10 vinkkiä resurssien hallinnan parantamiseen

Teknologia-ala on uskomattoman dynaaminen: hankkeet muuttuvat, uusia toteutettavia ratkaisuja ilmestyy jatkuvasti, ja tiimit joutuvat kohtaamaan työntekijöiden vaihtuvuutta. Tämän muutosten tornadon hallitseminen edellyttää, että resurssienhallintasi on vankkaa. Tässä artikkelissa näytetään, miten se onnistuu.

Lukijamme tutustuvat:

• Ohjelmistotalo antaa ehdotuksia resurssien hallinnan parantamiseksi. 
• Resurssien hallinnan parantamiseen liittyvät esteet
• Näytöt ja hyödyllinen rooli resurssienhallintaohjelmisto

Tieto siitä, miten parantaa projektin resurssien hallinta on olennaisen tärkeää jokaiselle ohjelmistotalolle. Tämä on tosiasia. Ne myyvät työntekijöidensä aikaa asiakkaidensa rahasta. Loppujen lopuksi kyse ei ole toistuvasta työstä, jossa samat työntekijät tulevat toimistoon joka päivä, useiden vuosien ajan, suorittamaan samoja tehtäviä kahdeksan tunnin ajan. 

Mitä resurssienhallinta tekee?

Ennen kuin päätät ryhtyä toimiin resurssienhallinnan parantamiseksi ohjelmistoyrityksessäsi, sinun on tiedettävä, miksi se on edes ponnistelujen arvoista. Niin teetkin:

• optimoi työsi hyödyntämällä tiimisi kapasiteettia ja potentiaalia parhaalla mahdollisella tavalla.
• välttää tehottoman hallinnoinnin aiheuttamaa ajan ja rahan tuhlausta.
• parantaa työntekijöidesi tyytyväisyyttä. Liian monet tehtävät ja paineet voivat olla yhtä turhauttavia kuin tylsyys ja hyödyttömyyden tunne.
• pystyä seuraamaan hankkeen edistymistä ja hankkeen kannattavuus helpommin.

Miten resurssienhallintaa voidaan parantaa [esimerkki ohjelmistoyrityksestä]?

1. Tunnista ongelma

Tulee aika, jolloin johtoryhmäsi kanssa käytyjen aivoriihien jälkeen päätät, että jonkin asian on ehdottomasti muututtava ja yrityksesi vaatii uusia ratkaisuja. Tarvitset nykyaikaista lähestymistapaa ja uudistuksia, jotta voit valloittaa markkinat myrskyn mukana ja jättää kilpailijasi kauas taaksesi. Haluat kaiken. Ja haluat sen nyt. 

Valitettavasti juuri tästä syystä kunnianhimoisista suunnitelmista ei useinkaan tule mitään. Vaikka resursseja hallinnoitaisiinkin parhaalla mahdollisella tavalla, kaikkia muutoksia ei ole mahdollista toteuttaa kerralla. Varsinkin kun kyseessä on keskisuuri tai suuri ohjelmistotalo, jossa prosessien on toimittava yhdessä. Ensimmäinen askel työsi optimoimiseksi on siis se. ongelman tunnistaminen (tai ongelmia). Ehkä heikko kohta on henkilöstövaje, lomautusten ja lomien seurannan puute, uusien työntekijöiden perehdyttämiseen ja projektien luovuttamiseen tarvittavien asiakirjojen puute, ali- tai yliarvioidut projektit, monimutkainen päätöksenteko. Paras tapa tunnistaa ongelmat, jotta organisaatiossasi voidaan aloittaa muutos, on analysoida tiedot. Raportit joka perustuu yrityksesi eri prosesseihin ja tuloksiin, osoittautuu korvaamattomaksi.

Muutoksen tekeminen perustuu siihen, että tiedetään, mitä on muutettava. Seuraava askel on priorisoida nämä asiat. Mieti, mitkä niistä aiheuttavat suurimmat tappiot tai estävät muita prosesseja - puutu niihin ensin ja toteuta sitten yksi kerrallaan muita parannuksia. Suuret hankkeet kannattaa jakaa yksittäisiin vaiheisiin ja tehtäviin, jotta tavoitteet voidaan saavuttaa järjestelmällisesti.

2. Tarkistetaan ja yksinkertaistetaan päätöksentekoa

Usein tehtävän, jopa yksinkertaisen tehtävän, toteuttaminen on kuin pallon pomputtelua. 

1. Ensimmäinen, Henkilö A suorittaa tehtävän ja tarvitsee hyväksynnän.
2. Hän lähettää uudelleentarkastelupyynnön seuraavaan osoitteeseen henkilö B - vanhempi joukkuetoveri.
3. Henkilö B sanoo, että tämä ei ole hänen alaansa, ja ohjaa uudelleen Henkilö A osoitteeseen Henkilö C - toisen projektin parissa työskentelevän ryhmän vanhempi jäsen.
4. Sitten henkilö C sanoo, että hänellä ei ole tätä päätösvaltaa ja että on parasta antaa asia eteenpäin henkilö A osoitteeseen henkilö D - hänen välittömään esimieheensä.
5. Seuraava, henkilö D toteaa, että tähän hankkeeseen olisi viitattava henkilö E - projektin parissa työskentelevän toisen osaston päällikkö.
6. Vihdoinkin, Henkilö Esanoo kysyttäessä, että hän on ensimmäistä kertaa kuullut tällaisesta tehtävästä ja kuka sen ylipäätään tilasi.

Edellä kuvattu tilanne on tietysti melko karrikoitu... mutta ei kai niinkään? Ongelma, joka liittyy yksittäisten vaiheiden monimutkaiseen hyväksymisprosessiin ja epäilyksiin siitä, kenellä on valtuudet tehdä päätöksiä eri asioista, koskettaa monia yrityksiä. Eivätkä vain suuria - jopa 20 hengen organisaatio voi kohdata hyväksymispulan. Ensimmäinen kriisihetki on silloin, kun johto ei enää pysty päättämään kaikesta henkilökohtaisesti. Tämä on se hetki, jolloin sen on delegoitava enemmän itsenäisyyttä keskitason työntekijöille. Mitä enemmän ihmisiä yrityksessä on, sitä enemmän ongelma syvenee, joten tehokas rakenne on otettava käyttöön mahdollisimman pian. Etenkin, kun startup-yritysten kehitysvauhti ei anna hitautta anteeksi. Työkierron estäminen on paras tapa menettää aikaa ja rahaa. 

Aloita siis tarkastelemalla koko hyväksymisportaikkoa.

Katso, kenellä on valtuudet tehdä päätöksiä. Seuraava askel on yksinkertaistaa koko prosessia, ja tämä onnistuu parhaiten antamalla yksittäisille osastoille ja asiantuntijoille jonkin verran autonomiaa. Yleisten sääntöjen asettaminen nykyisille tehtäville nopeuttaa päivittäisiä tehtäviä huomattavasti. Nykyaikaisessa yrityksessä kannattaa panostaa hyvään työnkulkuun, jopa luopua täydellisestä valvonnasta.

3. Luo resurssipohja

Jotta voit hallita resurssejasi hyvin, sinun on tiedettävä, mitä sinulla on käytettävissäsi. Se on kuin pelissä - et voi pelata peliä hyvin, jos tiedät vain puolet korteistasi. Sinulle tärkeät perustiedot ovat:

• kuinka monta ihmistä sinulla on käytettävissäsi,
• työntekijöidesi osaaminen,
• heidän vastuualueensa,
• niiden valmiudet

Resurssipohjasi on avain tehokkaaseen projektinhallintaan ja ihmisten siirtämiseen sinne, missä heitä tarvitaan. Sen avulla voit vahvistaa tiimejä, joilla on liikaa työtä harteillaan. Sen avulla voit myös antaa uusia tehtäviä niille työntekijöille, joilla ei yksinkertaisesti ole mitään tekemistä ja jotka ovat kyllästyneitä. Tällaisten tietojen säilyttäminen ja käyttäminen omassa päässäsi tai Excel-taulukoissa olisi tietysti tehotonta. Siksi on hyvä idea käyttää resurssien hallinnan välineet joka osoittaa sinulle selkeässä muodossa, mitkä tiimin jäsenet pystyvät nyt osallistumaan mihinkin tehtäviin ja mihin hankkeisiin he pystyvät parhaiten.

4. Kerää ja organisoi tietoa

Erittäin yleinen este sujuvalle työlle on tarvittavan tiedon ja materiaalin puute. Kuinka monta kertaa olet joutunut kysymään useammalta tai useammalta henkilöltä yrityksessä, missä tietyt tiedostot tai asiakirjat ovat? Tämä prosessi on väsyttävä ja aikaa vievä, jopa silloin, kun kyse on yrityksen nykyisistä työntekijöistä. Kuvittele, mitä tapahtuu sillä hetkellä, kun joku lähtee... ja hänen mukanaan salainen tieto siitä, mistä löytyy materiaalia, joka koskee projektia, jonka parissa parhaillaan työskentelet. 

Tieto on myös voimavarasi, ja se on uskomattoman tärkeä voimavara. Laadi hyvä, järjestetty tietokanta kaikista materiaaleista, joita saatat tarvita työhönottoprosessissa, vastuun ottamisessa tai vain päivittäisessä yrityksen rutiinissa. Tämä ei tietenkään ole kertaluonteinen prosessi - tällaiset tietokannat ovat järkeviä vain, jos niitä pidetään ajan tasalla. Ohjelmistotalo tuottaa niin paljon tietoa, että tästä on tultava tapa. Voit kuitenkin olla varma, että kaikki hyötyvät siitä.

5. Osastojen välisen viestinnän kehittäminen

Yrityksen eri osastot toimivat joskus kuin erilliset organismit. Sehän on niiden tehtävä. Jokaisen osaston on tarkoitus huolehtia eri osa-alueista, jotta yrityksesi toimisi kuin kello. Toisaalta organisaationa voit saavuttaa paljon enemmän, jos eri osastot tukevat toisiaan. 

Uudet yritykset voivat tarjota markkinoinnille hyvää tietoa sisällön luomisesta, kun taas markkinointiosaston myynninedistäminen on hyväksi myynnille. Myös markkinointi voi tehdä paljon vakuuttavan tarjouksen laatimiseksi. Kehittäjät voivat auttaa henkilöstöosastoa luomaan parhaat työpaikkailmoitukset kertomalla, mitä pitää etsiä ja miten vakuuttaa ehdokkaat. Sitten henkilöstöhallinto voi tuoda uusia työntekijöitä, joilla on toivotuimmat valmiudet ja jotka sopivat täydellisesti työstettävään projektiin. 

Parantamalla osastojen välistä viestintää ja varmistamalla, että osastot tietävät, mitä kukin tekee ja mitä ne tarvitsevat, voit tarjota oikeanlaista tukea ja saavuttaa entistä enemmän synergian avulla. Yhtenäinen tiimi on erittäin tärkeä työn laadun ja henkilöstön hyvinvoinnin kannalta. 

6. Markkinoiden tarpeiden tutkiminen

Markkinoiden ainoa vakio on niiden volatiliteetti. Alan nykyisten tarpeiden tuntemuksen päivittäminen on loputon tarina. Osa resurssienhallinnan parantamista on sen jatkuva seuranta, mihin kannattaa investoida ja mitä kannattaa kehittää. Tehokkaana resurssienhallinta tai projektipäällikkö sinun olisi tarkasteltava säännöllisesti:

• mitkä taidot ovat tällä hetkellä kysytyimpiä,
• nykyiset suuntaukset,
• mitä uusia teknologioita asiakkaat etsivät,
• investoiko yrityksesi työntekijöiden koulutukseen, jotta he voivat kehittää osaamistaan ja laajentaa tietämystään.

Tässä prosessissa ajalla ja säännöllisyydellä on merkitystä. Kun tunnet markkinoiden tarpeet, voit kanavoida resursseja lupaavimpiin ratkaisuihin mahdollisimman nopeasti, jotta voit aina tarjota asiakkaillesi innovaatioita ennen kilpailijoitasi. 

7. Suunnittele työsi

Aihe saattaa tuntua triviaalilta ja itsestään selvältä - onhan työnsuunnittelu loppujen lopuksi kaikkien hankkeiden resurssienhallinnan perusta. Mitä enemmän kuitenkin syvennymme siihen, sitä enemmän mahdollisuuksia mutta myös riskejä löydämme. 

Mitä on työn suunnittelu? Tehtäväluetteloiden tekeminen muistivihkoon on työn suunnittelua. Mutta työnsuunnittelua on myös projektin laatiminen 3 vuotta eteenpäin käyttäen suurta dataa, todennäköisyyksiä ja erikoisohjelmistoja. Mielenkiintoista on, että molemmat tavat ovat tehokkaita. Ne eivät vain sovi kaikille. Tärkeintä on sovittaa järjestelmä yrityksesi ominaispiirteisiin ja tiimisi työskentelytyyliin. 

Viimeaikaisissa suuntauksissa keskitytään usein ketteryyteen ja joustavuuteen, joten työ järjestetään esimerkiksi viikoittaisiksi sprinteiksi, jotka sisältävät tietyn määrän tehtäviä, jotka on mahdollista saada valmiiksi kyseisessä ajassa. Yksittäiset tehtävät kannattaa myös pilkkoa pienempiin osiin. Tällä strategialla vältetään valtava määrä tehtäviä, jotka roikkuvat kuukausia eteenpäin. Toisaalta jotkin pitkäaikaiset hankkeet vaativat hyvissä ajoin etukäteen suunnitellun aikataulun. Hyvin harkittu suunnitelma auttaa välttämään viivästyksiä ja parantaa resurssien hallintaa laajemmasta näkökulmasta.

8. Älä odota rekrytointia

Jos työntekijöilläsi alkaa tuntua siltä, että sinulla on liian vähän henkilökuntaa, niin näin todennäköisesti on. Tällaiset tilanteet ovat hyvin epäsuotuisia.... Tiimiin syntyy turhautumista ja väsymystä, ja projektit alkavat viivästyä. Olet tietysti asiantuntija ja tiedät parhaiten yrityksesi rytmin. Joskus voi olla hektisempiä kausia, ja saatat joutua käyttämään alihankkijoita. Sitten kaikki palaa normaaliksi, mutta ole valppaana merkkien varalta, että tiimisi on ylikuormittunut ja tuntee itsensä ylikuormitetuksi. Uuden henkilön palkkaamista ei kannata odottaa liian kauan, varsinkin kun täydellinen ehdokas ei vaani joka nurkan takana. Rekrytointiprosessi voi joskus kestää todella kauan.

9. käyttää nykyaikaisia välineitä resurssien hallinnan parantamiseksi

Tässä vaiheessa artikkelin lukemista ajattelet luultavasti itseksesi: "Hyvä on, mutta missä minä hallitsen kaikkea tätä tietoa, jotta se olisi tehokasta?". Enhän voi pitää kaikkea Slack-keskusteluissa, sähköpostilaatikossa ja tuhansissa taulukoissa.". Tässä kohtaa nykyaikaiset työnhallintatyökalut tulevat apuun ja tekevät kaiken likaisen työn puolestasi. Havainnollistetaan sitä Teamdeck - resurssienhallintaohjelmisto. Järjestelmämme avulla voit hallita työtäsi ja hankkeen aikataulu, tarkistaa, mitkä työntekijät ovat varattuja ja kuinka pitkäksi aikaa heillä on projekteja, löytää automaattisesti oikeat ihmiset projektiin, luoda kokonaisia tiimejä, joilla on tarvittava osaaminen, ja ratkaista ongelmia. aikatauluristiriidat. 

Lisäksi voit seurata ja hallita tuntilistoja reaaliajassa, jotta näet, mikä tiimi tarvitsee enemmän tukea ja mitkä hankkeet vievät eniten aikaa. Jokaisessa vaiheessa voit myös luoda raportin, jossa voit analysoida tietoja ja korjata näkökohdat, jotka eivät toimi niin kuin pitäisi. Teamdeck on työkalu, jonka eräs ohjelmistotalo on luonut tarpeesta. Olemme olleet siellä ja nähneet sen, joten järjestelmämme on suoraviivainen ja sisältää vain ne toiminnot, joita todella tarvitset.

10. Muista, että resurssien hallinnan parantaminen on jatkuva prosessi.

Työskentely ohjelmistoyrityksessä on dynaamista, joten tarvitset joustavuutta, jotta voit hallita sitä parhaalla mahdollisella tavalla. Jos haluat parantaa resurssienhallintaa, sinun on varauduttava siihen, että se on jatkuva, jatkuva prosessi, joka vaatii huomiota ja sitoutumista. Ei riitä, että ratkaiset ongelmat kerran ja unohdat työnkulun optimoinnin. Onneksi hyvät käytännöt ja tehokkaat ratkaisut kantavat hedelmää, ja kun suuret muutokset on tehty, sinun on helpompi tehdä lisää pieniä parannuksia.

Paranna resurssien hallintaa ja luo loistava tilaisuus hyödyntää yrityksesi potentiaalia paremmin. Jokainen myöhempi muutos johtaa tuntuviin vaikutuksiin, joten kannattaa panostaa hyvään strategiaan ja olla järjestelmällinen. Osoitteessa Teamdeckvastaamme aina asiakkaidemme odotuksiin ja etsimme heidän tarpeitaan parhaiten vastaavan ratkaisun. Voit helposti tuoda kaikki tiedot työkaluumme. Haluamme, että Teamdeck räätälöidään jokaisen yrityksen tarpeisiin, jonka kanssa teemme yhteistyötä, minkä vuoksi jätämme paljon mahdollisuuksia mukauttamiseen, jotta voimme luoda ohjelmiston räätälöidyn version. Ota meihin yhteyttä ja hyppää työnhallinnan uudelle tasolle!

Paranna resurssien hallintaa Teamdeckin avulla