Olemme kaikki kuulleet ja ehkä jopa kokeneet pullonkaulojen lamauttavan vaikutuksen organisaatioon. Termi "pullonkaula" viittaa mihin tahansa tilanteeseen, joka johtuu sekä henkilöstöön liittyvistä että teknisistä ongelmista, jotka viivästyttävät projektin toteuttamista. Nämä tilanteet voivat johtua esimerkiksi siitä, että osastolla on liikaa töitä, teknisestä toimintahäiriöstä tai jopa stressistä, joka vähentää koko tiimin tuottavuutta.
Yleensä järjestelmän kapasiteetti mitataan pullonkaulan kapasiteetin perusteella. Tämä tila voi olla vahingollinen sekä tiimin sisäiselle toiminnalle turhautumisen kasvaessa ja kiihkon leimahtaessa että yrityksen ulospäin antamalle kuvalle. Kukaanhan ei halua vaikuttaa epäpätevältä! Lisäksi pullonkaulat aiheuttavat taloudellisia rasitteita, sillä kannattavuus voi laskea merkittävästi. Tässä artikkelissa käymme läpi pullonkaulojen tunnistamisen vaiheet, niiden ratkaisemisen ja sen, miten Teamdeck sopii ratkaisuksi tähän pulmaan.
Nopein tapa tunnistaa pullonkaula on tarkastella yrityksesi työnkulkua ja selvittää, toteutuuko työ sujuvasti vai pätkittäin (Lisää aiheesta työnkulun hallintajärjestelmä). Jälkimmäinen tilanne on ongelman oire. On huomattava, että pullonkaulojen ei pitäisi pelätä sinua, koska ne ovat arkipäivää kaikissa yrityksissä. Vaikka ne aiheuttavat turhautumista, ärsyyntyminen vain estää sinua ratkaisemasta ongelmaa tehokkaasti ja nopeammin. Mielenkiintoista kyllä, useimmat pullonkaulat ilmenevät ohjelmistotestauksen ja laadunarviointiprosessien aikana.
Ensimmäinen askel pullonkaulan hallinnan takaisin saamiseksi on tilanteen tarkka seuranta ja kiireellisimpien ongelmien tunnistaminen. Väärä tapa lähestyä näitä ongelmia on lähestyä niitä määrällisesti. Jos heitämme sokeasti rahaa ja henkilöstöresursseja ongelman ratkaisemiseksi, emme todennäköisesti ratkaise ongelmia. Se on vain ajan ja vaivannäön tuhlausta. Ensin tarvitaan asianmukainen diagnoosi. Vasta sitten pitäisi ryhtyä toimiin ongelman ratkaisemiseksi. Ratkaisujen tulisi olla luonteeltaan laadullisia. Kun tunnistamme pullonkaulaa eniten aiheuttavat tekijät, voimme ottaa käyttöön asianmukaiset ratkaisut. Tunnistetaan joitakin yleisiä ratkaisuja pullonkaulojen torjumiseksi:
Työntekijät, jotka ovat vertauskuvallisen myrskyn keskellä, olisi nimettävä käsittelemään kriittisimpiä ongelmia. Minuuttiasioiden hoitaminen tässä vaiheessa aiheuttaa merkittäviä viivästyksiä ja lisää kustannuksia.
Tämä on erittäin epäsuosittu mielipide, ja se voi johtaa tyytymättömiin työntekijöihin, mutta se voi auttaa lievittämään ongelmaa lyhyen aikavälin ratkaisuna. Voit käyttää sitä säästeliäästi pikaratkaisuna, mutta työntekijöiden ylikuormittaminen voi johtaa turhautumiseen ja loppuunpalamiseen. Olisi keskityttävä ideoihin, joilla varmistetaan järjestelmän tehokkuus kokonaisuutena ilman, että työvoimaa käytetään väärin.
Tähän sisältyvät sekä inhimilliset että aineelliset resurssit. Kun pidät kirjaa siitä, mitä tapahtuu, voit määrittää toiminnot, joissa resursseja tuhlataan arvoa tuottamattomiin toimintoihin.
Parhaiden käytäntöjen laatiminen, joihin jokainen työntekijä perehtyy, mahdollistaa paremman ajankäytön hallinnan (luovan viraston ajanseuranta ohjelmisto), vähemmän käyttökatkoksia ja suuren vaihtuvuuden tapauksessa uudet työntekijät pääsevät nopeasti vauhtiin kokeneempien työntekijöiden kanssa.
Pysy ajan tasalla uusimmista teknologisista saavutuksista ja välineistä. Tehokkaampi teknologia antaa työntekijöillesi mahdollisuuden keskittyä tuotantoprosessin muihin osa-alueisiin ja ohjata ponnistelut pullonkaulan ongelmallisempiin osiin.
Lisähenkilöstön osoittaminen tuotantoketjun ongelmalliseen lenkkiin voi auttaa helpottamaan pullonkaulaa. Tämä on tietysti tehtävä kohtuullisen suunnitelmallisesti, jotta varmistetaan, että paikalla on henkilö, jolla on oikeaa osaamista ja joka pystyy tarjoamaan ratkaisuja. Jos esimerkiksi markkinointiosastolla on käytössään vain yksi kiireinen graafinen suunnittelija, toisen graafisen suunnittelijan palkkaaminen auttaa ratkaisemaan ongelman ja saamaan markkinointiosaston takaisin raiteilleen.
Loma-aika on synonyymi työntekijöiden poissaolojen kasaantumiselle. Tämä haittaa organisaation työnkulkua. Koordinoi loma-ajat työntekijöiden kanssa etukäteen, jotta vältät osastojen rampauttamisen laajamittaisten poissaolojen vuoksi.
Pullonkaulojen yleisiä syitä ovat huonot johtamispäätökset ja heikko organisointi esimiestasolla. Esimerkiksi organisaatiossa, jossa yksi henkilö on vastuussa useiden osastojen jongleeraamisesta, hän voi olla pullonkaulan syntymiskohta. Päätöksentekoprosessien delegointi toiselle työntekijälle vähentää pullonkauloja, koska päätökset tehdään nopeammin. Tämä edellyttää tietysti, että henkilö, joka on viivästysten aiheuttaja, luopuu mikrojohtamistaipumuksistaan!
Teamdeck on ihanteellinen pullonkaulojen hallinnan koordinointiin, koska se kannustaa tehokkaisiin työnkulkukäytäntöihin. Se on täydellinen työkalu resurssien jakamisen hallinnointi, työntekijöiden työvuorot ja poissaolot. Voit ratkaista edellä mainitut ongelmat, kuten oikeiden henkilöiden valitsemisen, yksinkertaisesti käyttämällä Teamdeckin toimintoa, joka mahdollistaa henkilöresurssien jakamisen heidän kokemuksensa, asiantuntemuksensa ja saatavuutensa perusteella. Tämä mahdollistaa pitkän aikavälin suunnittelun, sillä voit analysoida organisaatiorakennetta pitkällä aikavälillä. Lisäksi voit olla etukäteen täysin tietoinen siitä, missä mahdolliset ongelmat voivat syntyä henkilöstövajeen vuoksi.
Työntekijöiden tehokkuuden maksimoimiseksi on hyödyllistä myös ohjelman toiminto, joka mahdollistaa työntekijöiden työmäärän säännöllisen seurannan. Tiiminvetäjät voivat aina olla tietoisia tiiminsä tämänhetkisestä työmäärästä. Näin voidaan delegoida työntekijöitä, joilla on enemmän vapaa-aikaa, auttamaan niitä, joita rasittaa liikaa tehtäviä. Toinen arvokas ominaisuus on Teamdeckin mahdollisuus seurata kuluja säännöllisesti. Tämä on ratkaisevan tärkeää, kun torjutaan pullonkauloja, jotka vaikuttavat haitallisesti projektin budjettiin.
Pullonkaulat ovat väistämättömiä tehokkaimmissakin yrityksissä. Teknisiä vikoja, työntekijöiden poissaoloja ja lukemattomia muita mahdollisia ongelmia esiintyy kaikkialla. Teknologisten tai organisatoristen ratkaisujen etsiminen on tietysti ratkaisevan tärkeää... Mutta on myös tärkeää muistaa mielenterveysongelmat, joita työntekijät ja tiiminvetäjät voivat kohdata pullonkaulan aikana. Yksi tärkeimmistä "älä tee" pullonkaulojen käsittelyssä on antaa aggression hallita ongelmanratkaisuprosessia.
On aivan liian helppoa antaa vihan sanella keskustelua. Yrityksen sisäinen epäterve vuoropuhelu voi vaikuttaa vakavasti yrityksen suorituskykyyn ja aiheuttaa vakavia ongelmia, jotka jatkuvat paljon pullonkaulaa pidempään. Epäkypsä tunnereaktio tuotannon viivästymiseen voi johtaa siihen, että työntekijät kokevat suurempaa stressiä, mikä johtaa loppuunpalamiseen ja masennukseen. Onneton työvoima ei kykene ratkaisemaan ongelmia. Se osoittaa vähemmän innostusta, ja pahimmassa tapauksessa tiimi saattaa hakeutua muualle töihin - mikä luo entistä enemmän ongelmia, joita on käsiteltävä. Kun otetaan huomioon pullonkaulojen yleisyys ja kaikkialle levinneisyys, johdon tulisi kohdata ongelma empaattisesti ja ymmärtäväisesti. Tämän saavuttaminen on tärkein askel minkä tahansa organisaation ongelmien ratkaisemisessa.
Vaikka pullonkaulat ovatkin noidankehä, joka nostaa silloin tällöin ruman päänsä, ne ovat olennainen osa yrityksen kasvua. Koska niitä ei voi välttää, voimme yhtä hyvin hyväksyä ne ja suhtautua niihin mahdollisuutena pohtia organisaatiomme eri osa-alueita. Ne ovat edistyksen polttoainetta, jonka avulla voimme tutkia uusia teknologisia ratkaisuja tai johtamistapoja.
Se auttaa meitä saamaan tuottavuuden takaisin ja silittämään väliaikaisesti ärsyttävimmät rypyt. Elämme kulta-aikaa näiden kysymysten käsittelylle, sillä viimeisten 30 vuoden aikana tapahtunut teknologinen vallankumous muutti tapamme työskennellä ja ratkaista ongelmia.
Se tarjoaa meille muun muassa innovatiivisia ohjelmia, kuten Teamdeck on resurssisuunnitteluohjelmisto, jolla voidaan käsitellä organisaatioon liittyviä kysymyksiä työpaikalla. Samaan aikaan yritysten vastuullisuus ja eettisyys ovat nousseet yhä enemmän esiin. Nykyään yhä useammat johtajat ymmärtävät, millainen voima on työntekijöiden arvokkaalla kohtelulla. Nämä kaksi edistysaskelta yritysmaailmassa ovat johtaneet edellä mainittuihin työkaluihin ja vinkkeihin, joiden avulla voidaan käsitellä kapasiteetin hallinta pullonkaulat. On ihmisluonteeseen kuuluvaa löytää ratkaisuja ongelmiin, ja ratkaistavat kriisit eivät koskaan lopu, joten voimme yhtä hyvin ratkaista ne mahdollisimman inhimillisesti.
Niille, jotka etsivät tai haluavat olla lähempänä projektin aikataulutusohjelmisto tai kapasiteetin suunnittelutyökalut markkinat - jatketaan artikkeliemme parissa.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...