Joustava suunnittelu: 5 vinkkiä projektipäälliköille

Onko sinusta koskaan tuntunut siltä, että sinulla on kaikki valmiina aloittaessasi uuden projektin? Tarkoitan päämääriä, tavoitteita, tuloksia, tiimiä ja aikataulua. Mutta sitten odottamaton muutos pilaa huolellisesti laaditun suunnitelmasi.

Jos näin on sinun kohdallasi, älä hätäänny. Näiden vinkkejä joustavaan suunnitteluun, voit mukauttaa suunnitelmiasi ja olla valmis muutoksiin. 

Ennen kuin uppoudun siihen, haluaisin kertoa teille, miksi käyttöönotto on tärkeää. joustava lähestymistapa projektinhallintaan on niin tärkeää.

Miten voit hyötyä joustavasta suunnittelusta?

Joustavan suunnittelun ansiosta johtajat voivat suunnitella ryhmän työmäärä ja resursseja tarkemmin useiden projektien käynnissä ollessa. Usein on paljon muuttujia, joita ei voi ennustaa - erityisesti silloin, kun ohjelmistokehitys tai virasto ympäristö. Se voi vaikuttaa hankkeen budjetti, aikataulu ja viimeisenä mutta ei vähäisimpänä - määräaika. Joustava hanke- ja resurssisuunnittelu estää johtajia pitämästä kiinni vanhoista suunnitelmista ja antaa heille mahdollisuuden toimia kaikkien ennakoimattomien muutosten mukaisesti.

Etsitkö lisää asiantuntijoiden vinkkejä projektinhallintaan? Tutustu ILMAINEN sprintin suunnittelun tarkistuslista nyt!

Vinkkejä joustavaan suunnitteluun

1. Ulkoisten tapahtumien huomioon ottaminen

Ulkoisten riippuvuuksien arvioinnin avulla voit paljastaa asioita, joita et voi hallita.

Kaksi esimerkkiä ulkoisista vaikutteista ovat tietysti aika ja raha, jotka yleensä otetaan huomioon, kun on kyse projektin arvioiminen-mutta myös tapahtumia, kuten kansallisia vapaapäiviä tai työntekijöidesi sairauslomia.

Kun kohtaat riippuvuuksia, joita et voi hallita, yritä hallita niitä parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi. Esimerkiksi kansallisten juhlapyhien kaltaiset tapahtumat on helppo tarkistaa etukäteen, kuten PMI ehdottaa. PMI:n luettelon mukaan:

• Etsi projektin elinkaaren aikana sattuvia tapahtumia, kuten kansallisia juhlapäiviä tai työntekijöiden vapaapäiviä.
• Määritä työntekijäryhmät, jotka eivät ole käytettävissä tapahtuman vuoksi (esim. jos työskentelet etäryhmien kanssa).
• Laske tapahtuman vaikutus projektin etenemiseen.
• Laske menetetystä edistymisestä johtuvat ylityöt ja sisällytä ne suunnitelmiisi.

2. Riskien ja haasteiden paljastaminen

Viime aikoina olemme listanneet yhteinen resurssien hallinnan haasteet. Tässä on joitakin niistä:

• Oikeiden taitojen tunnistaminen hankkeeseen.
• Tiimin saatavuuden ja kapasiteetin sovittaminen yhteen projektin aikataulun kanssa ja työmäärän hallinta.

Sinun pitäisi pystyä listaamaan kaikki käytettävissä olevat työntekijät ja valita sitten ne, jotka sopivat parhaiten projektiisi. Mutta entä jos jotkut heistä sairastuvat tai päättävät lopettaa? Onko olemassa ihmisiä, jotka voivat korvata heidät? Jos ei, onko mahdollista palkata joku muu, esimerkiksi freelancer?

Kun tunnet rajoituksesi, voit keksiä erilaisia skenaarioita ja löytää niihin ratkaisuja etukäteen: :

• Luo RACI-kaavio että sinulla on selkeä yleiskuva tiimisi vastuualueista.
• Hanki yleiskatsaus kaikista työntekijöistäsi, mieluiten niin, että siinä on mukana myös taidot tai asemat.
• Laadi luettelo työntekijöistä, jotka voivat osallistua projektiin siltä varalta, että joku tiimisi jäsenistä ei ole käytettävissä.
• Laske erilaisten tulosten vaikutus projektiin, tiimiin ja työmäärään.

Voit myös luoda työnjakorakenteen (WBS), jossa luetellaan kaikki projektin toiminnot ja osoitetaan mahdolliset riskit kullekin toiminnolle.

Toinen tapa paljastaa mahdolliset riskit on tarkastella historiatietoja. Käy yksinkertaisesti läpi aiemmat projektisi ja tutki kohtaamiasi haasteita. Arvioi sitten, onko mahdollista, että niitä voi esiintyä myös tässä hankkeessa, ja valmistele vastauksia.

3. Tarkista usein asiakkaiden prioriteetit

Olet luultavasti laatinut projektin valmistelun yhteydessä korkean tason suunnitelman, joka sisältää projektin tavoitteet ja riippuvuudet.

Sinun tulisi myös suunnitella usein päivityksiä asiakkaasi prioriteeteista, jotta voit tarkistaa, ettei aikataulussasi tapahdu mahdollisia muutoksia.

Näin varmistat, että olet samalla sivulla asiakkaasi kanssa, ja varmistat, että suunnitelma vastaa hänen odotuksiaan.

4. Vaihtoehtoisten skenaarioiden luonnos

Vaihtoehtoisten skenaarioiden tarkastelun avulla voit hallita hanketta varmemmin.

Tutki ensin projektisi kriittistä polkua, joka on kaikkien tehtävien ja niiden välisten riippuvuuksien erittely. Etsi syy-seuraussuhteet ja tehtävät, jotka ovat ratkaisevia projektin toteuttamisen kannalta. Etsi sen jälkeen tehtävät, jotka voivat liikkua, eli niiden toimituksen muuttuminen ei vaikuta projektin kokonaismenestykseen tai heikennä sen aikataulua. Monet projektinhallintatyökalut mahdollistavat tehtävien merkitsemisen, mikä helpottaa kriittisen polun seuraamista.

Kun hahmotat mitattavissa olevat toimet ja välitavoitteet ja lisäät sitten vaihtuvia tehtäviä, näet, miten mahdollista on muuttaa tehtävien järjestystä tai jonglöörata resursseja tarvittaessa.

5. Sisällytä suunnitelmaasi tapaamiset tiimisi ja asiakkaasi kanssa.

Tiimin ja asiakkaan kanssa pidettävät säännölliset kokoukset auttavat sinua pysymään ajan tasalla ja paljastamaan riskit ja haasteet heti, kun niitä ilmenee. Sisällytä nämä kokoukset suunnitelmaasi ennen projektin alkua ja ilmoita tiimillesi ja asiakkaallesi, milloin ja miten ne pidetään.

Mitä kokouksia sinun pitäisi sisällyttää?

Scrum-kokoukset kuten päivittäinen, sprintin suunnittelu, sprintin jälkikäteisarviointi ja sprintin katselmus on tarkoitettu pitämään sinut ajan tasalla projektin edistymisestä. Näiden kokousten avulla saat myös tietoa tiimisi kohtaamista esteistä, jotta voit toimia niiden perusteella ja löytää ratkaisuja ongelmiin.

Asiakkaan kanssa pidettävien tapaamisten avulla voit pitää hänet ajan tasalla työn edistymisestä ja saada häneltä palautetta, jonka voit ottaa huomioon heti sen sijaan, että joudut tekemään työn uudelleen myöhemmin.

Seuraa projektia ja mukauta suunnitelmia tarvittaessa

Projektisuunnitelman laatiminen etukäteen ei tarkoita sitä, ettei sitä tarvitsisi tarkistaa myöhemmin.

Joustava suunnittelu tarkoittaa, että sinulla voi olla korkean tason projektisuunnitelma mutta myös osaat mukauttaa sitä, seurata sitä riskien ja haasteiden varalta ja parantaa sitä tarvittaessa.