Jokainen onnistunut hanke, koosta tai laajuudesta riippumatta, alkaa asianmukaisella aikataulun hallinnalla. Projektiaikataulu on etenemissuunnitelma siitä, miten projekti toteutetaan alusta loppuun. Siinä ilmoitetaan yksityiskohtaisesti toimintojen alku- ja loppupäivät sekä järjestys, jota on noudatettava onnistuneen lopputuloksen saavuttamiseksi. Aikataulusta on käytävä ilmi, missä vaiheessa projekti on ja mitä on vielä tekemättä.
Jotta aikataulu voisi täyttää tarkoituksensa, projektin aikataulun hallinta on kuitenkin ensiarvoisen tärkeää. Tämä on menettely, jossa laaditaan dokumentaatio ja toimintaperiaatteet aikataulun laatimiseksi, seuraamiseksi, valvomiseksi ja hallitsemiseksi resurssien ja ajan osalta, jotta aikataulu voidaan toteuttaa ajallaan ja onnistuneesti.
Tässä artikkelissa käsitellään projektin aikataulun hallinnan roolia projektin loppuun saattamisessa, todennäköisiä haasteita sekä tehokkaan aikataulun hallinnan välineitä.
Ideaalitapauksessa projektin aikataulun hallinta voidaan määritellä tärkeäksi prosessiksi, jolla varmistetaan, että projekti saadaan päätökseen ajan ja resurssien asettamissa rajoissa. Yksinkertaisesti sanottuna se on toimintaa, jota tarvitaan auttamaan projektin ja resurssien hallinnoijat olla hankkeen aikataulun yläpuolella koko hankkeen ajan. Seuraavassa kuvataan aikataulunhallinnan roolia projektinhallinnassa.
1. Aikataulun kehittäminen
Aikataulun hallinta alkaa projektin aikataulun kehittämisellä. Tässä toiminnossa tärkeitä toimintoja ovat mm:
2. Aikataulun hyväksyminen
Aikataulun toteuttaminen edellyttää hankkeen sidosryhmien suostumusta. Aikataulun hallinnan tehtävänä on tässä vaiheessa neuvotella sidosryhmien kanssa niiden hyväksynnästä. Sidosryhmien on hyväksyttävä aikataulu, jotta ne voivat asettaa käyttöön tarvittavat resurssit ja henkilöt tehtävien suorittamiseksi. Kun hyväksyntä on saatu, projektinjohtaja luo perustason ja tiedottaa aikataulusta tiimille.
3. Aikataulun seuranta
Aikataulun hallinnan toinen tehtävä on aikataulun seuranta sen edetessä. (ja se on syy, miksi sinun pitäisi tietää, että miten valita ajanseurantaohjelmisto). Tässä roolissa keskitytään hankkeen edistymiseen, jotta voidaan määrittää sen tilanne kullakin hetkellä. Projektipäällikkö tunnistaa, miten aikataulu muuttuu muiden sisäisten ja ulkoisten tekijöiden vaikutuksesta ja miten se vaikuttaa projektin aikatauluun. Tämä on tärkeää myös määriteltäessä tarvittavia toimenpiteitä, joilla projekti saadaan takaisin aikatauluun viivästysten välttämiseksi tai muutosten sovittamiseksi aikatauluun.
4. Hankkeen aikataulun päivittäminen
Aikataulun hallintaan kuuluu myös aikataulun säännöllinen päivittäminen, jossa otetaan huomioon projektin alkamisen jälkeen tapahtuneet muutokset. Tämä edellyttää, että projektipäälliköt määrittelevät prosessin, jota käytetään aikataulun päivittämisessä, esimerkiksi analysoimalla, miten muutosten tekeminen vaikuttaa budjettiin, hankkeen laajuus ja laatuun sekä niiden henkilöiden tunnistamiseen, joilla on valtuudet tehdä muutoksia. Lisäksi projektipäällikkö hakee sidosryhmien hyväksynnän ja tiedottaa muutoksista tiimille.
Aikataulun hallinta ei ole mikään helppo tehtävä. Aikataulunhallintaprosessi aikataulun kehittämisestä, seurannasta ja päivittämisestä on vailla projektinhallinnan haasteet. Seuraavassa on yleisiä haasteita, joita kannattaa varoa.
Toiminnan keston määrittäminen oikein on erittäin tärkeää hankkeen tehokkaan loppuunsaattamisen kannalta. Se on kuitenkin yksi vaikeimmista asioista saada oikein. Lisäksi hyväksymisvaiheessa sidosryhmät todennäköisesti aliarvioivat joidenkin tehtävien suorittamiseen kuluvan ajan. Tämä johtuu siitä, että he eivät osallistu aktiivisesti työn tekemiseen tai haluavat säästää resursseja. Valitettavasti ajan aliarvioiminen voi johtaa siihen, että projekti ylittyy ajallisesti ja resurssien osalta. Tiimin painostaminen liian koville vähentää tehokkuutta, mikä haittaa heidän tuottavuuttaan.
Viestintä on aikataulun hallinnassa ratkaisevan tärkeää, jotta varmistetaan, että kaikki asianosaiset työskentelevät samalla sivulla. Riittämätön viestintä johtaa ajanhukkaan, kun työntekijät jättävät työnsä kesken kysyäkseen selvennyksiä tai etsiäkseen tietoa itse. Toisaalta liiallinen viestintä voi johtaa viestien ylikuormitukseen ja sekaannukseen. Projektipäälliköiden on pidettävä tiimi ja sidosryhmät ajan tasalla aikataulusta, muuttuvista prioriteeteista ja muusta. Pitämällä mielessä tehokkaan viestinnän merkitys projektin loppuun saattamisessa voidaan päästä pitkälle tämän haasteen voittamisessa.
Aina ei ole niin, että aikataulu menee suunnitelmien mukaan. Projektipäälliköiden on ennakoitava riskit ja arvioitava, miten ne voivat vaikuttaa aikatauluun, jos ne toteutuvat. Jos näin ei tehdä, aikataulu voi jäädä epärealistiseksi. Valitettavasti mahdollisten riskien määrittäminen voi olla haastavaa.
Työnkulkujen hallinta voi olla melkoinen haaste monelle ihmiselle, varsinkin kun kyseessä on suuri kokonaisuus. Valitettavasti se, ettei työnkulkuja pystytä hallitsemaan kunnolla, vaikeuttaa muutosten hallintaa, kun ne poikkeavat projektin alkuperäisestä aikataulusta.
Investointi hankkeeseen hallintaohjelmisto voi auttaa lieventämään joitakin näistä haasteista. Tehokas projektinhallinta on kuitenkin erittäin tärkeää, vaikka teknologia olisikin käytössä. Tehokkaan aikataulunhallinnan varmistamiseksi tarvitaan projektipäällikön asiantuntemusta, jolla on tietoa näistä eri aloista. Palkataan projektipäälliköitä, joilla on PMP-sertifiointikoulutus on ensiarvoisen tärkeää. Tämä koulutus antaa projektipäälliköille taidot, joita tarvitaan projektin valvomiseen alusta loppuun, aikataulunhallinta mukaan lukien.
Projektiaikataulun hallintatyökalut auttavat virtaviivaistamaan prosesseja ja toimintoja ajan säästämiseksi ja tarkkuuden lisäämiseksi. Ne helpottavat projektiaikataulun kehittämistä, seurantaa, päivittämistä ja tiedottamista ja pitävät tiimin sitoutuneena. Onneksi useimmissa projektinhallintaohjelmistoissa on integroitu arvokkaita työkaluja aikataulun hallintaan. Seuraavassa on joitakin aikataulunhallintatyökaluja, joita kannattaa etsiä:
1. Gantt-kaaviot
Tämä työkalu näyttää projektin aikataulun ja tehtävien välisen riippuvuuden. Siitä voi olla apua aikataulun etenemisen seurannassa, viivästysten tunnistamisessa ja aikataulupoikkeamien tarkkailussa. Lisäksi siitä on hyötyä tunnistettaessa tehtäviä, jotka ovat tarpeen projektin oikea-aikaisen valmistumisen varmistamiseksi.
2. Työnjakorakenne (WBS)
Tämä työkalu auttaa jakamaan projektin tavoitteen pieniin toteuttamiskelpoisiin vaiheisiin - tehtäviin ja osatehtäviin. Kun WBS on käytössä, aikataulun aikataulu on helpompi hahmottaa.
3. Hankkeen lähtötilanne
Tämä työkalu auttaa projektin edistymisen reaaliaikaisessa seurannassa. Se auttaa vertaamaan projektin aikataulua todelliseen suoritukseen.
4. Viestintä- ja yhteistyövälineet
Ne ovat ratkaisevan tärkeitä tehokkaan viestinnän ja tiimityön varmistamiseksi, jotta kaikki työskentelevät samalla sivulla.
5. Ajanhallinta- ja aikataulutyökalut
Ajanhallintatyökalut auttavat seuraamaan tiimin jäsenten tiettyyn tehtävään käyttämää aikaa. Aikataulutustyökalut antavat kuvan siitä, mitä tehtäviä tiimin jäsenet työstävät ja voivatko he ottaa vastaan lisää työtä.
Päätelmä
Projektin aikataulun hallinta on tärkeä osa projektinhallintaa. Sen tehtäviin kuuluvat aikataulun kehittäminen, aikataulun hyväksyminen, aikataulun seuranta ja aikataulun päivittäminen. Aikataulunhallintaan ei kuitenkaan liity haasteita. Niitä ovat muun muassa aika-arvion epätarkkuus ja huono viestintä. Hyvä asia on, että on olemassa työkaluja, joilla näitä haasteita voidaan lieventää ja varmistaa tehokas aikataulunhallinta sekä projektin onnistunut ja oikea-aikainen loppuunsaattaminen.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][/vc_row]
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...