Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella ja hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excel on ollut yrityksessäsi keskeisessä asemassa.
Usein osa resurssienhallintatyökalu, resurssikalenteri on paras näkymäsi, kun suunnittelet projekteja, määrittelet varauksia ja hallinnoit tiimejäsi. Seuraavassa on resurssikalenterin jaottelu, jonka avulla saat käsityksen olennaisista ominaisuuksista ja siitä, miksi tällaista kalenteria kannattaa käyttää päivittäisessä työssäsi projektipäällikkönä.
Mitä saat tämän artikkelin avulla:
Miten projektinhallintakalenterit ratkaisevat haasteita
Muutama sana resurssikalenterista, ryhmän aikataulutus, tiimin ajanseurantaja lomien hallinta 1 työkalussa
Vaikutus resurssien suunnitteluohjelmisto projektinhallinnasta
Resurssikalentereiden merkitys ja rooli
Projektinhallinnan haasteiden ratkaiseminen: Projektinhallintakalenterit ratkaisevat lukuisia haasteita tarjoamalla jäsennellyn lähestymistavan suunnitteluun ja resurssien jakamiseen. Ne helpottavat tiimin toimien synkronointia ja varmistavat, että resursseja hyödynnetään optimaalisesti ja että projektin välitavoitteet saavutetaan ajoissa.
Kattava resurssikatsaus: Resurssikalenterit tarjoavat kokonaisvaltaisen näkymän resurssien jakamisesta, mukaan lukien työntekijöiden saatavuus, kapasiteetti, työmäärä ja käyttö. Tämä läpinäkyvyys auttaa estämään resurssien yli- tai alikäyttöä ja ylläpitämään siten tasapainoista työmäärää koko tiimissä.
Integrointi muiden työkalujen kanssa: Nykyaikaiset resurssikalenterit integroituvat saumattomasti resurssienhallintaohjelmistoihin ja muihin projektinhallinta- ja ajanseurantatyökaluihin, mikä luo yhtenäisen alustan projektin kaikkien osa-alueiden hallintaan. Integrointi lisää tehokkuutta vähentämällä manuaalisen tietojen syöttämisen tarvetta ja mahdollistamalla reaaliaikaiset päivitykset.
Resurssikalenteri (joka tunnetaan myös nimillä projektinhallintakalenteri ja projektisuunnittelukalenteri) seuraa lukuisia tehtäviä, tapahtumia ja päivämääriä, jotka tapahtuvat tai tulevat tapahtumaan projektin elinkaaren aikana. Resurssikalenterin luominen on olennaisen tärkeää tehokkaan projektinhallinnan kannalta, sillä se auttaa suunnittelussa ja resurssien kohdentamisessa projektin alusta alkaen. Siinä tarkkaillaan yksittäisen työntekijän - ainakin - saatavuutta, kapasiteettia, työmäärää ja käyttöä.(Teamdeck) Resurssikalenteri on - kuten termit antavat ymmärtää - kalenteri, jolla ohjataan, koordinoidaan ja seurataan resursseja, mukaan lukien sekä työntekijät että laitteet. Se antaa projektipäälliköille täysin läpinäkyvän näkymän koko tiimiin ja kaikkiin projekteihin, mikä auttaa yrityksiä erinomaisesti seuraavissa asioissa skaalata liiketoimintaansa.
Tarkemmin sanottuna yleiskatsaus siitä, miten resursseja (työntekijöitä) käytetään, mitkä resurssit, joilla on tiettyjä taitoja, ovat käytettävissä, kuinka kauan erilliset hankkeet kestävät ja kuinka paljon tietyt hankkeet maksavat. Projekti- ja resurssikalentereilla on eri roolit projektien aikataulujen ja resurssien saatavuuden hallinnassa. Projektikalenterissa seurataan edistymistä ja määräaikoja, kun taas resurssikalenterissa keskitytään resurssien jakamiseen ja saatavuuteen. Se auttaa myös välttämään työmäärän hallintaan liittyviä haasteita, kuten ylikäyttöä tai alikäyttöä. Resurssikalenteri näyttää sekä inhimillisten että muiden kuin inhimillisten resurssien saatavuuden, mukaan lukien työajat ja vapaapäivät, tehokkaan projektisuunnittelun varmistamiseksi.
Mitä projektipäälliköiden ominaisuudet etsivät resurssikalenterista?
Saatavuuden / lomanhallintaominaisuudet - aika, jonka voit varata työntekijälle.
Mukautettavat, helposti ymmärrettävät raportit
Suunniteltu työ - aika, jonka työntekijä on määrätty projektille. Ihannetapauksessa yhden henkilön kokonaisvaraukset eivät saisi ylittää hänen käytettävyyttään.
Työaikataulut ja työntekijöiden työajanseuranta - aika, jonka työntekijä on työskennellyt tietyn tehtävän/projektin parissa. Ihannetapauksessa työaikamerkinnät eivät saisi ylittää kirjauksia.
Työntekijöiden käyttöanalyysin ominaisuudet
Työmäärän hallinta ja sen optimointi
Hankkeen budjetointi
Hankkeiden valvonta ja suunnittelu
Integrointikyky
Edistyneet mukautukset
Tiimin jäsenten varaukset, työaikataulut, lomien yleiskatsaus
Poissaolot - työntekijöiden lomat, sairauslomat ja muunlaiset poissaolot olisi sisällytettävä työntekijöiden moniin kalentereihin, jotta voit helposti havaita, milloin tiimin jäsen ei ole käytettävissä.
Kansalliset vapaapäivät - samoin kuin poissaolovapaat, kansalliset vapaapäivät tulisi merkitä resurssikalenteriin ajankohdaksi, jolloin resurssit eivät ole käytettävissä, joten niitä ei voi laskea mukaan projektia suunniteltaessa.
[Näyttö Teamdeckistä - resurssien- ja projektinhallinnan kalenterista]
Resurssikalenterit ovat keskeisessä asemassa monimutkaisten projektien hallinnassa, sillä ne tarjoavat useita etuja:
Korkean tason resurssikatsaus: Ne tarjoavat tilannekuvan henkilöresurssien saatavuudesta, mikä auttaa projektipäälliköitä suunnittelemaan tehokkaasti ja kohdentamaan resursseja tarpeen mukaan.
Parempi ymmärrys tuotantoputkistosta: Visualisoimalla projektin aikataulun ja projektin resurssit johtajat saavat paremman käsityksen yrityksen tuotantokapasiteetista ja voivat suunnitella sen mukaisesti.
Optimoitu työmäärän hallinta: Seuraamalla varauksia ja työaikamerkintöjä esimiehet voivat nopeasti tunnistaa ja puuttua ylikäyttöön tai vajaakäyttöön liittyviin ongelmiin ja varmistaa tehtävien tasapainoisen jakautumisen.
Projektipäälliköt voivat hyötyä resurssikalenterin käytöstä monin tavoin, esimerkiksi seuraavasti:
korkean tason yleiskuva resurssien saatavuudesta,
yrityksen tuotantoputken parempi ymmärtäminen,
resurssien suunnittelu on harkitumpaa,
kyky mukauttaa ryhmän työmäärää ali- tai ylikäytön tapauksessa.
Resurssien tehokas hallinnointi on ratkaisevan tärkeää, kun käsitellään useita projekteja, jotta varmistetaan, että työmäärä on tasapainossa ja että tiimin jäsenet eivät kuormitu liikaa.
Resurssikalenterin avulla voit suunnitella tiimisi työtä tehokkaammin. Kun huolehdit työntekijöiden saatavuudesta, heidän suunnitelluista lomistaan ja kansallisista vapaapäivistä, vähennät riskiä siitä, että työvoimaa on liian vähän projektin loppuunsaattamiseen.
Vastaavasti voit käyttää resurssikalenteria havaitaksesi tarvitsemasi työntekijät, jotka on tällä hetkellä varattu toiseen projektiin. Kun tiedät, kuinka kauan he eivät ole käytettävissä, voit mukauttaa projektisi aikataulua tai neuvotella toisen pääjohtajan kanssa resursseista, joita molemmat tarvitsevat.
Toinen resurssikalenterin etu on selkeä yleiskuva työntekijöiden työmäärästä. Kun seuraat varauksia tai aikamerkintöjä, voit nopeasti havaita tiimin jäsenet, joilla on liikaa tai liian vähän tekemistä, jotta voit mukauttaa heidän varauksiaan vastaavasti. Tämä auttaa projektiryhmää pysymään ajan tasalla aikatauluistaan ja mahdollisista haasteista, mikä viime kädessä tukee tehtävien parempaa jakamista ja ylläpitää tiimin työmoraalia.
Aloitetaan esittely. Teamdeck on SaaS-resurssien hallinta ohjelmistotalon kehittämä ratkaisu, joka toimii NetFlixin, Uberin tai Universalin kanssa. Aiemmin ohjelmisto oli omistettu heidän omiin tarkoituksiinsa, mutta kymmenien kuukausien jälkeen tuote kaupallistettiin. Näin tästä resurssikalenterista tuli - yleisesti ottaen - osa valtavia projektinhallintaohjelmistomarkkinoita.
Teamdeckin avulla käyttäjät voivat luoda oman resurssikalenterinsa resurssien hallinnan parantamiseksi, mikä auttaa estämään ylivarauksia ja parantaa tiimien työmäärän näkyvyyttä.
Se auttaa jokaista projektipäällikköä ja tiimin jäsentä koko projektin ajan, sillä resurssien suunnittelu, hallinnointi ja suorituskyvyn mittaaminen.
Teamdeckin avulla pääset käsiksi työntekijöidesi työtaakkaan yksinkertainen resurssien ajoitusohjelma. Teamdeckissä saatavilla olevia tietoja ovat varaukset, työaikataulut, saatavuus ja lomat.
Lisäksi olemme lisänneet kaksi muuta yksityiskohtaa, jotka voivat auttaa sinua työmäärän seurannassa:
Varaukset vs saatavuus
Työaikataulut vs. saatavuus
Palkit osoittavat työntekijöiden varaukset tai työaikataulut verrattuna niiden saatavuuteen. Se on nopea ja helppo tapa nähdä, onko tiimin jäsen ali- vai ylikäytössä, mikä helpottaa toimintaa.
Yksi resurssikalenterin perusominaisuuksista on sen kyky seurata työntekijöiden saatavuutta ja hallita lomia. Tämä toiminto on ratkaisevan tärkeä sen varmistamiseksi, että projektipäälliköillä on tarkka kuva siitä, ketkä ovat kullakin hetkellä käytettävissä työskentelemään projektissa.
Sen sijaan projektikalenteria käytetään työpäivien, työvuorojen ja tehtävien määräaikojen määrittelyyn, ja se antaa staattisemman yleiskuvan projektin aikataulusta.
Kalenterissa olisi oltava:
Suunnitellut lomat: Työntekijöiden suunnitellut vapaat on otettava huomioon aikatauluristiriitojen välttämiseksi.
Sairauslomat: Sairaudesta johtuvat suunnittelemattomat poissaolot on seurattava ja hoidettava viipymättä.
Kansalliset juhlapäivät: Yleiset vapaapäivät olisi merkittävä, jotta ne voidaan ottaa huomioon hankkeen aikatauluja suunniteltaessa.
Kun projektipäälliköillä on yksityiskohtainen yleiskuva näistä tekijöistä, he voivat välttää työntekijöiden ylivaraamisen ja varmistaa, että hankkeissa on riittävästi henkilöstöä.
Mukautettavat raportit ovat toinen resurssikalenterin olennainen ominaisuus. Nämä raportit antavat tietoa resurssienhallinnan eri osa-alueista, kuten esimerkiksi seuraavista:
Resurssien jakaminen: Ymmärrys siitä, miten resurssit jakautuvat eri hankkeisiin.
Hankkeen edistyminen: Käynnissä olevien hankkeiden tilan seuranta ja mahdollisten viivästysten tunnistaminen.
Joukkueen suorituskyky: Yksittäisten tiimin jäsenten ja koko tiimin suorituskyvyn analysointi.
Nämä raportit voidaan räätälöidä projektipäällikön erityistarpeiden mukaan, ja ne tarjoavat joustavuutta ja yksityiskohtaisia tietoja, jotka auttavat päätöksenteossa.
Suunnitelmallisella työnjaolla varmistetaan, että kunkin työntekijän työmäärä on hallittavissa eikä ylitä hänen käytettävyyttään. Tämä ominaisuus auttaa:
Tasapainotettu työmäärän jakautuminen: Ennaltaehkäistään työuupumusta varmistamalla, ettei yksikään työntekijä ole ylikuormitettu tehtävillä.
Resurssien tehokas hyödyntäminen: Varmistetaan, että kaikkia tiimin jäseniä hyödynnetään riittävästi eikä yhtään resurssia jätetä käyttämättä.
Tehokas aikataulutus on elintärkeää korkean tuottavuuden ylläpitämiseksi ja sen varmistamiseksi, että projektit saadaan tehokkaasti päätökseen.
Tarkka työajanseuranta on välttämätöntä, jotta voidaan ymmärtää, kuinka paljon aikaa työntekijät käyttävät eri tehtäviin. Tämä ominaisuus sisältää:
Työaikataulut: Työntekijät voivat kirjata tiettyihin projekteihin käytetyt työtunnit, jolloin käytetystä ajasta saadaan yksityiskohtaiset tiedot.
Ajanseuranta: Reaaliaikainen työtuntien seuranta tuottavuuden seuraamiseksi ja sen varmistamiseksi, että työaikamerkinnät ovat tarkkoja.
Vertailemalla työaikatauluja suunniteltuun varaukseen projektipäälliköt voivat tunnistaa poikkeamat ja tehdä tarvittavat muutokset tehokkuuden parantamiseksi.
Työntekijöiden käyttöanalyysi auttaa projektipäälliköitä ymmärtämään, miten tehokkaasti heidän tiiminsä jäseniä käytetään. Tähän sisältyy:
Käyttöasteet: Lasketaan, kuinka paljon aikaa työntekijät käyttävät laskutettaviin tehtäviin verrattuna muihin kuin laskutettaviin toimintoihin.
Kapasiteetin suunnittelu: Optimaalisen työmäärän määrittäminen kullekin tiimin jäsenelle tuottavuuden maksimoimiseksi aiheuttamatta loppuunpalamista.
Tämä analyysi on ratkaisevan tärkeää, jotta voidaan tehdä tietoon perustuvia päätöksiä resurssien kohdentamisesta ja hankesuunnittelusta.
Tehokas projektinhallinta edellyttää huolellista budjetointia ja kustannusten hallintaa. Resurssikalenteri auttaa:
Kustannusarvio: Tarkkojen arvioiden laatiminen hankkeen kustannuksista resurssien ja käytetyn ajan perusteella.
Talousarvion seuranta: Seurataan todellisia menoja suhteessa talousarvioon sen varmistamiseksi, että hankkeet pysyvät taloudellisesti aikataulussa.
Taloudellinen raportointi: Yksityiskohtaisten talousraporttien laatiminen, jotta sidosryhmät saavat tietoa hankkeen kustannuksista ja kannattavuudesta.
Nämä ominaisuudet auttavat projektipäälliköitä pitämään talouskuria yllä ja varmistamaan, että projektit ovat kannattavia.
Kehittyneiden räätälöintivaihtoehtojen ansiosta resurssikalenterit voidaan mukauttaa erilaisiin organisaation tarpeisiin. Näitä ovat mm:
Mukautetut näkymät: Räätälöityjen kalenterinäkymien luominen, joissa korostetaan tiettyjä tiimejä, rooleja tai projekteja.
Suodatinvaihtoehdot: Kalenterin suodattaminen niin, että se näyttää olennaiset tiedot, kuten tiettyjen taitojen saatavuuden.
Henkilökohtaiset asetukset: Kalenteriasetusten mukauttaminen vastaamaan yksilöllisiä mieltymyksiä ja työnkulun vaatimuksia.
Mukauttaminen parantaa resurssikalenterin käytettävyyttä ja tekee siitä monipuolisen työkalun erilaisiin projektinhallintatilanteisiin.
Resurssikalentereilla on strateginen rooli projektinhallinnassa, sillä ne tarjoavat keskitetyn alustan resurssien hallinnalle. Tämä strateginen merkitys näkyy useilla keskeisillä aloilla:
Resurssikalenterit tarjoavat korkean tason yleiskuvan resurssien saatavuudesta ja jakamisesta. Tämä näkyvyys on ratkaisevan tärkeää:
Ennakoiva suunnittelu: Projektinjohtajat voivat suunnitella etukäteen ja kohdentaa resurssit tehokkaasti. Ryhmänjohtajilla on ratkaiseva rooli tarkkojen resurssikalentereiden ylläpitämisessä ja resurssien tehokkaan kohdentamisen varmistamisessa.
Konfliktinratkaisu: Aikatauluristiriitojen tunnistaminen ja ratkaiseminen ennen kuin ne vaikuttavat hankkeen aikatauluihin.
Resurssien optimointi: Varmistetaan, että kaikkia käytettävissä olevia resursseja käytetään tehokkaasti tuottavuuden maksimoimiseksi.
Keskitetty resurssikalenteri edistää parempaa yhteistyötä tiimin jäsenten ja osastojen välillä. Hyödyt ovat mm:
Koordinoidut toimet: helpottaa eri tiimien tehtävien ja toimintojen koordinointia.
Avoin viestintä: Annetaan selkeä kuva siitä, kuka työskentelee minkäkin asian parissa, parannetaan viestintää ja vähennetään väärinkäsityksiä.
Yhteiset tavoitteet: Sen varmistaminen, että kaikki tiimin jäsenet ovat linjassa projektin tavoitteiden ja aikataulujen kanssa.
Resurssikalenterit tukevat organisaatioiden skaalautuvuutta tarjoamalla työkaluja kasvavan monimutkaisuuden hallintaan. Tähän sisältyy mm:
Skaalautuva resurssienhallinta: Sopeutuminen organisaation kasvaviin tarpeisiin sen laajentuessa ja ottaessa vastaan lisää hankkeita.
Tehokas aloitus: Tehostetaan uusien työntekijöiden sisäänottoprosessia tarjoamalla selkeä näkyvyys tiimin aikatauluihin ja saatavuuteen.
Sopeutumiskyky: Sopeutuminen muuttuviin projektivaatimuksiin ja resurssien saatavuuteen reaaliaikaisesti.
Tehokas resurssienhallinta on kriittinen osa riskienhallintaa projektinhallinnassa. Resurssikalenterit edistävät:
Riskien tunnistaminen: Korostetaan mahdollisia resursseihin liittyviä riskejä, kuten ylivarauksia tai taitopulaa.
Riskien lieventäminen: Strategioiden toteuttaminen näiden riskien lieventämiseksi, kuten resurssien uudelleen kohdentaminen tai hankkeen aikataulujen mukauttaminen.
Varautumissuunnittelu: Varasuunnitelmien laatiminen ennakoimattomien resurssiongelmien ratkaisemiseksi.
Saatavuuspalkit Teamdeckin projektisuunnittelukalenterissa
Jotta Teamdeckin käyttö olisi helpompaa, voit mukauttaa näkymää valitsemalla, mitkä rivit haluat nähdä.
Lisäksi voit suodattaa näkymän näyttämään tietyn työntekijäluettelon, esimerkiksi vain frontend-kehittäjät tai suunnittelijat. Voit luoda omia näkymiä, jolloin saat nopeasti yleiskuvan eri tiimeistä.
Jotta resurssikalenterin hyödyt saataisiin maksimoitua, projektipäälliköiden tulisi noudattaa resurssienhallinnan parhaita käytäntöjä. Näitä ovat mm:
Usein toistuvat arvostelut: Kalenterin säännöllinen tarkistaminen ja päivittäminen siten, että siinä otetaan huomioon muutokset projektin aikatauluissa, resurssien saatavuudessa ja tiimitehtävissä. Resurssikalenterin säännölliset päivitykset ovat olennaisen tärkeitä projektin suunnitteluvaiheessa, jotta voidaan varmistaa tarkka aikataulutus ja resurssien kohdentaminen.
Reaaliaikaiset säädöt: Kalenteriin tehdään reaaliaikaisia mukautuksia uusien tietojen tullessa saataville, jotta varmistetaan, että kalenteri pysyy tarkkana ja luotettavana suunnitteluvälineenä.
Työntekijöiden koulutus: Tarjoamalla työntekijöille kattavaa koulutusta resurssikalenterin tehokkaasta käytöstä ja varmistamalla, että kaikki ovat samalla sivulla.
Jatkuva tuki: Tarjotaan jatkuvaa tukea ja resursseja, jotka auttavat työntekijöitä käyttämään työkalua ja ratkaisemaan mahdollisia ongelmia.
Avoimet politiikat: Luodaan selkeät toimintaperiaatteet ja menettelyt resurssikalenterin käyttöä varten, jotta varmistetaan johdonmukaisuus ja vastuullisuus.
Avoin vuoropuhelu: Kannustetaan tiimin jäseniä avoimeen vuoropuheluun, jossa käsitellään mahdollisia huolenaiheita tai ehdotuksia työkalun tehokkuuden parantamiseksi.
Insightsin hyödyntäminen: Hyödynnetään resurssikalenterin tarjoamia tietoja, jotta voidaan tehdä tietoon perustuvia päätöksiä resurssien jakamisesta, hankesuunnittelusta ja työmäärän hallinnasta.
Jatkuva parantaminen: Tietojen käyttö parannusalueiden tunnistamiseksi ja strategioiden toteuttamiseksi, jotta voidaan parantaa koko projektinhallintaprosessia.
Yhteenvetona voidaan todeta, että resurssikalenteri on nykyaikaisen projektinhallinnan välttämätön väline. Se tarjoaa kattavan ratkaisun resurssien hallintaan, tehtävien aikatauluttamiseen ja työmäärän optimointiin. Resurssikalenteri tarjoaa selkeän näkyvyyden resurssien saatavuuteen ja käyttöön ja parantaa siten tehokkuutta, yhteistyötä ja päätöksentekoa. Teamdeckin kaltaiset työkalut ovat esimerkki edistyksellisen resurssisuunnitteluohjelmiston eduista, sillä ne tarjoavat vankan alustan, joka tukee monimutkaisten projektien onnistunutta toteuttamista. Noudattamalla parhaita käytäntöjä ja hyödyntämällä resurssikalenterien koko potentiaalia projektipäälliköt voivat parantaa merkittävästi kykyään toimittaa projektit ajallaan ja budjetin puitteissa, mikä lopulta edistää organisaationsa kasvua ja menestystä.
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...
Jos et käytä erinomaista resurssien aikataulutusohjelmistoa, kannattaa tutustua aikataulutustekniikoihin. Aikataulutustekniikat auttavat sovittamaan yhteen projektin aikataulun, laajuuden ja resurssit. Aikataulun on sovittava tiettyyn aikatauluun ja...