Käytätkö Excel-taulukoita projektinhallintaan? Kannattaa ehkä harkita uudelleen.

 

Internetistä löydät erilaisia Excel-projektinhallintamalleja: Gantt-kaavion malli, budjettimalli, projektin aikataulun malli jne.

Ilmeisesti monet yritykset luottavat edelleen taulukkolaskentataulukoihin hankkeidensa suunnittelussa ja hallinnassa. Keskustellessani resurssienhallintaohjelmisto käyttäjille, saamme usein kuulla, että he käyttivät taulukkolaskentaohjelmia ajanseurantaan tai seurata työntekijöiden vapaita. 

Mikä siinä sitten on niin iso juttu? Jos Microsoft Excel -mallit toimivat yritykselle hyvin, pitäisikö sen silti investoida omaan PM-työkaluun? Tämän blogikirjoituksen tarkoituksena on antaa sinulle mahdollisuus arvioida, ovatko taulukkolaskentaohjelmat aidosti käytännöllisiä organisaatiollesi. Jos ne ovat, niin hienoa, mutta todennäköisesti niiden käytöstä aiheutuu piileviä kustannuksia hanke- ja resurssienhallinta.

Miksi yritykset käyttävät taulukkolaskentaa projektinhallinnassa?

Ennen kuin keskustelemme niistä lukuisista ongelmista, joita saatat kohdata, kun luotat taulukkolaskentataulukkoon projektien seurannassa tai projektien ja resurssien suunnittelu, puhutaan siitä, miksi niitä ylipäätään käytetään. Mielestämme yritykset päättävät hallinnoida projektejaan Excelillä, koska taulukkolaskentaohjelmat vaikuttavat helppokäyttöisiltä, helppokäyttöisiltä ja ilmaisilta. Loppujen lopuksi periaatteessa jokaisella on taulukkolaskentasovellus asennettuna koneelleen. Pilvipohjaisia vaihtoehtoja, kuten Google Sheets, on myös laajalti saatavilla. Asia on niin, että vaikka taulukkolaskentaohjelmat ovatkin suosittuja, niitä ei ole suunniteltu projektinhallintatarkoituksiin. Siksi niiden käyttäminen sellaisenaan voi olla kaikkea muuta kuin helppoa, ilmaista ja tehokasta.

"Excel-projektinhallinnan" tärkeimmät sudenkuopat

Keskustellaan suurimmista ongelmista, joita projektipäälliköt joutuvat ratkaisemaan käyttäessään taulukkolaskentaa projektisuunnitelman laatimiseen tai käynnissä olevien tehtävien hallintaan.

Taulukkolaskentaohjelmat ovat:

• aikaa vievää käyttää. Sanotaan, että tiimisi on keksinyt tehokkaita tapoja suunnitella ja hallita projekteja taulukkolaskentaohjelmilla. Ehkä olette jopa laatineet projektinhallinnan Excel-malleja, jotka toimivat hyvin yrityksessänne. Silti taulukkolaskentataulukoiden järjestäminen, päivittäminen ja yhdistäminen voi olla hyvin työläs ja aikaa vievä prosessi. Kuvittele, että toteutat pienimmätkin muutokset Excel Gantt-kaavioon ja joudut värittämään uudelleen joukon soluja. Se on kuin olisi vuorovaikutuksessa aikuisten värityskirjan kanssa, mutta ei hauskalla tavalla.

• ei sovellu reaaliaikaiseen projektiseurantaan. Kun luotat Excel-tiedostoihin, et voi olla varma, että ne ovat ajan tasalla tai että niistä ei ole liikkeellä useita eri versioita. Pilvipohjaisten taulukoiden kanssa tilanne on parempi, mutta taulukkolaskentaohjelmien muut rajoitukset pätevät edelleen.

• ei ole helppo hallita. Koska kaikilla on jonkin verran kokemusta taulukkolaskentaohjelmien käytöstä, niiden pitäisi olla intuitiivinen työkalu tiimisi jäsenille, eikö niin? Toki, kun puhutaan hyvin yksinkertaisista taulukoista ja luetteloista. Puuttuvien PM-ominaisuuksien kompensoimiseksi sinun on kuitenkin todennäköisesti otettava käyttöön kehittyneitä kaavoja tai lisäosia, joiden opettelu voi olla työntekijöillesi vaikeaa.

• rajoittaminen. Taulukkolaskentaohjelmia ei ole suunniteltu projektinhallintaa tai resurssienhallintaa varten. Ei siis ole yllättävää, että niistä puuttuu monia hyödyllisiä ominaisuuksia, joita tiimisi jäsenet usein tarvitsevat. Niihin ei voi tallentaa tiedostoja, lisätä muistiinpanoja tai kerätä palautetta. Nyt jotkut teistä varmasti vastustavat tätä väitettä ja sanovat: "Totta kai näitä asioita voi tehdä. Sinun on vain tehtävä joitakin kiertoteitä". Tällaisten kiertotapojen rakentaminen voi kuitenkin viedä paljon aikaa ja maksaa siten paljon rahaa. Lisäksi ne eivät lopulta ehkä ole yhtä tehokkaita kuin yksinkertainen PM-sovellus voisi olla.

• ei sovellu yhteistyöhön. Projektien hallintaan taulukkolaskentaohjelmilla liittyy erityinen paradoksi. Toisaalta haluat ottaa tiimisi jäsenet mukaan prosessiin ja antaa heidän osallistua tehtävien hallintaan tai resurssien jakaminen. Toisaalta taulukkolaskentataulukoiden rakenne ja niissä käytetyt kaavat voivat olla hyvin helposti sekaisin, joten et ehkä halua antaa useiden ihmisten tehdä yhteistyötä niiden parissa.

• taipuvainen monimutkaistumaan. Kyllä, on mahdollista suunnitella projektin yksittäinen osa-alue taulukkolaskentaohjelmalla. Kun yrityksesi työskentelee suurten projektien parissa, taulukkolaskentataulukon rakenne kasvaa kuitenkin pian useisiin tiedostoihin/taulukoihin. Syynä tähän on se, että hankkeiden moninaisia riippuvuussuhteita ja suhteita on vaikea kuvata yhdessä taulukossa. Monimutkainen taulukkolaskentataulukkorakenne voi tietysti olla todella vaikea navigoida, erityisesti uusille tiimin jäsenille.
• ei ole edustava asiakkaillesi. On tyypillistä, että asiakkaat haluavat saada jonkinlaisen käsityksen hankkeen edistymisestä tai budjetin nykytilasta. Monimutkaisen ja kryptisen taulukon lähettäminen ei ole optimaalinen ratkaisu. Tämän seurauksena projektipäälliköt käyttävät tuntikausia kirjoittamalla ylös hankkeen tilanneraportit ja luoda esityksiä asiakkaille. Se on lisätyötä, joka voitaisiin hyvin välttää (miten? Katso tämän blogikirjoituksen seuraava osa).

Miten resurssisuunnittelijat korvaavat laskentataulukot? projektinhallinta?

Ensinnäkin, omistautuneet hanke- ja resurssien suunnittelutyökalut ratkaista edellisessä jaksossa esitetyt haasteet. Ne on rakennettu näitä erityisiä prosesseja silmällä pitäen, joten niissä on luonnollisesti ominaisuuksia, jotka tukevat projektien suunnittelua, resurssien aikatauluttamista tai projektiaikataulun päivittämistä. Tämän lisäksi ne tarjoavat tyypillisesti seuraavia ominaisuuksia, jotka voivat parantaa tiimisi suorituskykyä entisestään ja säästää paljon aikaa ja rahaa:

• Hankeraportit. Kuvittele, että voit nopeasti luoda projektinhallinnan kojelauta pitääksesi silmällä kriittisiä mittareita tai viedäksesi visuaalisesti houkuttelevan raportin asiakkaallesi. PM- ja resurssienhallintasovellusten avulla voit helposti laskea tärkeimpiä keskeisiä suorituskykyindikaattoreita, kuten burndown-asteen, resurssien käyttöastetai voittomarginaalit. Voit tehdä vaikutuksen asiakkaisiisi tarkoilla raporteilla, mutta voit myös käyttää näitä analyysejä löytääksesi optimointimahdollisuuksia organisaatiosi sisällä.
• Reaaliaikaiset ilmoitukset. Toki voit määrittää laskentataulukkoilmoitukset käyttämällä joitakin luovia kiertoteitä tai sovelluksia, kuten Zapier. Silti projektipäälliköiden työkalut tarjoavat yleensä sisäänrakennettuja ilmoituksia ja integraatioita. Voit esimerkiksi saada ilmoituksen aina, kun tehtävä on suoritettu tai kun työntekijäsi on jättänyt uuden lomahakemuksen.

Tietenkin vankka projektinhallintaohjelmisto auttaa sinua ratkaisemaan monia muita ongelmia, joita saatat tällä hetkellä kohdata. Tärkeintä on valita sovellus, joka sopii tiimisi tarpeisiin ja on järkevä yrityksesi budjetin kannalta.  

Vaihtoehtoja laskentataulukoille ja Excelille projektinhallinnassa

Monet organisaatiot pohtivat, pitäisikö niiden käyttää rahaa sovelluksiin, kun on olemassa ilmainen vaihtoehto, kuten Microsoft Excel. Onneksi markkinoilla on monia ilmaisia tai erittäin edullisia sovelluksia. Löydät joitakin esimerkkejä blogikirjoituksistamme:

• Kapasiteetin suunnittelutyökalut
• Projektin aikataulutusohjelmisto
• Lomahallintajärjestelmä - miten valita

Muista, että sovelluksesta maksaminen voi tarkoittaa säästöä pitkällä aikavälillä. Kuvittele, että tehokkaan PM-työkalun ansiosta tiimisi säästää pari tuntia viikossa. Kerro tämä luku työntekijöidesi tuntihinnoilla ja laske sijoituksen tuotto - saatat yllättyä. Eräs Teamdeckiä käyttävä yritys arvioi säästävänsä n. $10k joka kuukausi, kun he siirtyivät käyttämään resurssienhallintasovellusta - voit lukea koko tapaustutkimuksen. täällä.

Etsitkö vaihtoehtoja laskentataulukoille projektinhallinnassa?

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][/vc_row]