Yleiset resurssienhallinnan haasteet ja niiden voittaminen

Resurssienhallinnan haasteet liittyvät tiimityöskentelyn luonteeseen. Usein on suunniteltava työ ja resurssit. useiden hankkeiden hallinnointi kerralla. Prosessien organisointi, seuranta ja parantaminen ovat projektin resurssienhallinnan keskeisiä osia, jotka voivat ratkaista tai rikkoa projektisi. Tuntuu aika paljon käsiteltävää? Pilkotaanpa nämä haasteet hallittaviin osiin ja katsotaan, miten voit voittaa ne työssäsi.

Oikeiden taitojen tunnistaminen hanketta varten

Uuden projektin aloittaminen, sinun on löydettävä työntekijöitä, joilla on oikeat taidot. Niin helpolta kuin se kuulostaakin, se voi olla haastavaa, jos sinulla ei ole selkeää yleiskuvaa resursseistasi. Jos sinulla on luettelo työntekijöistä, jotka voit lajitella heidän taitojensa tai asemansa mukaan, on hyödyllistä, sillä voit löytää nopeasti henkilöt, jotka pystyvät toteuttamaan tietyn projektin.

Selvitä seuraavaksi, ovatko he käytettävissä arvioidun aikataulun aikana. Voit myös käyttää taitomatriisia tai osaamismatriisia. RACI-kaavio (eli vastuunjakomatriisi) merkitsemään, mistä he ovat vastuussa.

Tiimin saatavuuden ja kapasiteetin sovittaminen yhteen projektin aikataulun kanssa.

Työntekijöiden saatavuuden hallinta, heidän kapasiteettinsa ja kykynsä noudattaa aikataulua liittyvät läheisesti toisiinsa. Katsotaanpa, miten voit hallita riskejä suunnitellessasi projektisi resursseja ja aikataulua.

Tiedä tiimisi saatavuus

Kun tiedät, työskenteleekö joku kokopäiväisesti vai onko hän freelancer, voit arvioida hänen saatavuuttaan. Todellinen haaste tässä on se, että saatavuus voi muuttua juuri sinulle sopivalla hetkellä. 

Hallitse riskejä ennen niiden syntymistä

Resurssien suunnittelu, ei ainoastaan tarkista tiimisi saatavuutta, vaan sinulla on myös varasuunnitelma siltä varalta, että menetät joitakin resursseja.

Onko olemassa toista työntekijää, jolla on samanlaiset taidot ja joka voisi ottaa tehtävän hoitaakseen? Tai ehkä voit ulkoistaa työn freelancerille?

Joka tapauksessa on hyvä tietää vaihtoehdot etukäteen sen sijaan, että juuttuisit ilman resursseja tehtävään kesken projektin. Voit tarkistaa myös kansalliset vapaapäivät ja suunnitellut henkilökohtaiset vapaat, jotta voit sisällyttää ne aikatauluusi.

Ota huomioon tiimisi kapasiteetti

Parhaassa tapauksessa, käyttämällä alhaalta ylöspäin suuntautuvaa estimointia tiimisi jäsenten kanssa, heillä saattaa olla aiemman kokemuksensa perusteella käsitys siitä, kuinka kauan kukin tehtävä kestää. Jos näin ei ole, kannattaa ottaa huomioon historiatiedot.

Näin voit arvioida aika-arvioita tiimisi aiempien suoritusten perusteella, mikä vähentää riskiä, että tiimin kapasiteetti ylittyy.

Vältä epärealistisia aikatauluja

Jos otat huomioon resurssien saatavuuden ja kapasiteetin, voit välttää toisenkin haasteen - epärealististen aikataulujen laatimisen. Kun tiedät, milloin työntekijäsi ovat käytettävissä ja kuinka paljon työtä he voivat tehdä tietyssä ajassa, aikataulutat projektisi tarkemmin.

Työmäärän hallinta ilman resurssien haaskausta

Työn suunnittelu ja sen jälkeen sen seuranta ali- tai ylikäytön välttämiseksi on erittäin tärkeää tiimisi tuottavuuden varmistamiseksi. Muuten, kun työntekijöillä on liikaa työtä, he saattavat alkaa tuntea itsensä loppuun palaneeksi, kun taas liian vähän tekemistä tekee heidät onnettomiksi.myös.

Säädä työmäärää heti, kun huomaat, että joku tekee liikaa töitä, kun taas toisilla ei ole niin paljon tehtäviä. Katso, voisitko jakaa työn esimerkiksi resurssien tasaamisen avulla. Se on projektin aikataulutustekniikka jossa toimintoja jaetaan tai yhdistetään resurssien saatavuuden mukaan. Huomaa kuitenkin, että sillä voi olla kielteinen vaikutus projektin aikatauluun ja budjettiin.

Vältä resurssien käyttöä

Työtä ja resursseja suunniteltaessa voi olla houkuttelevaa lisätä työvoimaa enemmän kuin todellisuudessa tarvitaan. Tämä "kaiken varalta" resurssien jakaminen on kuitenkin virhe, jonka projektipäälliköt usein tekevät.

Jos resursseja lisätään enemmän kuin tarvitaan, arvioitu aika ja budjetti vääristyvät, ja työntekijöitä jää myös muiden PM:ien käyttöön. Tämä voi johtaa siihen, että aiemmin varatut henkilöt joutuvat tekemään enemmän töitä tai alisuoriutumaan.

Yritä määrätä vain ne tiimin jäsenet, joita tiedät tarvitsevasi. Jos jokin asia muuttuu, on aina parempi neuvotella työntekijästä toisen pääjohtajan kanssa.

Päätelmä

Jos haluat välttää yleisiä resurssienhallinnan haasteita, yritä sisällyttää nämä ajatukset työhösi:

• Ole realistinen - tee suunnitelmat, jotka vastaavat projektin vaatimuksia, äläkä lisää varauksia yli tarpeen.
• Luota enemmän tietoon kuin oletuksiisi - käytä aiempien hankkeiden panoksia ja raportteja uusien hankkeiden suunnittelussa.
• Hanki yleiskuva resursseistasi - tiedä, mitä resursseja voit käyttää, mitä taitoja heillä on ja miten he ovat käytettävissä.
• Kohdista projektisi yrityksen kapasiteettiin ja suunnitelmiin - ota aina huomioon muut projektit ja prioriteetit, jotta olet tietoinen mahdollisista ristiriidoista ja muutoksista.
• Ole tiimisi tukena - tiimisi kanssa pidettävät kokoukset auttavat sinua löytämään heidän kipunsa ja haasteensa jo varhaisessa vaiheessa, jotta sinulla on aikaa reagoida ja parantaa.