Projektien johtaminen luovassa toimistossa on tasapainoilua. Sisällönhallinnan johtajana tai vain osana projektinhallintaprosessia sinun on suunniteltava työ, hallittava luovia tekijöitä ja varmistettava, että projekti täyttää määräajat, ei ylitä budjettia ja - mikä yhtä tärkeää, ellei jopa tärkeintä - vastaa asiakkaan odotuksia. Tässä vaiheessa syntyy markkinointiresurssien hallintatyökalut.
Mikä yksi luova toimisto on valinnut markkinointimme resurssienhallintaohjelmisto
Miten resursseja hallitaan tehokkaasti markkinointi-investointien aikana
Syyt siihen, miksi markkinointiosastot käyttävät resurssienhallintatyökaluja
Miten lisätä projektin työnkulun hallinta MRM-ohjelmiston kanssa
varmista, että sinulla on kaikki tarvitsemasi resurssit,
arvio siitä, kuinka kauan tarvitsette näitä resursseja, ja
luo aikataulu, joka vastaa määräaikaa ja tiimisi saatavuutta.
käyttää parasta resurssienhallintaohjelmistoa
Onneksi resurssienhallinnan parhaita käytäntöjä noudattamalla voit tasapainottaa työtaakkaa (lue aiheesta työmäärän hallinta) ja valvoa hankkeidesi budjettia. Mutta miksi resurssien hallinta on niin tärkeää luovissa toimistoissa ja markkinointiosastoilla?
Kun puhutaan projektinhallinnasta, ajanseuranta on korvaamaton osa sitä. Aika. [Resurssienhallintaohjelmiston näyttö]
Käytät luultavasti jo useita työkaluja markkinointityökaluja projektien toteuttamiseen ja tiimisi hallintaan, analytiikkatyökalutjne. Todennäköisesti työskentelet yrityksen sisäisten työntekijöiden, etäryhmien ja freelancereiden kanssa. Tällaisessa monimutkaisessa työympäristössä on helppo kadottaa tiimisi kokonaissuorituskyky useissa projekteissa.
Tässä artikkelissa aion vakuuttaa sinut siitä, että minkä tahansa kokoisessa luovassa toimistossa työskentelevänä tuottajana voit hyötyä markkinointiresurssien hallintaohjelmistosta projektin eri vaiheissa, olipa kyse sitten pitchausvaiheesta (tai ehdotuksen laatimisesta), työn hallinnasta tai raportoinnista.
Aloitetaan tämä luku vastaamalla kysymykseen: mikä on resurssienhallinnan ja markkinoinnin välinen yhteys? Miksi resurssienhallintaohjelmistot ovat tärkeitä? Jotta voimme yrittää vastata, meidän on aluksi ymmärrettävä kunnolla, mitä resurssienhallinta on ja miksi projektinhallintaohjelmistoista tai työelämän resurssiratkaisuista voi olla hyötyä.
Digitaalisten markkinointikampanjoiden projektipäälliköiden keskuudessa ei ole yksiselitteistä ymmärrystä resurssien hallinnasta. Se on varsin suosittu (ja oikea lähestymistapa), mikä tarkoittaa, että resurssienhallinta sisältää sellaisia elementtejä kuin resurssien aikatauluttaminen ja jakaminen sekä markkinoinnin resurssienhallintaohjelmistojen käyttö. Voidaan kuitenkin todeta, että projektin resurssien hallinta on sama kuin resurssien aikataulutus. Se esiintyy monissa lähteissä, joissa resurssien aikataulutus ja resurssien jakaminen vuorottelevat. Resurssien suunnittelu - jota pidetään usein vaihtoehtona resurssienhallinnalle - on yksi monista viimeisen sanan, resurssienhallinnan, osatekijöistä. Ole siis tietoinen siitä, miten asiat etenevät tai pyydä apua viraston resurssiratkaisuista.
On aika tuoda lähemmäs mielenkiintoisin termi. Association for Project Management on laatinut laajan määritelmän.
Resurssien hallinnalla tarkoitetaan hankkeeseen tarvittavien resurssien, kuten yksilöiden ja heidän taitojensa, rahoituksen, teknologian, materiaalien, koneiden ja luonnonvarojen hankkimista, jakamista ja hallintaa. (APM)
Johtajalla ei tietenkään ole rajattomasti aikaa näihin tehtäviin. Budjettia ei voi moninkertaistaa sormia napsauttamalla. Aika on rahaa - hankkeiden on oltava ajallaan. Näin ollen resurssienhallintaprosessin perimmäisenä tavoitteena on varmistaa, että resurssit käytetään tehokkaasti, ajallaan ja budjetin puitteissa markkinoinnin resurssienhallintaohjelmistojen avulla ja käyttää apuna viraston resurssiratkaisuja.
(Markkinoinnin) resurssienhallinnan tehtävänä käytäntönä on varmistaa, että resursseja käytetään tehokkaasti, jotta hanke saadaan päätökseen odotettujen tulosten avulla, odotetussa ajassa ja budjetin puitteissa.
Kuten nyt tiedämme, resurssienhallintaohjelmistoja käyttävän markkinointiresurssien hallinnan tehtävänä on varmistaa, että sisäisiä ja/tai ulkoisia resursseja käytetään tehokkaasti, jotta projekti saadaan päätökseen odotetuin tuloksin, odotetussa ajassa ja budjetin puitteissa. Miten se liittyy markkinointiin tai luoviin toimistoihin?
Keskeinen niistä, markkinointiresurssien hallinnan ymmärtäminen, on jaettu kahteen osaan. Toinen määritellään lähestymistavaksi ja toinen markkinointiresurssien hallintaohjelmistoksi.
Markkinointiresurssien hallinta viraston resurssiratkaisujen avulla on markkinoinnin hallinnan mukainen lähestymistapa. Siinä keskitytään markkinointitiimin koko resurssipooliin markkinointitiimistä ja markkinointimateriaaleista (online ja offline) markkinointibudjettiin. Siihen kuuluvat myös yhteistyö ulkoisten toimittajien kanssa, tuotantoprosessit, markkinointitoiminnot ja digitaalisten resurssien hallinta.
Tietenkin, kuten edellä mainittiin, ajan ja budjetin puitteissa.
MRM:n toinen merkitys liittyy teknologiaan. Teknologiaan ja markkinointiresurssien hallintaohjelmistoon, joka keskittyy auttamaan markkinointiosastoja tai luovia toimistoja koordinoimaan ja yhdistämään resursseja. Prosesseista, toiminnoista, laajasti ymmärrettävästä sisällöntuotannosta ja työnkuluista tietojen ja tiedostojen jakamiseen. Kaikki yhteen ohjelmistojärjestelmään nopeuttamaan ja jatkuvasti optimoimaan markkinoinnin projektinhallinta toiminta.
Markkinointiresurssien hallintasovellukset, kuten markkinointiresurssien hallintaohjelmistot, mahdollistavat strategisen suunnittelun (markkinointistrategiat) ja budjetoinnin, ohjelmien hallinnan, luovan toiminnan kehittämisen ja jakelun, sisällönhallinnan, mediasuunnittelun ja -toteutuksen, tapahtumien koordinoinnin sekä resurssien mittaamisen. (Gartner.com)
Gartnerin (etäpalveluasiantuntija) näkökulmasta markkinointiresurssien hallinta on joukko markkinointi- tai viraston projektinhallintaohjelmistot jotka tukevat strategian ja työnkulun optimointia työntekijöissä, projektiryhmissä ja organisaatioissa. Nämä työkalut auttavat tiimejä työskentelemään ja keskittämään markkinointihankkeita. Monikanavaisista markkinointikampanjoista kertaluonteisiin omaisuuseriin. Samalla tarjoten integroidun ympäristön sisällön suunnittelulle, tuotannolle, hallinnalle ja toteutukselle.
Etäpalveluasiantuntijana pitchiä luodessasi on luonnollista keskittyä luovaan ideaan. Samalla kuitenkin neuvottelet projektin aikataulusta ja budjetista. Tässä kerrotaan, miten voit arvioida hankkeita varmemmin, jotta budjetti ei ylity myöhemmin yhtä helposti.
Projektin laajuuden perusteella voit kertoa, keitä tarvitset toimittamaan projektin taidollisesti.
Yksi tapa edetä on luoda osaamismatriisi, jonka avulla voit kartoittaa projektissa vaadittavan osaamisen. Etsi nyt työntekijöitä, joilla on tällainen osaaminen, jotta voit olla varma, että yritykselläsi on riittävästi resursseja toimittaa se, mitä lupaat tarjouksessasi tai tarjouspyynnössäsi. Resurssien suunnittelutyökalut ja suodattimet, joiden avulla työntekijöitä voidaan etsiä heidän taitojensa perusteella, nopeuttavat sitä huomattavasti. Etäpalveluasiantuntijat voivat vahvistaa tämän.
Teamdeckin avulla on helppo lajitella työntekijät tehtävänimikkeiden mukaan, jotta voit nopeasti löytää luoviin projekteihin tarvitsemasi tiimin jäsenen.
Kun tiedät, mitkä työntekijät sinun on varattava projektiasi varten, resurssien ennustaminen ja kapasiteettisuunnittelu auttavat sinua:
Tarkista, ovatko tarvitsemasi resurssit käytettävissä hankkeesi aikana.
Aikatauluta resurssit projektiasi varten.
Selvitä, eivätkö varauksesi häiritse toimistosi tuotantoputkea.
Etäpalveluasiantuntijoiden alustavat varaukset helpottavat tarvitsemiesi resurssien ajoittamista ilman, että niitä todella käytetään. Samalla ilmoitat muille tuottajille, että saatat tarvita annettuja resursseja, jotta he voivat ottaa sen huomioon suunnittelussaan.
Se toimii myös toisinpäin. Jos huomaat, että toisella henkilöllä on jo tarvitsemasi markkinointiresurssit, voit neuvotella hänen kanssaan ja mahdollisesti löytää ratkaisun, joka tyydyttää teitä molempia.
Teamdeckin kalenteri antaa nopean yleiskuvan organisaation varauksista tai markkinointitiimeistä.
Kun tiedät, ketä tarvitset ja kuinka pitkäksi aikaa, voit arvioida budjetin tarkemmin. Näin etäpalveluasiantuntijoiden on epätodennäköisempää ajoittaa tiimisi liian pitkälle, jotta aikatauluun päästään ja budjetti ylittyy.
Samalla tarkka arviointi ja budjetointi helpottavat viraston tulojen ennustamista ja sen päättämistä, onko tämä hanke kannattava vai ei, ja miksi markkinointianalytiikka on tärkeää.
Keskustellaanpa siitä, miten voit hyödyntää markkinointiresurssien hallintaa, kun olet saanut aloitti uuden projektin tai käynnissä olevan ohjelman aikana.
Riippumatta siitä, käytätkö aikaa ja materiaalia vai kiinteää hintaa, sinun on seurattava työntekijöidesi projektiin (markkinointiin) käyttämää laskutettavaa aikaa, jotta tiedät, onko projekti budjetin mukainen.
Jotta työaikataulukot olisivat luotettavia ja jotta voit hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla tiimin ajanseuranta, sinun on varmistettava, että työntekijäsi täyttävät ne säännöllisesti. Jos työaikakirjanpitosi pysyvät tarkkoina, voit luottavaisin mielin tehdä niistä johtopäätöksiä ja käyttää työaikamerkintöjä raporteissa.
Markkinointiin erikoistuneet luovat toimistot eivät aina luota pelkästään kokopäiväisiin työntekijöihin. Osa-aikaisten työntekijöiden tai freelancereiden hallinnointi etenkin etäryhmässä voi olla hankalaa, mutta siitä selviää markkinointiresurssien hallinnalla.
Kun työntekijän aikataulu (resurssi-aikataulu) on nähtävissä lintuperspektiivistä, hänen työmääränsä on helpompi tasapainottaa. Kun aikataulua muutetaan, painopisteitä siirretään jne., sinun on varmistettava, ettei kukaan tiimisi jäsenistä ole ali- tai ylikäytössä, sillä se voi johtaa työntekijän loppuunpalamiseen tai vaihtuvuuteen.
Kun projekti on käynnissä, saatat hyvin usein joutua sisällyttämään siihen työntekijöiden lisäksi myös laitteet tai työtilat. Jos näin on hankkeessasi, säännöt, jotka koskevat resurssien jakaminen sovelletaan vastaavasti. Mieti viraston resurssiratkaisuja.
Päätä ensin, mitkä markkinointi- ja viraston projektinhallintatyökalut, laitteita tai työtiloja, joita tarvitset. Selvitä sitten, ovatko ne käytettävissä projektisi aikataulun aikana, ja varaa aika silloin, kun tarvitset niitä. Ihannetapauksessa - aivan kuten työntekijöidesi kohdalla - sinulla pitäisi olla yleiskatsaus resurssien käytöstä koko virastossasi, jotta näet, milloin ne ovat käytettävissä tai milloin ne on varattu muihin projekteihin.
Koska projektin laajuus, aikataulu tai tuotokset voivat muuttua, sinun on jatkuvasti seurattava projektia ja kohdennettava resurssit uudelleen sen mukaisesti. Tätä varten tarvitset helpon tavan seurata ja mitata tiimisi suorituskykyä ja resurssien käyttö. Tarvitset siis hyviä resurssiratkaisuja.
Eri mittareiden seuraaminen auttaa sinua pysymään kärryillä, vaikka muutoksia tapahtuisi. Yksi tapa havaita työntekijöiden ali- tai ylikäyttö varhaisessa vaiheessa on seurata, ylittävätkö heidän varauksensa tai työaikataulunsa yhden työntekijän saatavuuden. Teamdeckissä se on superhelppoa - näet sen heti katsomalla Timesheets/Availability- ja Bookings/Availability-palkkeja. Jos ne ovat punaisia, se on selkeä merkki siitä, että tietyllä työntekijällä on liikaa tekemistä. On olemassa mielenkiintoisia agentuuriresurssiratkaisuja.
Voit myös luoda raportteja työntekijöiden käytön tai budjetin valvomiseksi. Tällöin työaikamerkinnät ja työntekijävaraukset ovat käteviä, sillä näiden tietojen perusteella voit nopeasti laskea tiimisi suorituskyvyn tai hankkeen budjetti.
Teamdeck-raporttien avulla tuottajat ja markkinoinnin ammattilaiset voivat seurata erilaisia mittareita ja KPI-mittareita ja jakaa ne helposti tiiminsä tai asiakkaan kanssa.
Teamdeckin raporttien avulla markkinoijat voivat seurata erilaisia mittareita ja KPI:itä ja jakaa ne helposti tiimiensä tai asiakkaan kanssa - mielenkiintoisia toimiston resurssiratkaisuja.
Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä markkinointiresurssien hallinta antaa sinulle mahdollisuuden suunnitella ja arvioida paremmin tulevia hankkeita ja löytää ratkaisuja viraston resursseihin. Helikopterinäkymä putkistostasi, käytettävissä olevista resursseista, niiden tämänhetkisestä käytöstä ja työntekijöidesi seuraamasta ajasta on tässä kätevä. Näet yksinkertaisesti, onko tuotantoputkessasi tilaa uudelle projektille.
Analysoi historiatietoja havaitaksesi mallit, jotka ovat osoittautuneet haitallisiksi aiemmissa projekteissasi. Ehkä sinulla on taipumus aliarvioida suunnitteluvaihetta tai lomakauden aikana tehtäviä tulee usein liikaa. Näiden puutteiden ymmärtäminen auttaa sinua välttämään niitä tulevissa projekteissa.
Kuten olet oppinut tästä artikkelista, markkinointiresurssien hallinta ja toimistoresurssien ratkaisut voivat olla tuottajille ja luoville toimistoille monin tavoin hyödyllisiä. Kiteytetäänpä se listaan markkinointiresurssien hallinnan hyödyistä:
Tuottajana saat täyden näkyvyyden työstämiisi projekteihin, käytettävissä oleviin resursseihin ja tiimisi työmäärään.
Voit tasapainottaa kaikkien tiimisi jäsenten, myös etätyöntekijöiden ja freelancereiden, työmäärää tehokkaasti.
Voit vähentää määräaikojen laiminlyönnin ja budjetin ylittymisen riskiä.
Käytettävissä olevien resurssien näkyvyys parantaa yhteistyötä sinun ja viraston muiden tuottajien välillä.
Sinulla on parempi yleiskuva tuotantoputkistostasi.
Sinun on helpompi luoda projektisi raportti.
Jos haluat hyödyntää markkinointiresurssien hallintaa parhaalla mahdollisella tavalla, sinun on varmistettava, että se on johdonmukainen prosessi, jota noudatetaan säännöllisesti toimistossasi.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...