Tiedät varmasti, miten jännittävää on päästä lähemmäs määränpäätä. Maantiellä tämä tapahtuu kylttien avulla, jotka ilmoittavat, minkä kaupunkien ohi olet menossa ja kuinka paljon matkaa on jäljellä. Matkasi vaiheita symboloivien peräkkäisten kylttien jättäminen jälkeesi on suuri tyydytys, eikä se ole erilaista työssäsi. Mitä ovat projektin välitavoitteet, miten ne asetetaan ja mitä virheitä kannattaa välttää?
Hanke välitavoitteet ovat erityisiä ajankohtia, joiden avulla mitataan edistymistä kohti hankkeen lopullista tavoitetta. Kukin tällainen piste merkitsee tärkeää ja tärkeää vaihetta projektissa, ja sen avulla voit säilyttää selkeän työn rakenteen aikataulussasi. Näin jokainen sidosryhmä saa yleiskuvan tavoitteiden tilasta.
Projektin välitavoitteiden tärkein ominaisuus on niiden nimet ja valmistumispäivämäärät (se voi olla ajanjakso tai tietty määräaika). On erittäin hyödyllistä, kun kirjoitat yksittäisiä kohtia aikajanalle, jotta näet heti koko projektin läpileikkauksen. Monissa tapauksissa, esimerkiksi vesiputousmallissa, on hyödyllistä myös yhdistää ne maksuihin ja budjetti. Jokaiseen vaiheeseen kannattaa myös merkitä lisävaatimuksia, esim. lisää väkeä tiimiin, tapaaminen asiakkaan kanssa jne. Muista kuitenkin tätä kaikkea tehdessäsi, että hankkeen välitavoitteet eivät saa olla liian monimutkaisia ja teknisiä. Niiden tarkoituksena on, että jokainen projektiin osallistuva henkilö voi seurata työn edistymistä säännöllisesti. Tästä syystä jokaisella sidosryhmällä pitäisi olla sama käsitys siitä, mitä on saavutettu.
Välitavoitteet ovat aikataulutyökalu, jonka avulla voit suunnitella projektin tärkeimmät vaiheet ajoissa ja arvioida, missä vaiheessa tavoitteet ovat. Projektin kokonaisaikataulussa ne näyttävät meille tärkeimmät työvaiheet, mikä helpottaa edistymisen havainnollistamista.
Ohjelmistoyrityksessä on kyse tehokkuus ja toiminnan optimointi. Voitko kuvitella, että aina kun haluat tarkistaa projektin tilan, sinun on käytävä läpi kaikki suoritetut tehtävät ja päätettävä sitten, mikä on tehty ja mikä ei? Tai että sinun on neuvoteltava tiimisi kanssa aikataulun jokaisesta kohdasta saadaksesi tietää, onko viivästyksiä? Se veisi hirvittävän paljon aikaa! Projektin välitavoitteiden avulla jokainen projektiin osallistuva voi itse tarkistaa, saavuttaako tiimi määritellyt välitavoitteet vai onko projekti jäljessä aikataulusta. Projektin välitavoitteista hyötyvät kaikki: kehittäjät, projektipäälliköt, asiakkaat ja markkinointi.
Me kaikki tiedämme, että ennaltaehkäisy on parempi kuin korjaaminen, mutta joskus projektipäällikkö ei voi kiinnittää täyttä huomiota kaikkiin hankkeisiinsa samanaikaisesti. Yleensä tiimillä on melko paljon autonomiaa, kun taas projektipäällikkö astuu kuvaan, kun tarvitaan päätöksiä tai reaktioita.. Selkeiden virstanpylväiden ansiosta PM näkee välittömästi, missä projektissa ilmenee ongelmia, ja voi ryhtyä asianmukaisiin toimiin varmistaakseen, että työ sujuu ongelmitta.
Jotkut projektit venyvät ikuisesti. Kun tiimisi on työskennellyt saman asian parissa kuukausia eikä loppua näy, motivaatio laskee. Projektin välitavoitteet eivät nopeuta työn etenemistä, mutta niiden avulla voit pilkkoa sen vaiheisiin. Näin projektin kulkemisen sijasta pisteestä A pisteeseen B on matkalla pienempiä tavoitteita, joiden saavuttamiseen pyrkiminen lisää motivaatiota ja nopeuttaa edistymistä.
Olemme lapsesta asti tottuneet siihen, että meidät palkitaan ponnisteluistamme - näin klassinen ehdollistuminen toimii. Peräkkäiset saavutukset ovat positiivisia vahvistuksia, jotka lisäävät tyytyväisyyttämme. Ne saavat meidät haluamaan työskennellä lisää, jotta voimme kokea enemmän miellyttäviä tunteita. Virstanpylväiden saavuttaminen on vain eräänlainen tällainen palkkio, tilaisuus juhlia tiimille, joka on saanut päätökseen tärkeän työvaiheen. Sen ansiosta voit ylpeillä tiimisi saavutuksilla muiden osastojen tai asiakkaiden edessä ja onnitella itseäsi hyvin tehdystä työstä. Edistymiseen ja kehittymiseen liittyvä ylpeyden tunne on erittäin tärkeää työntekijöiden hyvinvoinnin kannalta.
Mitä suurempi ohjelmistotalo on, sitä vaikeampaa kaikkien on pysyä ajan tasalla kaikesta, mitä yrityksessä tapahtuu. Hankkeiden välitavoitteiden ansiosta työntekijät voivat aina tarkistaa, mitä hankkeita muilla osastoilla on meneillään. Työntekijät voivat paljon helpommin rakentaa tunnetta organisaatioon kuulumisesta ja tiimiin integroitumisesta. Lisäksi kun työntekijät tietävät, mitä muut tiimit työstävät ja mihin he ovat erikoistuneet, he pystyvät aina pyytämään apua oikealta henkilöltä tietyssä aiheessa.
Ei ole olemassa yleispätevää sääntöä siitä, miten projektin välitavoitteet tulisi nimetä.... Nämä tiedot eivät tainneet olla kovin hyödyllisiä. Kaikki johtuu kuitenkin siitä, että välitavoitteet ovat yhtä erilaisia kuin tuotteet, joita ne koskevat. Tarvitaan yksilöllistä lähestymistapaa, tietoisuutta keskeisistä tavoitteista ja projektin aikataulua.
On tärkeää, että virstanpylväitä on suhteellisen säännöllisesti ja että niiden välit eivät ole liian pitkät. Jos hanke kestää esimerkiksi noin vuoden, virstanpylväitä voi olla enemmän tai vähemmän kuukausittain. Tämä tiheys on tietenkin vain suuntaa-antava, mutta tiedät, mitä tarkoitamme - jos koko pitkässä hankkeessa on vain neljä vaihetta, joiden välillä on kokonaisia vuosineljänneksiä, ne eivät täytä systemaattista ja päivittävää tehtäväänsä nykyisessä prosessissa. Käsittele toisaalta virstanpylväitä erityisenä asiana. Ne eivät ole tavanomaisia tehtäviä joita toteutamme päivittäin. Jotta ne lisäisivät motivaatiota ja olisivat työntekijöille saavutus, ne eivät voi tapahtua joka toinen päivä, koska ne eivät ole palkkio.
Hankkeen välitavoitteiden on oltava ymmärrettäviä kaikille, jotka joutuvat käsittelemään niitä, eli eri tehtävissä toimiville, eri osastoilla työskenteleville ja joskus jopa yrityksille (kuten asiakkaille ja kumppaneille). Ne eivät vaadi teknisiä eritelmiä. Välitavoitteet ovat tienviittoja, jotka osoittavat työn tilan, joten niiden on oltava mahdollisimman selkeitä ja yksiselitteisiä.
Ihannetapauksessa virstanpylväiden tulisi merkitä suhteellisen erillisiä vaiheita, jotta tiimi voi katsoa, että vaihe on valmis, kun se on saatu päätökseen. Välitavoitteen loppuun saattaminen ja sen jälkeen toistuva palaaminen kyseiseen hankkeen osaan aiheuttaa kaaosta.
On myös tärkeää asettaa virstanpylväät kronologisesti aikajanalle. Näin ne auttavat systematisoimaan ja järjestämään työnkulun. Tämä on erityisen tärkeää vesiputousmenetelmässä.
Kaikilla aloilla on tärkeää oppia virheistä - mieluiten jonkun muun virheistä. Katsotaanpa siis, mitä välitavoitteita on syytä välttää, kun käytetään välitavoitteita.
Nyt kun tiedät, mitä virstanpylväät ovat, miten ne asetetaan ja mitä virheitä kannattaa välttää, siirrytään niiden hallintaan. Helpoin tapa tehdä tämä on käyttää työn organisointityökalua, kuten Teamdeckiä, jossa on juuri otettu käyttöön projektin välitavoitteille omistettu ominaisuus! Järjestelmässämme voit helposti hallita virstanpylväitä, antaa asianmukaiset käyttöoikeudet ja seurata kunkin työvaiheen tilaa selkeällä aikajanalla.
Koska Teamdeck on kattava resurssienhallintaohjelmisto, voit myös helposti tarkistaa koko aikataulun, projektiin osallistuvat henkilöt, heidän kapasiteettinsa ja tapaamismahdollisuudet, ja paljon muuta. Voit siis aina liittää virstanpylväät organisaatiosi laajempaan kontekstiin ja käyttää niitä mahdollisimman kätevästi. Teamdeck on ohjelmistotalon ohjelmistotaloille luoma työkalu, minkä vuoksi varmistamme, että se on hyödyllinen ja toimiva, ja räätälöity IT-alalle.
Oikein käytettynä projektin välitavoitteet ovat erittäin hyödyllinen työkalu sovelluksen tai ohjelmiston työstämisessä. Ensinnäkin ne helpottavat työn järjestämistä ja aikatauluttamista, ja ne asettavat sille oikean rytmin. Toiseksi ne varmistavat projektin selkeyden kaikille siihen osallistuville henkilöille. Kolmanneksi niillä on erittäin tärkeä tehtävä, sillä ne motivoivat ja parantavat tiimin työmoraalia, antavat aihetta ylpeyteen, onnistumisen ja kehittymisen tunteen työssä. Jos et ole vielä ottanut virstanpylväitä käyttöön organisaatiossasi - ei ole syytä odottaa!
Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä Ota yhteyttä - autamme sinua mielellämme mukauttamaan työkalumme vastaamaan parhaiten yrityksesi tarpeita.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][/vc_row]
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...