On vaikea kuvitella virastoa, ohjelmistotaloa tai jopa tuotepainotteista startup-yritystä ilman projektipäällikköä. He varmistavat, että projektit, määriteltiinpä ne tietyssä yrityksessä miten tahansa, toimitetaan onnistuneesti: ajallaan ja budjetin puitteissa. Projektipäälliköillä on keskeinen rooli projektin ohjaamisessa alusta loppuun, ja he varmistavat, että kaikki tiimin jäsenet ovat linjassa tavoitteiden kanssa ja että resursseja hyödynnetään tehokkaasti. Tässä artikkelissa valotamme tarkemmin roolia ja resurssien hallinnoijan vastuualueita ja ehkä jopa vakuutamme sinut siitä, että projektin resurssien hallinnoinnista ja suunnittelusta yksin vastuussa olevan henkilön palkkaaminen on arvokas investointi organisaatiollesi.
Resurssienhallinta projektinhallintaprosessin aikana - resurssien määrittäminen [Ruutu Teamdeck - resurssienhallintaohjelmistosta]
Resurssienhallintapäällikkö taas on rooli, jota ei nähdä niin usein projektinhallintaryhmissä. Tämä ei johdu siitä, etteikö heidän työnsä olisi yhtä tärkeää: päinvastoin. Useimmiten projektin resurssienhallinta on kuitenkin jaettu useisiin eri rooleihin. Tässä artikkelissa valotamme resurssienhallitsijan roolia ja ehkä jopa vakuutamme sinut siitä, että resurssienhallitsijan toimenkuvan henkilö, joka vastaa yksinomaan projektin resurssien hallinnasta ja suunnittelusta, on arvokas investointi organisaatiollesi.
Ennen kuin ymmärrät resurssienhallintaan liittyvän merkityksen, taidot, tietämyksen ja tehtävät, sinun on tiedettävä, mihin ne sijoittuvat projektin ja projektinhallinnan yhteydessä.
Kuten monet tietävät, projektilla - erityisesti projektinhallintayhteiskunnassa - ymmärretään monia asioita, joihin liittyy monia eri resursseja. Materiaaleista ja laitteista tärkeimpään - ihmisiin ja heidän taitoihinsa. Projektiksi kannattaa kuvitella: verkkosivuston kehittäminen, pullojen muotoilun uudistaminen - esimerkiksi olutalalla; myynnin laajentaminen uusille markkinoille, padon rakentaminen jollekin joelle jne. Kuten voitte kuvitella, kukin tarkoittaa monia henkilöitä, käsityöläisiä, alihankkijoita, laitteita, työkaluja, kokoonpanoja, riippuvuuksia, pieniä vaiheita ja tehtäviä, jotka sisältyvät projektiin. Mutta mitään hanketta ei ole olemassa ilman tärkeintä elementtiä - ihmisiä. Ihmiset - ne, jotka tilaavat sen ja ne, jotka sen toteuttavat. Kuten Project Management Institute ehdottaa: Projektinhallinta on tietyn tiedon, taitojen, välineiden ja tekniikoiden käyttöä, jotta ihmisille voidaan tuottaa jotain arvokasta. Johtajista työvoimaan ja alihankkijoihin. Aikatauluttajista ihmisiin, jotka on valittu osallistumaan johonkin projektin vaiheeseen. Projektit eivät tietenkään ole samanlaisia, ja niissä tarvitaan paljon erilaista osaamista. Mutta vaikka niiden välillä on monia eroja, niillä on jotain yhteistä.
Olitpa sitten markkinoinnin projektinhallinnan asiantuntija tai johtaja tai edustitpa luovien toimistojen projektinhallintaa, jokainen projekti on järjestetty ja organisoitu prosessi. Kuvitellaan tämä helpolla tavalla käyttämällä yksinkertaista määritelmää, jonka on antanut projectmanager.com: Projektinhallinta on tieteenala, joka käsittelee projektien suunnittelua, toteuttamista ja loppuun saattamista. Tämän määritelmän jokainen termi voisi teeskennellä olevansa erillinen aihe, mutta emme halua korostaa sitä. Se, mitä sinun pitäisi nähdä, on prosessi.
Edellä esitetyn määritelmän mukaan projektinhallinta on prosessi, joka koostuu kolmesta vaiheesta. Prosessi voidaan kuitenkin jakaa neljään, viiteen ja kuuteen vaiheeseen. Jokaiseen sisältyy kuitenkin muutamia muita elementtiryhmiä, pienempiä prosesseja, tehtäviä ja - tietenkin - haasteita. Prosessilla on oma terminsä. Se on projektinhallinnan elinkaari. Ja yleisin on versio, jossa on viisi vaihetta. Se on Project Management Instituten kehittämä, ja siihen kuuluvat konseptointi ja käynnistäminen, suunnittelu, toteutus, suorituskyky/seuranta ja projektin päättäminen.
Koska tämän artikkelin pääaiheena on kahden roolin - projektipäällikön ja resurssien hallinnoijan - yhteentörmäys, kannattaa pysähtyä hetkeksi ja katsoa tarkkaan yllä olevaa kuvaa. Miksi? Koska resurssienhallintapäällikkö osallistuu moniin edellä esitetyistä vaiheista ja kuhunkin vaiheeseen liittyvistä prosesseista.
[Lähde: "The State of Project Management" -vuosiraportti, Wellington 2020].
Resurssienhallinnan (tai resurssienhallinnan johtajan - suoraan sanottuna) merkityksen havainnollistamiseksi käytämme yhteenvetoa Wellington-yhtiön esittämästä vuosittaisesta tutkimuksesta The State of Project Management. APM Body of Knowledge -tietokannan ansiosta resurssien käytön hallinta määritellään seuraavasti:
"(...) hankkimalla, kohdentamalla ja hallinnoimalla resursseja, kuten yksilöitä ja heidän taitojaan, rahoitusta, teknologiaa, materiaaleja, koneita ja luonnonvaroja, joita hanke edellyttää.". Resurssien hallinnalla varmistetaan, että sisäisiä ja ulkoisia resursseja käytetään tehokkaasti, ajallaan ja budjetin mukaisesti."
Se ei ole aivan helpoin koskaan tehty määritelmä, koska sen termit ovat moniselitteisiä, joten se voisi sopia hyvin akateemiseen väitöskirjaan. Mutta kaivautumatta liian syvälle, resurssipäällikön työnkuvan yleinen rooli on suunnitella, aikatauluttaa ja kohdentaa hyödyllisimmät, sopivimmat resurssit (useimmiten sopivan ammattitaitoiset työntekijät tai alihankkijat), jotta projekti saadaan valmiiksi vaadittujen odotusten ja ennalta määritellyn ajan ja budjetin mukaisesti.
Kun vertaamme projektinhallinnan ja resurssienhallinnan määritelmiä, silmämme näkevät - ensi silmäyksellä - monia yhtäläisyyksiä näiden kahden työnkuvien välillä. Miten projektipäällikkö sitten liittyy resurssienhallintaan?
Henkilöstöjohtajien ja projektipäälliköiden välinen ero on luultavasti helpoin tapa hahmottaa, kun analysoidaan sitä tasoa, jolla he toimivat:
Toinen seikka, joka erottaa PM:n RM:stä, on se, että projektipäällikkö käsittelee yleensä sarjaa ajallisesti rajattuja prosesseja. Heidän projekteillaan on kiinteät aikataulut tai esimerkiksi sprintti-kalenterit, joita he noudattavat. Resurssienhallintapäällikkö sen sijaan työskentelee jatkuvasti, sillä hän on yleensä mukana kaikissa yrityksessä käynnissä olevissa hankkeissa.
Resurssien hallinnoija on yleensä vastuussa resurssien hallinnoinnista!:
Resurssien hallinnoijilla on ratkaiseva rooli resurssien jakamisen valvonnassa, resurssipyyntöjen täyttämisessä ja hankkeiden onnistumisen varmistamisessa, mikä edistää merkittävästi organisaation tuottavuutta ja strategisia tavoitteita.
Resurssienhallintapäälliköt tekevät yhteistyötä useiden henkilöstöryhmien kanssa organisaatioissa:
Resurssienhallintapäälliköt voivat odottaa työskentelevänsä myös muiden osastojen kanssa yrityksen resursseista, koosta ja rakenteesta riippuen. Kuten Neil Whitten totesi: Resurssipäälliköllä on lähes mahdoton työ - vaatimuksia tulee kaikista mahdollisista suunnista - mutta työllä voi olla suuri vaikutus organisaation menestykseen.
Tehokas resurssienhallinta on ratkaiseva tekijä onnistuneessa projektinhallinnassa. Projektin koordinointi on paljon helpompaa, kun sinulla on tiimi, joka pystyy vastaamaan omiin resurssivaatimuksiinsa (sekä taitojen että saatavuuden osalta). Yritykset alkavat yleensä huomata huonon resurssienhallinnan kielteiset seuraukset kasvaessaan. Pienessä organisaatiossa PM:n on täysin mahdollista määrätä omat tiiminsä tai saada neuvoja johdolta, kun resurssikonflikti on olemassa. Kun projekteja, työntekijöitä ja PM:iä on enemmän, on hyvä aika ottaa resurssienhallinta tiimiin.
Pidä mielessä, että resurssienhallinnasta on valtava apu, mutta se ei ole ainoa tapa tehdä parempia resurssien suunnittelupäätöksiä. Jo ennen kuin palkkaat ensimmäisen resurssienhallintapäällikön, voit tukea projektipäälliköitäsi antamalla heille pääsyn omaan SaaS-resurssienhallintaohjelmistoon.
Resurssien suunnittelun asiantuntijat ja menestyneet projektipäälliköt nimeävät Teamdeckin suosikkityökaluksi resurssienhallintaan. Sovelluksemme auttaa aikatauluttamaan resursseja, seuraamaan heidän työmääräänsä ja mittaamaan heidän suorituskykyään. Teamdeckin resurssikalenteri näyttää, kuka on käytettävissä, kuka on kiireinen ja kuka on lomalla: ihmisten osoittaminen projekteihin on näin paljon helpompaa. Haluatko nähdä työkalumme toiminnassa? Varaa aika puheluun Anielan kanssa.
Teamdeckin kaltaiset resurssienhallintaohjelmistot auttavat virtaviivaistamaan resurssien jakoprosessia, mikä helpottaa resurssien tehokasta hallintaa. Se vähentää ylikäytön mahdollisuuksia ja varmistaa, että resurssit jaetaan optimaalisesti.
Resurssienhallintatyökalujen käyttö voi parantaa merkittävästi projektinhallinnan tehokkuutta. Nämä työkalut antavat selkeän kuvan resurssien saatavuudesta, osaamisesta ja kohdentamisesta, mikä auttaa parantamaan projektien suunnittelua ja toteutusta.
Teknologialla on ratkaiseva merkitys resurssien hallinnassa. Kehittyneet ohjelmistoratkaisut tarjoavat reaaliaikaisen seurannan, automaattisen aikataulutuksen ja yksityiskohtaisen raportoinnin kaltaisia ominaisuuksia, jotka auttavat tekemään tietoon perustuvia päätöksiä resurssien jakamisesta.
Resurssien hallinnointi on haasteellista. Resurssien niukkuus, ylikäyttö ja vajaakäyttö voivat aiheuttaa merkittäviä esteitä. Tehokas resurssienhallinta edellyttää huolellista suunnittelua, jatkuvaa seurantaa ja oikea-aikaista puuttumista.
Resurssien hallintaan liittyvien haasteiden voittamiseksi yritykset voivat ottaa käyttöön useita strategioita. Näitä ovat säännöllinen kapasiteetin suunnittelu, resurssien jatkuva koulutus ja kehittäminen sekä kehittyneiden resurssienhallintatyökalujen käyttö.
Resurssienhallinnan ala kehittyy jatkuvasti. Kehittyvien suuntausten, kuten tekoälyn, koneoppimisen ja data-analytiikan käytön, odotetaan mullistavan resurssien hallinnan tulevaisuudessa.
Yhteenvetona voidaan todeta, että projektipäälliköiden ja resurssienhallintapäälliköiden roolit ovat molemmat olennaisen tärkeitä hankkeiden onnistuneen toteuttamisen kannalta missä tahansa organisaatiossa. Vaikka heidän vastuualueensa voivat olla joillakin alueilla päällekkäisiä, kumpikin rooli tuo mukanaan ainutlaatuisia taitoja ja näkökulmia, jotka ovat ratkaisevia projektin tavoitteiden saavuttamisen kannalta. Näiden roolien ja niiden keskinäisen täydentävyyden ymmärtäminen on elintärkeää kaikille yrityksille, jotka haluavat parantaa projektinhallintavalmiuksiaan.
Projektipäälliköt: Nämä ammattilaiset ovat vastuussa hankkeen yleisestä toteutuksesta ja loppuun saattamisesta. He koordinoivat projektiryhmän toimia, hallinnoivat projektin aikataulua, valvovat budjettia ja varmistavat, että projektin tuotokset täyttävät vaaditut standardit. Projektipäälliköt ovat projektin keskeisiä viestijöitä, jotka pitävät yhteyttä sidosryhmiin, tiimin jäseniin ja ulkoisiin kumppaneihin varmistaakseen, että kaikki ovat samoilla linjoilla ja työskentelevät samojen tavoitteiden saavuttamiseksi. He myös tunnistavat riskit ja mahdollisuudet ja tekevät strategisia päätöksiä, jotta projekti pysyy aikataulussa.
Resurssien hallinnoijat: Toisaalta resurssien hallinnoijat toimivat laajemmalla tasolla. He valvovat resurssien jakamista ja hallintaa useissa eri projekteissa organisaatiossa. Heidän pääpainonaan on varmistaa, että oikeat resurssit ovat käytettävissä oikeaan aikaan ja että niillä on tarvittavat taidot projektin vaatimusten täyttämiseksi. Resurssien hallinnoijat työskentelevät tiiviissä yhteistyössä projektipäälliköiden kanssa ratkaistakseen ristiriitoja, kohdentaakseen resursseja tarpeen mukaan uudelleen ja tukeakseen yleistä resurssien suunnitteluprosessia. Heillä on myös ratkaiseva rooli kapasiteetin suunnittelussa, työvoiman kehittämisessä ja joskus jopa henkilöstöhallintoon liittyvissä tehtävissä, kuten palkkaamisessa ja koulutuksessa.
Projekti- ja resurssipäälliköiden välinen synergia: Projektipäälliköiden ja resurssien hallinnoijien välinen yhteistyö on ratkaisevan tärkeää optimaalisen projektituloksen kannalta. Kun projektipäälliköt keskittyvät yksittäisten projektien erityispiirteisiin, resurssienhallinta varmistaa, että organisaation resursseja käytetään tehokkaasti kaikissa projekteissa. Tämä synergia auttaa tasapainottamaan työmäärää, välttämään resurssipulaa ja maksimoimaan projektiryhmän tuottavuuden. Se mahdollistaa myös strategisemman suunnittelun ja paremman ennakoinnin, sillä resurssienhallinta pystyy tarjoamaan laajemman näkemyksen resurssien saatavuudesta ja rajoitteista.
Resurssienhallintaohjelmiston merkitys: Teamdeckin kaltaisen resurssienhallintaohjelmiston käyttö voi parantaa merkittävästi sekä projektipäälliköiden että resurssienhallinnan tehokkuutta ja vaikuttavuutta. Nämä työkalut tarjoavat keskitetyn alustan resurssien saatavuuden, taitojen ja tehtävien seurantaa varten. Ne tarjoavat reaaliaikaisia näkemyksiä, automaattista aikataulutusta ja yksityiskohtaista raportointia, jotka ovat korvaamattomia tietoon perustuvien päätösten tekemisessä. Hyödyntämällä tällaisia ohjelmistoja organisaatiot voivat parantaa resurssisuunnitteluprosessejaan, vähentää ylikäytön tai alikäytön riskiä ja varmistaa, että projekteissa on asianmukainen henkilöstö.
Haasteisiin vastaaminen ja tulevaisuuden suuntaukset: Resurssien tehokas hallinnointi on haasteellista. Organisaatioiden on selviydyttävä esimerkiksi resurssien niukkuudesta, muuttuvista projektivaatimuksista ja tasapainon säilyttämisestä useiden eri projektien välillä. Oikeiden strategioiden ja työkalujen avulla näitä haasteita voidaan kuitenkin hallita tehokkaasti. Säännöllinen kapasiteettisuunnittelu, jatkuva koulutus ja kehittäminen sekä kehittyneiden teknologioiden, kuten tekoälyn ja koneoppimisen, käyttö ovat joitakin strategioita, joiden avulla organisaatiot voivat pysyä edellä.
Resurssienhallinta kehittyy edelleen kehittyvien teknologioiden myötä. Esimerkiksi tekoäly ja koneoppiminen voivat tarjota ennakoivaa analytiikkaa, joka auttaa johtajia ennustamaan resurssitarpeita ja tunnistamaan mahdolliset ongelmat ennen niiden syntymistä. Tämä ennakoiva lähestymistapa resurssienhallintaan voi johtaa tehokkaampaan projektin toteutukseen ja parempiin tuloksiin.
Lopulliset ajatukset: Loppujen lopuksi sekä projektipäälliköt että resurssien hallinnoijat ovat korvaamattomia organisaation projektinhallintajärjestelmässä. Ymmärtämällä heidän erilaiset roolinsa ja hyödyntämällä heidän ainutlaatuisia vahvuuksiaan yritykset voivat saada aikaan yhtenäisemmän ja tehokkaamman lähestymistavan projektien hallintaan. Resurssienhallintatyökaluihin ja -strategioihin investoiminen ei ainoastaan tue näitä rooleja vaan myös lisää organisaation yleistä tehokkuutta ja menestystä. Tehokkaan yhteistyön ja strategisen suunnittelun avulla projektipäälliköt ja resurssienhallinta voivat viedä hankkeet onnistuneesti päätökseen ja varmistaa, että resursseja hyödynnetään optimaalisesti ja että tavoitteet saavutetaan halutun aikataulun ja budjetin puitteissa. Tämä kokonaisvaltainen lähestymistapa projekti- ja resurssienhallintaan on avainasemassa edistettäessä tuottavaa ja kestävää projektiympäristöä missä tahansa organisaatiossa.
Täydellinen henkilöstöhallinto ratkaisu toimisto- ja etäryhmille
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...