Kapasiteetin hallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotantotehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on:
Tunnista ja poista pullonkaulat, jotka haittaavat tuotantoprosessia tai palvelun toimitusprosessia.
Lisää tuotannon nopeutta resurssien optimointi käsillä, poistamalla tuottamatonta aikaa ja muita rajoitteita, jotka voivat vaikuttaa negatiivisesti kapasiteettiin.
Kapasiteetinhallinta auttaa yrityksiä selviytymään haasteista, joita syntyy, kun niiden on vastattava asiakkaiden vaatimuksiin - lyhyellä tai keskipitkällä aikavälillä. Se auttaa myös hallitsemaan toimitusketjun toimintoja ja kehittämään organisaatiosuunnitelmia tulevaisuutta varten.
Organisaatioiden on tarkasteltava, kuinka paljon niiden resursseja on käytettävissä, jotta varmistetaan, että ne riittävät tuotannon tuotokseen tietyn ajanjakson aikana. Teollisuudessa, vähittäiskaupassa, palvelualalla ja tietotekniikassa käytetään voimakkaasti kapasiteetinhallintaa.
Pähkinänkuoressa tässä ovat asianmukaisen kapasiteetinhallinnan keskeiset tavoitteet:
Tunnistetaan kapasiteettivaatimukset, jotta voidaan vastata nykyisiin ja tuleviin ennakoituihin työmääriin.
Luo ja ylläpidä vankka kapasiteetinhallintasuunnitelma.
Varmista, että tulostavoitteet saavutetaan asianmukaisesti oikeassa aikataulussa ja talousarviossa.
Seuraa jatkuvasti kapasiteettia palvelutasojen hallinnan tukemiseksi.
Tuki vaaratilanteiden määrittämisessä ja ratkaisemisessa.
Tutkitaan vaihtelun vaikutusta kapasiteettiin ja ryhdytään asianmukaisiin toimenpiteisiin suorituskyvyn parantamiseksi silloin, kun se on kustannustehokkaampaa.
Kapasiteetinhallinta on tärkeä osa organisaatiota, mutta miksi? Kapasiteetinhallinnan määritelmä viittaa strategiaan, jota yritykset käyttävät tuotantotuotoksen hallintaan markkinoiden kysynnän mukaan ja jolla varmistetaan resurssien optimaalinen käyttö sekä pullonkaulojen tunnistaminen ja poistaminen maksimaalisen voiton saavuttamiseksi. Seuraavassa on muutamia kohtia, joissa keskustellaan samasta asiasta:
Kustannusten arviointi: Kapasiteetinhallinta auttaa organisaatioita parantamaan kykyään arvioida kustannuksia erityisesti kasvukausien tai taantumien aikana. Se auttaa tunnistamaan äkilliset hintamuutokset ja auttaa toimimaan tilanteen mukaan.
Tuotannon tehokkuus: Suunnittele tuotantosyklit etukäteen ja optimoi tuotannon tehokkuus.
Kustannusten vähentäminen: Vähennä liiketoiminnan yleisiä kustannuksia.
Varastonhallinta: Auttaa varastojen hallinnassa ja toimitusketjun ongelmien käsittelyssä.
Resurssien jakaminen: Henkilöstö- ja materiaaliresurssien parempi kohdentaminen.
Skaalaus: Tärkeintä on, että kapasiteetinhallinta auttaa liiketoiminnan skaalautumisessa. Se tarjoaa syvällisen analyysin siitä, miten toimia ennen liiketoiminnan laajentamista.
Tyypillinen kapasiteetinhallintaprosessi voi näyttää seuraavalta. Asianmukainen kapasiteetinhallintaprosessi takaa tarkan tietojen syöttämisen, tehokkaan kapasiteetinhallinnan sekä organisaation yleisen tehokkuuden ja tuottavuuden. Nämä prosessit vaihtelevat kuitenkin organisaatiosta toiseen.
Ennusteiden ja mahdollisuuksien avulla voidaan ymmärtää, millaista kysyntää tulevina kausina syntyy. Esimerkiksi on palkattava lisää väkeä, tarvitaan lisää koneita tai edelliset tarvitsevat korjauksia tai huoltoa.
Markkinatrendit ja asiakkaiden vaatimukset kehittyvät jatkuvasti. Tämä auttaa luomaan tilaisuusputken. On ratkaisevan tärkeää ymmärtää, vaikuttavatko ennakoimattomat tapahtumat tai kausiluonteiset tekijät kysyntään.
Ennen tuotannon lisäämistä uuden suunnitelman mukaisesti organisaation on arvioitava, pystyykö olemassa oleva resurssikapasiteetti tai infrastruktuuri selviytymään tästä tuotannosta. Jos se ei pysty, on ehkä hankittava tai vuokrattava uusia koneita, laitteita tai välineitä.
Kun asianmukainen suunnitelma on laadittu, on aika panna se täytäntöön ja toteuttaa se. Jos tuotannon kasvattamiseksi on tarpeen ottaa käyttöön lisää laitteita tai koneita, suunnitelman pitäisi olla uusien koneiden/laitteiden ostaminen, niiden asentaminen, työn käynnistäminen ja lisävaatimusten täyttäminen ajallaan.
Jos tuotantokapasiteettia ei seurata ja tarkastella jatkuvasti, tärkeitä tekijöitä saattaa jäädä huomaamatta. Lisäksi, aivan kuten missä tahansa muussakin prosessissa, on aina parantamisen varaa.
Usein kapasiteetinhallinnan ja kapasiteetinhallinnan välillä vallitsee sekaannus. kapasiteetin suunnittelu. Vaikka ne ovat tietyiltä osin samankaltaisia, ne ovat myös hyvin erilaisia. Kapasiteetinhallinta on käsitteenä laaja, kun taas kapasiteetin suunnittelua voidaan kutsua kapasiteetinhallinnan alakokonaisuudeksi. Molempien päämääränä on kuitenkin varmistaa, että kapasiteettia on oikea määrä oikeaan aikaan, jotta se vastaa kysyntään.
Microsoft DataDriven -blogin kirjoittajan Mike Wisen mukaan "yksi suuri ero, joka erottaa kapasiteetin suunnittelun kapasiteetin hallinnasta, on se, että kapasiteetin suunnittelussa on "poisheitettävyyttä". Toisin sanoen kapasiteettisuunnittelu on jotain, joka tehdään etukäteen. Se on tarpeiden kartoitusta ja arviointia, mutta kapasiteetinhallinta on koko elinkaari, jossa seurataan, kerätään tietoja, analysoidaan tietoja, optimoidaan infrastruktuuria ja laskeudutaan taas seurannan pariin."
Digitaalisten organisaatioiden, jotka suunnittelevat voittavaa kapasiteetin suunnittelu- ja hallintastrategiaa, tulisi ajatella näitä termejä erillisinä kokonaisuuksina.
Ennen kuin aloitat kapasiteetinhallinnan, on tärkeää asettaa se tärkeysjärjestykseen ja kiinnittää siihen täysi huomio. Tehokkaaseen kapasiteetinhallintaan kuuluvat seuraavat osatekijät:
Tutustu aiempiin kapasiteetinhallinnassa ilmenneisiin ongelmiin ja etsi samankaltaisia malleja. Ehkä oli jokin tietty kuukausi tai kausi, jolloin kapasiteetin hallinta oli vaikeaa?
Mieti, kuinka monta henkilöä on lähtenyt edellisen kapasiteetinhallintasyklin jälkeen, ja arvioi, miten tämä vaikuttaisi ajanjaksoon, joka olisi täynnä työtä. Sinun on myös pidettävä kirjaa ulkoisesti lyhytaikaisesti palkatuista henkilöistä.
Henkilöstöresurssien tehokas hallinnointi on ratkaisevan tärkeää, kun halutaan jakaa tehtäviä tiimin jäsenten vahvuuksien mukaan, estää työuupumusta, pitää kiinni projektien määräajoista ja pitää työntekijät ja asiakkaat palveluksessa.
Tutkitaan ja hallitaan kaikki operatiiviset tekijät, jotka voivat vaikuttaa työkyvyn hallintaan. Esimerkiksi pilvipohjaisen contact center -ohjelmiston käyttöönotto voi tehostaa asiakaspalvelutoimintoja tarjoamalla ominaisuuksia, kuten automaattinen puhelujen reititys, reaaliaikainen analytiikka ja integrointi muihin viestintäkanaviin.
Tämän ansiosta tiimit voivat keskittyä tärkeisiin asioihin ja keskittyä hankkeisiin, joilla on suurempi potentiaali kannattavuuden tuottoon, toteuttamalla tehokasta liiketoimintakapasiteetin hallintaa.
On olennaista tietää, mitä vaatimuksia joukkueille on asetettu. Asiakkaista, jotka ostavat palveluja, sisäisiin projekteihin, jotka avaavat liiketoiminnan kasvua. Vankka tieto kysynnästä varmistaa, että resurssien tarjonta pysyy riittävällä tasolla.
Työssä on aina useita muuttujia. On tärkeää ymmärtää, mitä nämä variantit ovat - ja miten ne voivat vaikuttaa kapasiteettiin. Näin varmistat, että ratkaisu tällaisiin skenaarioihin on tehokkain mahdollinen.
Kuten tiedämme, kapasiteetin suunnittelu perustuu useimmiten arvioihin ja ennusteisiin. Valitettavasti ennusteet eivät aina ole tarkkoja. Siksi kapasiteetinhallinnan suunnitteluun tarvitaan toistuvia korjauksia.
Kapasiteetinhallinta on laaja käsite, ja se koostuu monista eri termeistä, joista saatat olla tietoinen. Määrittelemme komponentin, kapasiteetin, kapasiteettiraportin, kapasiteetinhallinnan tietojärjestelmän (CMIS), suorituskyvyn, kapasiteetinhoitajat ja kapasiteettisuunnitelman.
CIPS-instituutin mukaan "komponentti on tietyn palvelun perusrakenne, palvelun olennainen osa." Esimerkiksi tietokanta on palvelimen "komponentti". Komponentit ovat merkittäviä, joten ne on hankittava, rakennettava, ylläpidettävä ja valvottava.
CIPS-instituutin määritelmän mukaan kapasiteetti "edustaa käytettävissä olevia resursseja, joita voidaan hyödyntää tietyn kysynnän tyydyttämiseksi". Esimerkin avulla voidaan havainnollistaa, että ravintolassa kapasiteetti on käytettävissä olevan henkilökunnan määrä, käytettävissä olevien pöytien ja tuolien määrä sekä aika, jolloin ravintola on avoinna.
Pohjimmiltaan skenaarioiden määrittely odotettuja vaatimuksia varten. Esimerkiksi tietyssä aikataulussa tarvittavat resurssit. Kapasiteettisuunnitelmat auttavat yrityksiä tarjoamaan oikeanlaista asiakaspalvelua.
Asiakirja, joka sisältää tietoja tarjotusta palvelusta, käytetyistä resursseista ja tiimin kokonaissuorituksesta. Kapasiteettiraportit auttavat esimiehiä tekemään oikeita päätöksiä.
Virtuaalinen arkisto, johon kerätään ja tallennetaan kapasiteettiin liittyviä tietoja.
Kapasiteetinhallinnassa suorituskyvyn hallinta on mittari, joka kertoo, kuinka nopeasti järjestelmä pystyy vastaamaan pyyntöihin.
Kapasiteetinhallinta on olennainen tehtävä työtilassa. Tehokas kapasiteetinhallinta on ratkaisevan tärkeää kysyntään vastaamiseksi ja samalla resurssien ja projektinhallinnan optimoimiseksi. Se ei kuitenkaan ole helppo tehtävä. Forbesin mukaan kapasiteetinhallintaprosessin aikana kohdataan seuraavia yleisiä haasteita. Tutustutaan niihin yksityiskohtaisesti.
Kapasiteettisuunnittelijoiden on päivittäin käsiteltävä rekkalastillinen tietoa, joka on lisättävä osaksi projektitaulukotenimmäkseen manuaalisesti. Jotta kapasiteetinhallintaprosessi olisi saumaton, lisättyjen tietojen on oltava tarkkoja ja oikeassa muodossa.
Monimutkaisuushaaste on melko samanlainen kuin datahaaste. Koska kapasiteetin suunnittelussa johtajat joutuvat työskentelemään lukemattomien laskelmien ja monimutkaisten kaavojen kanssa, virheitä tapahtuu väistämättä. Esimerkiksi epätarkkojen tietojen lisääminen laskentataulukkoon. Valitettavasti tällaiset tapahtumat voivat haitata koko prosessia.
Viestintä on jokaisen menestyvän yrityksen kulmakivi. Viestinnän puute tai, mikä vielä pahempaa, riittämätön viestintä voi johtaa lukuisiin ongelmiin. Tällaisten tilanteiden välttämiseksi on ratkaisevan tärkeää, että kaikki kapasiteetinhallintaprosessiin osallistuvat työntekijät vaihtavat tietoja säännöllisesti.
Johtajat eri puolilla maailmaa ovat keksineet muutamia kapasiteetinhallintastrategioita parempien tulosten saavuttamiseksi. Tutustu näihin laajasti käytettyihin kapasiteetinhallintastrategioihin:
Tässä konservatiivisessa ja reaktiivisessa strategiassa johtaja ymmärtää ensin kapasiteetin ja odottaa sitten, kunnes kysyntä kasvaa kunnolla ja tasaisesti. Tämän jälkeen johtaja lisää tuotantoa tietyllä tasolla, joka riittää täyttämään markkinoiden tarpeet sillä hetkellä.
Viivytysstrategia on hienovaraisempi ja sisältää vähemmän riskejä, kun taas johtamisstrategia on lähes sen vastakohta. Tällöin yritys lisää tuotantokapasiteettia jo ennen kuin kysyntä kasvaa.
Dynaaminen strategia perustuu ennusteisiin ja perustuu pääasiassa markkinoiden nykyisiin suuntauksiin. Tässä tapauksessa johtaja ottaa myyntitiedot ja nykyiset suuntaukset ja analysoi ne yhdessä tehdäkseen tuotantoon muutoksia.
Ottelustrategia on sekoitus johto- ja viivästysstrategioita. Siinä yritys lisää kapasiteettiaan tutkittuaan markkinoiden nykyistä kysyntää. Kun on ilmeistä, että kysyntä kasvaa, yritys lisää tuotantoa asteittain.
Kapasiteetinhallintaa käyttävät ohjelmistoyritykset ja rahoitusalan tiimit, luovat toimistotja tuotetiimit maksimoimaan tuotantotuotoksensa ja vastaamaan kysyntään tehokkaasti. Otetaan esimerkiksi televisiovalmistaja. Televisiovalmistajalla on kaksi asiaa:
Niiden on varmistettava, että ne pystyvät vastaamaan kuluttajien tarpeisiin ympäri vuoden käytettävissä olevilla resursseilla.
Yhtiö ennusti hiljattain, että televisioiden kysyntä voi kasvaa, koska jalkapallon MM-kisat alkavat 8 kuukauden kuluttua.
Koska kysyntä kasvaa voimakkaasti, yrityksen johtajien on tiedettävä, kuinka monta televisiota on myytävä, jotta kasvavaan kysyntään voidaan vastata. Tällainen analyysi voi osoittaa, että he tarvitsisivat lisää resursseja ja työvoimaa kasvavan kysynnän hoitamiseksi, mutta on myös ennustettu, että kysyntä saattaa vähentyä heti, kun jalkapallon maailmanmestaruuskilpailut päättyvät.
Yritys voi siis haluta mieluummin vuokrata koneita tai työskennellä eri urakoitsijoiden kanssa kyseiseksi ajaksi sen sijaan, että se ostaisi uusia koneita tai palkkaisi uusia työntekijöitä. Heti kun vuokrakoneet ja työvoima on saatu käyttöön, tuotanto voidaan aloittaa. Yrityksen on kuitenkin aloitettava tuotanto vähintään 2-3 kuukautta ennen MM-kisojen alkua. Näin varmistetaan, että televisiovastaanottimet ovat saapuneet vähittäismyyntikanaviin ja ovat saatavilla juuri silloin, kun kysyntä kasvaa.
Luova toimisto voi toimittaa 700 suunnitelmaa viikossa.
Leipomo voi leipoa 80 piirakkaa päivässä.
Autotehtaan tuotantolinja voi koota 200 autoa kuukaudessa.
Kapasiteetinhallinta on enemmän kuin vain strateginen prosessi - se on elintärkeä käytäntö, jolla varmistetaan, että yritykset pystyvät vastaamaan vaatimuksiin tehokkaasti ja kestävästi. Hallitsemalla kapasiteettia tehokkaasti organisaatiot voivat optimoida resurssejaan, vähentää kustannuksia ja ylläpitää korkeaa palvelutasoa myös kysynnän vaihtelun aikana. Siihen kuuluu jatkuva suunnittelun, seurannan ja sopeutumisen sykli sekä sisäisiin että ulkoisiin muutoksiin. Kun yritykset pyrkivät skaalautumaan ja vastaamaan markkinoiden dynamiikkaan, vankka kapasiteetinhallintastrategia on ratkaiseva tekijä toiminnallisen huippuosaamisen saavuttamisessa ja kasvun ylläpitämisessä. Parhaiden käytäntöjen omaksuminen ja erityistarpeisiin räätälöityjen strategioiden hyödyntäminen auttaa organisaatioita selviytymään haasteista ja tarttumaan mahdollisuuksiin, mikä parantaa yleistä suorituskykyä ja kilpailukykyä.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Jos et käytä erinomaista resurssien aikataulutusohjelmistoa, kannattaa tutustua aikataulutustekniikoihin. Aikataulutustekniikat auttavat sovittamaan yhteen projektin aikataulun, laajuuden ja resurssit. Aikataulun on sovittava tiettyyn aikatauluun ja...