Tuhansille tiimeille maailmanlaajuisesti, Slack on tärkein viestintäkanava ja keskus, jossa työ tapahtuu. Voiko Slackia käyttää myös projektinhallintaan ja resurssien hallintaan?
Vaikka Slack ei ehkä korvaa suosikkiprojektinhallintatyökaluasi tai sinun resurssienhallintaohjelmisto, älykäs integrointi auttaa sinua varmasti työskentelemään tuottavammin ja pysymään ajan tasalla tiimisi tärkeimmistä tapahtumista.
Täällä Teamdeckin blogissa olemme jo kirjoittaneet melko paljon Slackin käytöstä projektinhallinnassa.. Emme ole kuitenkaan vielä ehtineet kertoa, miten voit käyttää Slackia seuraaviin tarkoituksiin projektin resurssien hallinta tarkoituksiin. Nyt siihen on täydellinen tilaisuus, sillä olemme hiljattain lanseeranneet Teamdeckin oman Slackin resurssienhallinnan integrointi. Tässä blogikirjoituksessa kerrotaan, miten tällainen Slack-botti voi olla hyödyllinen tiiminjohtajille, projektipäälliköille tai tavallisille tiimin jäsenille.
Huomaa, että esimerkit tässä osassa blogikirjoitusta perustuvat ominaisuuksiin' of Teamdeck-täydellinen resurssienhallintaratkaisu ja sen Slack-sovellus. Jos haluat oppia askel askeleelta, miten Slack-botti asennetaan ja konfiguroidaan eri käyttötapauksia varten, tutustu opetusohjelmaamme.
Miten Slack voi tehostaa resurssienhallintaa?
Kun yritykselläsi on käynnissä useita projekteja samanaikaisesti, kuten monilla toimistoilla ja ohjelmistotiimeillä, asiat muuttuvat nopeasti. Jonkun on pidettävä pari päivää vapaata, aikataulua on muutettava jne. - aikataulumuutokset eivät ole harvinaisia. Jotta asiat pysyisivät hallinnassa, on silti parasta seurata tällaisia päivityksiä, jotta varmistetaan, että projektit pysyvät oikealla tiellä. Kun integroit resurssienhallintasovelluksesi Slackiin, voit automaattisesti ohjata ilmoitukset projektien aikataulujen muutoksista valittuun Slack-kanavaan. Tällaisen kanavan avulla tiiminvetäjät ja projektipäälliköt pysyvät samalla sivulla ja ovat tietoisia eri projekteissa tapahtuvista pienistä ja merkittävistä muutoksista.
Tiimisi jäsenille on tärkeää, että heidän työtehtävänsä ovat selkeät. Toki joillekin työntekijöille voidaan antaa pitkäaikaisia projekteja. Toiset työntekijät (esim. kuvittajat, DevOps-asiantuntijat) kuitenkin todennäköisesti vaihtavat projekteja melko usein tai työskentelevät jopa parissa projektissa yhtä aikaa. Asiat muuttuvat vielä haastavammiksi työntekijöiden osa-aikainen johto jotka saattavat helposti jäädä paitsi tärkeistä päivityksistä, jotka koskevat hankkeita, joissa he ovat mukana.
Näille ihmisille on tärkeää tietää, mihin heidän pitäisi keskittyä tiettynä päivänä. Jos yrityksesi käyttää resurssikalenteri, he voivat kirjautua tililleen ja tarkistaa, mitä varastossa on. Käyttämällä Slack-integraatiota voit tehdä asioista vielä helpompia heille. Kukin työntekijä voi esimerkiksi asettaa päivittäisen ilmoituksen, jossa on yhteenveto hänen kyseisen päivän varauksistaan. Kun työntekijäsi tietävät, mitä heidän on työstettävä, he voivat aloittaa tehtävänsä heti.
Kun suunnittelet projektia tai kokoat uutta projektiryhmää, sinun on tarkistettava mahdollisten ryhmän jäsenten saatavuus. Loppujen lopuksi et halua uudelleen-jakaa resursseja tai palkata kiireesti uusia työntekijöitä pian projektin käynnistämisen jälkeen, koska unohdit tarkistaa jonkun loma-aikataulun. Slackin resurssienhallintaintegraatioiden avulla voit helposti tarkistaa tiimikavereidesi saatavuuden valitulla ajanjaksolla ja saada nämä tiedot suoraan Slackin kautta. Se on kätevää, kun olet keskellä resurssien aikataulutus kokouksessa ja haluat nopeasti varmistaa, että tietty henkilö voi osallistua projektiin.
Kun on kyse hallinnoinnista työntekijöiden vapaata koskevat pyynnöt, jotkut yritykset luottavat edelleen sähköposteihin tai vapaapäiväkaavakkeiden lähettämiseen. Valitettavasti nämä menetelmät ovat yleensä melko aikaa vieviä sekä vapaata pyytäville työntekijöille että pyyntöjen arvioinnista vastaaville henkilöille. Resurssien suunnittelutyökalut on usein ominaisuuksia, joiden avulla työntekijät voivat pyytää lomapäiviä suoraan sovelluksessa. Se on jo nyt kätevämpi vaihtoehto kuin esimerkiksi se, että heidän pitäisi selittää pyyntö sähköpostitse. Kun käytät Slackia, voit kuitenkin yhdistää sen resurssienhallintaohjelmistoon ja antaa tiimin jäsenille mahdollisuuden lähettää lomapyyntönsä Slackin kautta. Tällaista integraatiota arvostaa myös henkilöstöhallintotiimisi, kun kaikki lomapyynnöt ovat yhdessä Slack-kanavassa, sillä he voivat helposti jäljittää kaikki menneet viestit, joita he tarvitsevat juuri nyt.
Ymmärrät todennäköisesti, että työntekijöiden työajanseuranta voi olla erittäin hyödyllistä ja tukea tiimisi projektinhallintapyrkimyksiä. Näin on kuitenkin vain silloin, kun työntekijäsi täyttävät työaikakirjanpitoilmoitukset säännöllisesti ja tarkasti. Muussa tapauksessa tiedot ovat täynnä arvauksia, jotka eivät auta sinua arvioimaan projektin tilaa. Valitettavasti kiireisen aikataulun vallitessa on helppo unohtaa työajanseurannan vaihtaminen tai seuratun ajan syöttäminen työaikatauluun päivän päätteeksi. Mikä on ratkaisu tähän ongelmaan? Muistutusviestit, joita voit vastaanottaa Slackin kautta. Näin et unohda ajanseurantaa ja saat tarkat tiedot työmäärästäsi ja tuottavuudestasi.
Yleensä - esimerkiksi - markkinoinnin projektinhallinta ohjelmistoon tallennetaan tietoja projektin vaatimuksista, tehtävistä tai välitavoitteista. Se on olennainen osa projektia. Et voi kuitenkaan unohtaa henkilöresursseihin liittyviä näkökohtia: heidän saatavuuttaan, työmääräänsä, työaikakirjanpitoa jne. Löydät nämä tiedot yrityksesi käyttämästä resurssienhallintatyökalusta.
Miten voit tukea projektinhallintaa käyttämällä resurssienhallintasovellukseen integroitua Slackia? Kaikki edellä kuvatut käyttötapaukset ovat hyödyllisiä projektipäälliköille, joiden on tiedettävä, mitä heidän projektissaan tapahtuu. Lisäksi PM:t voivat saada päivittäisiä yhteenvetoja tiimisi poissaoloista, kaikkien aikatauluista tai jopa projektiin osallistuvien freelancereiden ja osa-aikaisten työntekijöiden tuntikohtaisesta saatavuudesta. Kaikki tämä auttaa pysymään ajan tasalla kaikesta, mitä tiimissä tapahtuu.
Kuten huomaat, vankka resurssienhallintasovellus, joka voidaan integroida Slackiin, voi olla valtava ajansäästö tiimillesi ja työkalu sujuvampaan yhteistyöhön ja tiimiviestintään. Tietenkin ennen kuin yhdistät mitään Slackiin, sinun on löydettävä resurssienhallintaohjelmisto, joka sopii täydellisesti tiimillesi.
Teamdeck on sovellus, joka tarjoaa resurssien aikataulutuksen, ajanseurannan ja lomien hallintajärjestelmä ominaisuudet sekä tehokkaat projekti- ja tiimianalyysit. Olemme suunnitelleet sen joustavuutta silmällä pitäen, joten voit räätälöidä sovelluksen tiimisi tarpeiden ja prosessien mukaan, ei päinvastoin.
Haluatko tarkistaa, sopiiko Teamdeck juuri sinun yrityksellesi? Aikatauluta puhelu Anielan kanssa, Teamdeckin asiakaspalvelun asiantuntija. Puhelun aikana saat tilaisuuden kertoa tiimisi haasteista ja tarpeista resurssienhallinnan suhteen. Sitten näytämme, miten voit ratkaista ne Teamdeckin avulla. Oletko valmis suunnittelemaan ja seuraamaan tiimisi työtä ilman turhaa vaivaa? Kokeile meitä!
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...