Resurssienhallintaohjelmiston vaikutus projektin valmistumiseen ajallaan.
Miten aloittaa hanke menettää vähemmän.
Projektin käynnistys on hetki, jolloin teet oletuksia ja päätöksiä, jotka voivat lopulta ratkaista tai rikkoa projektin.
Tässä vaiheessa sinun on valmistauduttava, kerättävä mahdollisimman paljon tietoa asiakirjahallintajärjestelmän avulla, arvioitava työmäärä ja jaettava resurssit harkitusti. Ja joskus voi olla hyvä idea käyttää henkilökohtaista projektinhallintaohjelmistoa.
Toisaalta nyt on myös aika aloittaa koko projektin käynnistäminen ja luoda tiimillesi tehokas ja myönteinen toimintakulttuuri.
Teamdeckissä - joka on resurssienhallintaohjelmiston luoja - olemme sitoutuneet auttamaan muita projektipäälliköitä arvioimaan, suunnittelemaan, toteuttamaan ja valvomaan projekteja paremmin. Siksi olemme koonneet ilmaisen e-kirjan resurssienhallinnan parhaista käytännöistä.
Tämä artikkeli on ote e-kirjastamme, jossa käsittelemme tärkeitä seuraavia vaiheita, jotka ovat välttämättömiä projektisi onnistumisen varmistamiseksi. Projektin aloituskokouksen jäsennelty esityslista on elintärkeä, jotta kokous pysyy sujuvana ja tehokkaana, tiimi ja sidosryhmät ovat aktiivisesti mukana ja ketterien projektien aloituskokouksiin voidaan tehdä mukautuksia.
Projektin täydellinen ymmärtäminen tarkoittaa, että tiedät sidosryhmien odotukset lopputuotteen ja tiimisi työmäärän suhteen. Menestyskriteerit olisi määriteltävä selkeästi. Joitakin mahdollisia ja mitattavissa olevia kriteerejä ovat: toimitukset ajallaan, alkuperäisessä budjetissa pysyminen ja myyntitavoitteiden saavuttaminen. Nämä kriteerit antavat selkeän suunnan ja toimivat myös vertailukohtina hankkeen edistymisen ja onnistumisen arvioinnissa.
Projektin yksityiskohdat, kuten päämäärät ja tavoitteet, aikataulu, budjetti ja projektin tuotokset, olisi pitänyt sisällyttää jo projektiselvitykseen. Lue se huolellisesti ja tee yhteenveto siitä, mitä yksityiskohtia saat siitä ja mitä puuttuu. On tärkeää varmistaa, että projektin tiedotus on kattava ja että siinä käsitellään kaikkia projektin kriittisiä näkökohtia. Hyvin laadittu projektibrief luo pohjan tehokkaalle projektin suunnittelulle ja toteutukselle.
Jos jokin asia on epäselvä, älä odota puhelun sopimista asiakkaan kanssa. On tärkeää kerätä mahdollisimman paljon tietoa hankkeesta, ennen kuin aloitat työn suunnittelun. Tämä ennakoiva lähestymistapa auttaa tunnistamaan mahdolliset ongelmat varhaisessa vaiheessa ja mahdollistaa niiden oikea-aikaisen ratkaisemisen, jolloin vältytään väärinkäsityksiltä tai viivästyksiltä projektin myöhemmässä vaiheessa.
Kun sinusta tuntuu, että sinulla on tarpeeksi yksityiskohtia, kutsu asiakkaasi projektin aloituskokoukseen. Voit tehdä sen henkilökohtaisesti, Skypen välityksellä tai jopa järjestää ammattimaisemman puhelinkonferenssin. Tarkoitus on, että kokoustilassa voitte keskustella projektin laajuudesta, asiakkaan odotuksista, siitä, mitä voitte toimittaa ja miten. Tämä kokous määrittää projektin sävyn ja varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla projektin tavoitteista ja suoritteista.
Kun olet täysin ymmärtänyt projektin yhteiset tavoitteet, on aika määrittää, keitä tarvitaan projektin toteuttamiseen ja kuka on vastuussa mistäkin. Projektiryhmän jäsenten roolien ja vastuualueiden selkeä määrittely auttaa välttämään sekaannuksia ja varmistaa vastuuvelvollisuuden. Jokaisen tiimin jäsenen on tiedettävä, mitä häneltä odotetaan ja miten hänen työnsä edistää projektin kokonaistavoitteita.
Se tarkoittaa, että sinun on määriteltävä roolit hankkeessa - keitä sinun on otettava mukaan? Tai: mitkä ovat ne roolit, joita ilman hanketta ei voida toteuttaa? Tämä edellyttää projektissa tarvittavien keskeisten taitojen ja asiantuntemuksen tunnistamista ja niiden kartoittamista tiimisi jäseniin. On myös ratkaisevan tärkeää pohtia tiimisi saatavuutta ja työmäärää, jotta varmistetaan, että he voivat sitoutua projektiin tarvittavalla ajalla ja työpanoksella.
Projektista ja asiakkaan vaatimuksista riippuen saatat tarvita frontend- ja/tai backend-kehittäjiä, graafisia suunnittelijoita, liikesuunnittelijoita tai markkinointiasiantuntijoita ja copywritereita. Kukin rooli olisi määriteltävä selkeästi, ja kullekin tiimin jäsenelle olisi osoitettava erityiset tehtävät ja vastuut. Tämä auttaa varmistamaan, että hankkeen kaikki osa-alueet on katettu eikä mitään jää huomaamatta.
Kun tiedät tarkalleen, ketkä sinun on otettava mukaan projektiin, etsi parhaat työntekijät tehtävään. Voit tehdä sen arvioimalla heidän taitojaan - käytä siihen taitomatriisia. Taitomatriisi on yksinkertainen taulukko, joka sisältää työntekijöiden taidot ja auttaa arvioimaan ja pisteyttämään heitä, jotta näet, pystyvätkö he hoitamaan tehtävät vai eivät. Tämä työkalu on korvaamaton apuväline oikeiden henkilöiden tunnistamisessa oikeisiin tehtäviin, ja näin varmistetaan, että projektiryhmäsi on hyvin varustautunut selviytymään projektin haasteista.
Kun olet tunnistanut roolit ja henkilöt, jotka pystyvät täyttämään ne, tarkista työntekijöidesi saatavuus ja määritä heidät seuraavaan projektiin tässä. Tämä edellyttää aikataulu- ja resurssisuunnittelua sen varmistamiseksi, että tiimisi jäsenet eivät ole ylikuormitettuja ja että he voivat antaa parhaan mahdollisen suorituksensa. Tehokas resurssienhallinta on avainasemassa sen varmistamisessa, että projekti pysyy aikataulussa ja valmistuu ajallaan ja budjetin puitteissa.
Hyödyllinen vinkki: Jos et käytä taitomatriisia, voit käyttää luetteloa työntekijöistä ja kuvata heidän taitonsa ja kokemuksensa. Se auttaa välttämään työntekijöiden vajaakäyttöä ja ylivarausta, sillä näkyvyys käytettävissä olevista resursseista voi varmistaa työvoiman paremman kohdentamisen.
On syytä uskoa, että suunnitteluvaihe voi ratkaista tai rikkoa projektin. Epätarkat arviot, huonot henkilökohtaiset päätökset ja mahdollisten riskien huomiotta jättäminen aiheuttavat usein viivästyksiä ja budjettimuutoksia. Tehokkaaseen suunnitteluun kuuluu paitsi hankkeen loppuunsaattamiseen tarvittavien tehtävien ja toimintojen hahmottaminen myös mahdollisten haasteiden ennakointi ja strategioiden kehittäminen niiden lieventämiseksi. Ulkopuolista hanketta suunniteltaessa on ratkaisevan tärkeää luoda sävy ja visio, määritellä yhteiset tavoitteet, tehtävät ja aikataulut sekä valmistella projektiryhmä viralliseen aloituskokoukseen asiakkaan kanssa.
Vuoden 2016 tietojen mukaan vain 49% hankkeista on saatu päätökseen ajallaan. Lisäksi 53% kaikista hankkeista pysyy talousarvion puitteissa. - PMI. Nämä tilastot korostavat tehokkaan projektisuunnittelun ja resurssienhallinnan merkitystä projektin onnistumisen varmistamisessa.
Projektin resurssien hallinta on yksi tehokkaan suunnittelun ja projektin aloitusvaiheen keskeisistä osatekijöistä. Olet jo tunnistanut projektin onnistumiseen tarvittavat roolit ja oikeat henkilöt, jotka voivat hoitaa tehtävät. Nyt on aika jakaa resurssit tehokkaasti ja varmistaa, että niitä käytetään optimaalisesti koko projektin ajan.
Työntekijöiden ja projektinhallinnan parantamiseksi arvio siitä, kuinka kauan tarvitset tiettyjä henkilöitä, jotka osallistuvat seuraaviin toimiin, auttaa käynnistämään projektin.. Ajantasainen resurssikalenteri on olennaisen tärkeä ja helpottaa työtäsi huomattavasti. Kalenterin tulisi sisältää tiimisi jäsenten saatavuuden lisäksi myös heidän mahdolliset muut sitoumuksensa, kuten muut projektit tai henkilökohtaiset vapaapäivät.
Kun tiedät, ketä ja kuinka kauan projektissasi tarvitaan, laadi projektikalenteri. Siihen tulisi sisällyttää esimerkiksi resurssien saatavuus, muut projektit, joihin he voivat osallistua, tai sitoumukset, joita heillä voi olla, sekä vapaapäivät ja kansalliset juhlapäivät. Kun työskentelet etäryhmän jäsenten kanssa, ota aikavyöhykkeet huomioon. Tällainen yksityiskohtainen suunnittelu auttaa varmistamaan, että projektin aikataulu on realistinen ja saavutettavissa.
Näin vältät ylivarauksen tai työntekijöiden vajaakäytön ja saat projektin oikean kulun alusta alkaen. Teamdeck on resurssienhallinta- ja työajanseurantatyökalu, jossa on työntekijöiden työajanseuranta- ja lomienhallintajärjestelmän ominaisuuksia, joita voit käyttää työntekijöiden ja resurssien jakamiseen ja seurantaan. Nämä työkalut tarjoavat reaaliaikaisen näkyvyyden resurssien saatavuuteen ja käyttöön, mikä auttaa tekemään tietoon perustuvia päätöksiä ja mukautuksia tarpeen mukaan.
Jotta voit laatia perusteellisen projektin toimintasuunnitelman, sinun on arvioitava, kuinka paljon aikaa työntekijäsi tarvitsevat toimintojen suorittamiseen. Arviointi voi olla hankalaa, sillä huonosti tehtynä siitä voi olla enemmän haittaa kuin hyötyä projektillesi. Tarkka arviointi edellyttää syvällistä ymmärrystä tehtävistä, tarvittavista taidoista ja tiimisi kapasiteetista. Tähän sisältyy erityisiä näkökohtia sisäisten hankkeiden resurssien ja tehtävien arvioimiseksi, kuten projektiryhmän valmistelu viralliseen aloituskokoukseen ja sisäisen aloituskokouksen järjestäminen.
John Cutler korosti artikkelissaan "Why do we estimate?" kontekstin merkitystä arvioinnissa. Arvioiden tulisi perustua historiatietoihin ja nykyisen hankkeen erityiseen kontekstiin. Tämä auttaa varmistamaan, että arviot ovat realistisia ja saavutettavissa.
Toisaalta tehtävien arvioiminen tunteina on monille yhtä kuin teelehtien lukeminen. Siksi oman kokemuksemme mukaan on turvallisempaa mitoittaa käyttäjätarinoita tarinapisteinä. Tarinapisteet ovat mittayksiköitä, joiden avulla voit arvioida eri käyttäjätarinoiden kokoa. Ne ovat suhteellisia, eli 4 pisteen tarina on kaksi kertaa suurempi kuin 2 pisteen tarina. Tämä suhteellinen arviointitekniikka auttaa varmistamaan, että arviot ovat johdonmukaisia ja vertailukelpoisia eri tehtävissä.
Kun olet määrittänyt tarinapisteet (asteikko voi olla 1-10), sinun on sovitettava ne tiimin nopeuteen. Jos tiimi pystyi käyttämään tarpeeksi aikaa 14 tarinapisteen tarinan loppuunsaattamiseen edellisessä iteraatiossa, he todennäköisesti tekevät saman määrän työtä uudelleen. Tämä auttaa asettamaan projektille realistiset ja saavutettavissa olevat tavoitteet.
Kun sinulla on tarinapiste-arviot kaikista projektin halutuista elementeistä, voit jakaa tämän luvun tiimin nopeudella ja saada selville projektin loppuunsaattamiseen tarvittavien iteraatioiden määrän. Tämä auttaa varmistamaan, että projektin aikataulu on realistinen ja saavutettavissa.
Kun varaat aikaa tiettyjen henkilöiden johtamiseen, ota huomioon heidän resurssikapasiteettinsa sekä sen suhteen, kuinka paljon työtä he pystyvät tekemään kokemuksensa perusteella, että sen suhteen, kuinka monta tuntia he voivat työskennellä päivän aikana. Tämä auttaa varmistamaan, että tiimisi jäsenet eivät ole ylikuormitettuja ja että he voivat antaa parhaan mahdollisen suorituksensa.
Varmista, että ymmärrät ihanneajan ja kuluneen ajan välisen eron. Ensin mainittu on tiettyyn tehtävään tosiasiallisesti käytetty aika, kun taas jälkimmäinen sisältää odottelun, häiriötilanteet, kontekstin vaihtamisen ja valmistelut. Tämä ero on ratkaisevan tärkeä sen varmistamiseksi, että arviosi ovat realistisia ja että niissä otetaan huomioon erilaiset tekijät, jotka voivat vaikuttaa tehtävän suorittamiseen tarvittavaan todelliseen aikaan.
Huomaa, että kun kysyt kehittäjiltä, kuinka paljon aikaa tiettyyn tehtävään kuluu, he antavat sinulle arvion "ihanteellisena aikana" eli keskeytymättömän työjakson aikana. Tämä auttaa asettamaan realistiset odotukset ja varmistamaan, että projektin aikataulu on saavutettavissa.
Suunnitelman toteuttaminen on se vaihe, jossa suunnitelma muutetaan toiminnaksi. Tässä vaiheessa projektipäällikkö koordinoi ihmisiä ja resursseja sekä integroi ja toteuttaa projektin toiminnot projektinhallintasuunnitelman mukaisesti. Toteutuksen aikana on tärkeää seurata projektin edistymistä, jotta voidaan varmistaa, että se etenee oikeaan suuntaan. Säännölliset tilannekokoukset voivat olla erittäin hyödyllisiä. Näissä kokouksissa olisi käsiteltävä sitä, mitä on tehty, mitä on meneillään ja mitä on vielä tehtävä.
Viestintä on avainasemassa tässä vaiheessa. Käytä projektinhallintaohjelmistoa pitämään kaikki ajan tasalla ja seuraamaan projektin edistymistä. Työkalut, kuten Teamdeck, voivat auttaa aikataulutuksessa, tehtävien hallinnassa ja ajanseurannassa. Nämä työkalut tarjoavat reaaliaikaisen näkyvyyden projektin edistymiseen ja auttavat tunnistamaan ongelmat varhaisessa vaiheessa, jolloin ne voidaan ratkaista ajoissa.
Seuranta- ja valvontaprosesseja tarvitaan projektin edistymisen ja suorituskyvyn seuraamiseen, tarkistamiseen ja säätelemiseen sekä sellaisten alojen tunnistamiseen, joilla suunnitelmaan on tehtävä muutoksia. Tässä vaiheessa varmistetaan, että hankkeen tavoitteet saavutetaan mittaamalla ja seuraamalla hankkeen suorituskykyä.
Tässä vaiheessa voit käyttää muun muassa suorituskyvyn arviointeja, ansioiden arvonhallintaa ja projektinhallintaohjelmistoja. Säännölliset raportointi- ja arviointikokoukset auttavat pitämään projektin aikataulussa. Näissä istunnoissa voidaan tarkastella projektin edistymistä, tunnistaa mahdolliset ongelmat ja tehdä tarvittavat muutokset, jotta projekti pysyy aikataulussaan.
Projektin päättämiseen kuuluu kaikkien projektinhallintaprosessien ryhmien kaikkien toimintojen loppuun saattaminen, jotta projekti tai vaihe saadaan virallisesti päätökseen. Tähän sisältyy asiakkaan hyväksynnän saaminen, hankeasiakirjojen luovuttaminen, projektin resurssien vapauttaminen ja projektin jälkeisen arvioinnin suorittaminen.
Projektin jälkeinen arviointi auttaa ymmärtämään, mikä meni hyvin ja mitä voitaisiin parantaa tulevissa projekteissa. Tämä on tärkeä askel jatkuvan parantamisen kannalta projektinhallinnassa. Näistä arvioinneista saadut näkemykset voivat olla korvaamattomia, kun parannat projektinhallintaprosesseja ja varmistat tulevien projektien onnistumisen.
Uuden projektin luomisen ei tarvitse olla niin stressaavaa ja pelottavaa kuin jotkut sanovat. Jos olet luonut oikean prosessin alusta alkaen ja noudattanut sitä vaihe vaiheelta, ensimmäinen työkokous voi olla paitsi helpompi, myös välttää joitakin yleisiä virheitä.
Ymmärrä, mistä on kyse.
Keskustele asiakkaasi kanssa ennen minkään suunnittelua ja järjestä projektin aloituskokous.
Ymmärrä roolit projektissa.
Etsi tehtävään parhaat työntekijät ja tarkista heidän saatavuutensa.
Aseta projektisuunnitelma.
Arvioi resurssit ja tehtävät.
Näin varmistat, että tiedät kaiken projektin vaatimuksista, omien resurssien saatavuudesta, asetetuista odotuksista ja aikataulusta ennen projektin käynnistämistä.
Anna tiimisi tehdä parhaansa tehokkaan resurssisuunnitteluohjelmiston avulla.
Hanki 30 päivän ilmainen kokeilujakso
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...