Jokainen, joka on joskus johtanut tiimiä tai yritystä, voi kertoa, että on erittäin vaikeaa saada projekti päätökseen ilman, että on suunniteltu, kuka sen tekee ja milloin se voidaan tehdä. Silti monet yritykset turvautuvat ad hoc resurssien jakaminen ja "toivotaan, että se onnistuu" -asenne.
Mitä saa lukijoita tämän artikkelin ansiosta:
Itse asiassa vain 62% organisaatiosta Project Management Instituten tekemä tutkimus myönsi, että he käyttävät aina tai usein resurssienhallintaa resurssiensa arvioimiseen ja kohdentamiseen.
Se on erityisen hälyttävää, koska sama tutkimus osoittaa, että resurssien riittämätön kohdentaminen vaarantaa monet hankkeet. Kun vastaajilta kysyttiin, mitkä olivat heidän aiempien hankkeidensa epäonnistumisen pääasialliset syyt, 23% vastaajista mainitsi "riittämättömän resurssien ennakoinnin" ja "resurssiriippuvuuden".
Myönnettäköön, että se ei ole yleisin asia, mutta verrattuna "organisaation prioriteettien muutokseen" (jonka mainitsi 41% vastaajista) resurssien suunnittelu vaikuttaa tekijältä, joka on hyvin paljon käsissäsi.
Resurssienhallinta ei ehkä ole tärkein asia, johon nuoret yritykset, jotka ymmärrettävästi keskittyvät kasvuun, voivat keskittyä.
Kun kasvu kuitenkin tapahtuu, niiden on nopeasti tehostettava aikataulupeliään, jotta ne voivat menestyä. Tämä pätee erityisesti yrityksiin, jotka hoitavat useita projekteja samanaikaisesti, kuten toimistoihin, konsulttiyrityksiin tai ohjelmistotaloihin.
Riittämätön resurssien jakaminen johtaa viestinnän kaaokseen ja asettaa hankkeet vaaraan.
Kannatan voimakkaasti resurssienhallintaprosessien luomista tiimin koosta riippumatta. Itse asiassa harkittu tiimisuunnittelu voi nopeuttaa kasvua jo varhaisessa vaiheessa ja ylläpitää tervettä yritystä.
Käydään läpi tärkeimmät vaiheet, jotka sinun on toteutettava, jotta voit nauttia resurssienhallinnan eduista.
Monet tiimit kamppailevat rajallisen tiiminäkyvyyden kanssa, mikä johtaa ylikuormitettuihin työntekijöihin, projektin viivästymiseen tai eri projektipäälliköiden väliseen väärinymmärrykseen.
Maailmanlaajuinen resurssikalenteri on välttämätön yrityksille niiden koosta riippumatta. Oletko yrityksesi ainoa resurssien jakamisesta vastaava henkilö? Sinun on silti nähtävä tarkalleen, keitä sinulla on palveluksessasi ja mikä on heidän työmääränsä (projektipäällikköinä... tiedämme työmäärän hallinnan merkityksen).
Luettelo työntekijöistä on hyvä alku, mutta suosittelen lämpimästi määrittämään attribuutteja, kuten työnimikkeet, virkaikä tai sijainti (jos työskentelet osoitteessa virtuaalinen tiimi), jotta voit suodattaa resursseja helposti. Projektipäälliköt, jotka eivät ole vielä työskennelleet tiettyjen tiimin jäsenten kanssa, eivät välttämättä tiedä heidän taitojaan, joten tällainen yleinen projektiaikataulu mukautetuilla tunnisteilla auttaa heitä päättämään, keitä tiettyyn projektiin osoitetaan.
Toinen asia, joka on pidettävä mielessä, kun yrität parantaa resurssien jakamisen tehokkuutta, on työmäärä. Ei ole epätavallista, että yritykset ovat liiaksi riippuvaisia joistakin työntekijöistä ja jättävät samalla pois toisia, jotka voisivat suorittaa tietyn tehtävän. Aikataulua tarkastelemalla voit havaita sekä ylikuormitetut että vajaakäytössä olevat henkilöt ja tasoittaa sitten heidän tehtävänsä.
Myös myynti- ja tuotetiimit arvostavat tiimin näkyvyyden lisääntymistä. Kun he neuvottelevat uusista sopimuksista tai päättävät sovelluksesi lisäominaisuuksista, he voivat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä ajoituksista.
Oletetaan, että sinulla on kolme sisäistä suunnittelijaa, joilla ei ole välitöntä toimeksiantoa ja jotka voisivat näin ollen työskennellä juuri voitetun projektin parissa. Kun otat huomioon vain työmääräaikataulun, olet hyvässä vauhdissa tai jopa hemmoteltu vaihtoehdoilla. Kävi kuitenkin ilmi, että yksi näistä suunnittelijoista on sairauslomalla, toinen lomalla ja kolmas suunnittelija on juuri pyytänyt saada työskennellä osa-aikaisesti tässä kuussa.
Ja saman tien projektisi on vaarassa, ja saatat joutua lykkäämään sitä tai ulkoistamaan ylimääräisiä suunnittelijoita. Molemmat vaihtoehdot vaikuttaisivat yleensä tulokseen.
Resurssien jakamisen onnistumisen kannalta on tärkeää, että sinulla on käsitys tiimisi saatavuudesta.
Riippumatta siitä, onko työntekijäsi pitkiä vapaita vai onko kyseessä vain puolen päivän poissaolo, sinun ja projektipäälliköiden on tiedettävä, kuka voi realistisesti ottaa vastaan uusia tehtäviä.
Ihannetapauksessa näytät sekä tiimisi tehtävät että käytettävyystiedot yhdessä aikataulussa, jotta voit ottaa molemmat huomioon projekteja suunnitellessasi. Pyydä osa-aikaisia työntekijöitäsi ja freelancereita, joiden kanssa teet usein yhteistyötä, jakamaan sinulle päivittäisen saatavuutensa.
Teamdeck toimii siten, että työntekijät voivat itse syöttää saatavuutensa ja jopa pyytää vapaapäiviä. Esimiehet hyväksyvät tai hylkäävät heidän pyyntönsä, ja aikataulu päivittyy välittömästi.
Resurssien ennustaminen ja kohdentaminen on osittain tiedettä, osittain kokemusta. Jotta voit hyödyntää täysin tämän kaavan tieteellistä osaa, sinun pitäisi alkaa käyttää historiatietoja - se on itsestään selvää, mutta ei koskaan yksinkertaista.
Monet yritykset ovat sopineet asiakkaidensa kanssa ajanseurannasta. Toisten mielestä se on yritysjäänne, joka ei sovi heidän rakentamaansa rentoon kulttuuriin.
Minun kantani työajanseurantaan on, että oikein tehtynä se ei ole häiritsevää työntekijöille ja oivaltavaa johtajille. Suosittelen työnseurantaa reaaliajassa tai ainakin tuntilistojen täyttämistä samana päivänä. Se lisää tietojen tarkkuutta.
Kun jaat resursseja uuteen projektiin, analysoi tiimisi jäsenten aiempiin tehtäviin käyttämää aikaa. Jos he toistuvasti ylittävät arvioitu aika, ne voivat olla huono valinta tiukan aikataulun omaavaan projektiin.
Vaihtoehtoisesti voit arvioida tiimisi käyttöastetta (vertaamalla työntekijöiden varauksia heidän työaikatauluihinsa) ja nähdä, mitkä työntekijät ovat olleet ylikäytössä viimeaikaisissa projekteissa. Ehkä on tarve palkata uusi henkilö, jolla on samanlaiset taidot.
Olet ehkä tarkistanut kaikki kohdat ja keksinyt parhaat aikataulut joukkueellesi. Väistämättä jokin asia kuitenkin muuttuu ja vaikuttaa suunnitelmiisi: se voi olla projektin laajuus tai aikataulu. Ihmiset saattavat sairastua tai irtisanoutua yrityksestä kesken projektin.
On erittäin tärkeää olla valmis muutokseen ja pystyä toimimaan nopeasti, kun se tapahtuu. Yksi asia, joka auttaa yritystäni hallitsemaan useita eri hankkeita samanaikaisesti, on reaaliaikainen aikataulumme. Jokainen projektipäällikkö näkee kaikkien tämänhetkisen saatavuuden ja työmäärän.
Taulukoissa ja asiakirjoissa, jotka laadit huolellisesti ennen projektin käynnistämistä, on yksi ongelma. Ne vanhentuvat heti, kun jokin asia muuttuu. Useimmissa hankkeissa se tapahtuu todella pian. Voit hallita vain rajallisesti, joten valmistaudu ottamaan muutos vastaan.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...