Resurssien jakaminen auttaa sinua valitsemaan parhaat käytettävissä olevat resurssit useisiin projekteihin ja hallitsemaan niitä koko työn ajan, jotta voit välttää työntekijöiden ali- tai ylikäytön. Valitettavasti kaikki projektipäälliköt eivät käytä sitä hyödykseen.
Mitä saat kiittää tästä artikkelista:
PMI:n tutkimuksen ("Pulse of the Profession") mukaan vain 26% yrityksistä käyttää aina resurssienhallintaa resurssien arvioimiseen ja jakamiseen, ja 36% tekee sitä usein. Samaan aikaan alle 60% hankkeista täyttää alkuperäisen budjetin, ja hädin tuskin 50% niistä valmistuu ajallaan, todetaan samassa tutkimuksessa.
Monet projektipäälliköt, jotka haluavat esitellä, mitä projektinhallinta on, käyttävät Project Management Instituten (PMI) määritelmää. Jälkimmäisen mukaan projektinhallinnassa on kyse siitä, että käytetään mitä tahansa, jotta voidaan tuottaa jotain hyödyllistä ihmisille - kuten he sanovat, "tuottaa arvoa ihmisille".
Tarkemmin sanottuna APM:n mukaan projektinhallinta on osaamisen, kykyjen, lahjakkuuden, asiantuntemuksen, työkalujen, koneiden, välineiden, ohjelmistojen, menetelmien, tekniikoiden ja prosessien käyttöä "arvon tuottamiseksi ihmisille".
Ilmaisu "arvo ihmisille" saa meidät olettamaan, että projektinhallinnan tulos voisi olla kaikki kaikessa. Talo, sovellus, puisto tai jopa jotkut yhteiskunnalliset liikkeet, kuten ristiretki, LGPT tai uskonto. Mitä tahansa, mikä on hyödyllistä jollekin lukumäärälle yksilöitä.
Edellä mainitut huomautukset ovat syy siihen, miksi me - liiketoimintaan sitoutuneet ihmiset - käytämme Association for Project Managementin (APM) ehdottamaa määritelmää. Ehdotettu käsitys projektinhallinnasta sisältää kriteerejä, jotka auttavat erottamaan pelkän johtamisen projektinhallinnasta. Katsotaanpa:
Projektinhallinta on prosessien, menetelmien, taitojen, tietojen ja kokemuksen soveltamista tiettyjen projektitavoitteiden saavuttamiseksi projektin hyväksymiskriteerien mukaisesti sovittujen parametrien puitteissa. Projektinhallinnalla on lopulliset tuotokset, jotka on rajoitettu rajalliseen aikatauluun ja budjettiin.
Kun vertaamme APM:n ja PMI:n määritelmiä, havaitsemme jonkin verran läheisyyttä. Molemmissa on kyse asioiden hoitamisesta ja tietojen, kokemuksen, menetelmien jne. käyttämisestä, jotta asiat saadaan tehtyä. Mutta vain viimeinen projektinhallinnan luonnehdinta on - sanoisimme niin - liiketaloudellinen.
Aika, budjetti ja "projektin hyväksymiskriteerit" ovat - sanokaamme - todellisen projektinhallinnan osa-alueita (ja tietenkin resurssienhallinta- tai resurssien jakoprosessit). Tiedämme vain, että liikesuhteiden maailmassa kaikilla hankkeilla on tavoitteensa. Mikä tahansa hanke on toteutettava tietyssä ajassa ja tietyssä budjetissa, ja sen on oltava päämiehen - asiakkaan tai yrityksenne johtajan - hyväksymä.
Tässä on tärkein ero johtamisen ja projektinhallinnan välillä. Pelkkä johtaminen on jatkuva, jatkuva prosessi. Projektinhallinnan lopputulos on määrättävä rajallisen ajan ja budjetin puitteissa.
Tämä ero johtaa siihen, että projektinhallinta ei ole pelkkä prosessi vaan jäsennelty prosessi. Sitä kutsutaan projektinhallinnan elinkaareksi, ja siinä on yleensä viisi vaihetta.
Aivan kuten Ganntic-yritys - kilpailijamme resurssien jakojärjestelmien markkinoilla - resurssien jako ja resurssien suunnittelu (vaihtoehtoinen termi resurssien hallinnalle) ovat osa projektinhallinnan elinkaariprosessia. Ne vastaavat suunnittelusta, resurssien (työntekijöiden) organisoinnista ja niiden tuottavuuden mittaamisesta (kyllä, se on edellä mainitun projektinhallintaprosessin neljäs vaihe).
Nyt tiedämme, mistä resurssienhallinta löytyy projektinhallinnan elinkaaren yhteydessä. Nyt on aika ymmärtää resurssienhallintaa. Miksi? Koska resurssien jakaminen on osa resurssienhallintaa, ja resurssienhallinta - kuten jo tiedät - on osa projektinhallintaprosesseja.
APM-tietoperustan ansiosta tiedämme, että resurssit ymmärretään hyvin laajasti. Raha, työkalut, koneet, teknologia ja - mikä tärkeintä - ihmiset ja heidän taitonsa. Resursseilla tarkoitetaan kaikkea sitä, mitä tarvitaan tehtävän ja projektin loppuunsaattamiseksi.
Miten resurssien jakaminen ja resurssien hallinta (resurssien suunnittelu) liittyvät toisiinsa? Katsotaanpa APM:n määritelmää. Heidän mukaansa resurssien hallinta on:
(...) hankkimaan, jakamaan ja hallinnoimaan hankkeeseen tarvittavia resursseja(...). Resurssien hallinnalla varmistetaan, että sisäisiä ja ulkoisia resursseja käytetään tehokkaasti, ajallaan ja budjetin mukaisesti.
Kuten näemme, projektinhallinnan määritelmän mukaisesti aika ja budjetti ovat ne näkökohdat, jotka ovat kriittisiä tässä prosessissa. Myöskään "hyväksymiskriteerejä" ei pidä sulkea pois.
Resurssien hallinnalla tarkoitetaan kuitenkin prosessia, jossa suunnitellaan, valitaan, aikataulutetaan ja jaetaan resursseja hyväksymiskriteerien täyttämiseksi ja projektin loppuun saattamiseksi.
Resurssien hallinnassa ja resurssien kohdentamisessa on kyse käytettävissä olevien ja riittävien resurssien tunnistamisesta ja niiden sovittamisesta sopiviin tehtäviin oikeaan aikaan. Resurssi- tai projektipäällikön tehtävänä on tunnistaa työntekijät, joilla on tarvittavat taidot ja kokemus (ns. resurssit) työn suorittamiseksi (osa suunnittelua), ja päättää, milloin tiettyjä resursseja tarvitaan (resurssien kohdentamisen tai resurssien aikataulutuksen kautta).
Tämä artikkeli voi pakottaa vähemmän kokeneet ajattelemaan, ettei sen pitäisi olla vaikeaa. Käytämme siis tämän luvun lopussa Wellingtonin yrityksestä saatavaa vuosikertomusta.
Ennen kuin puhumme resurssien kohdentamisen merkityksestä projektinhallinnassa, aluksi ymmärrämme yhden tämän artikkelin tärkeimmistä termeistä - resurssit. Tämän johdantokappaleen ansiosta tunnet paremmin erot joidenkin alla olevassa kappaleessa mainittujen resurssien kohdentamisen määritelmien välillä.
Kuten voitte kuvitella, resurssit voivat olla hyvin erilaisia - aineellisista aineettomiin. Resurssien kohdentamisessa ei ole eroa, mutta sen ymmärtäminen, mitä "resurssi" tarkoittaa, riippuu toimialasta, jossa sitä käytetään.
Tässä luvussa näet monia tuotemerkkejä - myös kilpailijoitamme. Vertailemme muutamia Brittanica Dictionaryn esittämiä määritelmiä ja merkityksiä, mutta myös hyvin tunnistettavia kilpailijoitamme - Wrike, Resource Guru tai TeamGantt-yritys. Merkitykset yleisemmistä tarkempiin ja projektinhallintatoimiin liittyviin.
Cambridge Dictionary kertoo, että resurssien jakaminen on
prosessi, jossa rahat, taidot jne. jaetaan organisaation osastojen kesken.
Tiukemmin toisessa hyvin tunnistettavassa Brittanica-sanakirjassa, joka viittaa termimme taloudelliseen taustaan. Resurssien kohdentaminen ymmärretään:
tuotantovarojen jakaminen eri käyttötarkoitusten kesken. (Brittanica-sanakirja)
Mutta koska olemme osa esimerkiksi projektinhallinta-alaa, keskitymme tähän alaan liittyviin merkityksiin. Niinpä Float - kilpailijamme ja tunnettu resurssien jakamisen projektinhallintaohjelmistojen tarjoaja - ilmoittaa meille yhdessä blogiartikkelissaan, että rresurssien jakaminen on prosessi, jossa nimetään ja käsitellään resursseja, jotka auttavat tiimin tehtäviä, projekteja ja strategisia tavoitteita.
Mutta kun jatketaan lukemista ja ollaan tarkempia, Float korostaa kahta resurssien jakamiseen liittyvää näkökohtaa. Ensimmäinen on yhteensovittaminen. Allokointi tarkoittaa työntekijöiden tai tiimin jäsenten osaamisen ja kokemuksen sovittamista oikeisiin projekteihin tai tehtäviin. Ja (asiaankuuluva) yhteensovittaminen on yksi sen resurssien allokaatiokäsityksen kahdesta keskeisestä elementistä.
Ja toiseksi, varmista, että jokainen tiimin jäsen ja jokainen projektiin osallistuva työntekijä pystyy suorittamaan jokaisen toimeksiannon ja jokaisen tehtävän.
Saviomin näkökulmasta toinen ohjelmisto, jonka tarkoituksena on auttaa projektipäälliköitä resurssienhallintaprosesseissa:
Resurssien jakaminen, joka tunnetaan myös nimellä resurssien aikataulutus, tunnistaa ja osoittaa resursseja tietyksi ajanjaksoksi eri toiminnoille.
Nämä toimet voivat liittyä hankkeeseen tai olla liittymättä siihen, kuten olemme lukeneet muualla kirjoitetuista kohdista. Hallinto, tuki, toiminta jne. Tässä Saviom kiinnittää huomiota tunnistamiseen resurssien jakoprosessin ensimmäisenä tärkeänä elementtinä. Toiseksi - kuten monet muutkin - osoittaminen. Kolmas elementti on "tietty ajanjakso".
Sivustolla projectmanager.com kerrotaan, että termi resurssien jakaminen tarkoittaa samaa kuin resurssien hallinta ja resurssien aikataulutus (lisää siitä seuraavassa kappaleessa). Ja itse asiassa heidän näkökulmastaan resurssien kohdentaminen on vain resurssien aikatauluttamista, jossa otetaan huomioon käytettävissä olevat resurssit, joita tehtävä tai projekti tarvitsee, jotta se saadaan valmiiksi odotetuin tuloksin.
Tämän luvun päätteeksi toteamme yksinkertaisesti:
Resurssien jakaminen tarkoittaa yksinkertaisesti resurssien (useimmiten ihmisten ja heidän taitojensa, mukaan lukien heidän saatavuutensa, nykyinen tai aiempi suorituskyky ja ajanhallintataidot) jakamista projektin eri tehtäviin, jotta määräaikoja voidaan noudattaa mahdollisimman tehokkaasti ja taloudellisesti.
Resurssien kohdentaminen käsittää tosiasiassa resurssien saatavuuden, nykyiset ja odotetut taidot (osallistuminen prosesseihin, joilla varmistetaan käytettävissä olevien resurssien käyttö joko yksin tai yhteistyössä henkilöstöhallinnon tai ulkopuolisen yrityksen kanssa), kokemuksen (sekä projektipäälliköt että työntekijät), arviot, riippuvuudet, prioriteetit ja muutospyynnöt, jotka ilmenevät koko tuotekehityksen tai projektinhallinnan aikana.
Tältä osin voidaan sanoa, että viimeinen merkitys viittaa siihen, että resurssien kohdentaminen on seurausta monista valinnoista. Oikeiden resurssien valintaa koskevaa viimeistä päätöstä edeltävät mikropäätökset, jotka vaikuttavat tiimin suorituskykyyn ja määrittävät hankkeen onnistumisen.
Tämä osa voisi olla myös edellä oleva osa, mutta sen tärkeyden vuoksi olemme päättäneet käsitellä tätä aihetta erillisessä kappaleessa. Miksi?
"Resurssien jakamisen" käyttäminen "resurssien aikataulutuksen" (esim. Saviom) ja jopa "resurssien hallinnan" (esim. Project Manager) synonyymina ei ole aivan uutta. Mutta projektipäällikön ympäristössä ja yliopiston edustajalla ei ole suostumusta rinnastaa yhtä termiä toiseen tai kolmanteen. Joillekin heistä resurssien kohdentaminen on resurssienhallintaprosessi.
Wikipediassa näimme tällaisia tietoja, jotka eivät ole aivan lähellä PMI:n ehdotuksia:
Projektinhallinnassa resurssien jakaminen tai resurssien hallinta on toimintojen ja niiden vaatimien resurssien aikatauluttamista ottaen huomioon sekä resurssien saatavuus että projektin kesto.
Project Management Instituten näkökulmasta se ei ole aivan totta. Muutamat edellä esitetyistä näkökohdista ovat totta: resurssien saatavuus ja projektiaika. Mutta entä budjetti? Useimmiten budjetti määrittää ajan, jolloin jotain voidaan tehdä. Koska jos sinulla on budjetti, voit päättää resurssien - projektiin osallistuvien ihmisten ja muiden resurssien (työkalut, laitteet jne.) - saatavuudesta.
Resurssien jakamisessa otetaan myös huomioon resurssien saatavuus, kapasiteetti ja käyttö koko yrityksessä, mutta sitä ei pidä sekoittaa resurssien aikatauluttamiseen.
Visual-planning.comin näkökulmasta:
Resurssien aikatauluttamisella tarkoitetaan toimintojen ja menetelmien kokonaisuutta, jota organisaatiot käyttävät osoittaakseen resurssit tehokkaasti töihin, tehtäviin tai projekteihin, jotka niiden on saatettava päätökseen, ja aikatauluttaakseen kunkin tehtävän tai projektin alkamis- ja päättymispäivämäärät resurssien saatavuuden perusteella.
Float ehdottaa resurssien aikataulutus on prosessi, jota tiimit käyttävät organisoidakseen ja jäsentääkseen työntekijöitään niin, että heidän suorittamansa tehtävät aikataulutetaan saatavuuden ja kyvykkyyden perusteella.
Mutta Resurssiguru korostaa, että on tärkeää tunnistaa tai tunnistaa tarkka silmänisku, kun resursseja tulisi kohdentaa. He ymmärtävät resurssien ajoituksen prosessi, jossa määritetään tarkasti, mitä resursseja tarvitaan ja aikatauluttaa ne sitten, kun niitä tarvitaan. Tästä näkökulmasta katsottuna oikein kohdennetut resurssit ovat tulosta siitä, että on löydetty hyvin työntekijät, joilla on asiaankuuluvat taidot (tai vain sopivat taidot käytettävissä olevien työntekijöiden joukosta), jotka varmistavat, että projekti toteutetaan odotettujen vaatimusten mukaisesti. Tämä tietenkin edellyttää, että projekti tai resurssienhallinta jolla voidaan täydellisesti tai ainakin erittäin hyvin arvioida työntekijöiden potentiaalia ja heidän hyödyllistä rooliaan tietyssä hankkeessa.
Kun kuitenkin pidetään mielessä edellä esitetyt näkökohdat ja resurssien jakamista projektinhallinnassa koskevat näkökohdat, on vaikea vastustaa tunnetta, että resurssien jakamisen roolin ymmärtäminen on esiintynyt monta kertaa osana projektin resurssien hallinta tai jopa resurssien aikataulutusprosessia. Mutta käsittely synonyyminä on myös oikeutettua.
Resurssienhallintaan liittyy useita haasteita, jotka sinun on tiedostettava, jotta voit jakaa resurssit oikein ja hallita niitä koko projektin ajan.
1. Asiakkaan muutokset
Projektipäällikkönä olet ehkä jo kokenut, miten muutokset laajuudessa, aikataulussa tai budjetissa voivat vaikuttaa projektin toteutukseen. Resurssien kohdentamisessa on itse asiassa kyse samasta asiasta - ajantasainen resurssikalenteri auttaa sinua mukauttamaan resursseja sujuvasti, kun muutoksia ilmenee.
2. Resurssien saatavuus
Uuden projektin aloittaminenIhannetapauksessa voit käyttää mitä tahansa resursseja, joita yrityksessäsi on käytettävissä. Mutta entä jos virastosi on useiden projektien toteuttaminen ja sinun on neuvoteltava samoista resursseista muiden pääministerien kanssa? Tai entä jos tietty tiimin jäsen on sairaslomalla? Saatavuus muuttuu, ja sinun on seurattava sitä koko ajan havaitaksesi uhat, jotka uhkaavat projektin toimittamista.
3. Hankkeen riippuvuudet
Resurssien kohdentamisessa on otettava huomioon projektin riippuvuudet, jotka ovat eräänlainen suhde projektin tehtävien tai toimintojen välillä. Esimerkiksi tietotekniikkahankkeissa on tehtäviä, jotka voidaan tehdä vasta sitten, kun jotkin muut tehtävät on saatu valmiiksi, joten resursseja ei kannata haalia alkuvaiheessa.
4. Hankkeen epävarmuustekijät
Vaikka olisitkin valinnut kaikki laatikot projektia aloittaessasi ja sopinut projektin Aikajana, budjetti ja laajuus, aina on asioita, joita ei voi ennustaa. Resurssienhallinta edellyttää, että pystyt reagoimaan projektienct-epävarmuustekijät, esimerkiksi siirtämällä resursseja muista hankkeista tai kohdentamalla niitä uudelleen.
5. Yrityksen prioriteetit
Jos yritykselläsi on useita projekteja samanaikaisesti, sinun ja kollegojesi on ehkä jaettava rajalliset resurssit, ja usein myös samassa aikataulussa. Mutta vaikka onnistuisitte neuvottelemaan molempien tarvitsemista resursseista, prioriteetit saattavat muuttua jonkin hankkeen osalta.
Katsotaanpa, miten voit käyttää käytettävissäsi olevia resursseja tehokkaasti.
1. Tunne projekti ja tiimi
Vain jos tiedät yrityksesi laajuuden ja käytettävissä olevat resurssit, voit määrittää tiimin jäsenet projektille oikein.
Aloita luomalla hankkeen korkean tason suunnitelma, joka koostuu sen vaatimuksista ja suoritteista. Kun tiedät tarkalleen, keitä tarvitset projektin toteuttamiseen, voit käyttää osaamismatriisia selvittääksesi, mitkä työntekijät yrityksessäsi on otettava mukaan.
Jos olet Teamdeckin käyttäjä, voit suodattaa työntekijäsi heidän taitojensa mukaan ja löytää nopeasti relevantit työntekijät ja heidän nykyiset varauksensa:
Kun suodatat ihmisiä, jotka haluat varata projektiisi, tarkista heidän saatavuutensa, jotta näet, ovatko he todella vapaita osallistumaan projektiisi. Yksinkertainen saatavuuspalkki auttaa paljon:
Tässä vaiheessa nyrkkisääntönä on, ettei pidä innostua liikaa ja kohdentaa liikaa resursseja hankkeeseen. Itse asiassa resurssien ylilyöntiä pidetään virheenä, jonka projektipäälliköt tekevät suojellakseen itseään epävarmuustekijöiltä. Mutta se puolestaan tekee hankearvioista ja pitkän aikavälin suunnitelmista epätarkkoja, mikä vaikuttaa yrityksen tulokseen.
Ajattele aina kokonaiskuvaa resursseja kohdentaessasi. Tarkista muiden pääsuunnittelijoiden jo tekemät varaukset, jotta voit havaita resurssit, joita saatatte molemmat tarvita, siltä varalta, että sinun pitäisi mukauttaa aikataulusi siihen.
Tieto siitä, milloin tiimisi jäsenillä on vapaapäiviä, auttaa myös. Näetkö alla olevat keltaiset merkinnät? Sinun on sisällytettävä ne arviossasi, sillä juuri silloin nämä työntekijät eivät ole käytettävissä. Vastaavasti voit havaita projektisi aikana sattuvat kansalliset juhlapyhät.
2. Paljastetaan riskit varhaisessa vaiheessa
Olemme puhuneet siitä hieman vuonna resurssien hallinnan haasteet jakso. Projektipäällikkönä olet hyvin tietoinen riskeistä, kuten asiakkaiden arvosteluista, viivästyksistä, henkilökohtaisista hätätilanteista, kilpailevista hankkeista jne. Ne vaikuttavat myös resurssien jakamiseen.
Kun jokin edellä mainituista haasteista ilmenee, sinun on mukautettava varauksiasi. Kun sinulla on korkean tason yleiskatsaus organisaatiosi resursseista, voit löytää muita resursseja nopeammin, kohdentaa resursseja uudelleen, pidentää tai leikata olemassa olevia varauksia tai jopa poistaa joitakin tarvittaessa.
3. Seuraa projektia
Muistatko, että resurssien jakamisessa on kyse tiimisi hyötyjen tehokkuuden parantamisesta? Nyt on aika tarkistaa, miten tiimisi pärjää. Voit tehdä sen seuraavasti resurssien käytön mittaaminen.
Aloita seuraamalla aikaa ja työmäärää. Teamdeckissä voit helposti havaita työntekijät, joilla on liikaa tai liian vähän (mikä voi myös olla ongelma) tekemistä. Muistatko saatavuuspalkin? Ylityöt on merkitty punaisella värillä, kun taas käyttämätön aika on valkoista.
Resurssien käytön mittaamiseen voit käyttää myös yksinkertaista kaavaa:
Resurssien käyttöaste = varattu aika / käytettävissä oleva aika
Näin saat nopeasti selville, onko tiimisi varattu täyteen potentiaaliinsa vai ei.
Projektin aikana on myös suositeltavaa verrata aika ajoin arvioita toteutuneisiin tuloksiin ja kohdentaa resursseja uudelleen, jos se on tarpeen. On todennäköistä, että joidenkin muutosten vuoksi sinun on mukautettava varauksia, jotta vältät resurssien ali- tai ylikäytön ja täytät projektin vaatimukset.
Säännölliset tarkastukset tiimisi kanssa auttavat sinua havaitsemaan myös nämä uhat.
Projektipäällikkönä saatat olla vastuussa myös seuraavista tehtävistä projektin budjetin seuranta. Voit tehdä sen tiimisi työaikataulujen perusteella kertomalla heidän projektiin käyttämänsä tuntimäärän asiakkaalta perimälläsi tuntiveloituksella. Vertailemalla arvioita toteutuneisiin kustannuksiin voit nähdä, oletko budjetissa vai et.
4. Analysoi hanke
Aiempien projektien aikana kerättyjen tietojen käyttäminen antaa sinulle valtavan edun. Näiden tietojen perusteella pystyt paremmin suunnittelemaan ja hallinnoimaan tulevia hankkeita. Kun sinulla on resurssienhallintaohjelmisto mukautetuilla raporteilla auttaa paljon, koska voit sitten järjestää tiedot ja laskea erilaisia mittareita, kuten seuraavat. työntekijöiden palkanlaskenta tai myynnin suorituskykyindikaattorit.
Kuten näet, noudattamalla oikeita prosesseja ja käyttämällä täydellistä resurssienhallintatyökalua voit helpottaa resurssien jakamista ja hyötyä siitä monin tavoin:
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...