Mikä on haastavinta projektipäällikkönä toimimisessa? Useiden tehtävien jongleeraaminen? Sidosryhmien odotusten hallinta? Navigointi hankalissa tilanteissa? On sanomattakin selvää, että projektipäälliköillä ei ole helppoa. Loppujen lopuksi jokainen hanke on erilainen.
Mitä saat tämän artikkelin ansiosta:
Toki jotkin projektin haasteet ovat lähes väistämättömiä, mutta voit varautua niihin! Tänään keskustelemme joistakin yleisimmistä projektinhallinnan haasteista ja näytämme, miten voit välttää tai ratkaista ne.
Tässä yhteydessä puhumme odotuksistasi tiimisi jäseniä kohtaan ja sidosryhmien odotuksista tiimin työn suhteen. Vaikka nämä kaksi tapausta ovat hieman erilaisia, voit käyttää samanlaisia strategioita molempien haasteiden ratkaisemiseen.
Varmista, että asiakkaasi ymmärtävät projektin taustalla olevan liiketoiminnallisen tavoitteen. Mitä he haluavat saavuttaa? Miten tämä hanke auttaa heitä saavuttamaan tämän tavoitteen? Jos sinulla ei ole vastauksia, se aiheuttaa aina projektinhallinnan haasteita.
Älä pelkää kysyä kysymyksiä, ja kun olet valmis validoimaan, - hankkeen laajuusKeskustele myös odotuksista. Joskus on jopa hyödyllistä hahmotella erikseen, mikä ei kuulu työn piiriin. Jotta tiimisi ymmärtäisi projektin odotukset, sinun pitäisi myös rohkaista heitä esittämään kysymyksiä ja selittää selkeästi syyt eri tehtävien taustalla. Muista, että tiimisi jäsenten tulisi myös ymmärtää perusteellisesti projektin liiketoiminnalliset tavoitteet.
Hankkeiden resursseihin liittyvillä haasteilla voi olla vakavia seurauksia. Loppujen lopuksi tarvitset riittävän päteviä ihmisiä toteuttamaan projektisi. Ongelmat voivat alkaa jo hankesuunnitteluvaiheessa, kun haluat koota tiimin.
Jos yrityksesi ei käytä resurssikalenteri hallita kaikkia työntekijöitä, voi olla hyvin vaikeaa löytää sopivia resursseja projektiryhmään. Ihannetapauksessa haluaisit pystyä etsimään esimerkiksi tiettyjä taitoja yrityksesi resurssivarannosta. Tietenkin sinun on myös varmistettava, että tiimiin haluamasi henkilöt ovat käytettävissä tiettynä ajanjaksona.
Tässäkin tapauksessa resurssikalenteri on erittäin hyödyllinen. Resurssien kapasiteetin näkyvyys (lue lisää aiheesta resurssikapasiteetin suunnittelu) ja saatavuus on olennainen osa riskinhallintaa. Jos esimerkiksi joku tiimisi jäsenistä ei ole käytettävissä odottamattomien olosuhteiden vuoksi, voit löytää korvaavan henkilön nopeammin.
Tehokas resurssien ennakointi on myös tärkeää, jos haluat välttää resurssipulan. Oletko varma, että sinulla on riittävästi työntekijöitä hankkeen toteuttamiseen?
Lue miten käyttää historiallisia hanketietoja henkilöstövoimavarojen ennustaminen.
Hankkeiden arvioiminen on monimutkainen osa hanketta. hanke- ja resurssienhallintaja arviot ovat harvoin erittäin tarkkoja. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että sinun pitäisi vain luovuttaa ja olettaa, että tiimisi ennusteet ovat kaukana toisistaan. Voit tehdä asioita, joilla voit kallistaa vaakakuppia eduksesi:
Kun projektipäälliköiltä kysytään projektinhallinnan haasteista, laajuuden karkaaminen on todennäköisesti listan kärjessä. Se on melko yleinen ilmiö, ja se tapahtuu, kun projektin laajuus kasvaa hallitsemattomasti. Se voi johtua puutteellisesti määritellystä hankkeen laajuudesta, ulkoisten ja sisäisten sidosryhmien paineista tai määritellyn muutoksenhallintaprosessin puuttumisesta.
Onneksi projektipäällikkönä sinulla on useita strategioita, joilla voit hallita laajuuden karkaamista tai jopa estää sen. Kaikki alkaa hyvin valmistellusta työn laajuudesta. Tehokas hankkeen laajuuden hallinta auttaa sinua valtavasti: kun olet määritellyt ja validoinut kaikki projektin vaatimukset, voit luottaa paremmin projektin laajuuteen.
Entä jos sinusta tuntuu, että projektisi laajuus on karannut käsistäsi? Löydät hyödyllisiä vinkkejä oppaastamme, jonka aiheena on laajuuden hiipuminen projektinhallinnassa.
Jopa - sanotaanko - markkinoinnin projektinhallinta toimialoilla tai vain viestintään erikoistuneissa yrityksissä on vaikea välttää väärinkäsityksiä heikko johtaminen ja huono viestintä tapahtuu.
Projektipäälliköiden on kommunikoitava tehokkaasti projektiryhmänsä jäsenten, mutta myös asiakkaiden, muiden sidosryhmien tai jopa omien esimiestensä kanssa. Kukin näistä osapuolista saattaa vaatia erilaista viestintätyyliä ja eri kanavia yhteydenpitoon. On ehdottoman tärkeää, että projektipäällikkö laatii viestintäsuunnitelman ja jakaa sen kaikkien asianosaisten kanssa.
Määrittele viestintäkanavat, laadi joitakin sääntöjä, jotka koskevat hankkeen päivityksiä (esim. hankkeen tilanneraportit), ja mikä tärkeintä, välttää tehottomat kokoukset! Se auttaa ylläpitämään oikean tason hankkeen avoimuus ja välttää viestintähaasteita hankkeissasi.
Kun monet tiimit siirtyivät etätyöhön maailmanlaajuisen pandemian vuoksi, viestinnästä saattoi tulla haaste jopa yrityksille, jotka olivat hoitaneet sen hyvin siihen asti. Jopa loistava kamera zoom-kokouksia varten ei ehkä riitä. Onko näin myös teidän tiimissänne? Lue blogikirjoituksestamme lisätietoja etäviestinnän parhaat käytännöt.
Ymmärrettävästi tällaiset projektinhallinnan ongelmat voivat nopeasti romuttaa koko projektin. Kun yrityksesi on vastuussa vain yhdestä projektista kerrallaan, voi tuntua helpommalta, jos välttää hankkeen aikatauluristiriitoja.
Jos et kuitenkaan sovita projektivarauksia yhteen resurssien saatavuuden kanssa, saatat joutua vaikeuksiin. Entä jos käy ilmi, että yksi projektiryhmäsi avainhenkilöistä on suunnitellut kahden viikon lomaa, etkä ole ottanut sitä huomioon aikataulua suunnitellessasi?
Kun kyseessä on useita projekteja, aikatauluristiriitojen välttäminen voi olla vielä haastavampaa, mutta se on mahdollista. Tärkeintä on antaa kaikille projektipäälliköille näkyvyys kunkin projektin aikatauluun ja resurssien saatavuuteen.
Kun nämä tiedot ovat käsillä, aikatauluongelmat ovat epätodennäköisempiä. Voit käyttää online kalenteri suunnittelija aikatauluttaa useita projekteja ilman päällekkäisyyksiä.
Jokaisen projektipäällikön on pystyttävä seuraamaan projektin tilaa. Siitä on useita hyötyjä: voit pitää budjettia silmällä, tarkistaa tiimisi työmäärän ja mahdollisesti tunnistaa parannusalueita. Markkinointiprojektien projektipäälliköt voivat esimerkiksi käyttää SEO-työkalu kanssa resurssien aikataulutusohjelmisto analysoida työntekijöiden työn tehokkuutta ja havaita puutteita heidän suorituskyvyssään. Kun tiedät, missä asioissa voit tehdä tietoon perustuvia projektinhallintapäätöksiä. Voit myös reagoida nopeammin, kun asiat eivät mene suunnitelmien mukaan.
Voit mitata hankkeesi tilaa monin eri tavoin. Suosittelemme seuraavien mittareiden seuraamista:
Hankesuunnittelutyökalut on tarkoitus auttaa sinua ja tiimiäsi toteuttamaan projekteja menestyksekkäästi. Jotta se onnistuisi, sinun on kuitenkin käytettävä yrityksellesi sopivia työkaluja. Muuten saatat tuhlata paljon aikaa työntekijöidesi perehdyttämiseen sovelluksiin, joilla ei ole konkreettisia vaikutuksia heidän työhönsä.
Kuvittele tilanne, jossa jotkut projektiryhmäsi jäsenet viettävät aikaa liikkeellä, esimerkiksi matkustaessaan asiakkaan luo. Jos pyydät heitä seuraamaan aikaa projektinhallintaohjelmistolla, josta ei ole mobiiliversiota, se on hyvin hankalaa. Lisäksi heidän työaikakirjanpitonsa on todennäköisesti epätarkkaa, koska he täyttävät ne jälkikäteen.
Ennen kuin päätät lisätä uuden sovelluksen tiimisi työkalupakkiin, aloita listaamalla tarpeesi. Tarkista sitten, vastaako tietty työkalu niihin. Integroituvatko ne muihin tiimisi käyttämiin työkaluihin? Voidaanko sitä mukauttaa vastaamaan yrityksesi prosesseja? Tiimisi työnkulkua tukevien työkalujen hyödyntäminen helpottaa tiimin ja projektipäällikön elämää.
Vaikka sinulla olisi laaja projektinhallintakoulutus tai huomattavaa ammattikokemusta, edellä kuvatut seikat voivat helposti aiheuttaa ongelmia ja vaikuttaa kielteisesti hankkeeseenne. Projektipäällikkönä on hyödyllistä tietää, miten niiden seuraukset voidaan ehkäistä tai voittaa.
Tämä blogikirjoitus on kuin lähtökohta: olemme hahmotelleet joitakin yleisiä projektinhallinnan haasteita, mutta kannattaa silti tutustua kuhunkin aiheeseen tarkemmin. Toivomme, että kunkin edellä mainitun haasteen vieressä olevat linkit auttavat sinua kehittämään projektijohtamisen osaamistasi edelleen.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...