Projektin elinkaaren aikana projektipäälliköiden on käsiteltävä suuria määriä tietoa. Tietojen kerääminen ja järjestäminen on osa IT-projektinhallinnan kaikkia osa-alueita aina projektin vaatimusten keräämisestä ja ryhmän perustamisesta projektin edistymisen seurantaan ja raportointiin, markkinoinnin projektinhallinta, tai viraston projektinhallinta myös. Se voi helposti käydä ylivoimaiseksi.
Miten käsittelet kaiken tiedon tehokkaasti menettämättä kokonaiskuvaa - projektiasi - silmistäsi? Mielikartat voivat auttaa sinua siinä. Kaiken lisäksi mind mapping voi olla hyvä tapa helpottaa tehokkaat kokoukset, visualisoi hankkeen laajuus ja löytää ratkaisuja erilaisiin haasteet joita kohtaat työssäsi.
Tässä blogikirjoituksessa opit, miten luoda miellekarttoja ja käyttää niitä projektinhallintaprosesseissa. Aloitetaan määrittelemällä itse miellekartta.
Pohjimmiltaan miellekartta on visuaalinen tapa järjestää tietoa. Se näyttää kaaviolta, jossa keskeinen ajatus on sijoitettu, no, kankaan keskelle. Paksut, avainsanoilla merkityt oksat kasvavat tästä keskeisestä elementistä, ja niistä kasvaa ohuempia oksia, ja niin edelleen. Oksien viereen kirjoitetut sanat tai hahmotelmat edustavat keskeisten avainsanojen alateemoja. Tällaiselta mind map voisi lopulta näyttää:
Suurempi kuva, klikkaa tästä.
Aluksi tämä miellekartta saattaa näyttää sekavalta ja kaoottiselta, varsinkin jos lähestyt sitä tavalla, jolla lukisit asiakirjaa (vasemmasta tai oikeasta yläkulmasta). Miellekarttaa pitäisi lukea eri tavalla. Katso sitä tarkemmin: jos aloitat lukemisen keskeisestä ajatuksesta (järjestetyn työtilan luominen) ja seuraat mitä tahansa värikoodattua haaraa, voit helposti ymmärtää viestin.
Kuvittele nyt, että sinä olisit henkilö, joka haluaa hahmotella ajatuksiaan organisoidusta työtilasta. Jos päättäisit kirjoittaa ajatuksesi ylös perinteisellä, lineaarisella tavalla, se vaatisi todennäköisesti, että järjestäisit ajatuksesi etukäteen, jos haluaisit teoksestasi johdonmukaisen. Mielikartan avulla voit sen sijaan aloittaa yhdestä ideasta ja rakentaa sen pohjalta orgaanisesti. Huomaatko eron?
Nyt on varmaan hyvä hetki esitellä sinulle henkilö, joka on popularisoinut mind mappingin koulutuksen ja liiketoiminnan (myös projektinhallinnan) työkaluksi. Tony Buzan ei ollut ensimmäinen henkilö, joka käytti hierarkkisia kaavioita tiedon järjestämiseen, mutta hän teki siitä varmasti muotia. Hän edisti tätä tekniikkaa BBC:n "Käytä päätäsi" -ohjelmassaan, joka lähetettiin 1970-luvulla, ja myi myöhemmin miljoonia kappaleita teoksestaan kirjat aiheesta. Buzan valitettavasti kuoli vuonna 2019, mutta hänen ajatuksensa elävät edelleen - kannattaa tutustua hänen teoksiinsa. Tedx-puhe siitä, miten aivomme toimivat (ja miten miellekartat hyödyntävät niitä).
Mielikartan laatimisella lineaarisen muistiinpanon sijaan on useita etuja. Olemme jo maininneet, että kartan voi laatia ilman, että tietoja tarvitsee ensin järjestää - se säästää paljon aikaa ja parantaa tuottavuutta. Yksi kyselytutkimus vuodesta 2019 raportoi, että johtajat ovat keskimäärin 30% tuottavampia käyttäessään mind mapping -ohjelmistoa.
Mielikarttojen avulla voit:
Olemme jo maininneet, että projektinhallintaan liittyy paljon tilaisuuksia käsitellä ja organisoida tietoa: näissä tilanteissa on hyvä käyttää myös mielikartoitustaitoja. Olemme listanneet joitakin niistä alla, mutta älä tunne, että tämä luettelo rajoittaa sinua - jos haluat tehdä kartan eri tilaisuutta varten, siitä on varmasti paljon hyötyä.
Projektipäällikkönä voit käyttää mielikuvakartoitusta jo hankkeen hankesuunnittelu vaiheessa. Luo miellekartta, johon kootaan kaikki hankkeeseen liittyvät tiedot. Kukin päähaara voi edustaa eri projektinhallintaprosessia tai itse projektin eri osa-aluetta: riskejä, sidosryhmiä ja resursseja.
Tällainen kartta voi jäädä melko yleisluonteiseksi, mikä on hyvä, koska tässä ei tarvitse mennä yksityiskohtiin. Kun sinulla on kokonaiskuva, voit piirtää erilliset kartat jokaisesta projektin osa-alueesta. Kuvittele, että luot projektinhallinnan miellekartan projektisi laajuutta varten. Aloita lopputuotteen tärkeimpiä toimintoja kuvaavista haaroista ja jaa ne sitten yksittäisiin tehtäviin. Miellekarttojen käyttö on tehokasta jokaisessa vaiheessa hankkeen laajuuden hallinta: vaatimusten keräämisestä eri sidosryhmiltä niiden jäsentämiseen ja tehtävien hahmotteluun. Kun tehtäväluettelo on valmis, voit käyttää karttaa projektin Gantt-kaavion rakentamiseen.
Tehtävistä puheen ollen: niiden kartoittaminen paperille tai siihen tarkoitetulla ohjelmistolla voi auttaa sinua seuraavissa asioissa. projektin tehtävien priorisointi. Kun näet ne kaikki, on helpompi päättää, mitkä niistä on asetettava etusijalle. Tehtävien visualisoitu rakenne on kätevä myös silloin, kun haluat perehdyttää tiimisi jäsenet projektityöhön.
Kun olet aloittanut projektin, muista palata karttoihin säännöllisesti. Ne voivat toimia muistutuksena esimerkiksi projektin riskeistä ja lopullisista liiketoiminnallisista tavoitteista. Voit myös rakentaa miellekartan, joka toimii organisoidun projektiin liittyvän tiedon säilytyspaikkana. Yhteystiedot, omaisuuserät ja tärkeät linkit: projektipäällikkönä haluat, että nämä ovat käsilläsi. Voit nähdä esimerkin tällaisesta kartasta täällä.
Mitä muita käyttötapoja projektinhallinnan mind mappingille on?
Oppiminen. Projektipäällikkönä sinun on jatkuvasti kehitettävä taitojasi ja opittava uusia projektinhallintastrategioita. Mielikartoituksen avulla voit jäsentää paremmin uutta tietoa ja virkistää tietojasi myöhemmin.
Toinen miellekarttojen elementti, joka on luultavasti pistänyt silmään, on visuaalisten elementtien sisällyttäminen: piirrokset, kuvakkeet ja värit. Voit toki luoda karttoja ilman niitäkin. Saattaa kuitenkin käydä ilmi, että visuaalinen tieto on sinulle ymmärrettävämpää ja helpommin muistettavaa.
Jos sinulla on vielä epäilyksiä siitä, haluatko käyttää piirroksia ja piirroksia kartallasi, voit kokeilla yksinkertaista harjoitusta. Yritä ajatella omenaa. Anna itsellesi pari sekuntia aikaa ja yritä sitten analysoida, mitä aivosi tuottivat. Et kai nähnyt kirjaimia "A-P-P-L-E" kirjoitettuna? Olipa tuon hedelmän nimi äidinkielelläsi mikä tahansa, näit todennäköisesti kuvan etkä kirjaimia. Me ihmiset ajattelemme kuvissa - se on yksi Tony Buzanin pääkohdista.
Jos olet jo lukenut oppaamme sketchnoting projektipäälliköille (jos et ole, käy tutustumassa), muistat luultavasti, että luonnosmuistiinpanojen luomisessa ei ole kyse taiteesta vaan pikemminkin siitä, että tietoa on helpompi ymmärtää tai muistaa. Sama pätee myös miellekarttoihin. Niiden ei tarvitse olla kauniita: toiminta on tässä tärkeämpää. Kun piirrät kuvakkeita, yritä pitää ne yksinkertaisina ja helposti tunnistettavina. Jos haluat sisällyttää piirroksiisi humoristisia elementtejä, tee niin - ne saattavat auttaa sinua muistamaan kyseisen yksityiskohdan. Voit myös olla luova käyttämiesi fonttien suhteen, mutta pidä ne luettavina. Yritä välttää liikaa sanoja: jos pystyt tiivistämään jonkin asian yhteen avainsanaan, tee niin.
Kun on kyse kankaasta, jolla työskentelet, yritä pitäytyä tyhjällä paperilla/valkoisella taululla/ruudulla. Painetut kuviot saattavat heikentää kartan luettavuutta. Kangaskankaan maisemasuuntaus auttaa sinua jäsentämään kaaviosi paremmin.
Olet ehkä huomannut, että karttojen oksat ovat yleensä kaarevia: tämä on tehty tarkoituksella. Samoin on tapana siirtyä paksuista oksista ohuempiin.
Nämä mind mapping -vinkit (ja muutama muu) on visualisoitu, arvasitko, mind mapin avulla. Oppimisen perusteet:
[/
Työkalujen luettelo voi rajoittua paperiin ja kynään. Voit luoda vankan miellekartan vain näillä kahdella. Jos haluat tehdä värikkäitä karttoja, arvostat tietysti värikyniä, korostuskyniä ja sivellinkyniä. Jälkimmäiset ovat loistavia kaarevien haarojen piirtämiseen.
Kun haluat luoda projekteja suuremmalle kankaalle, käytä valkotaulua tai fläppitaulua. Sinulla on enemmän tilaa työskennellä, ja voit käyttää suurempia fontteja, jotta piirroksesi ovat helposti luettavissa.
Käsin kirjoitettujen muistiinpanojen ja tietokoneella laadittujen muistiinpanojen tehokkuudesta on käyty paljon keskustelua. Ja kyllä, tutkimus osoittaa, että oman käden käyttäminen voi vahvistaa oppimisprosessia. Monille projektipäälliköille verkkomielikarttaohjelmiston käyttö on kuitenkin yksinkertaisesti kätevämpää. Valittavana on melko paljon työkaluja, muun muassa nämä:
Toivottavasti tämä blogikirjoitus sai sinut vakuuttuneeksi siitä, että mind mapping voi auttaa sinua suunnittelemaan projekteja paremmin ja ratkaisemaan monia ongelmia. Voit käyttää niitä projektinhallinnan eri osa-alueilla: projektien suunnittelusta tehtävien organisoinnin kautta konfliktien ratkaisemiseen.
Oletko luonut projektinhallinnan miellekarttoja, jotka haluat jakaa? Lähetä ne meille näytön kulmassa olevan chatin kautta! Esittelemme ne mielellämme tässä artikkelissa.
Suunnittele tiimisi työt helposti - saat täydellisen resurssien suunnitteluohjelmisto
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...
