Entä jos kertoisin, että yrityksesi on saattanut tuhlata jopa 37% ohjelmistokuluja, etkä ole edes huomannut sitä?
Tämän ei tarvitse olla juuri tuon rahasumman, mutta luultavasti tuhlaat ainakin muutaman dollarin ohjelmiin, joita et tarvitse.
Jos olet projektipäällikkö, toimitusjohtaja tai tietohallintopäällikkö, joka vastaa työkalujen tarjoamisesta yritykselle, olet saattanut vaikuttaa tähän ongelmaan.
Pelkästään CRM-markkinoilla on $18 miljardia euroa hyllytavaraa eli ohjelmistoja, joista kukaan organisaatiossasi ei välitä.
Miksi?
Ongelmana on, että vain 40% CRM-työkaluja käyttöön ottavista organisaatioista "saavuttaa täysimittaisen loppukäyttäjien hyväksynnän", CSO Insightsin mukaan.
CRM, sosiaalisen median hallinta, analytiikkatyökalut, projektin aikataulutusohjelmisto, resurssien hallinnan välineetjne. Me kaikki käytämme muutamia niistä.
Todennäköisesti meillä kaikilla on ainakin yksi työkalu, josta maksamme, mutta emme käytä sitä.
Eikö olekin aika tehdä asialle jotain?
Shelfware on ohjelmisto, joka on ostettu mutta jota ei ole koskaan käytetty.
Nykyään maailmassa, jossa kasvavat markkinat ovat täynnä SaaS työkaluja, se voi olla myös se, jonka olemme tilanneet ja sitten siirtyneet eteenpäin unohtaen sen.
Toinen asia, joka kannattaa muistaa, on se, että hyllyohjelmat eivät tarkoita, että itse ohjelmistossa olisi jotain vikaa. Itse asiassa jokaisesta ohjelmistosta voi tulla hyllyohjelmisto.
Olihan siihen syy, miksi ostit lisenssin tai tilasit maksullisen suunnitelman. Et olisi tehnyt sitä, jos se olisi ollut huono tai jos se ei olisi sopinut yrityksellesi.
Olemme jo todenneet, että kyse ei aina ole ohjelmiston huonosta laadusta, vaan vika on yleensä käyttäjän puolella.
Yksi syy siihen, että hyllyohjelmistosta tulee osa pinoa, on se, että ostetaan enemmän lisenssejä kuin yritys oikeasti tarvitsee. Etenkin silloin, kun tarjolla on alennusta.
Techopedia antaa tästä hyvän esimerkin:
Oletetaan, että ohjelmistolisenssi maksaa $100 per kappale. 50 lisenssin ostaminen maksaisi yritykselle $5000. Kuvitellaan nyt, että samasta ohjelmistosta on alennus, joka on $45 lisenssiltä, mutta niitä on ostettava 100 kappaletta. Se antaa $4500, jonka maksaisit, koska se on edelleen halvempi kuin aiemmin.
Tässä esimerkissä ylimääräiset 50 lisenssiä muuttuvat hyllytavaraksi.
Toinen syy on ostaa lisenssejä "varmuuden vuoksi" tulevia työntekijöitä varten. Tällöin sitä saatetaan käyttää lopulta, mutta yleensä se jää jälleen yhdeksi yrityksen käyttämättömäksi tai vajaakäytössä olevaksi resurssiksi.
Kolmas vaihtoehto viittaa SaaS-työkaluihin, ja se on yksinkertaisesti unohtaminen. ne. Projektipäällikkönä tai toimitusjohtajana tiedät luultavasti, että maksat kuukausittain tietyt työkalut. Mutta tiedätkö tarkalleen, käytetäänkö niitä todella?
Tilaus voi olla $10 tai $60 kuukaudessa. Näin käy sekä halvimmille että kalliimmille SaaS-työkaluille.
Tässä on kyse siitä, että viestinnän puute yrityksessä ja se, ettei todellista tilannetta seurata. resurssien jakaminen ja käyttö voi johtaa rahan menetykseen.
Kysymys kuuluu:
Miten valita oikea ohjelmisto ja saada työntekijät käyttämään sitä TODELLA?
Kuten näet, ongelma voidaan rajata kahteen päähaasteeseen:
Aloitetaan oikean ohjelmiston valinnasta.
Kun etsit yrityksesi ohjelmistoja, voit päätyä moniin vaihtoehtoihin. Kyselemällä ystäviltä ja kollegoilta saat monia vaihtoehtoja, mutta yleensä he suosittelevat erilaisia työkaluja.
Miten päättää, mikä on paras? Ja mitä se tarkoittaa?
Amanda Moskowitz suosittelee näitä 10 askelta parhaan ohjelmiston valintaan yrityksellesi, mutta keskitytään kolmeen ensimmäiseen hänen listallaan:
Kuten Moskowitz sanoi, sovellukset ovat vain välineitä yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi. Ensin on siis parasta asettaa itse tavoitteet: sekä lyhyen että pitkän aikavälin tavoitteet. Sitten on aika löytää työkalu, joka auttaa sinua saavuttamaan ne.
Ei ole olemassa "yhtä ohjelmistoa, joka sopii kaikille". Keskity sen sijaan tarpeisiisi: haluatko seurata projektin kulkua, seurata työntekijöidesi työaikaa, aikatauluttaa resursseja, hallita asiakkaitasi CRM:n avulla tai analysoida sosiaalisen median läsnäoloasi?
Selvitä, mitä sinun on tehtävä työkalulla, ja etsi sitten tietty työkalu kyseiseen työhön.
Nyt kun tiedät, mitkä ovat liiketoimintasi tavoitteet ja mitä tarkalleen ottaen haluat saavuttaa työkalun avulla, etsitään yrityksellesi paras työkalu.
Patrycja Markowska, Marketing Operations Manager, kertoi näkemyksiään tästä prosessista "Marketing Ops: Kaaoksen hallinnan taito". Hänen kokemuksensa mukaan täydellisen työkalun löytäminen on enemmänkin prosessin kehittämisen iterointia.
Avain parhaan ohjelmiston löytämiseen yrityksellesi on eri vaihtoehtojen testaaminen. Rekisteröidy kokeiluversioihin, jotta voit kokeilla niitä ilmaiseksi. Vertaile sitten tuloksia ja valitse sinulle parhaiten sopiva.
Jos etsit ohjelmistoa tiimillesi, mukaan lukien nykyisille ja tuleville työntekijöille, sinun kannattaa investoida ohjelmistoon, jossa on dynaaminen hinnoittelusuunnitelma.
Tämä on erityisen yleistä SaaS työkalut. Niiden avulla voit usein valita suunnitelmista, jotka riippuvat siitä, kuinka monen ihmisen on käytettävä työkalua.
Bufferin hinnoittelusuunnitelma on hyvä esimerkki tästä.
Toinen ratkaisu on joustava hinnoittelu, jonka avulla voit syöttää tarkan määrän henkilöitä, joille myönnetään pääsy ohjelmistoon, ja laskea maksun sen perusteella.
Teamdeck, resurssien aikataulutus- ja ajanseurantatyökalu, toimii tällä hinnoittelumallilla.
Ennen kuin rekisteröidyt maksulliseen pakettiin tai ostat lisenssejä, kannattaa myös vastata näihin kahteen kysymykseen:
Työkalun on heijastettava yrityksesi kypsyystasoa, ja sen on kyettävä kasvamaan kanssasi.
Valitsemasi ohjelmiston on oltava helppokäyttöinen kaikille käyttäjille, muuten se hylätään nopeasti.
Jos vastaus molempiin kysymyksiin on kyllä, nyt on oikea aika esitellä työkalu tiimillesi.
Osoitteessa lisää vinkkejä ja tarkistuslistoja resurssien hallinnasta ja valinnasta
oikeat työkalut yrityksellesi, lataa ilmainen e-kirjamme osoitteessa resurssien hallinnan parhaat käytännöt.
Nyt on aika esitellä muulle tiimillesi valitsemasi ohjelmisto.
Mitä ohjelmistojen käyttöönotto tarkalleen ottaen on? Brandon Bruce määritteli sen hyvin kirjassaan "The Shelfware Problem":
"Käyttöönotto on tietyn teknologian tai ohjelmistoalustan johdonmukaista ja tehokasta käyttöä, joka edistää liiketoiminnan tavoitteita mitattavissa olevilla tavoilla."
Ongelmana on, että todellisessa maailmassa et voi vain käskeä tiimiäsi käyttämään valitsemaasi ohjelmistoa.
Sinun on otettava aikaa työntekijöidesi työhönottoon. Kuten Amanda Moskowitz sanoi:
"Älä vain löydä uutta sovellusta: varmista, että kaikki tiimisi jäsenet käyttävät sitä."
Jos tämä kuulostaa sinusta itsestään selvältä, muista, että "noin 50% CRM-lisensseistä jää koskematta", kuten Brandon Bruce sanoo.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...