Pari kuukautta sitten tunnettu projektipäälliköiden verkkofoorumi Project-Management.com julkaisi jutun, jossa kerrottiin, että 10 tärkeintä syytä projektin epäonnistumiseen. Kun selaat tätä tekstiä, et löydä mitään projektin laajuuden hallinnasta. Kun kuitenkin luet sen perusteellisesti, huomaat, että kirjoittajan kuvaamat tekijät liittyvät hyvin paljon projektin laajuuden määrittelyyn ja hallintaan.
Mitä saat tämän artikkelin ansiosta:
Huono valmistelu katsottiin epäonnistumisen syy numero 1, ja seuraavaksi eniten epäonnistumisia aiheuttivat puutteellinen dokumentointi ja seuranta. Luettelon sulkee hankkeen varoitusmerkkien huomiotta jättäminen. Mainitsemme ne, koska tämän blogikirjoituksen tarkoituksena on auttaa sinua vähentämään tai poistamaan nämä vaarat projektin laajuuden tehokkaan hallinnan avulla.
Lue, että laajuuden hallinta alkaa valmistelusta ja liittyy erottamattomasti asianmukaiseen dokumentointiin ja projektin etenemisen seurantaan. Entä projektin varoitusmerkit? Tulet huomaamaan, että yksi pahaenteisimmistä merkeistä on scope creep. Onneksi onnistunut laajuudenhallinta voi auttaa välttämään sen.
Aloitetaan määrittelemällä tärkeimmät termit, joita käytämme tässä oppaassa:
Mikä on soveltamisala?
Kuten filosofit tapasivat sanoa, ilman käyttämiemme termien ymmärtämistä ei ole ymmärrystä lainkaan. Mitä "laajuus" sitten tarkoittaa?
Aloitetaan määritelmästä, jonka ovat antaneet projektinhallinnan ulkopuoliset instituutiot - Oxford Dictionary. Heidän ansiostaan voimme lukea kahdesta merkityksestä sanalle laajuus termi. Ensinnäkin, soveltamisala on vain potentiaali, mahdollisuus, mahdollisuus, - resurssikapasiteetti, mahdollisuus muuttua, saavuttaa, tehdä jotain. Toinen merkitys on kuitenkin riittävän lähellä projektinhallintayhteiskuntaa, joten se on lainaamisen arvoinen. Scope on:
(...) niiden asioiden kirjo, joita jokin aihe, organisaatio, toiminta jne. käsittelee.
(Oxford Dictionary)
Kun verrataan edellä esitettyä määritelmää määritelmään, jota edustaa seuraava määritelmä hyvin tunnistettavissa projektipäälliköiden keskuudessa, huomaatte yhteyden.
Association for Project Managementin ansiosta saamme tietää, että "laajuudella" tarkoitetaan tulosten, lopputulosten ja hyötyjen kokonaisuutta sekä hankkeiden toteuttamiseen tarvittavaa työtä. Voidaan sanoa, että se on työtä ja/tai asianmukaisesti koulutettuja työntekijöitä, joita tarvitaan kaikkien kyseisen projektin vaatimusten tuottamiseen (eli tuotteen onnistuneeseen toimittamiseen).
Kannattaa mainita väärinkäsitysten välttämiseksi. Tämä merkitys on hieman laajempi kuin kuulostaa samankaltaiselta - the Tuotteen laajuus. Tuotteen laajuus - yleisesti ottaen - sisältää yksityiskohtaiset tiedot tuotteen tai palvelun ominaisuuksista ja toiminnoista. Vaikka:
Projektin laajuus on työ, joka on tehtävä, jotta tuote voidaan toimittaa tuotteen laajuuden (vaaditut toiminnot ja ominaisuudet) mukaisesti.
(Wrike.com)
Mikä on projektin laajuuden hallinta? Association for Project Management:
Laajuudenhallinta on prosessi, jossa tuotokset, tulokset ja hyödyt tunnistetaan, määritellään ja valvotaan. "Laajuus" on termi, jota käytetään projektien hallinnassa viittaamaan tuotosten, tulosten ja hyötyjen kokonaisuuteen sekä niiden tuottamiseksi tarvittavaan työhön.
(APM Body of Knowledge, 7. painos)
Mutta vanhemmassa versiossa, alkaen PMBOK®-opas, 6. painos näkökulmasta projektin laajuuden hallinta on prosessi, jonka avulla voidaan varmistaa, että projekti sisältää seuraavat asiat kaikki tarvittava työ ja vain tarvittava työ.
Yksinkertaistettuna projektin laajuuden hallinta voidaan 7. painoksen ansiosta tulkita ajaksi ja vaiheiksi (prosessiksi), joilla hankitaan ja dokumentoidaan tietoa kaikista projektin osa-alueista. Projektin laajuudenhallintaprosessin tuloksena syntyy luettelo kaikesta siitä, mitä projektisuunnitelman tulisi sisältää (tehtävät ja osatehtävät, budjetit, vastuut jne.).
Kuudennessa painoksessa korostetaan kuitenkin tarvittavaa työtä (ja/tai oikeaa kokenutta työntekijää), hankkeen edellyttämää työtä. Viimeksi mainitusta näkökulmasta katsottuna projektipäällikön olisi keskityttävä ihmisiin tai - kuten pitäisi sanoa - resursseihin, jotka pystyvät (taitojensa ja kokemuksensa ansiosta) toimittamaan projektin odotettujen vaatimusten mukaisesti odotetussa ajassa.
Tämän luvun lopussa tehdään yhteenveto lainauksella, joka on peräisin Opas projektinhallinnan tietoperustaan
Hankkeen laajuuden hallinnassa on ensisijaisesti kyse sen määrittelystä ja valvonnasta, mitä hankkeeseen sisältyy ja mitä ei.
(PMBOK® Guide, 7. painos)
Kilpailijamme ja myös tunnettu projekti resurssienhallintaohjelmisto palveluntarjoaja ilmoittaa verkkosivustollaan, mikä on projektin laajuudenhallintaprosessin tulos ja tavoite.
Projektin laajuuden hallinta on prosessi, joka auttaa määrittämään ja dokumentoimaan luettelon kaikista projektin tavoitteista, tehtävistä, suoritteista, määräajoista ja budjetista(...).
(Kissflow.com)
Kuten näemme, Se on luettelo kaikesta siitä, mitä projektisuunnitelman tulisi sisältää. Ja projektin laajuuden hallinnan tärkein hyöty on, että se auttaa sinua toteuttamaan projektin onnistuneesti. Tämän prosessin ansiosta tiedät, mitä on tehtävä (ja mitä ei), joten voit johtaa tiimiäsi varmemmin.
Muita tämän prosessin etuja ovat:
Jäljempänä luetellut vaiheet perustuvat Project Management Body of Knowledge -julkaisuun (PMBOK®). Tutustu niiden ohjeisiin, jos etsit kattavaa laajuuden hallintasuunnitelmaa. Alta löydät laajuudenhallintaprosessin, jonka avulla sinun pitäisi pystyä toteuttamaan se tulevassa projektissasi.
Laajuuden hallinnan suunnittelun pitäisi alkaa siitä, että valmistaudut etukäteen. Suunnittele jo ennen kuin keräät vaatimuksia ja laadit projektin laajuuden, miten aiot toteuttaa sen. Määrittele tärkeimmät mutta paremmin kaikki sidosryhmät ja ihmiset, joilla on sanottavaa tämän projektin laajuudesta.
Tapaa tiimisi ja määrittele, millainen on laajuuden luomisen prosessi. Olisi hyödyllistä, jos miettisitte myös mahdollisia muutoksia projektin laajuuteen. Tässä vaiheessa et tietenkään todennäköisesti tiedä, mikä voi muuttua, mutta voit määrittää, mitä tapahtuu, jos muutoksia tapahtuu.
Kerää kaikki tekemäsi päätökset tässä yhteydessä laajuuden hallintasuunnitelmaan. Se on ohjaava asiakirjasi prosessin loppupuolella.
Nyt on aika kerätä projektin vaatimukset: asiat, jotka on tehtävä, jotta projektin tavoitteet voidaan saavuttaa. Se ei ole niin yksinkertaista kuin mennä asiakkaan luo ja kysyä. miltä haluat lopputuotteen näyttävän ja käyttäytyvän? Vaatimusten kerääminen on selvitysprosessi, sillä sidosryhmät eivät välttämättä edes tiedä tässä vaiheessa, mitä ominaisuuksia heidän tuotteeseensa pitäisi sisällyttää (varsinkin jos sinun tehtävänäsi on hallinnoida ohjelmistokehitykseen liittyvää projektia). )
Asiakkaillasi ei ehkä ole tarkkaa näkemystä lopputuotteesta, mutta he ovat luultavasti tietoisia liiketoiminnallisista tavoitteista, jotka projektin pitäisi saavuttaa. Voit luoda sarjan työpajoja ja haastatteluja käyttäjien tarpeiden selvittämiseksi ja sen tuloksena vaatimusten määrittämiseksi.
Toinen tapa kerätä tietoon perustuvia vaatimuksia on tehdä prototyypeillä useita testejä, jotta nähdään, mitkä ominaisuudet ja toiminnot saavat kohdeyleisöltä myönteisimmän reaktion.
Voit myös tehdä vertailuanalyysejä vertaillaksesi mahdollisia vaatimuksiasi alan parhaisiin käytäntöihin.
Kun sinulla on luettelo erilaisista vaatimuksista (ominaisuudet ja toiminnot, liiketoimintatavoitteet, tuotteen toimittamiseen tarvittavat prosessit, hyväksymiskriteerit), voit yrittää määritellä laajuuden. Muista, että yleensä kaikki alun perin kerätyt elementit eivät päädy lopulliseen projektin laajuuteen.
Hankkeen laajuuden määrittely tarkoittaa niin sanotun laajuusraporttiasiakirjan laatimista. Laajuusmäärittelyssä dokumentoidaan projektin laajuus, joka koostuu seuraavista osista:
Tämä vaihe auttaa sinua hahmottamaan laajuuden paremmin ja jakamaan sen pienempiin osiin. Työnjakorakenne on hierarkkinen kehys, joka koostuu projektin tuotoksia vastaavista suoritteista.
Perinteisesti WBS kuvaa mitä eikä miten, joten sinun tulisi keskittyä toimintojen sijaan suoritteisiin (esim, maksu eikä suunnitella/kehittää/testata maksupolku). Toinen tapa ajatella asiaa on se, että WBS kuvaa "mitä asiakas saa", ei "mitä toimia projektiryhmä tekee". Jotkut projektipäälliköt käsittelevät sitä kuitenkin enemmänkin tehtävien ja osatehtävien jaotteluna, mikä sekin on hyödyllinen asiakirja.
Miksi sinun pitäisi ylipäätään vaivautua laatimaan WBS:ää? Ensinnäkin aikataulun laatiminen on helpompaa, kun näet suoritteet jaettuna pienempiin osiin. Voit myös luoda ja jakaa tehtäviä helpommin, kun sinulla on WBS, johon voit luottaa.
Lisäksi hierarkkinen rakenne nopeuttaa projektin laajuuden hahmottamista, varsinkin jos on visuaalinen ajattelija. Etkö ole varma, oletko sellainen? Tutustu oppaaseemme Sketchnoting projektipäälliköille nähdäksesi, miten voit hyötyä visuaalisesta ajattelusta projektinhallinnassa.
Sinulla on projektin laajuusselvitys ja WBS, joten tiedät, mitä projektiin pitäisi sisällyttää. Nyt sidosryhmien on vahvistettava ja allekirjoitettava laajuus. Tarkista, onko siinä epäselvyyksiä, ja yritä viimeistellä se ennen projektityön aloittamista. Näin voit vähentää laajuuden karkaamisen mahdollisuuksia.
Kun projekti on käynnissä, sinun on valvottava sen laajuutta. Seuraa, mitä on tehty ja mitä piti tehdä. Tämän prosessin aikana seuraavat työkalut ovat todennäköisesti hyödyllisiä:
Vertaa hankeraportit laajuuden ja projektinhallinta-aikataulun kanssa, jotta näet, ovatko aikataulu, työmäärä, suoritetut tehtävät jne. linjassa arvioidesi kanssa.
Hankkeen laajuuden hallintaprosessi saattaa tuntua monimutkaiselta, varsinkin kun otetaan huomioon siihen liittyvä valmistelutyön määrä. Kun kuitenkin kokeilet sitä, huomaat, että hyvin varhaisessa vaiheessa luodut asiakirjat (laajuuden hallintasuunnitelma ja projektin laajuusselvitys) auttavat sinua valtavasti myöhemmässä vaiheessa ja mahdollistavat tiimisi työstämän tuotteen tai palvelun toimittamisen.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][/vc_row]
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...