Resurssienhallinta on tärkeää jokaiselle yritykselle, koska se lisää tehokkuutta ja työntekijöiden tyytyväisyyttä ja säästää aikaa ja rahaa. Tässä artikkelissa esittelemme aiheen nimeltä projektin resurssien hallinta ja miten se voidaan toteuttaa organisaatiossasi.
Lainatakseni Projektipäälliköiden yhdistys:
Resurssien hallinnalla tarkoitetaan hankkeeseen tarvittavien resurssien, kuten yksilöiden ja heidän taitojensa, rahoituksen, teknologian, materiaalien, koneiden ja luonnonvarojen hankkimista, jakamista ja hallintaa. Resurssien hallinnalla varmistetaan, että sisäisiä ja ulkoisia resursseja käytetään tehokkaasti, ajallaan ja budjetin puitteissa. Resurssit voidaan hankkia sisäisesti isäntäorganisaatiosta tai hankkia ulkoisista lähteistä.
Niiden asianmukaisella hallinnalla on valtava merkitys minkä tahansa yrityksen tehokkuudelle.
Kaaos on työn optimoinnin pahin vihollinen. Sitä voi esiintyä, kun tehtäviä on liikaa ja työntekijöitä liian vähän, mutta myös silloin, kun työntekijöillä on liikaa tekemätöntä työtä. Kun hankkeet on suunniteltu huonosti tai tiimiltä puuttuu tarvittavia taitoja. Tai kun on liikaa tarpeita ja käsiteltävää tietoa, jota ei ole jäsennelty ja hallittu hyvin. Mitä suurempi yrityksesi on ja mitä enemmän prosesseja ja projekteja sinulla on käynnissä, sitä helpompi on eksyä vastuiden, määräaikojen ja työntekijöiden taitojen sokkeloon. Ja juuri kaaoksen estäminen on yksi resurssienhallinnan tärkeimmistä tehtävistä.
Sen avulla voit:
Ensinnäkin tarvitset järjestelmän (kuten esim. resurssienhallintaohjelmisto), josta näet, mitä resursseja sinulla on käytettävissä ja missä niitä tarvitaan. Se, mitä järjestelmää käytät, riippuu liiketoimintasi luonteesta: se voi olla henkilökohtainen muistikirjasi, neuvotteluhuoneen valkotaulu, Excel-tiedosto tai oma järjestelmäsi. työnhallintaväline. Mikä tahansa tapa on hyvä, kunhan se toimii ja kunhan tiedot ovat ajan tasalla.
Työn sujuvuus on vaikeaa, kun asianosaiset eivät tiedä, missä vaiheessa hanke on, kuka vastaa tietyistä tehtävistä tai miltä aikataulu näyttää. Ohjelmistotalon työhön osallistuu monia osastoja ja yksiköitä: kehittäjiä, projektipäälliköitä, markkinointiosasto, asiakkaita. Tällöin prosessien läpinäkyvyydestä tulee välttämätöntä.
Hankkeen avoimuus mahdollistaa myös nopean reagoinnin mahdollisiin ongelmiin ja viivästyksiin, koska se auttaa huomaamaan välittömästi, jos jossakin kohtaa ilmenee pullonkaula. Jotta prosessit pysyisivät läpinäkyvinä, voidaan käyttää työkaluja, kuten online-aikataulun suunnittelijas, hankkeen välitavoitteet, ja työaikataulut ovat käteviä. Projektin esittäminen graafisessa muodossa, esimerkiksi kaaviona, taulukkona tai aikajanalla, voi myös olla hyödyllistä.
Tiimisi kapasiteetti on ensisijainen voimavarasi - ilman sitä mikään ei etene. Resurssien hallinta tai resurssien suunnittelu avulla voit hallita työntekijöidesi aikaa ja työtä niin, että se on mahdollisimman tehokasta. Miten se tehdään? Tasapaino on avainasemassa: on tärkeää, että tiimisi ei huku tehtäviin, sillä se vähentää motivaatiota, sitoutumista ja työtyytyväisyyttä. Työntekijöiden hyväksikäytöllä ei ole mitään tekemistä tuottavuuden kanssa.
Toisaalta on myös huono asia, jos vastuu on vähäinen tai jos työntekijä työskentelee osaamistaan heikommin, sillä hän voi tuntea itsensä kyllästyneeksi ja lannistuneeksi. Löydä keskitie käyttämällä käytettävissä olevia tietoja: tarkista työaikaraportit ja selvitä, tekeekö tiimi liikaa ylitöitä vai päinvastoin liian vähän. Kahdenkeskiset tapaamiset ovat myös hyvä tilaisuus selvittää suoraan työntekijöiltä, ovatko he tyytyväisiä työskentelytapoihinsa.
Hyödyllisimmästäkin prosessista tulee haitta, jos sitä käytetään tarpeettomasti tai väärässä yhteydessä. Tiimiviestintä on tärkeää. Tilannekokoukset ovat tärkeitä. Työn suunnittelu on tärkeää. Asiakaspalaute on tärkeää... MUTTA, jos työntekijöiden on vietettävä joka päivä kaksi tuntia keskustelemalla keskenään meneillään olevasta työstä, toiset kaksi tuntia tiimisuunnittelussa ja tilannekokouksissa ja vielä yksi tunti asiakaspalautteen kuuntelemisessa, jää yhtäkkiä paljon vähemmän aikaa työhön kuin pitäisi. Yllä oleva esimerkki saattaa tuntua absurdilta, mutta uskokaa minua, on paljon yrityksiä, jotka viettävät joka päivä pitkiä tunteja puhumalla nykyisistä tehtävistään, koska mikään prosessi ei ole automatisoitu tai selkeä.
Hyvä resurssienhallinta on siis avain sujuvaan työnkulkuun. Varmista, että tilannekokouksia pidetään usein (esimerkiksi joka aamu) mutta lyhyesti (15-20 minuuttia). Pidä työn suunnittelu säännöllisenä, mutta ei liian tiheänä (voit jakaa työn viikoittaisiin sprintteihin). Anna kahden asialle omistautuneen henkilön kuunnella asiakaspalautetta, ei koko tiimin. Työntekijöiden on myös hyvä antaa keskittyä yhteen mukaansatempaavaan tehtävään pitkään ilman keskeytyksiä. Anna työntekijöiden käyttää Skype- tai Slack-ohjelmassa "älä häiritse -tilaa" silloin, kun se on tarpeen. Oikein, tehokas resurssien hallinta varmistetaan, että työntekijät tietävät, mitä he voivat odottaa, millainen toimiston arki on ja mitkä ovat heidän vastuualueensa. Asenne on voimakas psykologinen voima sujuvamman ja tehokkaamman työnkulun aikaansaamiseksi, ja resurssienhallinta tekee sen mahdolliseksi.
On vaikea hallita hanketta hyvin, kun yllättävät tilanteet yllättävät jatkuvasti. Joustavuus on tietenkin erittäin tärkeää. Liiketoiminta on dynaamista, ja sinun on pystyttävä sopeutumaan äkillisiin käänteisiin. Työ on kuitenkin hyvin erilaista silloin, kun näitä tilanteita esiintyy, ja silloin, kun niitä esiintyy jatkuvasti. Siksi on sinun etusi mukaista saada hallinta ja ennustettavuus niissä asioissa, joissa se on mahdollista. Näin odottamattomat ongelmat eivät häiritse koko ohjelmistotalon toimintaa. Sinun on myös paljon helpompi löytää sopiva ratkaisu.
Resurssienhallinta on yksi yrityksesi perusta, koska voit ennustaa melko tarkasti, mitä sinulla on käytettävissäsi.. Kuinka monta työntekijää teillä on käytössänne, kuinka monen projektin parissa he työskentelevät, kuinka paljon aikaa heillä on, kuinka suuri budjetti on ja mitä teknologioita organisaationne käyttää, worganisaatiosi käyttämät teknologiat. Tämän tiedon ja resurssien taitavan hallinnan ansiosta voit hallita projektia paljon paremmin koko sen ajan, vaikka asiat eivät menisikään haluamallasi tavalla.
Resurssienhallinta antaa sinulle enemmän valtaa silloin, kun se on tarpeen:
Ajan ja rahan puute ovat yleisimpiä esteitä yrityksen toiminnalle. Lisäksi nämä molemmat tekijät ruokkivat toisiaan ja luovat noidankehän. Ajan puute tarkoittaa, ettei rahaa voi tehdä. Rahan puute tarkoittaa, että et voi palkata lisää väkeä ja sinulla ei ole aikaa uusiin hankkeisiin.
Tiesitkö, että vain 43% yrityksistä ilmoittaa, että ne pysyvät yleensä tai aina budjetin rajoissa toteuttaessaan hankkeita? (Projektinhallinnan tila 2020, Wellingtone 2020)? Tämä tilasto osoittaa selvästi ongelman laajuuden. Resurssienhallinnan tehtävänä on hallita yrityksesi kapasiteettia niin, että työ sujuu. Yhtä tärkeää on luoda taloudellinen turvatyyny, jotta yrityksesi toiminta ei häiriintyisi kriisiaikoina.
Työskentely huonosti johdetussa yrityksessä on turhauttavaa. Tunne siitä, että työntekijöiden aika menee hukkaan, että organisaatio ei investoi heidän kehitykseensä, että työnantaja välittää vain omasta voitostaan, että työ on ylivoimaista, että tehtäviä on liikaa ja että yrityksessä vallitsee kaaos, ovat kaikki tekijöitä, jotka saavat monet ihmiset kysymään itseltään: Onko työpaikkani minulle paras vaihtoehto? Jos vastaus on "ei", se on ensimmäinen askel irtisanoutumiseen. Emme enää elä yritysten häikäilemättömän voiton tavoittelun aikakaudella.. Työntekijöillä on oikeus odottaa, että yritys huolehtii heidän työ- ja yksityiselämänsä tasapainosta ja tyytyväisyydestä. Ilman hyvää resurssienhallintaa tämä ei ole mahdollista.
Kokemukseni mukaan työntekijät ovat hyvin ahdistuneita, kun he eivät tiedä, minkä projektin parissa he työskentelevät seuraavaksi; joskus he alkavat ajatella tehneensä jotain väärin, jos heillä ei ole selkeää aikataulua! Tämän vuoksi resurssienhallinta on ohjelmistotalon keskeinen prosessi, sillä se ei ainoastaan heijasta sitä, kuinka hyvin se on organisoitu, vaan myös vähentää työntekijöiden stressiä.
Patryk Ziemkowski, Apptensionin kehityspäällikkö
Kaikki edellä mainitut tekijät edistävät sitä, mikä on ensisijaisesti kyseessä, eli suurempia onnistumisen mahdollisuuksia. Ei ole paljon sanottavaa: yritykset, jotka hallitsevat resurssejaan paremmin, menestyvät markkinoilla paremmin, koska ne käyttävät aikaansa, kapasiteettiaan ja rahojaan tehokkaammin, niiden työntekijät ovat tyytyväisempiä ja siten sitoutuneempia ja tuottavampia, ne työskentelevät ajoissa, tekevät vähemmän virheitä ja pystyvät toteuttamaan enemmän hankkeita kuin organisaatiot, joissa vallitsee kaaos. Resurssienhallinta on tärkeää paitsi siksi, että sillä on hauska kehuskella esityksessäsi.. Vielä tärkeämpää on, että se antaa ohjelmistotalollesi todellisen kilpailuedun.
Olet jo ottanut ensimmäisen askeleen. Yolet lukenut tämän opetusartikkelin ja tiedät nyt hieman enemmän resurssien hallinnasta ja olet aloittanut...
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...