Yritykset panostavat yleensä paljon resurssien jakaminen. Haluat pitää kaikki kiireisinä ja samalla varmistaa, että heidän tehtävänsä ovat arvokkaita (mikä usein tarkoittaa laskutettavaa) yritykselle. Tiimin kasvaessa siitä tulee todella hankalaa, varsinkin kun joudut antamaan työntekijöille tehtäviä useisiin samanaikaisesti käynnissä oleviin projekteihin.
Artikkeli sisältää:
Muutama kaava resurssien käyttöasteen mittaamiseksi
Mitä tarkoittaa saatavuus resurssien käytössä
Vaikutusvaltainen rooli resurssienhallintaohjelmisto resurssien käytössä
Tuottavan käytön ja laskutettavan käytön väliset erot
Miten resurssien käyttö toteutetaan
Yksi helpoimmista tavoista tarkistaa, ovatko allokointipyrkimyksesi onnistuneet, on seurata tiimisi käyttöastetta ja resurssikapasiteettia. Ennen kuin esittelemme erilaisia resurssien käyttöasteen mittareita ja kaavoja, haluamme määritellä resurssien käyttöasteen ymmärrettävästi. Siksi tässä artikkelissa - kuten monissa muissakin - esittelemme projektipäälliköiden käyttämien määritelmien, merkitysten ja termien vertailun.
Työntekijöiden tai resurssien käytön ymmärtäminen liittyy termeihin "ylikäyttö" ja "vajaakäyttö". Molemmat sinun tulisi tiedostaa. Miksi? Liian paljon työtä tai tehtäviä projektin aikana (multitasking) ei tee siitä, että se valmistuu kokonaan tai toiminnoilla, joita tiy ajatteli. Ennen kuin aloitamme, katsokaa Gartnerin johtopäätökset tutkimuksesta. Miten välttää IT-projektiryhmän ylikuormittuminen.Ihmisten ylikuormittaminen on yleensä takaisku, joka vähentää suorituskykyä ja lisää virheitä. Gartnerin tutkimus osoittaa, että tiimit, joiden käyttöaste on alhaisempi, voivat lyhentää liiketoiminta-arvon tuottamiseen kuluvaa aikaa 30% tai enemmän. Tämän tietäen resurssien käyttöasteiden lähellä ja valppaana pitäminen on järkevää.
Projektinhallintainstituutin (PMI) määritelmää mukaillen projektinhallinta ymmärretään tietyn tiedon, osaamisen, taitojen, laitteiden, työkalujen, ohjelmistojen, prosessien ja tekniikoiden käyttämiseksi tuottamaan jotakin, joka tuottaa "arvoa ihmisille". Voidaan helposti tulkita, että projektinhallinta on asioiden tekemistä sillä, mitä meillä on. Henkisesti ja fyysisesti.
Ja jos haluaisimme olla sarkastisia, voisimme käyttää ilmaisun "arvo ihmisille" monitulkintaisuutta ja sanoa, että ehdotettu PMI:n käsite "projekti" voi tarkoittaa myös yhteiskunnallisen liikkeen luomista, myös poliittisen tai uskonnollisen liikkeen.
Edellä mainittuun PMI:n määritelmään verrattuna Association for Project Managementin ehdotusta voidaan kuitenkin pitää tiukempana. Viimeksi mainitussa korostetaan puolueettomia ja mitattavissa olevia kriteerejä, kuten aikaa ja budjettia.
Liiketoiminnassa molemmat - vaikka ne ovatkin neuvoteltavissa - asettavat tietyt hankekehykset. Puhutaanpa sitten asiakkaan toimeksiannosta tai yrityksen johtajan markkinointiosastolle antamasta toimeksiannosta, toimeksianto on saatava valmiiksi odotetussa tai oikeastaan kaupallisesti toteuttamiskelpoisessa aikataulussa ja sen on tuotettava tuottoa sijoitetulle pääomalle. APM:n mukaan: Projektinhallinta on prosessien, menetelmien, taitojen, tietojen ja kokemuksen soveltamista tiettyjen projektitavoitteiden saavuttamiseksi projektin hyväksymiskriteerien mukaisesti sovittujen parametrien puitteissa. Projektinhallinnalla on lopulliset tuotokset, jotka on rajoitettu rajalliseen aikatauluun ja budjettiin. Toisin kuin pelkkä johtaminen, jos puhutaan projekteista projektinhallinnassa, kukin projekti sisältää vaatimuksia, kuten aika ja budjetti, jotka on asetettava kullekin projektille, joka on saatettava päätökseen. Alla on esitetty joitakin esimerkkejä projektiresursseista (joissa on muutamia vaatimuksia):
Luoda atomipommi, jonka räjähdysvoima on vähintään yhtä suuri kuin tsaarin pommin räjähdysvoima, 24 kuukauden kuluessa ja $50 miljoonan euron budjetilla.
Veiksel-joen padon rakentaminen 31. maaliskuuta 2025 asti, mutta ei 120 miljoonan Yhdysvaltain dollarin talousarvion ylittämistä.
työpöytäsovelluksen kehittäminen (mukaan lukien konversiopolkuanalyysi ja parhaan vaihtoehdon valinta) 8 viikossa kenkävalmistajalle, 12 000 USD.
tuotemerkin asemoinnin uudistaminen (mukaan lukien uuden BTL-materiaalin jakelu) 12 kuukaudessa $100 000 euron budjetin puitteissa.
Edellä esitettyjen esimerkkien perusteella voimme kuvitella, kuinka suuri määrä vaiheita, hallinnollisia tehtäviä ja menettelyjä kuhunkin hankkeeseen liittyy. Kuinka monta henkilöä - joilla on asiaankuuluvat taidot - osallistuu kuhunkin niistä?
Kuten edellä todettiin, projektinhallinta on siis prosessin soveltamista. Tai voimme sanoa sen suoraan: projekti on prosessi. Ja prosessi on nimeltään projektinhallinnan elinkaari. Internetistä löytyy tämän prosessin jarrutus 3, 4, 5, jopa 6 ja 7 vaiheeseen. Mutta suosituin kuuluu mainittuun PMI:n ja olettaa 5.
Kuten huomaat, jokainen vaihe on ryhmä tehtäviä, ja jokaisen vaiheen taustalla on monia erilaisia kysymyksiä ja haasteita. On myös syytä lisätä - erityisesti niille, jotka ovat aivan projektipäällikön roolinsa alussa - että näitä vaiheita ei pitäisi aina käsitellä kronologisesti. Jotkin osatekijät voidaan aloittaa aikaisemmin, kun taas toiset ovat jatkuva prosessi projektin aikana (esim. suorituskyvyn hallinta tai - tarkemmin tämän artikkelin aiheeseen liittyen - resurssisuunnittelutyökalun hyödyntäminen). Ja kutakin niistä optimoidaan - jollakin tavalla - koko prosessin ajan. Resurssien tasaaminen on tärkeä tekniikka, jota käytetään resurssien jakamisen tasapainottamiseen ja ylikäytön tai alikäytön välttämiseen projektin elinkaaren aikana.
Palatakseni pääaiheeseen, missä kohtaa PM:n elinkaariprosessia resurssien hyödyntäminen on tärkeää?
Prosessin viidestä vaiheesta resurssien hyödyntäminen löytyy vaiheesta kolme. Se on osa seuranta- ja valvontavaihetta tai tarkemmin sanottuna osa suorituskyvyn hallintaa.
Aloittaminen ja käsitteellistäminen
Suunnittelu
Käynnistäminen ja toteutus
Seuranta ja valvonta - se sisältää suorituskyvyn tarkistuksen, eli resurssien käytön tarkistamisen.
Hankkeen päättäminen
Johtajille resurssien käyttö on arvokkain ja hyödyllisin mittari ja suorituskyvyn hallintaan liittyvä suorituskyvyn tunnusluku.
Kuten tiedämme, resurssisuunnittelu ja resurssien aikataulutus ovat olennaisen tärkeitä, jotta varmistetaan, että projektisuunnitelma on hyvässä vauhdissa. Resurssien tehokas hyödyntäminen on toinen osa näitä palapelejä, tai - kuten haluaisimme sanoa - resurssien hallinta. Kun resurssien kohdentamisella tarkoitetaan - yksinkertaistaen sanottuna - ammattitaitoisen resurssin osoittamista tehtävään, resurssien käyttö mittaa tehokkuutta ja aikaa, jonka tämä resurssi käyttää osoitetun tehtävän aikana (laskutettava tai strateginen työ, laskuttamattomat tunnit/minuutit, hallintotunnit/minuutit jne.).
Resurssien käyttö vastaa indikaattoria, joka auttaa projektipäälliköitä ja resurssien hallinnoijia tietämään, miten heidän työntekijänsä käyttävät aikaansa projektin aikana. Tämän tiedon ansiosta he voivat tehdä paljon tehokkaampia resursointipäätöksiä, jotka lisäävät tuottavuutta ja kannattavuutta. Resurssien käyttö mittaa kunkin työntekijän tuottavuutta ja/tai koko tiimin käyttöasteen kaavaa. Sillä seurataan, ovatko työntekijät yli- vai alikäytössä, ja määritetään työmääränhallintapolitiikka.
Tarkemmin sanottuna projektipäälliköiden ja yritysten näkökulmasta resurssien käyttöasteen laskeminen on termi, jota käytetään kuvaamaan sitä prosenttiosuutta työntekijän käytettävissä olevasta ajasta, joka käytetään laskutettaviin tehtäviin tai projekteihin. Resurssien käyttöasteet osoittavat, kuinka suuri osa tiimisi ajasta käytetään laskutettaviin tehtäviin, sekä kuinka tuottava kukin tiimin jäsen on. Resurssien ennustaminen auttaa projektipäälliköitä ennustamaan tulevia resurssitarpeita nykyisten käyttöasteen mittareiden perusteella.
Toisin sanoen resurssien käyttöaste on mittari, joka osoittaa, onko koko tiimisi tai tietyt työntekijät varattu täyteen. Se viittaa prosessiin, jossa suunnitellaan projektia ja hyödynnetään yrityksen käytettävissä olevia resursseja parhaalla mahdollisella tavalla.
Kun esimerkiksi tiedät, että joku on jo nyt ylikäytössä ja että hänellä on yksinkertaisesti liikaa päänsä päällä, voit etsiä jonkun toisen, jolla on samanlaiset taidot ja joka sopisi projektiisi. Tämä mittari auttaa myös tunnistamaan vajaakäytössä olevat henkilöt, jolloin voit osoittaa heille uusia projekteja.
Ainoa tapa selvittää se on käydä läpi vaihtoehdot ja valita niistä se, joka sopii parhaiten tarpeisiisi. Resurssien optimointitekniikat voivat auttaa parantamaan resurssien käyttölaskelmien tehokkuutta ja tarkkuutta.
Tyypillinen resurssien käyttökaava on:
Tämä prosentteina ilmaistu arvo kertoo, kuinka suuri osa tiimisi työajasta kuluu työskentelyyn.
Vaikka se kuulostaa suoraviivaiselta, resurssien käyttöä mitattaessa herää useita kysymyksiä. Pitäisikö laskennan perustua todelliseen työaikaan (työaikataulut) vai pikemminkin suunniteltua työaikaa? Entä lomat ja palkallinen vapaa-aika? Kuinka usein tiimisi resurssien käyttösuunnitelmaa pitäisi ylipäätään seurata? Hyvin määritelty resurssien jakamisstrategia voi vaikuttaa merkittävästi resurssien käyttöastelaskelmien tarkkuuteen.
Vastaus on: se riippuu. Muuttujia on niin paljon, että on käytännössä mahdotonta suositella yleisesti hyvää ratkaisua. Ainoa tapa selvittää se on käydä läpi vaihtoehdot ja valita niistä se, joka parhaiten vastaa tarpeitasi.
Yksi tapa mitata resurssien käyttöastetta on verrata niiden saatavuutta suunniteltuun työaikaan.
Tehokas resurssien aikataulutus on olennaisen tärkeää sen varmistamiseksi, että varaukset vastaavat tiimin saatavuutta.
Tämän menetelmän tärkein etu on se, että jos pisteet ovat liian alhaiset, voit silti optimoida suunnitelmasi. Suuntaa aikatauluun ja katso, onko projektisi suunniteltu oikein. Kattava resurssien jakosuunnitelma voi auttaa varmistamaan, että kaikki resurssit käytetään tehokkaasti ja aukot minimoidaan. Ehkä joidenkin henkilöiden varauksissa on aukkoja, tai sinulla on esimerkiksi kaksi kehittäjää, jotka työskentelevät 4 tuntia viikossa jonkin projektin parissa, vaikka yksi henkilö voisi työskennellä sen parissa kokopäiväisesti?
Mieti, miten voit täyttää tiimisi aikataulussa olevat aukot. Ehkä sinun pitäisi aloittaa T&K-projekti tai ottaa käyttöön innovaatiovapaa? Se auttaa välttämään tuottavuuden menetyksen, mutta on myös hyvä tapa pitää ihmiset sitoutuneina. Työntekijöiden vajaakäyttö on turhauttavampaa kuin luuletkaan..
Varo ihmisiä, joilla on liikaa ruokaa lautasellaan. Vaarana on, että heidän tehtävänsä eivät valmistu ajoissa (etkä halua heidän olevan uupuneita). Heidän ylibuukkauksensa voi viitata siihen, että sinun on palkattava uusia tiimin jäseniä.
Arvioidun resurssien käyttöasteen laskeminen on myyntitiimillesi helppo tapa nähdä, kuinka paljon tilaa tuotantoputkessa on jäljellä. Näin jätät harvemmin käyttämättä liiketoimintamahdollisuuksia (tai sitoudut projekteihin, joita et periaatteessa pysty toimittamaan ajallaan).
Kaiken kaikkiaan varauksiin perustuvan resurssien käyttöasteen analysointi auttaa sinua optimoimaan ja parantamaan resurssien käyttöä ja jakamista sekä ennustamaan myynnin tai rekrytoinnin tarpeita.
Toinen tapa mitata resursseja ja saavuttaa optimaalinen käyttöaste on verrata tiimisi kirjattuja työtunteja (työaikakirjanpito) käytettävissä oleviin työtunteihin. Monet uskovat, että tämä on ainoa tapa osoittaa tarkasti, miten resurssien käyttöaste lasketaan, koska toimitaan todellisilla työtunneilla, ei vain arvioilla. Resurssien seuranta on välttämätöntä, jotta resurssien käyttöä voidaan seurata ja kirjata tarkasti ajan mittaan.
Monet uskovat, että tämä on ainoa tapa osoittaa tarkasti, miten resurssien käyttö lasketaan, koska silloin käytetään todellisia työtunteja, ei vain arvioita.
Koska kyseessä on jälkikäteinen pisteytys, et yleensä voi korjata vahinkoa, vaikka pisteytyksesi olisikin pettymys. Se auttaa sinua kuitenkin tekemään parempia päätöksiä tulevaisuudessa.
Tiimin resurssien käyttöä koskevat historiatiedot eroavat toisistaan, ja ne voivat olla hyvä indikaattori siitä, onko sinun palkattava lisää väkeä (tai löydettävä lisätehtäviä nykyisille tiimin jäsenille). Voit myös tarkistaa, kuinka tuottavia työntekijäsi yleensä ovat.
Suosittelen käyttämään molempia resurssien käytön laskentamenetelmiä. Vertaa todellista (kirjattua) käyttöä arvioituun (varauksiin perustuvaan) käyttöön ja analysoi erot. Ne voivat osoittaa työmäärän arviointiin liittyviä ongelmia tai projektinhallinnan ongelmia. Tarkista, onko olemassa ihmisiä tai projekteja, jotka toistuvasti ylittävät tai alittavat arvioidun käyttöasteen. Tällaisen analyysin avulla voit havaita parannusalueet ja ryhtyä toimiin. Resurssien käyttöanalyysi auttaa projektipäälliköitä ymmärtämään malleja ja tekemään tietoon perustuvia päätöksiä tulevia projekteja varten.
Nyt kun tunnet erilaisia kaavoja resurssien käytön laskemiseksi, on aika tehdä asioista hieman monimutkaisempia. Tähän asti olemme käyttäneet termiä "käytettävissä olevat tunnit". Mutta mitä se edes tarkoittaa? Pitäisikö sinun ajatella, että saatavuus on aika, jonka aikana työntekijäsi oli töissä? Vai pitäisikö siihen sisällyttää myös lomat ja arkipyhät?
Aluksi voi ajatella, että vapaa-ajan sisällyttäminen yleiseen saatavuuteen on vastoin intuitiota, sillä ihmiset eivät selvästikään olleet saatavilla sitten. Ota kuitenkin huomioon, että saatat silti joutua maksamaan työntekijöille korvauksen tältä ajalta, jos työskentelet kiinteillä palkoilla.
Työnantajana saatat haluta nähdä, kuinka paljon aikaa tiimisi jäsenet todellisuudessa käyttävät työhönsä kokonaisuuden kannalta. Jos päätät sisällyttää laskelmaan myös vapaat, pidä mielessä, että tiimisi ihanteellinen resurssien käyttöaste voi olla huomattavasti alhaisempi loma-aikojen huippukuukausina (joulukuu ja elokuu). Resurssien saatavuuden suunnittelu auttaa varmistamaan, että sinulla on oikeat resurssit käytettävissäsi silloin, kun niitä tarvitaan, myös loma-aikojen ruuhkahuippujen aikana.
Jotkut yritykset käyttävät 2080 tuntia kiinteänä tuntimääränä (52 viikkoa * 40 tuntia). Toiset taas laskevat käytettävissä olevien työtuntien todellisen määrän tiettynä vuonna. Jos haluat tehdä kehittyneempää suodatusta (esim. sisällyttää lomatunnit, jättää pois pankkipyhät, ottaa huomioon osa-aikaiset työntekijät), kannattaa harkita resurssienhallintaohjelmiston käyttöä.
Kun määritelmäsi "käytettävissä olevista tunneista" on valmis, sinun pitäisi miettiä, mitä sinä kutsut "työajaksi". Tarkoitatko kaikkia niitä tunteja, jotka työntekijäsi käyttävät työhön liittyviin toimiin, esimerkiksi sisäisen projektin luomiseen? Vai kenties niistä tunneista, jotka he käyttävät työskentelyyn sellaisten asioiden parissa, joista voit laskuttaa asiakkaitasi.
Voit laskea niin sanotun "tuottavan käyttöasteen", jossa otetaan huomioon kaikki varatut tunnit, ja "laskutettavan käyttöasteen". Jälkimmäinen on erityisen arvokas toimistoille, konsulttitoimistoille tai ohjelmistotaloille: yrityksille, jotka tekevät projekteja asiakkailleen. Laskutettavan käyttöasteen avulla voit mitata, kuinka paljon työntekijäsi käyttävät aikaa työhön, josta todella maksetaan. Resurssilaskutus on ratkaisevan tärkeää, kun seurataan ja hallitaan laskutettavia tunteja asiakasprojekteissa.
Olet ehkä jo laatinut kaavan, jolla mittaat resurssien saatavuutta ja käyttöä, mutta sinun on otettava huomioon jatkuvasti muuttuvat tiedot. Ihmisten tuleva saatavuus muuttuu aina, kun he pyytävät vapaapäivää tai sairastuvat, mikä vaikuttaa myös varauksiisi.
On syytä olettaa, että tietojasi pitäisi päivittää säännöllisesti ja että myös tiimisi käyttöastetta pitäisi mukauttaa reaaliaikaisesti. Helpoin tapa pysyä ajan tasalla olisi käyttää resurssienhallintaohjelmistoa. Reaaliaikainen resurssienhallinta mahdollistaa resurssien jakamisen dynaamisen mukauttamisen ajankohtaisten tietojen perusteella. Olemme rakentaneet Teamdeckin resurssienhallintatyökaluksi, jolla voit automatisoida työsi, jotta voit keskittyä omaan projektinhallintatehtävät.
Teamdeck käyttää laskelmissa kolmenlaisia datapisteitä:
saatavuus (sekä vapaapäivät ja arkipyhät),
varaukset (suunnitellut työajat),
työaikataulut (kirjatut työtunnit).
Näin voit laskea sekä arvioidun että todellisen tiimin käyttöasteen ja vertailla niitä. Tässä ohjelmistossa on raportointipaketti, jonka avulla voit visualisoida tiedot ja jakaa ne yksittäisten tiimin jäsenten (tai asiakkaan) kanssa. Resurssienhallintatyökalut tarjoavat kattavat ominaisuudet resurssien käytön seurantaan, analysointiin ja optimointiin.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...