Virtuaaliryhmien kanssa toteutettavien projektien perustaminen edellyttää erilaisia viestintätaitoja, taktiikoita ja työkaluja kuin sellaisten projektien käynnistäminen, joissa on mukana yrityksen sisäisiä työntekijöitä. Apptensionissa, Teamdeck-ohjelmiston takana olevassa ohjelmistotalossa (Teamdeckin resurssienhallintaohjelmisto), työskentelemme myös etätyöntekijöiden kanssa. Emmekä puhu lähikaupungeissa sijaitsevista ohjelmoijista.
Tässä artikkelissa kerromme sinulle, miten:
Tiimimme jäsenet asuvat ja työskentelevät eri maissa ja aikavyöhykkeillä, kuten Japanissa ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa. Tiedämme, mitä etuja ja vaivoja on työskennellä sellaisten ihmisten kanssa, joiden kanssa ei voi vain tavata yhdessä huoneessa ja keskustella. Tietoja hanke. Tai viettää aikaa yhdessä töiden jälkeen juhlien jälleen yhtä onnistunutta sprinttiä (mikä on muuten erittäin tärkeää tiiviin tiimin rakentamiseksi).
Ennen kuin siirrymme tähän, selvitetään nopeasti, mitä virtuaalitiimit ovat ja onko se todella nouseva trendi työntekijöiden rekrytoinnissa ja johtamisessa.
Virtuaalitiimit ovat työntekijäryhmiä, jotka työskentelevät saman projektin parissa eri paikoissa ja ovat yhteydessä toisiinsa sähköpostitse tai viestisovellusten avulla.
Etätyöskentely on yhä yleisempää yrityksissä, jotka luottavat osaaviin työntekijöihin, jotka voivat työskennellä missä tahansa, usein vain kannettavan tietokoneen ja kunnollisen Wi-Fi-yhteyden avulla.
Mukaan BBC:n mainitsemat viralliset tilastot, yli neljä miljoonaa brittiä työskenteli kotoa käsin vuonna 2016. Etätyö säästää rahaa ihmisille, joiden ei tarvitse pendelöidä tai vuokrata asuntoa tietystä kaupungista.
Etsitkö lisää asiantuntijoiden vinkkejä projektinhallintaan? Tutustu ILMAINEN sprintin suunnittelun tarkistuslista nyt!
Entä niin sanotut "digitaaliset nomadit"? Mukaan Digitaalisen nomadin kysely52% haastatelluista pitää itseään "paikkariippumattomana", kun taas loput 40% haluaisi olla. Digitaaliset nomadit työskentelevät mielellään kotona (67%), kahviloissa (36%) ja coworking-tiloissa (33%) ja vierailevat jopa 5-10 maassa vuodessa (30% vastaajista).
Yleinen suuntaus kohti joustavaa työskentelyä, virtuaalitiimit mukaan luettuina, on tunnustettu Maailman talousfoorumin raportissa 'Työpaikkojen tulevaisuus'. Kirjoittajat korostavat, että "työn ja yksityiselämän välinen raja on määriteltävä uudelleen". Etätyö voi auttaa työnantajia löytämään ja palkkaamaan helpommin lahjakkaita työntekijöitä ja työntekijöitä elämään itsenäisemmin, mutta yksi huolenaihe on ratkaistava:
"Työnantajien, yksilöiden ja hallitusten haasteena on löytää keinoja, joilla varmistetaan, että työn muuttuva luonne hyödyttää kaikkia."
Internetin, pilvipohjaisten ratkaisujen, kuten Citrixin tai muun muassa Amazon WorkSpaces -vaihtoehdot yhteistoiminnallisessa työskentelyssä, ja coworking-tilojen yleistyminen helpotti entisestään virtuaalitiimeissä työskentelyä. Oikeilla taktiikoilla ja välineillä hallinnoimalla nämä tiimit eivät olekaan niin vaikeita.
Lue, miten toimia virtuaalisten tiimien kanssa projektinhallinnassa.
On todella haastavaa tehdä ryhmästä yksilöitä, jotka eivät ole koskaan tavanneet toisiaan, tiimi.
Paradoksaalisesti sanotaan, että sinun pitäisi, jos mahdollista, kokoaa tiimi yhteen fyysisesti jo varhain. Henkilökohtainen tapaaminen voi auttaa projektiryhmän johtaminen, tutustumme toisiimme ja rakennamme luottamusta ja suhteita.
Jos se ei ole mahdollista, älä huoli. Tee parhaasi auttaaksesi etätyöntekijöitäsi kehittämään ryhmähenkeä virtuaalisesti, esimerkiksi luomalla chat-ryhmiä, joiden tarkoituksena on välittää "vesijäähdytyshetkiä". Siellä työntekijäsi voivat käydä rentoja keskustelujaan ja vaihtaa ajatuksia, jotka eivät välttämättä liity heidän johtamiinsa projekteihin.
Koska käytämme Slackia suurimpaan osaan päivittäisestä viestinnästämme, olemme luoneet #internal-kanavan, jossa käydään satunnaisia keskusteluja. Sen lisäksi kannustamme työntekijöitämme luomaan omia kanavia, keskittymään itseään kiinnostaviin asioihin ja kutsumaan sitten muita samanhenkisiä kollegoita. Ihmiset voivat tutustua toisiinsa myös hauskojen aktiviteettien kautta. On olemassa erityisesti etäryhmille suunnitellut pelit. Ne ovat loistavia jään murtamiseen projektin alussa.
Etätiimien kanssa työskennellessä on erittäin tärkeää edistää työntekijöiden toveruutta, jotta he ovat halukkaampia työskentelemään yhdessä, jakamaan tietämystään ja auttamaan toisiaan projektin kehittämisessä.
Onnistunut projektin käynnistäminen riippuu kahdesta asiasta:
Mitä paremmin pystyt siihen, sitä helpompaa tiimisi on toimittaa odotukset.
Yksi tärkeimmistä eroista virtuaaliryhmän kanssa käynnistettävän projektin ja sisäisen tiimin johtamisen välillä on se, että sinun on kiinnitettävä enemmän huomiota mikrojohtamisen välttämiseen.
Aloita asettamalla suorat tavoitteet ja projektin tavoitteet. Tee ne selviksi kaikille prosessiin osallistuville, jotta vältyt myöhemmin sekaannuksilta ja yksittäisiltä kysymyksiltä. Käytä jaettuja tauluja, kuten Jiraa tai Trelloa, tehtävien jakamiseen, jotta kaikki työntekijät näkevät, kuka on vastuussa mistäkin.
Ota työntekijöiden saatavuus huomioon tehtäviä jaettaessa. Kun työskentelet virtuaalitiimien kanssa, sinun on pidettävä mielessäsi:
Kun sinulla on kaikki tämä yhdessä jaetussa aikataulussa, se auttaa sinua pitämään projektin kulun oikeanlaisena. Voit myös välttää viivästyksiä, jotka johtuvat joidenkin tiimin jäsenten poissaoloista, joita ei ole sisällytetty työnkulkuun.
Selkeän viestintäprosessin luominen alusta alkaen on elintärkeää työskenneltäessä etäryhmien kanssa.
Koska suurin osa viestinnästä tapahtuu sähköpostien ja viestisovellusten kautta, Zapierin Wade Foster sanoo, että etätyöntekijöitä rekrytoitaessa on suositeltavaa, että palkata hyviä kirjoittajia. Työntekijöiden hyvät kirjalliset viestintätaidot helpottavat väärinkäsitysten välttämistä.
Kun johdat hanketta, keksi tapa sopia tiimisi kanssa yhteinen kokousaikataulu. Päivittäiset puhelut, joihin osallistuvat kaikki projektiin osallistuvat, voivat auttaa ymmärtämään nykytilanteen: mitä on tehty, mitä on hoidettava ja miten se tehdään.
Se helpottaa myös työnkulun seurantaa.
Muiden puhelujen, kuten projektisuunnittelukokousten tai -katsausten, asiakaspuheluiden jne. osalta yritä suunnitella kaikki etukäteen ja varaa tapaamiset työntekijöidesi kalentereihin. Käyttämällä virtuaalinen puhelinjärjestelmä auttaa lisäämään tuottavuutta, vähentämään väärinkäytöksiä ja vastaamattomia puheluita. Työntekijät voivat soittaa ja vastaanottaa kotipuhelut mistä tahansa ja milloin tahansa, mikä parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja tekee etätyöstä tuottavampaa. Pidä mielessä aikaerot ja ilmoita joukkuetovereillesi etukäteen.
Yksi suurimmista haasteista virtuaalitiimisi kanssa käytävässä viestinnässä on tilapäispuhelujen määrittäminen. Joskus, kun jokin kiireellinen asia tulee esiin, haluat ehkä hypätä puheluun heti, mutta asynkronisen viestinnän vuoksi se ei välttämättä ole mahdollista. Yksi tapa ratkaista tämä ongelma voisi olla asettaa päivän aikana aika, jolloin kaikki tiimisi jäsenet (tai ainakin suurin osa heistä) ovat tavoitettavissa, ja soittaa puhelut näinä aikoina.
Päätä yhdestä viestisovelluksesta, jota kaikki tiimin jäsenet käyttävät. Slack, Hipchat, Google Hangouts tai Skype - mitä tahansa. Valitse vain yksi ja varmista, että kaikki työntekijät käyttävät sitä kommunikointiin keskenään projektin aikana.
Oikea työkalupakki on olennaisen tärkeä etäryhmän johtamisessa. Koska ette voi vain fyysisesti kokoontua yhteen huoneeseen keskustelemaan projektista, tarvitsette verkkotyökaluja, jotka mahdollistavat yhteistoiminnallisen työskentelyn, jotta voitte suunnitella tehtäviä, aikatauluttaa tehtäviä ja kommunikoida.
Esittelen teille nopeasti käyttämämme työkalut, joiden avulla voimme hallita yli 50 työntekijää, myös etätyöntekijöitä, jotka työskentelevät eri paikoissa ja aikavyöhykkeillä.
1. JIRA
Käytämme Jiraa tehtävien suunnitteluun ja jakamiseen työntekijöillemme. Tämän yhden työkalun avulla voimme helposti suunnitella, seurata ja hallita kaikkia projektejamme.
Virtuaalisten tiimien hallinnoinnissa haluat, että kaikki näkevät tehtävien tilan työnkulussa, tehtävään määrätyn henkilön ja sen raportoinnista vastaavan henkilön. Jirassa voit määrittää työnkulun, mikä tekee taulujen tehtävien hallinnasta entistä helpompaa. Näin ollen kaikki tietävät tarkalleen, mitä on tekeillä.
2. Confluence
Tiimityöskentely, kuten työskentely jaettujen asiakirjojen, kuten kokousmuistiinpanojen, projektisuunnitelmien, tuotevaatimusten, tietämyskantojen ja dokumentaation parissa - näihin käytämme Confluencea.
Sen integrointi Jiraan tekee projektiin liittyvien resurssien hallinnasta erittäin helppoa. Mahdollisuus luoda jaettuja asiakirjoja, jotka liittyvät annettuihin tehtäviin, auttaa työntekijöitämme ymmärtämään projektia paremmin.
3. Teamdeck
Lopuksi, mutta ei vähäisimpänä, käytämme resurssien suunnitteluohjelmisto resurssien aikatauluttamiseen, työajanseurantaan ja lomien hallintaan. Sen avulla voimme tarkistaa työntekijöiden saatavuuden, varata heidät projekteihin ja seurata, kuinka paljon aikaa he ovat käyttäneet niihin.
Teamdeck helpottaa työskentelyä myös virtuaalitiimien, osa-aikaisten työntekijöiden ja freelancereiden kanssa. Aikataulukalenteri tarjoaa projektipäälliköille nopean pääsyn työntekijöiden varauksiin, lomiin, tuntikohtaiseen saatavuuteen ja muuhun. Tämä puolestaan lisää tiimin näkyvyyttä, mikä johtaa lopulta tehokkaampaan resurssien kohdentaminen projektinhallinnassa.
4. Bitbucket
Bitbucket on Atlassianin versionhallintajärjestelmä. Ohjelmoijamme käyttävät sitä työskennelläkseen yhdessä projektin parissa mistä tahansa paikasta ja aikavyöhykkeeltä käsin. Se mahdollistaa yhteistyön koodin laadun parantamisen vertaiskoodin arvostelujen avulla.
5. Slack
Käytämme Slackia kaikkeen päivittäiseen viestintään. Siellä voimme käydä kahdenkeskisiä keskusteluja, ryhmäkeskusteluja ja avoimia tai yksityisiä kanavia kaikenlaisia keskusteluja varten. Lisäksi suuri määrä lisäosia ja botteja tekee siitä entistäkin paremmin tiimiemme tarpeisiin räätälöidyn.
Koska esimerkiksi käytämme Culture Ampia 360 asteen tutkimuksiin, lisäsimme heidän bottinsa Slackiin. Tämän ansiosta työntekijämme saavat tietää tulevista kyselyistä chatin kautta.
Virtuaalitiimin johtaminen perustuu viestintätaitoihin, taktiikoihin ja työkaluihin (kuten esimerkiksi henkilöstöhallintojärjestelmä) käytät.
Koska ette useimmiten voi tavata henkilökohtaisesti keskustellaksenne hankkeesta, sen tavoitteista ja ongelmista, tapa, jolla teet sen verkossa, ratkaisee tai rikkoo sen.
Verkkotyökalujen käyttö yhteistoiminnallisessa työskentelyssä ja sen sovittaminen oikeisiin prosesseihin ja avoimuuteen auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi ja toimittamaan projektin odotusten mukaisesti. Etsi itsellesi parhaat, ota tiimisi mukaan ja luo hienoja asioita eri puolilla maailmaa asuvien ihmisten kanssa.
Onko sinulla kokemusta virtuaalitiimien kanssa työskentelystä? Jaa se kanssamme kommenteissa.
Tarkista projektiresurssien hallintaohjelmisto, joka on suunniteltu tukemaan etäryhmiä, valinnut Stormind Games, Hill-Knowlton, NTT Data.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...