Projektinhallinnan ja ajanseurannan (tai projektin ajanhallinta) joillekin ihmisille ei tarvitse selittää mitään. Aina kun he ajattelevat "projektia", he näkevät "ajan" tai "ajanseurannan". Tämä artikkeli on erilainen.
Tämä ajanseurantaopas kertoo sinulle prosessin hyödyt ja oikean tavan tehdä se: "Miksi minun pitäisi tehdä se?" ja "OK, miten aloitan?". Jälkimmäinen osa on erityisen tärkeä, sillä jos työajanseurantaa ei toteuteta oikein, työntekijät voivat olla hukkua siihen, eivätkä he itse asiassa ole edes hieman tuottavampia.
Mitä saat tämän artikkelin avulla:
Web- ja ohjelmistokehitystiimit menettävät vuosittain keskimäärin yli $18 000 euroa, kun ne eivät käytä työajanseurantaa - jo pelkästään tämä on melko vakuuttava osoitus. Lisäksi kaikki ohjelmistokehitysprosessiin osallistuvat henkilöt voivat itse asiassa hyötyä ajanseurannasta:
Ajanseurannan ansiosta heillä on paremmat mahdollisuudet valvoa tiimiensä tehokkuutta, mikä puolestaan auttaa arvioimaan kulumisastetta ja siten tekemään strategisia päätöksiä toteutettavista hankkeista.
Monet saattavat keskittyä tuottavuusnäkökulmaan, kun heiltä kysytään IT-ajanseurannan perusteita. Loppujen lopuksi kellon tikitys pakottaa useimmat meistä keskittymään käsillä olevaan tehtävään. Tärkein syy ajanseurannan käyttöön on kuitenkin kehityksen edistäminen.
Tehtävien suorittamisen tahdin seuraaminen auttaa osoittamaan, vaatiiko jokin heidän osaamisestaan lisätyötä; näin ollen on helpompi puuttua mahdollisiin osaamispuutteisiin ennen kuin niistä tulee todellinen ongelma ja ne vaikuttavat vakavasti tiimin nopeuteen. Lisäksi ajanseurannan avulla kehittäjät voivat verrata arvioitaan todelliseen työaikaan. Tämän seurauksena he osaavat paremmin arvioida työmääräänsä.
Kooditarkastuksen ajallinen seuranta auttaa määrittämään tarkastusasteen ja tekemään tulevista ennusteista tarkempia.
Ajanseuranta ja projektin edistymisen seuranta osoittavat asiakkaalle, että hän saa rahoilleen vastinetta. Kun projektia seurataan ajallisesti, asiakkaat voivat itse nähdä, kuinka paljon aikaa kuluu siihen, että saavutetaan sovittu tavoite. hankkeen välitavoitteet- Näin he tietävät tarkalleen, mistä heiltä veloitetaan.
Lopuksi, sinä, projekti ja Resurssien hallinnoijat: käyttämällä projektien ajanseurantalaitteita voit pitää kirjaa projektin joukkueen suorituskyky ja helpottaa tulevien iteraatioiden arviointia, sillä se tarjoaa historiatietoja niiden aiemmasta suorituskyvystä.
Kaikkia työaikoja ei ole tehty yhtäläisiksi- tai siltä se saattaa vaikuttaa. Vaikka laskutettavien tuntien arvo (ne kattavat varsinaiset tehtävät, kokoukset ja puhelut) on melko itsestään selvä, laskuttamattomien tuntien huomioon ottaminen on paljon vaikeampaa - ja joskus ne voivat muodostaa huomattavan osan työstä.
Pitäisikö sinun esimerkiksi laskuttaa asiakkaalta työtunnit, jotka kehittäjät käyttivät projektin edellyttämän uuden teknologian opetteluun?
Toisaalta se oli välttämätöntä kyseiselle hankkeelle, mutta toisaalta on todennäköistä, että kyseessä on investointi, josta on hyötyä tulevaisuudessa, joten 100%:n veloittamista siitä, että kehittäjä hankkii uusia taitoja, voidaan pitää yksinkertaisesti epäoikeudenmukaisena.
Toinen tapaus on, kun tiimisi on tutkittava täysin uutta teknologiaa ennen kuin se ryhtyy projektiin. Tiimisi voi esimerkiksi joutua tutkimaan innovatiivista teknologista yhdistelmää, joka on projektin ratkaiseva tekijä: ei ole varmaa, toimiiko tämä yhdistelmä, joten asiakkaan on päätettävä, onko hän halukas jatkamaan ideaa, joka saattaa osoittautua täydelliseksi flopiksi.
Tällaisista asioista on aina keskusteltava asiakkaan kanssa etukäteen sekä aikataulun että kustannusten vuoksi. Jos yrityksesi käyttää työajanseurantaa, se voi seurata laskutettavien ja laskuttamattomien tuntien suhdetta ja laatia palveluille keskimääräisen hinnan.
Ei voi välttyä siltä, että ajanseuranta itsessään vaatii aikaa ja vaivaa, jotta uudet käyttäjät saadaan mukaan ja jotta voidaan varmistaa, että he todella käyttävät seurantaohjelmistoa. Koska kuitenkin yli 38% potentiaalista laskutettavaa tuloa menetetään sähköpostiin ja kokouksiin käyttämättömän seuratun ajan ja työaikataulujen täyttämisen viivästymisen vuoksi, tämä peli on ehdottomasti kynttilän arvoinen. Näiden kuuden säännön noudattaminen, kun IT-tiimi tutustuu ajanseurantaan, ei ainoastaan helpota käyttöönottoa vaan myös edistää tehokkaampaa prosessia:
Varmista, että käyttämäsi ajanseurantajärjestelmä vastaa yrityksesi tarpeita. Ilmeisimpiä huomioon otettavia tekijöitä ovat yrityksen koko ja jo käytössä olevat työkalut. Jos yritys kasvaa nopeasti, tarvitset työkalun, joka voi skaalautua sen mukana. Vastaavasti jos tietyt työkalut on jo otettu käyttöön, käytä ohjelmistoa, josta voi tulla kiinteä osa järjestelmää.
Vaihtoehtoisesti voit miettiä, onko järkevää valita työntekijän työajanseurantaohjelmisto, jota voidaan käyttää muihin työntekijöihin liittyviin tarkoituksiin: resurssien aikatauluttamiseen tai saatavuuteen / lomien hallinta (Apptensionissa, ohjelmistotalossa, jossa työskentelen, kehitimme sovelluksen, jolla hoidetaan kaikki nämä projektin resurssien hallinta-suuntautuneet tehtävät, mukaan lukien ajanseuranta).
Lopputulos: varmista, että sitä käytetään asianmukaisesti eikä siitä tule jälleen yksi "hyllytavara". Jos tarvitset argumentin ohjelmistojen tuhlausta vastaan, ota huomioon tämä: yli neljä viidestä brittiläisestä pienestä ja keskisuuresta yrityksestä ei käytä maksamiaan ohjelmistoja, ja neljän vuoden tutkimuksen aikana käytettiin yhteensä yli 5,7 miljardia puntaa.
Älä vain kerää tiimisi jäseniä yhteen huoneeseen yhtenä päivänä ja sano: "Tästä lähtien käytämme tätä IT-ajanseurantaohjelmistoa, jotta näemme, miten työnne etenee. Klikkaa tästä, nyt klikkaa tuosta, täydellistä, kiitos, kokous on ohi" - ellet sitten halua törmätä juoruilevaan ryhmään joka kerta, kun menet keittiöön. Ihmiset haluavat, että heitä kohdellaan oikeudenmukaisesti: jos otat käyttöön joitakin muutoksia, selitä niiden perusteet. (Muuten he keksivät sellaisen itse, ja on mahdollista, ettet pidä heidän versiostaan.)
Kun selität, miksi haluat seurata tiimisi jäsenten tiettyihin tehtäviin käyttämää aikaa, keskity itsearviointiin ja jatkuvaan kehittymiseen numeroiden sijaan. Senhän pitäisi olla tärkein syy ajanseurannan taustalla: oman työn parantaminen. Jos edistät oppimiskulttuuria, tehokkuuden parantuminen on suuri lisä.
Jos olet projektipäällikkö, sinulla pitäisi olla käsitys kehittäjiesi seurantajärjestelmistä. Päivän jokaisen viiden minuutin kirjanpito on järjetöntä, mutta jos joku jättää jatkuvasti seurantalaitteensa toimimaan yhdessä tehtävässä, kun hän on jo siirtynyt toiseen, tai jos hänellä on useita seurantalaitteita samanaikaisesti, sinun kannattaa ehdottomasti keskustella tämän henkilön kanssa.
Ajanseuranta on tapa, ja tapoja ei synny helposti; aluksi sinun on muistutettava ihmisiä käyttämään seurantalaitetta jatkuvasti. Ole kärsivällinen ja ymmärtäväinen: mitään tapaa ei voi luoda päivässä. Jos kehittäjät eivät ole aiemmin seuranneet aikaa, tottuminen vie viikkoja tai kuukausia. Se on kuitenkin sen arvoista pitkällä aikavälillä.
Ajanseurannan avulla saat tietoa tiimiesi suorituskyvystä ja eri jäsenten välisestä dynamiikasta; toivottavasti voit käyttää sitä kaikkien suorituskyvyn parantamiseen. Historiatietojen pitäisi vastata yhteen tai useampaan seuraavista kysymyksistä:
Taitojen puutteet. Onko tiimin jollakin tiimin jäsenellä jokin tarvittava taito, joka häneltä puuttuu? Hidastaako se hänen suoritustaan tai haittaako se tehtävän suorittamista? Voitko antaa hänelle aikaa ja resursseja tämän taidon hankkimiseen?
Joukkueen tehokkuus. Miten tiimin arvioitu nopeus on verrannollinen sen todelliseen suorituskykyyn? Jos arvioit käyttäjätarinoita aina esim. tarinapisteiden avulla, voitko laskea tiimisi nopeuden?
Tiimin dynamiikka. Toimiiko tietty jäsenkokoonpano hyvin tietyssä projektissa? Tekeekö joku tiimissä viivettä, vai onko työnkulku sujuvaa?
Siinä se on: projektinhallinnan ajanseurantaopas, jonka pitäisi saada sinut oikeille raiteille.
Muista, että ajanseuranta voi tuoda taitojen kasvua ja tehokkuuden kasvua pöytäänvain muutamia mainitakseni. Vaikka ajanseurannan aloittaminen voi olla kuoppaista, se muuttuu paljon helpommaksi, jos keskityt selittämään käyttöönoton perusteet ja autat jatkuvasti tiimin jäseniä tottumaan uuteen työkaluun.
Varo hyllytavaraa - muista, että työkalu olisi pitänyt rakentaa sinunlaistasi yritystä ajatellen. Ehkä kannattaa ottaa huomioon erityiset seurantalaitteet, kuten esimerkiksi viraston ajanseuranta ohjelmisto, markkinoinnin resurssienhallintaohjelmistotai muille teollisuudenaloille.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...