Kun olet liike-elämässä, ennemmin tai myöhemmin kyse on vain yhdestä asiasta. Resurssit. Jos sinusta tuntuu, että sinulla on aina pulaa ajasta, kapasiteetista, ihmisistä, teknologiasta tai rahasta, teet luultavasti resurssien suunnitteluvirheitä. Miten käsitellä sitä?
Artikkeli sisältää:
11,4% kaikista resursseista tuhlataan huonojen projektinhallintaprosessien vuoksi.
Monday.com
Hinta (vakiopaketti): $3,60 / tiimin jäsen / kuukausittain
Plussaa:
Miinukset
Hinta (vakiopaketti): $4.16 / ryhmän jäsen / kuukausittain
Plussaa:
Miinukset:
Hinta (vakiopaketti): $ 10 / ryhmän jäsen / kuukausittain
Plussaa:
Miinukset:
Hinta (vakiopaketti): $24,80 / tiimin jäsen / kuukausittain
Plussaa:
Miinukset:
Hinta (vakiopaketti): $ 7 / ryhmän jäsen / kuukausittain
Plussaa
Miinukset
Hinta (vakiopaketti): $ 8 / ryhmän jäsen / kuukausittain
Plussaa
Miinukset
Verkosta löytyy kymmeniä artikkeleita siitä, miten resurssien aikataulutusta voidaan parantaa. Tämä on hienoa alussa, kun olet vasta ottamassa projektinhallintaa käyttöön. Tilanteessa, jossa yritykselläsi on jo resurssien jakamisstrategia, joka ei jostain syystä toimi, sinun on otettava hieman erilainen näkökulma - analysoi virheesi ja kuuntele vasta sitten hyviä neuvoja.
Tässä artikkelissa meillä on sinulle molemmat. Alla on luettelo yleisimmistä ja vähemmän ilmeisistä resurssien aikataulutusvirheistä ja niiden ratkaisemisesta.
Sotkuinen työaikataulu
"Jos et tiedä minne olet menossa, päädyt jonnekin muualle", sanoi Yogi Berra, ja hän oli oikeassa. Monet liikemiehet eivät tajua, että heidän hankkeensa viivästyy jo ennen kuin se on edes alkanut. Miksi? Koska aikataulu on epätarkka ja kaoottinen. Ajattele sitä kuin ruokalajin reseptiä. "Ota tomaatteja, lisää munakoisoa, puoli pakettia pastaa ja oliiveja. Lisää kaikki mausteet, joita sinulla sattuu olemaan kotona, ja heitä kaikki kattilaan.
Ah, unohdimme kirjoittaa - pasta on keitettävä ensin ja vihannekset paistettava valkosipulin ja salvian kanssa." Jos mittasuhteet on annettu likimääräisesti, yksittäiset vaiheet on vaihdettu paikoitellen ja ne on kuvattu hyvin lyhyesti, edessäsi ei ole resepti vaan kulinaarinen kokeilu. Ja aikataulun kanssa on sama juttu. Projektisuunnitelman tulisi olla yksityiskohtainen, jäsennelty resepti onnistumiseen.
Ratkaisu: Selkeä, joustava ja helposti saatavilla oleva projektiaikataulu, joka on laadittu sopivalla välineellä. Projektiaikataulun on oltava ymmärrettävä kaikille sen parissa työskenteleville. Jos joudut selittämään, mistä kussakin kohdassa on kyse, mitkä ovat vaatimukset ja kuka on vastuussa jostakin tehtävästä, aikataulusi ei ole hyvä. Varmista, että projektisi on jaettu suurempiin vaiheisiin ja että jokainen vaihe on jaettu pienempiin tehtäviin ja osatehtäviin. Määritä niihin oikean osaamisen omaavia henkilöitä. Varmista, että suunnitelma on selkeä ja helposti muokattavissa. Valkotaulu neuvotteluhuoneessa ja Excel-taulukko eivät riitä - keskiverto IT-projekti on yksinkertaisesti liian monimutkainen tällaisille välineille. Tarvitset hyvän ohjelmiston, jolla voit luoda räätälöidyn aikataulun työnkulkuusi sopivaksi.
Työntekijöille annetaan tehtäviä, jotka eivät vastaa heidän osaamistaan.
Yksi tavallisimmista tavoista jakaa tehtäviä tiimin sisällä on se, että työntekijän saatavuuden mukaan tehdään työnjako. Tämä on vain osittain hyvä strategia, sillä saatavuuden lisäksi myös osaaminen on keskeinen tekijä. Kahdella samankaltaisessa asemassa olevalla työntekijällä voi olla täysin erilaiset taidot ja mieltymykset tehtäviensä suhteen. Sama tehtävä voi viedä toiselta henkilöltä viikon, kun taas toiselta kolme viikkoa, Varmista siis, että tiimin jäsenille annetaan sellaisia pyyntöjä, joista he selviytyvät tehokkaimmin.
Ratkaisu: Ratkaisu: Yksityiskohtainen kuvaus kunkin tiimin jäsenen pätevyydestä ja oikeiden henkilöiden osoittaminen oikeisiin tehtäviin. Miten selvittää työntekijöidesi taidot? Aloita kyselylomakkeella - kysy tiimin jäseniltä heidän osaamisestaan, siitä, mitkä tehtävät he kokevat helpoimmiksi ja mitä taitoja he haluavat kehittää. Näin voit luoda osaamismatriisin, tutustua ihmisten vahvuuksiin ja odotuksiin ja paitsi optimoida työn, myös lisätä tiimityytyväisyyttä. Hyvä saas resurssienhallintaohjelmisto tai projektin aikataulutusohjelmisto avulla voit määrittää tiimin jokaiselle jäsenelle tietyn osaamisen, jotta jokainen saa sellaisen tehtävän, johon hän parhaiten soveltuu. Lisäksi voit tarvittaessa luoda mukautettuja kenttiä, joissa on muita luokkia.
Joukkueen ylikuormitus ja alikuormitus
Jotkut työntekijät ovat aina valokeilassa. He ovat aktiivisia, kunnianhimoisia, vaikuttavat yritykseen ja etsivät aina uusia haasteita. Jokainen projektipäällikkö haaveilee tällaisista ihmisistä tiimissään, joten he antavat heille tehtäviä. Paljon tehtäviä. Usein liikaa tehtäviä. Toisaalta joitakin ihmisiä on aktivoitava hieman, koska heidän potentiaalinsa menee hukkaan. Molemmat tilanteet ovat huonoja, koska ne johtavat siihen, että jotkut työntekijät ovat ylirasittuneita ja toiset yksinkertaisesti tylsistyneet ja turhautuneet.
Ratkaisu: Seuraa, mitä työntekijäsi työstävät ja kuinka kauan siihen kuluu aikaa. Käytä työaikatauluja, joihin kukin tiimin jäsen kirjaa nykyiset tehtävänsä. Tällä tavoin voit pitää silmällä tiimin työmäärä ja varmistaa, ettei kenelläkään ole liikaa tai liian vähän vastuualueita. Muista, että tiimin ylikuormittuminen vaikuttaa kielteisesti tuottavuuteen, ja työntekijöiden hyvän työajanseurannan avulla voit säilyttää työ- ja yksityiselämän tasapainon.
Ryhmä ei tiedä, mitä heiltä vaaditaan.
"McKinseyn raportin mukaan työntekijät käyttävät päivittäin 1,8 tuntia tiedon etsimiseen ja keräämiseen". Tämä on yksi yleisimmistä virheistä projektin ja resurssien hallinnassa. Työntekijäsi eivät lue ajatuksiasi. Hyvin koordinoidussa tiimissä ei useinkaan tarvitse selittää kaikkea niin tarkasti, mutta sääntö on yksi - kaikkien on ymmärrettävä, mistä on kyse ja mitä tarvitaan.
Monet projektipäälliköt ajattelevat, että jos he kuvaavat tehtävän nopeasti, he säästävät aikaa. Itse asiassa asia on päinvastoin, koska työntekijät joutuvat kysymään yksityiskohtia tai selvittämään epäselvyyksiä keskenään. Tarkan tehtävänkuvauksen puuttuminen merkitsee myös suurempaa virheriskiä. Virheet merkitsevät korjauksia. Korjaukset merkitsevät enemmän aikaa ja rahaa. Se ei ole hyväksi kenellekään.
Ratkaisu: Kuvaile kutakin hanketta tarkasti. Takaamme sinulle, että kaikkien tietojen kirjaamiseen työnkuvaukseen kuluva aika on paljon lyhyempi kuin mahdolliset väärinkäsityksistä johtuvat korjaukset. On hyvä lisätä tietoja, kuten asiakkaan vaatimukset, suoritustapa, dokumentointi, yhteyshenkilö kysymyksiä varten ja tietenkin oikean henkilön nimeäminen tehtävään.
Tiimityön puute
Monet projektipäälliköt eivät ymmärrä pomon ja johtajan välistä eroa. Edellinen odottaa, syyttää ja määrää. Johtaja tukee, innostaa ja suojelee. Et voi odottaa, että työntekijäsi tekevät parhaansa, jos he tuntevat, että heitä ei arvosteta, että heitä uhataan tai että he tuntevat itsensä jatkuvasti riittämättömiksi. Kritiikki, jolla ei ole mitään tekemistä rakentavan palautteen kanssa, ei tee tiimistäsi tuottavampaa. Päinvastoin, pelkoon perustuva tilapäinen motivaatio johtaa nopeampaan loppuunpalamiseen.
Ratkaisu: ole osa tiimiä. Ryhmänjohtajana tai projektipäällikkönä olet vastuussa siitä, että työ saadaan valmiiksi. Sitä varten tarvitset muita. Luo tiimi-ilmapiiri. Näytä, että olette kaikki vastuussa laadusta ja määräaikojen noudattamisesta. Ole avoin, näytä, mitä työstät, ja selitä, mitkä ovat projektin seuraavat vaiheet ja miksi ne ovat tärkeitä.
Näytä työntekijöille, että he ovat tärkeitä ja tarpeellisia ja että heidän mielipiteellään on merkitystä. Anna säännöllisesti palautetta tiimillesi ja anna heille mahdollisuus kertoa mielipiteensä. Pidä säännöllisesti 1:1-kokouksia, joissa voitte puhua rehellisesti tarpeista ja huolenaiheista. Huolehdi myös siitä, että voit tavata koko tiimiä, vaikka lyhyissä päivittäisissä verkkokokouksissa. On erittäin tärkeää säilyttää tunne siitä, että olet osa tiimiä, etenkin etätyöskentelyssä.
Epärealistinen aikavaatimusten arviointi
Aika on yksi tärkeimmistä resursseistasi. Monet projektipäälliköt aliarvioivat tietyn työn suorittamiseen tarvittavan ajan. He ajoittavat projektin kolmeksi kuukaudeksi, vaikka siihen tarvitaan vähintään viisi kuukautta. Mitä sitten tapahtuu? Kaikki muuttuu, tiimi tekee ylitöitä, ja lopulta joudut valitsemaan: määräaika vai laatu.
Toisaalta liian varovainen aikataulusuunnittelu on myös virhe - jos hinnoittelet projektin vuodeksi ja toinen kilpaileva ohjelmistotalo ehdottaa kuutta kuukautta, arvaa kumman mahdollinen asiakas valitsee.
Ratkaisu: Ajanseurantaohjelmisto on välttämätön, jotta voidaan seurata, kuinka kauan yksittäiset tehtävät ja projektit kestävät. Tämän ansiosta voit jatkuvasti tarkistaa työn edistymisen ja varmistaa, ettei mikään vaihe viivästy. On myös ratkaisevan tärkeää luoda aikaraportteja - korvaamaton tietolähde, jonka avulla voit paremmin arvioida tulevien projektien keston ja parantaa merkittävästi resurssien aikataulutusta. Tärkeintä on analysoida ja tehdä johtopäätöksiä.
Vanhentuneet hankkeen tilatiedot.
Resursseja on mahdotonta kohdentaa hyvin ilman ajantasaista tietoa hankkeesta. Valitettavasti monissa yrityksissä tietoja päivitetään aika ajoin. Puuttuvat tiedostot, puutteellinen dokumentaatio, ei tietoa projektin tilasta, työntekijöiden lomista tai vastuuhenkilön vaihtumisesta. Ajantasainen tieto on hyvän päätöksenteon edellytys.
Ratkaisu: Tottumus on avainasemassa. Projektia ja tiimiä koskevien tietojen säännöllinen täyttäminen on vain hyvä käytäntö, jota on noudatettava. Anna työaikataulujen täyttämisen, projektin tilan muuttamisen ja saatavuustietojen päivittämisen joka päivä tulla rutiiniksi.
Jos kaikki tiedot pitäisi päivittää itse joka kerta, se veisi tietenkin hirvittävän paljon aikaa, varsinkin kun monet päätökset ja prosessit liittyvät toisiinsa. Ohjelmistot, jotka päivittävät tärkeimmät parametrit automaattisesti, toimivat tässä erinomaisesti. Jos esimerkiksi esimies hyväksyy loman, kalenteri näyttää automaattisesti, että työntekijä on lomalla, ja hänen saatavuuttaan vähennetään. Tai jos joku varaa ajan kokoukseen, joka osuu päällekkäin toisen kokouksen kanssa - järjestelmä lähettää tällaisesta tilanteesta ilmoituksen itsestään.
Selkeästi määriteltyjen tavoitteiden puute
Et pysty suunnittelemaan resurssejasi viisaasti, jos et tiedä, mikä on päämääräsi tien päässä. Tavoite ei tässä yhteydessä tarkoita samaa kuin lopputuote. Selitetään tämä esimerkin avulla. Kuvittele, että asetat tavoitteeksi "löytää työpaikka". Ehkä tällainen tavoite on riittävä, jos olet 18-vuotias ja etsit töitä lomalle, mutta luultavasti nykyään tämä tavoite ei kertoisi sinulle mitään konkreettista siitä, mitä sinun oikeastaan pitäisi tehdä.
On eri asia, jos asetat itsellesi tavoitteen: "Haluan löytää työpaikan projektipäällikkönä". Silloin tiedät, että tarvitset tutkinnon tai johtamisen kurssin, usean vuoden kokemuksen alalta, jolla haluat työskennellä, täydellisen englannin kielen, ainakin jonkin projektinhallintaohjelmiston tuntemuksen, viestintätaitoja, kykyä työskennellä paineen alla ja hallita aikaa. Kun olet saavuttanut nämä tavoitteet - työ projektipäällikkönä on avoinna sinulle.
Ratkaisu: Sama pätee hankkeisiin, ei riitä, että "suunnittelee mobiilisovelluksen". Sinun on vastattava kysymyksiin siitä, miten sovelluksen pitäisi toimia, kuka sitä käyttäisi, mitä toimintoja siinä pitäisi olla ja mitä asiakasvaatimuksia sen pitäisi täyttää. Aseta hankkeen välitavoitteet joka opastaa sinua projektin alusta loppuun.
Liian suuret hankevaiheet
Jokainen projektipäällikkö on tehnyt tämän virheen ainakin kerran elämässään - hän on jakanut projektinsa useisiin suuriin vaiheisiin eikä tiennyt, mistä aloittaa. Niin tiesi myös tiimi. Tiedätkö, mikä on liian suurten projektivaiheiden ongelma? Ne tuntuvat mahdottomilta saavuttaa. Jos tarvitset verkkosivuston ja annat copywriterille tehtäväksi "kirjoita sisältöä sivustolle", et luultavasti näe sitä koskaan.
Ratkaisu: Konfutse sanoi: "Kun on ilmeistä, että tavoitteita ei voida saavuttaa, ei pidä muuttaa tavoitteita vaan toimintavaiheita." Kuten näet, kaksi ja puoli tuhatta vuotta sitten ihmisillä oli myös vaikeuksia asettaa itselleen realistisia tavoitteita, ja vuonna 2022 teknologiayritykset yrittävät edelleen ratkaista tätä ongelmaa. No, emme ehkä ole fiksumpia kuin Konfutse, mutta yritetäänpäs.
Syynä on filosofia, jonka tavoitteena on saavuttaa yhä enemmän ja enemmän ja enemmän. Saavuttamattomia tavoitteita kutsutaan motivaatioksi. Mahdottomia asioita - kunnianhimoa. Tietenkin pyrkimys kasvuun ja edistymiseen on perustavanlaatuista, eikä kyse ole siitä, että matkalla huipulle luovutaan. Kyse on siitä, että tiedetään askeleet, jotka johtavat sinne. Sanotaan, että haluat luoda maailman suosituimman viestintäsovelluksen. Se on tehtäväsi.
Suunnitelma taas koostuu sadoista tai tuhansista elementeistä, joiden avulla saavutat tämän tavoitteen. Tee tutkimusta ja tutustu suurimpien brändien, kuten Facebookin, Twitterin tai WhatsAppin, strategioihin. Kehitä strategia, etsi oikeat ihmiset, aseta välitavoitteet, jaa ne tehtäviin ja tehtävät pienempiin tehtäviin, arvioi riskit ja määritä tarvitsemasi aika ja resurssit. Ja toimi.
Ei hätämenettelyjä
Saattaa tuntua siltä, että kun sinulla on osaava tiimi, täydellinen projektiaikataulu, älykkäästi suunniteltu budjetti, runsaasti aikaa ja loistava idea, mikään ei voi mennä pieleen. Ja juuri se on virhe. AINA jokin voi mennä pieleen. Muista, että Murphyn laki toimii projektinhallinnassa, eikä kyse ole kriisin mahdollisuuden poissulkemisesta. Kyse on siitä, että siihen osataan varautua.
Ratkaisu: Hätätilamenettelyt ovat resurssien aikataulutuksen perusta. Itse projektisuunnitelmassa oletetaan, että... kaikki menee suunnitelmien mukaan. Sillä välin on laadittava riskienhallintastrategia ja oltava valmiina, kun jokin menee pieleen. Avaintyöntekijä joutuu yhtäkkiä pitämään kuukauden vapaata? Ei hätää - sinulla on dokumentaatio ja prosessi, jonka avulla voit lähettää jonkun hänen tilalleen. Tapahtuu virhe ja projekti viivästyy? Sekään ei ole ongelma - olethan jo säästänyt kaksi viikkoa aikatauluvaiheessa juuri tätä tilannetta varten. Resurssienhallinnassa ja projektinhallinnassa, sinulla on aina oltava suunnitelma B - koskaan ei voi tietää, milloin siitä tulee suunnitelma A.
Tulevaisuuden ajattelematta jättäminen
Ahh, eletään hetkessä. Se on kaunis ajatus... kun olet lomalla eikä sinulla ole mielessäsi projektia, joka pitäisi saada valmiiksi! Jos asiat ovat hyvin tässä ja nyt, sinulla on tarpeeksi - resurssikapasiteettija hankkeet ovat ajallaan, se ei tarkoita, että näin olisi aina. Entä jos yhtäkkiä puolet tiimistä lähtee lomalle kahdeksi viikoksi? Tai voitat suuren tarjouskilpailun ja huomaat, että sinulta puuttuu 10 uutta työntekijää? Teknologiamaailmassa on tietysti oltava joustava. Mutta sinun on myös ajateltava tulevaisuutta.
Ratkaisu: Suunnittele resurssien jakaminen etukäteen. Jos tiedät, että suuri projekti alkaa muutaman kuukauden kuluttua ja tarvitset lisää väkeä, aloita rekrytointiprosessi nyt, sillä täydellisen ehdokkaan löytäminen ja sisäänajoprosessi vievät aikaa. Jos haluat toteuttaa uuden kasvustrategian uudesta vuodesta alkaen, aloita sen suunnittelu kesäkuussa - lomat ovat aina hiljaisempaa aikaa, ja vuoden lopussa on yleensä paljon töitä. Jos aloitat työskentelyn uuden asiakkaan kanssa kahden kuukauden kuluttua, aloita alustavan projektisuunnitelman ja tiimin kokoonpanon valmistelu jo nyt.
Tietämättömyys tiimisi saatavuudesta
Monet projektipäälliköt suunnittelevat työnsä ikään kuin heillä olisi aina kokonainen tiimi kokopäiväisiä työntekijöitä. Näin ei kuitenkaan aina ole. Monikansallisten etätyöyritysten maailmassa jotkut työskentelevät 4 tuntia päivässä kello 12-16, toiset 8 tuntia päivässä kello 10-18 ja toiset vain 4 päivää viikossa. Kun tähän lisätään erilaiset aikavyöhykkeet, lomat ja irtisanomiset, syntyy näyttävä kaaos. Ellet sitten valmistaudu siihen.
Ratkaisu: Lomien ja poissaolojen hallinta on jokaisen ohjelmistotalon ehdoton edellytys. Kalenteri, johon on merkitty työntekijöiden saatavuus, varmistaa, että aina kun suunnittelet projektia, voit arvioida tarkasti, mitä resursseja sinulla on käytettävissäsi ja kuinka paljon aikaa työntekijäsi voivat käyttää tehtäviin.
Ei työn laadunvalvontaa
Kun ajattelet resursseja, mainitset luultavasti ajan, kapasiteetin, budjetin, saatavuuden ja teknologian. Tähän ryhmään kuuluu kuitenkin harvoin yksi tärkeimmistä resursseista, joka hyvällä ohjelmistotalolla on. Laatu. Laatu on se arvo, joka saa sinut pysymään markkinoilla ja joka saa asiakkaasi ja työntekijäsi haluamaan työskennellä kanssasi. Jokaisessa projektisuunnitelmassa ja resurssien aikataulutuksessa on aina otettava huomioon kehityksen korkeimman laadun ylläpitäminen. Ilman tätä olet hukassa.
Ratkaisu: Suorituksen johtaminen on prosessi, jonka avulla voit seurata ja arvioida tehdyn työn laatua. Sen avulla voit päättää, miten resurssit kannattaa jakaa, esimerkiksi myöntää lisätukea, pidentää määräaikaa tai lisätä laajuutta.
Johtajien keskuudessa ei vallitse vahvaa yksimielisyyttä siitä, miten tiukasti esimerkiksi projektinhallintaan tai resurssienhallintaan kuuluvat termit ymmärretään. Kun ajatellaan resurssien aikatauluttamista tai resurssien hallintaa - termit kuvaavat projektinhallintaprosessien osa-alueita - tilanne ei ole parempi. Tästä näkökulmasta katsottuna on varsin perusteltua ottaa joitakin askeleita, jotka valaisevat artikkelin kannalta kiinnostavimman termin merkitystä ja roolia.
Kun etsimme internetistä tietoa resurssien hallinnasta, löydämme joskus outoja yhteyksiä termien välillä. Silmiinpistävää on, että resurssien aikataulutus on sama kuin resurssien hallinta - mikä ei ole aivan totta. Sitä paitsi löytyy lainauksia, joissa termiä resurssien aikataulutus käytetään vuorotellen resurssien kohdentamisen kanssa. Jopa resurssisuunnittelu - joka usein otetaan vaihtoehtoiseksi sanaksi resurssienhallinnalle - löytyy yhtenä monista jälkimmäisen elementeistä. Toisille resurssienhallinta tarkoittaa samaa kuin resurssisuunnittelu ja on suuri prosessi, joka sisältää myös resurssien aikataulutuksen ja resurssien kohdentamisen.
Kuten tiedämme, resurssien aikataulutus on osa resurssienhallintaprosessia. Ja resurssien hallinta (tai resurssien suunnittelu) on osa projektinhallintaprosessia. Ennen kuin tutustumme ensimmäiseen termiin, meidän on siis selitettävä lukijalle, mihin resurssien aikataulutus kuuluu - resurssienhallintaan.
Projektinhallintayhdistyksen verkkosivuilla lukee:
Resurssien hallinnalla tarkoitetaan hankkeeseen tarvittavien resurssien, kuten yksilöiden ja heidän taitojensa, rahoituksen, teknologian, materiaalien, koneiden ja luonnonvarojen hankkimista, jakamista ja hallintaa. Resurssien hallinnalla varmistetaan, että sisäisiä ja ulkoisia resursseja käytetään tehokkaasti, ajallaan ja budjetin mukaisesti. (The APM Body of Knowledge, 7. painos).
Tämä näkökulma on melko laaja ja saattaa olla vähemmän hyödyllinen kuin alla on esitetty, mutta se sisältää kaikki näkökohdat, joiden kanssa hankkeen viimeistelystä vastaavat henkilöt taistelevat. Ensinnäkin APM:n määritelmä osoittaa, kuka tai mikä kuuluu resurssien perheeseen. Toimialasta riippuen - resursseja voivat olla ihmiset ja heidän taitonsa (joko työntekijät tai alihankkijat), vaihteet, koneet, laitteet (erityisesti valmistus- ja rakennusalan yrityksissä), tilat, kalusto jne.
Määritelmän toinen näkökohta on projektipäällikön rooli - "hankkiminen, jakaminen". Kolmas, varmistaminen - mikä käytännössä tarkoittaa huomion kiinnittämistä, analysointia ja optimointia). Käyttämällä tehokkaasti - mikä käytännössä tarkoittaa työntekijöiden etujen ja haittojen tuntemista, mukaan lukien heidän käyttöasteensa, työmääränsä, suorituskykynsä, aikataulunsa, taitonsa jne. - on neljäs. Aika ja budjetti - ovat viimeiset, jotka eivät kaipaa selitystä.
Resurssienhallinta voidaan kuitenkin määritellä sujuvammin kiinnittämällä huomiota projektiin tai projektin loppuun saattamiseen - kun projekti määrittää, kuka ja milloin siihen sovitetaan. Projectmanager.comin mukaan:
Resurssienhallinta on prosessi, jossa suunnitellaan, aikataulutetaan ja kohdennetaan resursseja projektin loppuunsaattamiseksi.
Kun mietitään hanketta, ei tietenkään voida unohtaa odotuksia, jotka liittyvät tähän hankkeeseen. Asiakas maksaa, asiakas vaatii. Joten parempi vahtia, onko johdettu hanke valmis vaatimusten kanssa (toinen haaste, joka tarvitsee ratkaisunsa, mutta ei artikkelin kanssa).
On kuitenkin aika tämän luvun kannalta ratkaisevan tärkeälle termille - resurssien aikatauluttamiselle. Ilman mitään johdantoa, katsotaanpa, mitä merkitystä edustaa pätevä referentti. Kuten Projectmanager.com tiedottaa, rresurssien aikataulutus on tunnistaminen resursseista ja tietenkin koordinointi.
Jos verrataan tätä kilpailijamme (Saviom-yrityksen) resurssien aikataulutusohjelmistojen markkinoilla esittämään ehdotukseen, huomataan jotain silmiinpistävää. Heidän käsityksensä mukaan rresurssien jakaminen rinnastetaan resurssien aikatauluttamiseen, ja sen tehtävänä on huolehtia tunnistaa ja osoittaa riittävästi resursseja (työntekijöitä tai alihankkijoita) tietyksi ajaksi tiettyihin hanketoimintoihin.
Molemmat korostavat jotakin sellaista, jota ei ole mainittu tähän mennessä annetuissa määritelmissä. Resurssien aikataulutus tai työntekijöiden suunnittelu (mennään hieman eteenpäin seuraavassa jaksossa esitettävässä pulmatilanteessa) edellyttää taitoja ja kypsyyttä, joiden avulla voidaan tunnistamaan ja tunnustamaan työntekijän osaamisen (mukaan lukien pehmeät taidot) tarkasti. jotka saavat heidät tekemään päätöksen antaa kyseiselle työntekijälle tietty tehtävä.
Resurssien aikataulutus on termi, joka syntyi 90-luvulla. Sen taustalla on ajatus siitä, että projekteilla on rajallinen kapasiteetti ja resurssit (sekä aika että budjetti). Näin ollen nämä tekijät on otettava huomioon, kun projektin toteutusta suunnitellaan.
Miten resurssien aikataulutus liittyy työntekijöiden aikatauluttamiseen?
Työntekijän aikataulutus on ehdottoman lähellä henkilöstöresurssien tai työvoiman aikatauluttamista. Olemme tietoisia siitä, että näitä termejä käytetään joskus tietyillä toimialoilla tai päinvastoin - tietyillä toimialoilla yleisempää on käyttää työvoiman aikatauluttamista työntekijän aikatauluttamisen sijasta. Joka tapauksessa jokainen niistä kertoo työntekijästä tai työntekijästä ja yrityksen, projektin tai tehtävän odottamasta mestaruudesta.
Työvoiman aikataulutus määritellään prosessiksi, jossa laaditaan tuntityöntekijöiden aikataulut työpaikan nykyisten ja tulevien vaatimusten täyttämiseksi.
Tässä Toolbox-sivustolta löytyvässä määritelmässä, joka liittyy asiantuntijan näkemyksiin, kysyntä terminä ei ole aivan selkeä ja pakottaa meidät kuvittelemaan, mitä kirjoittaja on ajatellut. Perustellusti voimme kuitenkin ottaa huomioon, että projektin tai työn loppuunsaattamiseen kuluva aika on osa sitä, samoin kuin projektin vaatimukset eli budjetti.
Henkilöstö ja aikataulutus ovat henkilöstöresurssien jakamista, jossa työntekijät valitaan ja osoitetaan tehtäviin organisaatiossa ja määritetään, milloin ja kuinka kauan näitä tehtäviä on suoritettava. (Workplacetesting.com)
Kun tätä määritelmää verrataan edellä mainittuihin resurssien aikatauluttamisen merkityksiin, yhtäläisyyksiä on vaikea peittää. Valitaan, kenelle, milloin ja kuinka pitkäksi aikaa sovitetaan; osoitetaan, määritellään ja analysoidaan suorituskyky päätavoitteen - projektin loppuun saattamisen - saavuttamiseksi. Jokainen niistä on nimenomainen tai oletettu.
Jos lisäämme jotain itsestään selvää - mutta jotain, joka on kerrottava - että työntekijöiden taidot, saatavuus ja tuottavuus määrittävät myös aikataulutusprosessin, työntekijöiden aikatauluttamisen ja resurssien aikatauluttamisen välinen yhteys ei enää aiheuta epäilyksiä.
Jos olet päässyt artikkelin tähän kohtaan, tiedät varmasti, että resurssien aikataulutuksen hallinta ei ole niin yksinkertainen asia. Tarvitset hyviä käytäntöjä, virheiden välttämistä ja vankkaa työnhallintaohjelmaa saadaksesi haluamasi tulokset. Mutta kukaan ei kirjoittaisi kaikkia näitä artikkeleita ja oppaita, jotka koskevat projektin resurssien hallinta jos osaaminen tällä alalla ei olisi sen arvoista. Hyötyjä on runsaasti.
Kuten tämän artikkelin ansiosta jo tiedät, resurssien aikataulutusohjelmiston päätehtävä on...auttaa resurssien (työntekijöiden työn) jakamisessa, suunnittelussa ja koordinoinnissa projektin vaatimusten saavuttamiseksi. Se ei ole tärkeää tehdä puhumme markkinointiresurssien hallinta, IT-resurssien hallinta, tai IT-projektien suunnittelu - rooli on sama.
Toinen huomautus - ennen kuin näytämme sinulle harkitsemisen arvoisia lisäominaisuuksia - koskee ehtoja. Resurssien aikataulutusohjelmistolla, projektin aikataulutusohjelmisto, resurssienhallinta- tai resurssisuunnitteluohjelmisto, kapasiteetin suunnitteluohjelmisto, suunnittelutyökalut, resurssien hallinnan välineetja niin edelleen - me ymmärrämme saman. Niissä on kyse organisaation henkilöstöpääoman ja aikataulun hallinnasta ja haasteiden ratkaisemisesta.
Tästä näkökulmasta voimme kuvitella, mitä yhteistä niillä on. Nyt on aika selvittää, mitä kannattaa ottaa huomioon sopivaa resurssien aikataulutusohjelmistoa etsittäessä. Kuten tiedämme, resurssienhallinta (ja resurssien aikataulutus osana resurssienhallintaa) on iso osa projektinhallintaprosessia (jota kutsutaan myös projektinhallinnan elinkaareksi).
Voiko ihanteellinen resurssien aikataulutusohjelmistosi myös tukea:
No, luultavasti ei. Mutta kun otat käyttöön luodinkestävän resurssien aikataulutusohjelmiston, useimmat niistä muuttuvat hallittaviksi. Mutta jos tarvitset enemmän aikaa tai vain vertailla projektin resurssien hallinnan työkalut tai projektisuunnittelutyökalut - tiedät mitä tehdä.
Ei ole yleisesti tiedossa, että Teamdeck resurssien aikataulutusohjelmistona oli Apptensionin aloite. Apptension on SaaS ohjelmistokehitysyritys (he kehittivät myös Django SaaS Boilerplate, a saas-kehitystyökalu), jotka alun perin tarvitsivat työkalun, joka auttaa heitä projektisuunnittelussa, resurssien hallinnassa, tehtävien jakamisessa tai suorituskyvyn mittaamisessa. Ja siksi he kehittivät omia, sisäisiä tarkoituksiaan varten resurssien aikataulutusohjelmiston.
Tämä resurssien aikataulutusohjelmisto oli alun perin tarkoitettu Teamdeckin sisäisten prosessien hallintaan. Mutta jonkin ajan kuluttua Teamdeck kaupallistettiin (vuonna 2015). Kuka tahansa, joka halusi kokeilla ohjelmistoa työntekijöiden osoittamiseen ja aikatauluttamiseen, saattoi kokeilla sitä ilmaiseksi.
Koska käytämme tätä ohjelmistoa päivä päivältä, koska asiakkaiden määrä ei vähene, se on syy siihen, että tuotteemme on kärjessä.
Kokeile Teamdeckiä
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...