Nyt kun olet täällä, mietit varmaan, mitä voisit tehdä paremmin tiimisi aikatauluttamisessa. Olet huomannut, että aikaa kuluu liikaa, projektit viivästyvät toisinaan ja työntekijät tuntuvat olevan kaaoksessa. Älä huoli, tällaiset ongelmat ovat osa jokaista organisaatiota. Onneksi on useita tapoja ratkaista ne. Yksi niistä on projektiaikatauluohjelmisto tai projektinhallinnan aikatauluohjelmisto - todella mielenkiintoinen projektiaikataulutustyökalu.
Tästä artikkelista opit:
Projektipäällikön suositukset ohjelmistokehitysyrityksiltä
Kiireellinen projektin aikataulun hallinta välineet ja niiden tärkeimmät ominaisuudet
Mitä etsiä, kun valitaan projektin aikataulua ja resurssienhallintaohjelmisto
Mitä ovat projektisuunnittelu, projektinhallinta, projektin aikataulutus ja projektin seuranta ja miten ne eroavat toisistaan?
Miksi projektin aikataulutusohjelmisto, eli projektin aikataulutustyökalu, on niin tärkeä johtajille?
Pieni johdanto ennen kuin puhumme tärkeistä asioista projektin aikataulutustyökalun käytössä. Projektin aikataulutusohjelmisto, resurssien aikataulutusohjelmisto, työntekijöiden hallintaohjelmisto, projektinhallinnan aikataulutustyökalu tai aikataulunhallintaohjelmisto - nämä termit tarkoittavat samaa. Ja jokaisen päätavoite on sama. Yleisesti ottaen, puhumatta monista muista ominaisuuksista ja toiminnallisista eroista, ne auttavat aikatauluttamisessa, resurssien jakaminen (työntekijät) ja laaja-alainen hankesuunnittelu.
50% organisaatioista määrittää useimmiten tai aina projektiaikataulunsa perustana. Olitpa sitten aloitteleva projektipäällikkö tai sinulla on aikataulunhallinta käden ulottuvilla, tarvitset järjestelmän, joka auttaa sinua yhdistämään kaikki prosessit. Kyse ei ole siitä, ettetkö voisi tehdä sitä eri tavalla - monet yritykset yrittävät hallita työtään aikatauluttamalla ne taululle tai Exceliin.
Ongelmana on, että tällainen strategia toimii vain tiettyyn pisteeseen asti. Ja tämä hetki tulee hyvin nopeasti jokaiselle yritykselle, joka haluaa kehittyä ja jolla on kunnianhimoisia kasvutavoitteita. Nykyaikaisten ohjelmistojen kehitysyhtiöt, kysymystä "kannattaako aikataulunhallintaohjelmistoa käyttää" ei enää ole olemassa. Sen sijaan he kysyvät itseltään "minkä aikataulunhallintaohjelman valita". Ja tässä on syytä huomioida muutama kriteeri.
1. Projektin aikataulutustyökalujen intuitiivinen käyttöliittymä - todennäköisin syy, miksi projektiaikataulutustyökalu hylätään, on juuri UX ja käytettävyys. On siis täysin selvää, että ennen ostamista - kokeile sitä, kokeillaan ihmisiä, jotka käyttävät sitä. Työkalun on tarkoitus tehdä työstäsi helpompaa, ei monimutkaisempaa, joten varmista, että navigointi paneelissa sujuu mukavasti.
2. Ajanseuranta / Ajanhallinta - Tehokas projektinhallinta on mahdotonta, jos et tiedä, mitä tiimisi työstää ja kuinka paljon aikaa siihen kuluu. Projektin aikataulutustyökalut voivat todella auttaa.
[Lähde: Resurssienhallinta- ja projektiaikatauluohjelmiston näyttö]
3. Lomien hallinta / poissaolojen hallinta / tiimin saatavuus - työntekijöillä on oikeus lomiin ja vapaapäiviin, mutta heidän poissaolonsa vaikuttaa koko työnkulkuun ja työsuunnitteluun. Hyvä projektiaikataulutustyökalu antaa sinulle täydellisen käsityksen tiimisi saatavuudesta.
4. Mukautettu raportointi - Jokaisella yrityksellä on erilaiset prioriteetit ja eri mittarit ovat niille tärkeitä. Hankkeen aikataulutus ohjelmiston on luotava sinulle tarvitsemasi raportit.
5. Aikataulutus reaaliaikaisesti - yksi tärkeimmistä asioista työn suunnittelussa on välitön päivitys. Aikataulumuutokset, jotka tehdään vasta jonkin ajan kuluttua, aiheuttavat turhaa kaaosta, joten työkalusi on päivitettävä ne heti, joten kannattaa tutustua mielenkiintoisiin projektiaikataulutyökaluihin.
6. Työmäärän hallinta - Jotta aikataulu toimisi, sinun on tiedettävä, kenellä on aikaa hoitaa tietty tehtävä. Ihanteellinen työkalu näyttää sinulle työntekijöidesi kapasiteetin.
Olemme jo kertoneet, miksi tarvitset projektinhallintaohjelmistoja, jotka tunnetaan nimellä projektin aikataulutustyökalut, ja mitä etsiä, kun valitset ainoan ja ainoan.
Nyt on aika esittää muutama esimerkki.
"Resurssisuunnitteluohjelmistot, jotka ohjelmistotalo on kehittänyt omia tarpeitaan varten, sopivat siksi parhaiten alan tarpeisiin." - yksi todella mielenkiintoisista projektiaikataulutustyökaluista.
Teamdeck on resurssien ja projektien aikataulutusohjelmisto, jossa on ajanseuranta- ja saatavuudenhallintaominaisuudet.
Hinta (vakiopaketti): $3,60 / tiimin jäsen / kuukausittain
Plussaa:
Mukautetun organisaation työaika ja saatavuus.
Mahdollisuus määrittää mukautettuja kenttiä henkilöille ja projekteille eli työnimikkeitä, taitoja, teknologioita jne.
Läpinäkyvä näkymä eri osastojen ja työtehtävien työaikatauluista ja saatavuudesta kalenterinäkymän avulla.
Mukautetut tunnisteet
Excelin kaltainen mukautettu raportointi
Automaattiset arkipyhät useille paikkakunnille
Saatavana mobiiliversiona
Tietoturvajärjestelmä
Integrointi muiden järjestelmien, kuten Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier ja REST API kanssa
Miinukset
Mobiilisovellus, jolla seurataan työtunteja, ei anna mahdollisuutta nähdä vain aktiivisia projekteja.
Ei riippuvuuksia varausta varten
Ei työpöydän start-stop-aikaseurantaa (vain mobiilisovelluksessa).
"nTask on yksi yritysten yhteistyövälineeksi suunnitelluista projektiaikataulutustyökaluista, joka on täydellinen projektinhallintaratkaisu." - G2
Hinta (vakiopaketti): $3 / tiimin jäsen / kuukausittain
Plussaa:
Helppo ja intuitiivinen käyttöliittymä
Tehtävien hallinta
Projektinhallinta
Riskienhallinta
Ajanseuranta
Työaikataulujen hallinta
Kokousten hallinta
Kanban-taulut
Gantt-kaaviot
Miinukset:
Räätälöinnin puute
Raportoinnin puute
"Resource Guru on suunniteltu erityisesti vähentämään liiallista työtaakkaa, parantamaan tiimin moraalia, vähentämään työntekijöiden vaihtuvuutta ja auttamaan sinua tekemään parasta työtäsi."
Projektikalenterit auttavat tunnistamaan ja visualisoimaan tehtäviä koko projektin ajan.
Hinta (vakiopaketti): $4.16 / ryhmän jäsen / kuukausittain
Plussaa:
Resurssien saatavuus
Tiimiyhteistyö
Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä
Saatavuuspaneeli ja resurssikapasiteetin suunnittelu vaihtoehto
Hallinnointi aikatauluristiriidat
Raportointi ja ennustaminen
Lomahallintajärjestelmä ominaisuudet
Hankkeiden ja resurssien aikataulutus
Konferenssihuoneiden varausjärjestelmä
Laitteiden seuranta
Integrointi Slackin, Gmailin, Outlookin, Google-kalenterin kanssa
Tietoturvajärjestelmä
Miinukset:
Resursseja ei voi lajitella kokemustason mukaan
Ei "peruuta"-toimintoa varausosiossa.
Ei mahdollisuutta kopioida resurssitehtäviä
Ei mahdollisuutta etsiä varauksia avainsanojen perusteella
"Lisää projektisi ja tiimisi ja olet valmis aloittamaan! Napsauta ja vedä mihin tahansa kohtaan aikataulussa ja aloita tehtävien jakaminen."
Float auttaa myös projektitehtävien ja tehtävien riippuvuuksien määrittämisessä.
Hinta (vakiopaketti): $ 10 / ryhmän jäsen / kuukausittain
Plussaa:
Joustava ja helppokäyttöinen resurssien hallintapaneeli
Helppo navigointi ja suodatus
Visuaalinen, vedä ja pudota -käyttöliittymä resurssien aikataulutus
Ajanseuranta esitäytetty käynnissä olevilla tehtävillä
Useiden hankkeiden suunnittelu
Raportointi ja ennustaminen
Integrointi Jiraan, Teamworkiin, Asanaan ja Trelloon
Miinukset:
Hankkeen aikajanalla liikkuminen on hankalaa.
Jotkin integraatiot eivät toimi odotetulla tavalla.
Aikaa vievä työntekijäluettelon päivittäminen.
Kuka tahansa käyttäjä voi lisätä ja muuttaa tietoja, jotka aiheuttavat epäjärjestystä.
"Tarkoituksenmukaista teknologiaa selkeyttä, hallintaa ja luottamusta varten."
Mavenlink on myös projektin aikataulutustyökalujen vertailussa, joka auttaa saamaan projektin onnistuneesti päätökseen.
Hinta (vakiopaketti): Yksilöllinen hinnoittelu
Plussaa:
Kehittynyt resurssien hallintapaneeli
Business Intelligence -ominaisuudet
Reaaliaikaiset projektimittarit
Mahdollisuus jakaa rooleja ja erilaisia oikeuksia
Tietosuoja
Resursointi integroitu hanke- ja resurssisuunnittelu
Muita asiakaspalveluja, kuten neuvontaa, opastusta, valmennusta ja asiakasmenestysohjelmaa.
Tuotekoulutus ja 24/7-tuki
Integrointi Slackin, Jiran, GSuiten, Oraclen kanssa
Miinukset:
Ei ilmaista kokeilua
Mukautettujen raporttien monimutkainen luominen
Lisäominaisuudet vain Premier- ja Enterprise-paketeissa
Liian monta sähköposti-ilmoitusta
Monet tavat saada täsmälleen sama vaikutus, mikä monimutkaistaa järjestelmää tarpeettomasti.
"Räätälöi Wrike organisaatiollesi sopivaksi. Mukautetuista kojelaudoista ja työnkuluista tiimikohtaiseen automaatioon prosessien virtaviivaistamiseksi."
Tehtävien hallinta Wriken avulla on projektin aikataulutusohjelmisto.
Hinta (vakiopaketti): $ 9,80 / ryhmän jäsen / kuukausittain
Plussaa:
Ilmainen versio perusominaisuuksilla
Vuorovaikutteiset Gantt-kaaviot
Järjestelmän suuri räätälöitävyys.
Omat toiminnallisuuksien ryhmät.
Kanban-taulut
Kehittynyt analytiikka
Aikataulutus, projektinhallinta, työajanseuranta ja asiakirjojen lataaminen yhdessä työkalussa.
Tietoturvajärjestelmä
Miinukset:
Monimutkainen käyttää
Ei mahdollisuutta offline-projektinhallintaan
Korkeat laitteistovaatimukset tekevät sen käytöstä hankalaa vanhemmissa tietokoneissa.
Edistyneimmät ominaisuudet ovat premium-paketissa, joka on kallis.
"Kohdista globaalit tiimit, rakenna ja skaalaa liiketoimintalähtöisiä ratkaisuja ja anna IT:n hallita riskejä ja ylläpitää vaatimustenmukaisuutta dynaamisen työn alustalla."
Gantt-kaaviot auttavat kehittämään projektin aikataulua ja visualisoimaan tehtävien riippuvuuksia.
Hinta (vakiopaketti): $24,80 / tiimin jäsen / kuukausittain
Plussaa:
Luovien ja markkinointitiimien sisällönhallintaan tarkoitetut toiminnot
Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä jakaa resursseja, seuraa edistymistä tai aikaa.
Hankkeen työnkulku automaatio
Kehittynyt hallinta kojelauta
Tiimiyhteistyö
Kätevä viestintä ja tiedonvaihto muiden tiimin jäsenten kanssa
Älykäs projektin työnkulun hallinta
Tietoturvajärjestelmä
Tietojen synkronointi
Aikataulun hallinta
Monihankesuunnittelu
Miinukset:
Korkea hinta
Peruspaketti enintään 25 työntekijälle
Jotkin ominaisuudet puuttuvat tai eivät ole käytettävissä
Työkalu on raskas ja joskus se on viiveinen.
Lukukelvoton tehtäväpaneeli joillekin käyttäjille
"Yhdistä projektisi, resurssisi ja taloutesi yhdellä tekoälyyn perustuvalla alustalla."
Projektin aikataulutusprosessin tehokas hallinta Ennuste on monille johtajille korvaamaton.
Hinta (vakiopaketti): $30 / tiimin jäsen / kuukausittain
Plussaa:
Automaatio ja tekoälyyn perustuvat toiminnot
Helppo käyttää
Projektisuunnittelu-, seuranta- ja projektiaikatauluohjelmistot
Edistynyt lomien hallintajärjestelmä
Seuraa kunkin hankkeen kustannuksia ja voittoja
Laajat räätälöintimahdollisuudet
Automaattinen aikataulutus työntekijän saatavuuden mukaan
Integrointi Asanan, BambooHR:n ja Azuren kanssa
Raportointi ja ennustaminen
Miinukset:
Korkea hinta
Joitakin hyödyllisiä toimintoja puuttuu
Liian monet projektin visualisoinnit tekevät tiedoista lukukelvottomia.
Aikataulutus on hyvin tiukka eikä se ole ihanteellinen ketterille yrityksille.
Työkalu on esteettisesti miellyttävä, mutta ei kovin intuitiivinen.
Digitaalisessa maailmassa, tietoturva on kaikki kaikessavarsinkin kun työskentelet niin paljon luottamuksellisten tietojen kanssa. Ihanteellisen projektinhallinnan aikataulutusohjelmiston tulisi taata tietokantojesi turvallisuus. Lisäksi sen on oltava GDPR:n - vuodesta 2018 voimassa olevan eurooppalaisen tietosuojalain - mukainen. Se sisältää erittäin tiukkoja säännöksiä tällaisten tietojen keräämisestä, käsittelystä ja käytöstä, joten oikea järjestelmä ottaa sen huomioon.
Miksi tarvitsisit ohjelmistoa, jota et osaa käyttää? Vallankumouksellisimmatkin toiminnot ovat vain vaivaksi, eivät avuksi, jos et osaa käyttää niiden mahdollisuuksia. Hyvä projektiaikataulusuunnittelija huolehtii asiakkaistaan paitsi silloin, kun se suostuttelee heidät ostamaan sen, myös koko yhteistyöprosessin ajan - hyvä projektin aikataulutustyökalut ovat tärkeitä. Varmista, että valitsemasi liikekumppani tarjoaa sinulle asianmukaisen käyttöönottoprosessin, jotta voit hyödyntää kaikkia maksamiasi ominaisuuksia.
On vain luonnollista, että yrityksesi kasvaa... eikä projektiajoitusohjelmiston pitäisi hidastaa tätä prosessia. Tai ainakin se on varmasti yksi yrityksesi tavoitteista. Kysymys on siitä, pystyykö valitsemasi projektiaikataulusuunnittelija pysymään mukana. Kun valitset ihanteellista työkalua, mieti tulevaisuutta, ei vain nykyisiä tarpeitasi vaan myös sitä, mitä tarvitset tulevaisuudessa.
Varmista, että ohjelmisto täyttää nykyiset ja tulevat vaatimukset. On myös erittäin tärkeää tarkistaa, miten palvelun hinnoittelu muuttuu - voi käydä ilmi, että jokin työkalu on paras ratkaisu pienelle yritykselle, mutta täysin kannattamaton keskisuurelle tai suurelle ohjelmistotalolle. Ota huomioon organisaatiosi kehityssuunta, jotta valintasi olisi optimaalisin.
Kuvittele pieni yritys, jossa kaikki työskentelevät kokopäiväisesti toimistosta käsin ja jossa käsitellään enintään kolmea hanketta samanaikaisesti. Kuvittele nyt toinen yritys, monikansallinen yritys, joka työllistää ihmisiä ympäri maailmaa. Suurin osa heistä työskennellä etänä eri aikavyöhykkeillä. Joillakin on kokopäivätyö, jotkut tekevät osa-aikatyötä, ja jotkut ovat freelancereita. Jopa useita kymmeniä projekteja käsitellään samanaikaisesti.
Kuten varmasti voitte kuvitella, näiden kahden yrityksen työnkulku on täysin erilainen, mutta se ei suinkaan tarkoita, että niiden pitäisi käyttää erilaisia projektin aikataulutustyökaluja. Ihanteellinen projektinhallinnan aikataulutusohjelmisto on riittävän joustava mukautuakseen kunkin yrityksen odotuksiin.
Kiinnitä huomiota siihen, voitko ohjelmiston avulla helposti lisätä, poistaa ja muokata tietoja, tehdä mukautettuja asetuksia, ottaa työajanseurannan käyttöön ja poistaa sen käytöstä tarpeen mukaan, lisätä tietoja kustakin työntekijästä ja muokata saatavuutta, esimerkiksi jos joku työskentelee osa-aikaisesti tai lomalla. Järjestelmän pitäisi myös antaa sinulle mahdollisuus antaa yksittäisille työntekijöille yksilöllisiä rooleja ja oikeuksia, esimerkiksi kuka voi hyväksyä lomapyyntöjä, jakaa tehtäviä yksittäisille henkilöille, asettaa välitavoitteita, hyväksyä aikatauluja jne.
Työtäsi ei voi parantaa ilman tietoa siitä, mikä toimii ja mikä ei, minkä vuoksi raportointi on yksi projektiaikatauluohjelmistojen tärkeimmistä toiminnoista. Varmista, että järjestelmä tuottaa perusraportteja, joista saat olennaisimmat tiedot, ja että raportteja voidaan mukauttaa yksilöllisten tarpeidesi mukaan.
Kyllä, tiedämme, että järjestelmäsivulla oleva pitkä integraatioiden luettelo on aina vaikuttava. Kun valitset ohjelmistoa, älä kuitenkaan katso vain integraatioiden määrää. mukautetut logotvaan myös sen, kuinka nopeasti työkalu voi ottaa käyttöön uusia integraatioita.
Oletetaan, että tässä vaiheessa ohjelmistolla on integraatiot kaikkien käyttämiesi tärkeimpien sovellusten kanssa, mutta entä kun markkinoille tulee uusi sovellus? Pystyykö työkalu toteuttamaan uuden integraation muutamassa päivässä, viikossa tai kuukaudessa? Integroinnin nopeus ja ketteryys ovat erittäin tärkeitä kriteerejä järjestelmää valittaessa.
Jokainen yritys yrittää vakuuttaa sinulle, että heidän ratkaisunsa on paras, ja se kääntää ajatuksesi työn suunnittelusta ylösalaisin. Totuus on kuitenkin se, että ennen kuin testaat sitä itse - et voi tietää sitä varmasti. Yritykset, jotka luottavat palvelunsa laatuun, eivät pelkää tarjota sinulle ilmaista kokeilujaksoa.
He eivät halua, että ostat heidän tuotteensa sokeasti, vaan he vain sanovat: "Katso, tämä on meidän järjestelmämme, tarkista, toimiiko se sinulle, ja jos se toimii - kutsumme sinut yhteistyöhön." Ilmainen kokeilujakso on tehokkain tapa tarkistaa, sopiiko ratkaisu sinulle, joten älä epäröi käyttää sitä ja etsi yrityksiä, jotka tarjoavat sitä.
Kun olet etsinyt Internetistä tietoa aikataulunhallinnasta ja projektin aikataulutustyökaluista, olet varmasti törmännyt sellaisiin termeihin kuin projektisuunnittelu, projektin seuranta ja projektinhallinta. Ne kaikki vaikuttavat samankaltaisilta, esiintyvät samassa yhteydessä - ohjelmistotalon optimoinnissa - ja tuovat yrityksellesi samanlaisia etuja. Tiedämme, että niihin on helppo eksyä, joten ennen kuin menemme pidemmälle, valaisemme hieman tätä hämmentävää terminologiaa.
Ehkä et vielä tiedä, mutta projektin aikataulutus ja resurssien hallinta ovat osia projektinhallinnan elinkaaresta tai - helpommin sanottuna - projektinhallintaprosessista. Mutta ennen kuin kerromme siitä lisää, aloitetaan perusasioista. Miten projektipäälliköt ymmärtävät projektinhallinnan ja miksi he käyttävät projektin aikataulutustyökaluja?
Projektihallintoinstituutin (PMI) määritelmää mukaillen projektinhallinta on (tietyn) tiedon, osaamisen, taitojen, välineiden, työkalujen, menetelmien, tekniikoiden ja kaiken sen käyttämistä, mitä tarvitaan "arvon tuottamiseksi ihmisille". Jos jätetään huomiotta ilmaisun "arvoa ihmisille" moniselitteisyys, voidaan sanoa, että projektinhallinnassa on kyse omien resurssien (aineellisten ja aineettomien) käyttämisestä jonkin - sanotaanko - hyödyllisen asian luomiseen ja toteuttamiseen (ei välttämättä kaikkien kannalta).
Kuten näemme, edellä mainittu ymmärrys on melko suuri. PMI:n näkökulmasta projektinhallinnan tulos voi olla mitä tahansa. Mitä tahansa, mikä on hyödyllistä ihmisille. Jotta asia olisi vielä monimutkaisempi, voisimme tietysti kysyä, ovatko vähintään kaksi ihmistä, jotka ovat luoneet jotain (aineellista tai aineetonta) ja joilla on sille käyttöä, projektipäälliköitä, ja heidän työnsä on projekti? Tai kuinka monen henkilön on täytynyt hyötyä tietystä luomuksesta, jotta sitä voidaan kutsua projektiksi?
Tällaiset kysymykset ohittaen on sanottava, että edellä oleva määritelmä ei sano mitään ehdottoman perustavanlaatuisesta. Voidaan sanoa, että minkä tahansa projektin perustekijöihin kuuluvat suunnittelu ja aikataulutus. Ja perusteet, jotka eroavat projektinhallinnan ja johtamisen välillä. Emme voi myöskään unohtaa tehtävien hallintaa.
Projektinhallinta on prosessien, menetelmien, taitojen, tietojen ja kokemuksen soveltamista tiettyjen projektitavoitteiden saavuttamiseksi projektin hyväksymiskriteerien mukaisesti sovittujen parametrien puitteissa. Projektinhallinnalla on lopulliset tuotokset, jotka on rajoitettu rajalliseen aikatauluun ja budjettiin. Projektin aikataulutusohjelmistosta voi olla apua sen kanssa.
Tässä on 3 projektinhallinnan näkökohtaa, jotka eivät sisälly PMI:n määritelmään. Ensimmäinen on "projektin hyväksymiskriteerit", toinen on aika ja kolmas on budjetti.
Käytetään esimerkkinä yhteistyötä asiakkaan kanssa. Kuten tiedämme, projektit tilataan joko sisäisesti tai ulkoisesti - joko yrityksesi jäseneltä tai ulkopuoliselta asiakkaalta. Hän tekee liiketilauksen. Hänellä on odotuksia, jotka liittyvät tuotteisiin ja siihen, miten ne auttavat nykyistä tai uutta liiketoimintaa. Ja - mikä tärkeintä - hänellä ei ole rajattomasti aikaa elämässä eikä Warren Buffetin lompakkoa.
Tai toisaalta hän haluaisi saada tilauksensa tuloksen nopeasti ja halvalla. Suoraan sanottuna - tuotteiden laatu, aika, jolloin hän lopulta sai sen, ja - mikä tärkeintä - kustannukset määräävät potentiaalisten ja nykyisten asiakkaiden liiketoimintapäätökset. Jos asiakkaan hyväksymiskriteerit eivät vastaa työn tuloksia, tästä alkaa toinen, paljon pahempi ongelma...
Kuten APM:ssä todetaan, ero pelkän "johtamisen" ja projektinhallinnan välillä on siinä vaiheessa, kun projekti on valmis toteutettavaksi tai jo toteutettu. Johtaminen on jatkuva prosessi, kun taas projektinhallinnan lopputulos saadaan rajallisen ajan kuluessa. Tässä kohtaa meillä on muutama kommentti, koska emme ole varmoja siitä, onko "rajallinen aikaväli" paras tapa jakaa projektinhallinta ja pelkkä hallinta.
Käytetään esimerkiksi markkinointiosastoa tai vain PPC-asiantuntijaa. Molemmat ovat vastuussa johtamisen kehittäminen toiminta - se on projektin tavoite, liidien kerääminen. Tavoitteeseen kuuluu kampanjan optimointi, aloitussivun optimointi, sisällön luominen jne. - ne ovat tehtäviä. Siihen on varattu oma budjettinsa. Jos kuukausittain kerättyjen liidien määrä ei riitä, yrityksellä alkaa olla suuri ongelma. Tästä eteenpäin, jos PPC-asiantuntijan muodossa toimiva projektipäällikkö ei saavuta tavoitetta odotetussa ajassa ja budjetissa, projekti epäonnistuu. Näin ollen, kuten näemme, joskus kyse ei ole aikajänteestä vaan budjetista - koska tuo jälkimmäinen on projektin vahvempi näkökohta, joka ratkaisee sen kannattavuuden. Projektin aikataulutustyökalu voi olla todella hyödyllinen.
Kun tämä kommentti on pidetty mielessä, katsotaanpa muutama muu oppitunti.
Projektinhallinta on siis - kuten APM:stä käy ilmi - menetelmien ja prosessien soveltamista. Internetistä voi löytää projektinhallintaprosessin vaiheisiin jaoteltuna. Joskus vaiheita on kolme, joskus neljä, viisi, kuusi tai jopa seitsemän. Me käytämme suosituinta, joka sisältää 5 vaihetta.
Aloittaminen ja konseptointi
Hankesuunnittelu
Käynnistäminen ja toteutus
Seuranta ja valvonta
Hankkeen päättäminen
Suppeammasta näkökulmasta, projektinhallinta vastaa seuraavista asioista MITEN saavutetaan yksilö hankkeen tavoitteet kaikkine yksityiskohtineen. Se on työn johtamisen toteutusosa, ja sen tarkoituksena on saada tiimi saavuttamaan tavoitteet. Kyse on projektin johtamisesta alusta loppuun ottaen huomioon kaikki yksittäiset vaiheet, kaikki tehtävät määritellyn budjetin puitteissa ja laatutavoitteet. Se vastaa siitä, miten laajuus toimitetaan. Projektinhallinnan elementtejä ovat mm. seuraavat:
hankekonseptin luominen ja kehittäminen,
koko tiimin työn johtaminen,
hankkeen toteuttamisprosessista ja -menetelmistä päättäminen,
tehtäväluetteloiden laatiminen ja niiden priorisointi,
tehtävien jakaminen ja tehtävien määräajat,
laadunvalvonta ja ongelmanratkaisu,
budjettihallinto,
asiakastyytyväisyyden valvonta,
suoritetun työn tehokkuuden arviointi.
Nyt on kyse terminologisista kysymyksistä, koska projektisuunnittelu, projektin aikataulutus ja joskus jopa projektin seuranta ovat keskenään vaihdettavissa olevia termejä.
Kuten alla olevasta kuvasta käy ilmi, projektin aikataulutus on yksi osa projektinhallinnan elinkaarta. Se on yksi niistä tehtäväryhmistä, jotka kuuluvat sekä projektin suunnitteluvaiheeseen että toteutukseen.
Huippuluokan projektiaikatauluohjelmisto osallistuu lähes kaikkiin projektinhallinnan elinkaaren vaiheisiin.
Hankesuunnittelu on se osa projektinhallintaprosessia, joka vastaa seuraavaan kysymykseen MITÄ ON TEHTÄVÄ hankkeessa?. Siinä kuvataan visio ja hankkeen loppuunsaattamiseen tarvittavat keskeiset vaiheet. Sen tarkoituksena on määritellä toiminnot ja menetelmät, joiden avulla tiimisi voi saavuttaa tavoitteensa. Se on horisontaalinen näkemys hankkeesta, joka ei ole vielä kovin yksityiskohtainen. Suunnitteluvaihe koostuu seuraavista elementeistä:
kuvaus hankkeen rahoittajista, sidosryhmistä ja asiakkaista,
kuvaus hankkeen laajuudesta, budjetista ja määräajasta,
tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavien hankeosien yksilöinti,
mahdollisten haasteiden ja uhkien tunnistaminen,
hankesuunnitelman esittäminen sijoittajille, asiakkaille tai muille sidosryhmille.
Projektisuunnittelun tavoitteena on laatia virallinen, hyväksytty asiakirja, jota käytetään ohjaamaan sekä projektin toteuttamista että valvontaa. PMIs PMBOK Guide -oppaan mukaan projektiaikataulun tavoitteena on siis osoittaa "suunnitellut päivämäärät toimintojen suorittamiselle ja suunnitellut päivämäärät välitavoitteiden saavuttamiselle". Kuten Project Cubicle -sivustolla lukee:
Projektiaikatauluissa esitetään kaaviossa toiminnot, kestot, riippuvuudet, välitavoitteet, alku- ja loppupäivät, kalenterit ja kriittinen polku.
Projektin aikataulutus (tai resurssien aikataulutus tai aikataulunhallinta) on menettely, jolla tehtävät ja aikataulut jaetaan. resurssien jakaminen jotta hanke voidaan saattaa päätökseen tietyssä ajassa ja tietyssä budjetissa.
Tässä prosessissa arvioidaan käytettävissä oleva kapasiteetti ja lisäresurssit joita tarvitaan projektin kussakin vaiheessa, ja suunnitella, mihin mennessä tietyt tehtävät ja projektin vaiheet on saatava päätökseen, jotta ilmoitettuun määräaikaan päästään. Aikataulun hallinnan elementtejä ovat:
hankkeen jakaminen vaiheisiin ja välitavoitteiden määrittely,
projektin tehtävien määrittely laajuuden perusteella,
käytettävissä olevien resurssien ja kysynnän määrittäminen,
resurssien jakaminen,
arvioidaan aika, joka tarvitaan tiettyjen tehtävien suorittamiseen (projektin aikataulu), jotta määräaikaan ehditään.
Lopuksi meidän on mainittava projektin seuranta, koska tätä termiä pidetään myös projektin aikataulutuksen kaltaisena.
Projektin seuranta on prosessi, jossa seurataan projektin edistymistä (se on projektinhallinnan elinkaaren seurantavaihe). Projektiseuranta liittyy tehtävänseurantaan tai on jopa sama kuin tehtävänseuranta - siinä keskitytään tehtävän edistymiseen, joka on tietenkin osa koko projektia.
Tämä ei ole sama kuin työntekijöiden työajanseuranta, joka seuraa, mihin tehtäviin työntekijät käyttävät työaikaansa. Kun kaikki työt on suunniteltu, tavoitteet asetettu ja resurssit jaettu, on aika tarkistaa, meneekö projektin toteutus niin kuin pitääkin, toteutuuko aikataulu oikein, eikö ole ratkaisemattomia ongelmia eikä pullonkauloja ole työn etenemisen tiellä.
Projektin seuranta on erittäin tärkeä prosessi projektipäälliköille ja asiakkaille, koska sen avulla he voivat tarkistaa, että kaikki sujuu ongelmitta ja että alkuperäiset suunnitelmat toimivat vai onko niitä muutettava esimerkiksi laajentamalla tiimiä tai lisäämällä uusia tehtäviä.
Edellä mainittujen termien tiukka jako on hyvin vaikeaa, sillä ne ovat kaikki vuorovaikutuksessa keskenään ja ovat osa projektinhallintaa. Joskus kutakin vaihetta hoitaa eri henkilö, joskus koko prosessi on projektipäällikön harteilla. Mitä monimutkaisempi hanke, mitä suurempi organisaatio, sitä useammat elementit edistävät työn optimointia.
Siksi nykyaikaiset ohjelmistoyritykset eivät edes aloita projektin työstämistä ilman asianmukaisia työkaluja. Tietenkin on olemassa yksittäisille vaiheille tarkoitettuja järjestelmiä, mutta sinun on paljon helpompi työskennellä käyttämällä yhtä ohjelmistoa, joka täyttää kaikki tarpeesi ja auttaa sinua luomaan projektisuunnitelman, laatimaan aikataulun, hallinnoimaan resursseja, seuraamaan työaikaa ja edistymistä sekä jakamaan tehtäviä. Alla on muutamia ehdotuksia tehokkaista työkaluista, joilla voit hallita työtä organisaatiossasi.
Jos et valmistaudu, valmistaudut epäonnistumaan.
- Benjamin Franklin
Selvä, tiedät jo, että tarvitset projektin aikataulutustyökalun ja miten valita sellainen.... Mutta oletko tietoinen siitä, miksi todella tarvitset sitä? Tiedämme, että kaikki puhuvat sen tarpeellisuudesta, mutta mitä se antaa sinulle ja miten se muuttaa liiketoimintaasi parempaan suuntaan?
Kaaos maksaa rahaa. Se ei ole mikään salaisuus. Kaaoksessa tuhlaat aikaa yrittäessäsi selvittää, mitä on tekeillä ja mitä on tehtävä. Ja ohjelmistotalossa aika on rahaa.... paljon. Palveluillasi on loppujen lopuksi syystäkin hintansa. Jos haluat käyttää yrityksesi rahaa johonkin, se on tarkoitettu kehitykseen, innovaatioihin ja markkinointiin, ei resurssien tuhlaamiseen. Projektiaikataulutustyökalut voivat auttaa.
Tämä saattaa tuntua triviaalilta - loppujen lopuksi kaikki projektin parissa työskentelevät tietävät, mikä on tavoite ja mitä tarvitaan, eikö niin? No, ei oikeastaan. Usein näennäisen yksinkertaisessa tehtävässä on paljon enemmän osia kuin miltä se näyttää. Ja jokainen näistä osista vie enemmän aikaa kuin miltä näyttää.
Hyvin laadittu aikataulu antaa sinulle aina selkeän kuvan siitä, mitä sinun on tehtävä ja milloin sinun on tehtävä se, jotta saavutat tavoitteesi. Näin varmistat, ettet jätä mitään väliin ja vältät viivästyksiä. Siksi sinun kannattaa valita hyvä projektiaikatauluohjelmisto.
Aikataulun hallinta on erittäin tärkeää tiimityön kannalta, koska jokainen tiimin jäsen tietää, mitkä ovat hänen vastuualueensa ja että muiden työ riippuu hänen työstään. Tämä auttaa rakentamaan jaettua vastuuta ja solidaarisuutta työntekijöiden kesken, mikä vaikuttaa myönteisesti tuottavuuteen.
Jotkin hankkeet alkavat sujuvasti ja vaativat vain vähän resursseja, ja sitten yhtäkkiä käy ilmi, että tämä oli vain jäävuoren huippu, ja jokainen seuraava vaihe on yhä vaikeampi. Jos olet laatinut projektiaikataulun, olet varmasti ennakoinut tämän tilanteen ja varmistanut niiden työntekijöiden ajankäytön, joita voidaan käyttää projektin tukemiseen. Jos et ole, onnea matkaan.
Tiedätkö sen tilanteen, kun aloitat työskentelyn projektin parissa ja kaikki on täydellistä, annat 110% ja työn laatu on parasta mahdollista? Valitettavasti mitä pidempään työskentelet, sitä vähemmän sinulla on aikaa, ja lopulta käy ilmi, ettet pysty saamaan projektia valmiiksi alkuperäisen tason säilyttäen.
Ja mikä vielä pahempaa, joudut alentamaan huomattavasti standardilaatua, jotta pystyt edes noudattamaan määräaikaa. Aikataulunhallinta, jota tuetaan vähintäänkin hyvällä projektin aikataulutusohjelmistolla, mahdollistaa tämän tilanteen välttämisen, ajan huolellisen suunnittelun ja tasaisen, laadukkaan työn säilyttämisen koko projektin ajan.
Projektiaikataulusta näet selvästi, mitä on tehtävä ja milloin. Jos tietyt tehtävät alkavat yhtäkkiä lipsua, se on sinulle merkki siitä, että jotain on tekeillä ja sinun on reagoitava. Näin voit ratkaista ongelmat varhaisessa vaiheessa ja estää pullonkaulat ennen kuin ne vaikuttavat koko työnkulkuun. Ilman aikataulua huomaisit kriisin todennäköisesti vasta, kun se on jo todella vakava,
Tarvitsetko apua parhaan projektiaikatauluohjelmiston löytämisessä?
"Tavoite ilman suunnitelmaa on pelkkä toive"
Parannetaan ajanhallinta on yksi suosituimmista uudenvuodenlupauksista. Suunnitelmat ovat olennainen osa elämäämme. Kun lähdemme lomalle, valmistamme illallista, haluamme saada ylennyksen tai unelmatyön, osallistua kilpailuun, saavuttaa mitä tahansa. Koska suunnitelma on niin tärkeä osa yksilöllistä kehitystämme, kuvittele organisaatio, joka on täynnä yksilöitä, joilla jokaisella on potentiaalia, osaamista ja rajallinen määrä työaikaa.
Voiko yrityksen johtaa menestykseen ilman aikataulun hallintaa ja hyvää suunnitelmaa? Todennäköisesti kyllä. Mutta se on vähän sama kuin irtisanoutuisi työstään ja odottaisi lottovoittoa. Kannattaako sokeaan kohtaloon uskoa?
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...