei aina käy ilmi työntekijän ilmoituksista, sillä työpaikan paineessa hän ei ehkä halua puhua kaikesta peläten, että haluaisin todella tehdä jotain muuta kuin sitä, mitä hänen on tällä hetkellä tehtävä). Ja kolmanneksi - ehkäpä tärkeintä - miten tätä tyytyväisyyttä mitataan? Miten valita parhaat työmäärän hallintatyökalut?
Työmäärän hallintatyökalulla tarkoitetaan työn jakamista tiimille siten, että tiimin taidot ja kyvyt saadaan parhaiten hyödynnettyä ja että tiimi voi saavuttaa parhaan mahdollisen suorituskyvyn ja tuottaa mahdollisimman laadukkaita tuotoksia.
Smartsheet ehdottaa - toinen projekti suunnittelutyökalu ja kilpailijamme - ensi näkemältä - jotain konkreettisempaa siitä, mitä on tehtävä. Tällaiset työmäärän hallintatyökalut korostavat myös projektipäällikön osaamista ja sen vahvaa yhteyttä tiimin suorituskykyyn. Mutta vain osaamista, josta on hyötyä työntekijöiden taitojen esiin saamisessa ja joka antaa niille tilaa kehittyä. Miten se tehdään? Miten lisätä työntekijöiden suorituskykyä ja yritykselle hyödyllisiä taitoja tiettynä aikana?
Työkuorman hallinta on (...) sitä, mitä kutsumme kyvyksi jakaa tehdä työtä tasapuolisesti ja antaa jokaiselle työntekijälle oikeudenmukaisen osuutensa, mutta ei enempää. Ketään ei pidä kuormittaa liikaa, ellei kyseessä ole erityistapaus, joka vaatii enemmän työtä. Työkuorman hallintatyökalut voivat auttaa.
Tämä on kaikkein kiistanalaisin määritelmä. Forecast-yhtiö menee paljon pidemmälle ja kertoo myös kyvykkyyden roolista. Mutta kyvykkyyden tarkoituksena on jakaa työ tasapuolisesti ja siten, että jokainen työntekijä saa "reilun osuuden" - mitä se sitten tarkoittaakin. Oikea työmääränhallintatyökalu voi olla tässä avuksi.
Loppujen lopuksi saamme kuitenkin tietää, että kyse on siitä, ettei ketään ylikuormiteta, lukuun ottamatta erityistapauksia - mutta mitkä ovat tärkeitä tehtäviä? Eikö jokainen tehtävä ole hyvin tärkeä? Voiko kenenkään työ olla tasa-arvoista? Entä kokemuserot, hankkeiden monimutkaisuus, vaatimukset, kuten aika, jolloin tehtävät on tehtävä, ja - mikä tärkeintä - liiketoiminnan kannattavuus (jotkin hankkeet ovat tärkeämpiä kuin toiset; jotkin niistä vaativat enemmän aikaa odotetun tuloksen saavuttamiseksi)? Jokainen tämän projektinhallinta- ja työmääränhallintatyökaluja käsittelevän artikkelin lukija tietää, että liiketoimintatarpeet määräävät, mitä on tehtävä ja mitä voidaan kutsua "erikoistapaukseksi". Ajanjakso.
Ainakin hyvän resurssin rooli työmäärän hallinta on auttaa paitsi tiimien suorituskyvyn mittaamisessa ja resurssien aikatauluttamisessa myös työmäärän hallinnassa.
Kullakin on oma näkemyksensä tiimien työmäärän tehokkaasta hallinnasta. Kumpikin korostaa kahta asiaa - työmääränhallintavälineet ovat tärkeitä.
Ensinnäkin työmäärän hallinta on prosessi, joka kestää jonkin aikaa, koska tietyssä ajassa käytetään monia kysymyksiä ja monia selityksiä.
Ja toiseksi - tehokas ja älykäs työmäärän hallinta edellyttää, että johtajalla on tietty joukko taitoja, jotka auttavat tiimin jäseniä saavuttamaan odotetut yksilölliset liiketoiminnalliset tavoitteet tai joskus jopa hyvin henkilökohtaiset tavoitteet. Millaisia taitoja ja millä perusteella päätöksiä tehdään?
Prosessi - monien kysymysten ja vastausten vuoksi; hyvät valinnat riippuvat tietyn johtajan tiedoista tai kokemuksesta.
Tehtävien jakaminen tiimin jäsenille sekä tiimin suorituskyvyn ja projektin edistymisen ylläpitäminen
Set of the - sanotaanko - työmäärän hallinnan taidot (voisimme lisätä "ihmissuhdetaidot" tai vain "pehmeiden taitojen kokonaisuus" - koska se ei ole selvä edellä annetuista merkityksistä).
Tiimin jäsenistä huolehtiminen (koska tämä on syy siihen, miksi he suoriutuvat hyvin yrityksen odotetun tuloksen kanssa). Tässä on kaksi haastetta. Ensimmäinen on kysymys, pitäisikö sinun johtajana huolehtia enemmän tiimistä vai enemmän yksittäisestä työntekijästä. Ja toiseksi - sanalla "huolehtia" on myös monia merkityksiä jokaisessa edellä mainitussa lainauksessa. Tässä siis toinen kysymys: mitä johtajan pitäisi olla silmällä, kun hän hoitaa kaikkien työmäärää?
Parhaat työmäärän hallintatyökalut - se voi auttaa projektinhallinnassa
Et tarkista nykyisen tiimin kapasiteettia ja työmäärää (resurssikapasiteetin suunnittelu)
Et jaa tehtäviä prioriteettien ja työntekijöiden taitojen mukaan.
Et ajattele muutoksia ja uudelleensijoituksia.
Olet "tietämysvastainen" etkä halua oppia parhaimmilta.
Et ajattele Agilea
Et ajattele käyttäväsi jonkinlaista työmääränhallintatyökalua ja projektinhallintaohjelmistoa.
Ylivaraukset (tai alivaraukset)
Vähemmän tuottavuutta ja tehokkuutta
Lisää stressiä ja ahdistusta
Lisää viivyttelyä
Vähemmän sitoutumista ja ajatuksia tiimistä lähtemisestä
Mutta vakavammin - miksi työmäärän hallinta on tärkeää? Nykyisen työmäärän ja tiimien (erityisesti etäryhmien) työn seuranta auttaa projektipäälliköitä havaitsemaan ongelmalliset suuntaukset ja alueet aikaisemmin, jolloin heillä on mahdollisuus ratkaista ongelmat ennen niiden laajenemista. Mahdollisuus resurssien jakamiseen, projektiaikataulujen mukauttamiseen tai työmäärän hallinnan parantamiseen.ement suunnitelma, erityisesti, jos voit käyttää parhaita työmääränhallintatyökaluja ja projektinhallintatyökaluja..
Mitkä ovat tehokkaimmat työmääränhallintastrategiat?
Työmääränhallinnan toteuttamisessa ja tiimin työmääränhallintatyökalujen käytössä on olennaista olla perillä asioista. Epätasapainoiseen työmäärään on monia mahdollisia syitä (esim. työnkulun huono hallinta, tehtävien jakaminen, epätarkat hankearviot, yksittäisten henkilöiden alisuoriutuminen koko tiimissä), ja ongelman korjaamiseksi on ymmärrettävä, mistä se johtuu. Parasta on, kun olet tietoinen:
Mitä on tehtävä hankekohtaisesti?
Kenen on tarkoitus työskennellä minkäkin asian parissa,
Miten todellinen työmäärä vastaa hankearvioita?
"Mitä on tehtävä" -osio voidaan kattaa hankeasiakirjojen tai projektinhallintaohjelmiston avulla. Teamdeckissä, jossa voimme jakaa tehtäviä, käytämme Jiraa kaikkien backlogissa olevien tehtävien seurantaan. Näin tiedämme, mitä on tehtävä (ja mikä on aikataulu). Muita suosittuja työkaluja projektin ja tehtävien hallintaan ovat Trello, Asana ja Podio.
Työmäärän seuraamista varten suosittelen sen sijaan perustamaan resurssikalenteri. Vaikka joissakin tehtävien hallintaan tarkoitetuissa PM-työkaluissa on joitakin tiiminhallintaominaisuuksia osana tuotetta, monet yritykset päättävät käyttää erityistä työmääränhallintaohjelmistoa.
Sen tavoitteena on jakaa työt työntekijöiden kesken, seurata työmäärää ja hallita poissaoloja. Projektinhallinta ja kapasiteetin suunnittelutyökalut voidaan usein integroida toisiinsa, joten tietoja ei tarvitse syöttää kahteen kertaan tai huolehtia kadonneista tiedoista.
Resurssikalenteri antaa sinulle kaivattua näkyvyyttä tiimisi nykyiseen, aiempaan ja tulevaan työmäärään. Kaikki työntekijäsi ja heille osoitetut projektit on lueteltu siinä.
Kun selaat tiimisi resurssikalenteria, etsi:
Ylityö
Suunnitellun ja toteutuneen työajan erot
Työntekijät, joilla on vähän tai ei lainkaan lomapäiviä (lukuun ottamatta sairauslomia).
Nämä ovat yleisimpiä punaisia lippuja, jotka voivat saada sinut ryhtymään toimiin. Jotkin resurssien projektinhallintatyökalut varoittavat sinua työntekijöiden ylityöstä tai ylikäytöstä:
Teamdeck-projektinhallintaohjelmiston avulla voit luoda reaaliaikaisesti päivitettävän työmääräraportin, ja siinä on kehittyneitä ominaisuuksia. Se on kalenterinäkymää kätevämpi, kun verrataan arvioituja tunteja todelliseen seurattuun aikaan.
Yritä ensin selvittää, mikä on ongelman ydin, ja tarkista, käytätkö tehtävien hallintaan hyvää projektinhallintaohjelmistoa. Joskus ylityöt johtuvat siitä, että hanke oli alun perin aliarvioitu, kun taas toisissa tapauksissa viivästyksiä aiheuttaa yksi heikosti suoriutuva (tai ei tarpeeksi ammattitaitoinen) tiimin jäsen.
Jos työmäärä ei jakaudu tasaisesti tiimissä, tarkista, voitko jakaa päivittäisiä tehtäviä vähemmän kiireisille työntekijöille projektinhallintaohjelmiston avulla. Se ei ole aina mahdollista, varsinkin jos osaaminen/kokemus on ristiriidassa. Tällaisessa tapauksessa voit yrittää käyttää freelance-apua tai siirtää työntekijöitä useiden projektien välillä.
Varausajan ja työaikakirjanpidon ajan vertailu on indikaattori, jota käytetään työmäärän hallinnassa ja sen optimoinnissa.
Muista kuitenkin, että uusi henkilö, jopa erittäin kokenut ammattilainen, tarvitsee jonkin aikaa perehtyäkseen projektiin ja sen vaatimuksiin, joten se ei aina ole nopein ratkaisu. On hyvä, kun työkaluissa on kehittyneitä ominaisuuksia.
Jos koko tiimi on ylikuormittunut, eikä syynä ole tiimin sisäinen pullonkaula vaan pikemminkin vaatimusten muuttuminen tai riittämättömät arviot, sinun on ehkä neuvoteltava tämän hankkeen aikataulusta. Määräaikaa ei ehkä voida pidentää, jolloin voit yrittää tiivistää projektin kestoa esimerkiksi nopeutetulla aikataululla. Se on käytäntö, jossa tietyt projektin tehtävät, jotka alun perin suunniteltiin tapahtuviksi peräkkäin, laitetaan päällekkäin:
Artikkelissa Hankkeen aikataulutustekniikat löydät luettelon hyödyllisistä ehdotuksista työmäärän tehokkaaseen hallintaan. (Mutta se ei tarkoita, että se säästää sinua käyttämästä resurssien aikataulutusohjelmisto).
On olemassa keinoja, joilla työmäärään liittyviä ongelmia voidaan käsitellä niiden ilmetessä, mutta on ehdottomasti parempi ehkäistä ne etukäteen. Siksi tietoon perustuva lähestymistapa ja tiimikulttuuri ovat niin merkittäviä tekijöitä tehokkaassa työmäärän hallinnassa.
[/vc_column_text]Hanki 30 päivän ilmainen kokeilujakso
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...