Etätyön yleistyminen on herättänyt monia kysymyksiä etäryhmän johtamisesta, etenkin kun kyseessä on kansainvälinen ryhmä. Tällainen työskentelyjärjestelmä edellyttää täysin uutta lähestymistapaa ja välineitä sekä painopisteiden asettamista. Tämänpäiväisessä artikkelissa esittelemme 10 vinkkiä eri maista käsin työskentelevän etäryhmän johtamiseen.
Covid-19 on muuttanut monien yritysten työskentelytapaa. Suljetuissa toimistorakennuksissa asuvat ihmiset lisäsivät viruksen leviämisriskiä, joten johdon oli löydettävä ratkaisu. Se osoittautui etätyöksi. Etätyöskentelyä ei tietenkään keksitty pandemian myötä, mutta vasta nyt yritykset ovat alkaneet toteuttaa tätä mallia näin laajamittaisesti. Joillakin yrityksillä oli jo kokemusta kotitoimistotyöskentelystä. Toisille organisaatioille taas se oli täysin uusi haaste, joka vaati nykyisten hallintamallien täydellistä uudistamista.
Etätyöskentely tuo mukanaan sekä uusia mahdollisuuksia että uusia ongelmia., mutta hyvin toteutettu etämuutosjärjestelmä voi antaa yrityksellesi suuria etuja. Varsinkin, kun tällä hetkellä etätyöskentelymahdollisuus on erittäin tärkeä kriteeri, jonka perusteella organisaatio voi olla kilpailukykyinen markkinoilla. Growmotelyn raportin mukaan jopa yli 97% kyselyyn vastanneista työntekijöistä ei halua palata kokoaikaisesti toimistoon.. Tämä osoittaa, kuinka tärkeää on pystyä käyttämään kotitoimistoa ainakin osittain.
Työnantajalle etätyö merkitsee myös monia etuja, jotka kannattaa ottaa huomioon. Ensinnäkin - pienemmät yrityksen toimintakustannukset. Pelkästään se, että kun tiimisi työskentelee kotona, sinun ei tarvitse vuokrata niin suurta toimistoa. Jotkut yritykset ovat jopa luopuneet toimistosta kokonaan. Loppujen lopuksi tällaisten tilojen vuokrakustannukset ovat hyvin korkeat.
Toiseksi, työntekijät ovat harvemmin poissa. Kun he eivät voi hyvin, mutta eivät vielä ole kovin sairaita, he eivät useinkaan halua pitää vapaapäivää, vaan työskentelevät sängystä käsin. Heidän on myös usein helpompi keskeyttää työskentely tunniksi tai kahdeksi, kun heillä on asioita hoidettavana, kun taas jos he työskentelisivät kotoa käsin, he todennäköisesti pitäisivät vapaapäivän. Stanfordin tutkimus totesi myös, että työntekijät, jotka voivat työskennellä kotoa käsin, ovat 22% tuottavampia.. 32,2% haastatelluista palkkaavista johtajista vahvisti, että etätyöntekijöiden tuottavuus on kasvanut.
Etsitkö lisää asiantuntijoiden vinkkejä projektinhallintaan? Tutustu ILMAINEN sprintin suunnittelun tarkistuslista nyt!
Etätyömallit eivät tietenkään ole yhtenäisiä, vaan ne riippuvat yrityksesi tarpeista ja erityispiirteistä. Teknologia- ja kansainvälisten yritysten on varmasti helpompi lähettää työntekijöitä kotitoimistoon kuin manuaaliseen työhön perustuvien yritysten. Tutki organisaatiotasi ja päätä, mikä muoto sopii sinulle parhaiten: täysi etätyö vai kenties hybridi? Tai jätä valinta työntekijöillesi - hehän tietävät, missä he työskentelevät parhaiten. Päätitpä mihin malliin tahansa, tämä opas auttaa sinua etäryhmän hallinnassa.
Yksi suurimmista muutoksista etätyötä tekeville työntekijöille on viestintä. Toimistossa on aina helppo kysyä viereisellä pöydällä istuvalta kollegalta, kenelle voi esittää tietyn kysymyksen tai onko joku tällä hetkellä lomalla tai virkavapaalla. Etätyöskentelyssä tällaisten tietojen etsiminen voi olla hyvin aikaa vievää, varsinkin suuressa tai keskisuuressa yrityksessä. Siksi on tärkeää käyttää järjestelmää, joka helpottaa tätä.
Esimerkiksi Teamdeckin Custom Fields -ominaisuus (resurssienhallintaohjelmisto), voi auttaa sinua ryhmittelemään työntekijöitä osastojen ja taitojen mukaan. Tämä on erittäin hyödyllistä, kun ihmisiä jaetaan projekteihin ja luodaan raportteja. Sen avulla on myös helpompi nähdä, kuka on vastuussa mistäkin asiasta yrityksessä.
Selkeästi määritellyt tehtävät ja odotukset ovat työn perusta yleensä. Etätilassa siitä tulee kuitenkin jotain ratkaisevaa. On vaikea kuvailla, kuinka paljon turhautumista, väärinkäsityksiä ja viivästyksiä voi aiheutua siitä, että työn laajuutta ei ole selkeästi määritelty. Siksi on niin tärkeää, että työntekijäsi tietävät tarkalleen, mitä vaadit heiltä, mitä heidän on tehtävä ja mikä on heidän määräaikansa. Käytä reaaliaikaisesti päivittyvää vaihtopaneelia. Näin jokaiselle työntekijälle annetaan sprintissä tietyt tehtävät. He tietävät tarkalleen, mitkä ovat heidän vastuualueensa ja milloin odotat heidän saavan tietyn virstanpylvään valmiiksi. Sinun vastuullasi esimiehenä on varmistaa selkeys ja avoimuus.
Etätyöskentelyssä on varauduttava siihen, että menetät jonkin verran hallintaa. Et voi jatkuvasti tarkistaa, mitä työntekijäsi tekevät. On erittäin tärkeää palkata ihmisiä, jotka pystyvät hallitsemaan omaa aikaansa ja tavoitteitaan. Riippumattomuus ja luottamus ovat välttämättömiä, kun johdetaan kansainvälistä tiimiä, joka ei työskentele toimistosta käsin. Kyse ei tietenkään ole siitä, että työntekijät jätetään yksin ja menetät näkemyksesi projektin etenemisestä.
Sinun on annettava tiimillesi mahdollisimman paljon tukea ja yksityiskohtaista tietoa heidän tehtävistään. Tärkeiden hankkeiden tärkeimpien vaiheiden seuraaminen on myös erittäin tärkeää, jotta tiedät, mitä yrityksessä tapahtuu ja meneekö kaikki suunnitelmien mukaan. Jos kuitenkin yrität jatkuvasti seurata tiimisi työn jokaista osa-aluetta, et saavuta lainkaan toivottuja tuloksia. Tuhlaat paljon aikaa sen tarkistamiseen, että kaikki tekevät sen, mitä heidän on tarkoitus tehdä. Työntekijäsi tuntevat itsensä turhautuneiksi ja kontrolloiduiksi, ja heidän sisäinen motivaationsa vähenee, koska he eivät tunne olevansa vastuussa omasta työstään.
Toimistossa voit aina kysyä joltakulta: "Olisiko sinulla aikaa lyhyelle tapaamiselle?". Tai tule vain sisään ja esitä asiasi 5 minuutissa. Kun tiimi työskentelee etänä, tapauksesta tulee paljon monimutkaisempi. Etenkin, kun työllistät monia ihmisiä eri puolilla maailmaa etkä voi valvoa heidän aikaansa koko päivän, viikon tai kuukauden ajan. Tämä on myös erittäin tärkeää, jos työllistät ihmisiä, jotka työskentelevät eri aikavyöhykkeillä tai osa-aikaisesti.
Tässä tilanteessa käytettävyyden hallinnasta tulee vieläkin monimutkaisempaa. Jotta yrityksesi toimisi sujuvasti, sinun on tiedettävä tiimisi saatavuus. Se auttaa sinua suunnittelemaan kalenterisi mahdollisimman optimaalisesti. Myös tässä työkalumme on kätevä. Teamdeck-kalenterista löydät seuraavat tiedot Saatavuus toiminto.
Jokainen työntekijä voi milloin tahansa ilmoittaa saatavuutensa, mikä helpottaa työvuorojen ja kokousten suunnittelua. Voit myös lisätä toistuvan saatavuuden sen sijaan, että määrittelisit sen päiväkohtaisesti.
Kun johdat eri maista käsin työskentelevää etäryhmää, on myös erittäin tärkeää ottaa huomioon paikalliset juhlapyhät. Tällöin Organisaatioyksiköt ominaisuus on kätevä. Sen avulla voit ryhmitellä tiimisi sijainnin mukaan ja määrittää heille sopivat vapaapäivät. Näin aina, kun haluat suunnitella kokouksen tai tehtävän työntekijällesi, kalenteri ottaa huomioon maan, jossa työntekijä on, ja siellä voimassa olevat paikalliset vapaapäivät.
Hankkeen ajanhallinta - oletko koskaan kuullut sitä? Et voi jatkuvasti kysyä jokaiselta tiimin jäseneltä: "Oletko jo tehnyt sen?", "Milloin teet sen?", "Pystymmekö noudattamaan määräaikaa?". Tämä olisi täysin tehotonta jopa paikallaan työskennellessäsi, saati sitten, kun työllistät monia ihmisiä ympäri maailmaa! Tarvitset järjestelmän, jolla voit hallita projekteja ja työaikatauluja.
Kun kokoat kaikki pitkän aikavälin hankkeiden tehtävät ja aikataulut selkeään taulukkoon, sinun on paljon helpompi tarkistaa, että kaikki sujuu suunnitelmien mukaan, ja voit osallistua vain silloin, kun se on tarpeen. Tällainen projektin resurssienhallintaohjelmisto säästää valtavasti aikaa. Se takaa myös, ettet missaa mitään, koska automaattinen työkalu muistaa tärkeät asiat puolestasi!
Tämä neuvo on tärkeä myös silloin, kun työskentelet paikallaan, mutta etätyöskentelyssä siitä tulee ratkaisevan tärkeää, koska sinulla ei ole oikeastaan muita vaihtoehtoja. Et voi valvoa kaikkea, mitä yrityksessäsi tapahtuu, ilman nykyaikaista hallintoa ja viestintävälineet. Niiden käyttöönotto yrityksessäsi ei ole enää edes valintakysymys - ilman niitä et yksinkertaisesti voi työskennellä päivittäin.
Etätyöskentelyssä on ratkaisevan tärkeää parantaa tiimin jäsenten välistä viestintää. Toimistossa sähköposti riittää usein, koska jokaista pientä asiaa voi vain tulla toiselle pöydälle. Kun työntekijät jäävät kotitoimistoon, sähköposti ei ole paras ratkaisu, koska se ei ole kätevä jatkuvaan, nopeaan ja reagoivaan viestintään. Harkitse pikaviestipalvelua, kuten Slackia tai Skypeä, joka helpottaa nopeaa tiedonvaihtoa ihmisten välillä. Kun työskentelet kansainvälisessä yrityksessä, henkilökohtaiset tapaamiset ovat todellinen harvinaisuus, joten tarvitset kätevän verkkokokousvälineen. Zoom, Google Meets tai Microsoft Teams hoitavat homman mainiosti. Kuten olemme jo maininneet, on myös äärimmäisen tärkeää hallita tiimisi työtä. Tehtävien jakaminen, projektien edistymisen tarkistaminen, välitavoitteiden ja aikataulujen asettaminen, raporttien luominen sekä kalenterin ja lomien hallinta. Tarkista, mitä työkalut, kuten Teamdeck, Asana tai Jira, tarjoavat sinulle.
On vaikea ylläpitää tiimiin kuulumisen tunnetta, kun et edes näe kollegoitasi. Vieraantumisen ja yksinäisyyden tunne on yksi etätyön suurimmista haitoista ja suuri haaste työnantajille. On sanomattakin selvää, kuinka tärkeää työntekijöille ja heidän motivaatiolleen on tuntea olevansa osa tiimiään. Kirjoitimme tästä hieman enemmän artikkelissa tämä artikkeli. Miten siis huolehditaan tiimin rakentamisesta oikein, kun johdetaan eri maista käsin työskentelevää etäryhmää?
Aluksi sinun on keskityttävä siihen, mitä sinulla on päivittäin käytettävissäsi, eli verkkoviestintään. Auttaa paljon, jos joka päivä ainakin lyhyeksi aikaa koko tiimillä on koko ajan tilakutsu. Siinä voit keskustella meneillään olevasta työstä ja edistymisestä, mutta myös kysyä, miten kaikilla menee ja miltä heistä tuntuu. Tämä auttaa luomaan tunteen siitä, että olette säännöllisesti yhteydessä. On myös hyvä idea pitää 1:1-kokoukset, ei ainoastaan esimiehesi vaan myös muiden yrityksen työntekijöiden kanssa. Voit ottaa käyttöön järjestelmän, joka yhdistää työntekijät satunnaisiin pareihin ja järjestää puolen tunnin tapaamisen, jossa he voivat tutustua toisiinsa paremmin.
Säännölliset kokoukset koko yrityksen kanssa ovat myös erittäin tärkeitä, ja niissä voidaan keskustella tärkeimmistä muutoksista ja saavutuksista. Keskustelujen ja kanavien, esimerkiksi Slackin, avulla voit myös pysyä ajan tasalla siitä, mitä muille ihmisille yrityksessä tapahtuu. On myös hyvä ajatus järjestää työntekijöille erilaisia aktiviteetteja, esimerkiksi urheilu verkossa tai kirjakerho. Aina kun siihen on mahdollisuus, kannattaa järjestää tiiminrakennustapahtuma, jossa työntekijät voivat tavata henkilökohtaisesti. Kun tutustut kollegoihisi tällä tavoin, on helpompi rakentaa suhteita myöhemmin, vaikka vain verkossa.
Yksi asia voi olla jokaisen johtajan kirous ja siunaus. Juorut. Toimistossa riittää joskus, että sanot jotain muutamalle ihmiselle, ja hetkessä kaikki tietävät asiasta. Eikä sen tarvitse koskea huonoja tai vaikeita aiheita, vaan myös kehitysideoita, tapahtumien järjestämistä, uusien ihmisten liittymistä tiimiin ja muita ajankohtaisia aiheita. Etätiimin johtaminen edellyttää kuitenkin, että olet paljon valppaampi sen suhteen, tietävätkö työntekijät kaiken, mitä heidän pitäisi tietää.
Toimistossa puhutaan asioista lounaalla tai kahvinkeittimen ääressä. Kun työntekijäsi ovat kotitoimistossa, sinun vastuullasi on olla avoin ja pitää heidät ajan tasalla kaikista tärkeistä asioista. Joskus tämä vaatii totuttelua ja aiempien tapojen muuttamista. Joudut varmasti kirjoittamaan sähköposteja koko tiimille useammin ja käyttämään yhteistä chat-huonetta. Voit kuitenkin olla varma, että tiimin pitäminen ajan tasalla siitä, mitä yrityksessä tapahtuu, auttaa sinua paljon johtamisessa. On paljon mukavampaa työskennellä sellaisten ihmisten kanssa, jotka tietävät kaiken, mitä tapahtuu. Lisäksi työntekijät tuntevat itsensä osaksi yritystä ja ovat kiinnostuneempia sen asioista.
Kun kaikki työntekijät työskentelevät kaukana toisistaan, eri maissa ja eri kulttuureissa, on vaikea ylläpitää yhteisöllisyyttä yrityksessä. Varmista siis, että yritykselläsi on oma persoonallisuus ja identiteetti. Luo yrityksellesi yhtenäinen viestintä. Määrittele, mikä sille on tärkeää, mitkä ovat sen arvot ja mikä on sen tehtävä. Anna työntekijöidesi tuntea, että he kuuluvat paikkaan, jolla on oma luonteensa. On tärkeää, että kaikki tuntevat olonsa mukavaksi yrityksessä, joten kysy työntekijöiltäsi, mitä mieltä he ovat yrityksen toimintatavoista. Ehkä heillä on joitakin ehdotuksia tai näkemyksiä? Tämä on erittäin arvokasta. Varsinkin etätyöskentelyssä työntekijät on otettava mukaan yrityksen muokkaamiseen ja annettava heille tunne siitä, että heidän äänensä on tärkeä. Ryhmään ja organisaatioon kuuluminen lisää yhteenkuuluvuuden tunnetta ja motivaatiota.
Kun tiimisi työskentelee toimistosta käsin, perehdyttäminen noudattaa yleensä samanlaista kaavaa. Tapaamisessa uuden työntekijän kanssa kerrot hieman yrityksestä ja siitä, minkä parissa työskentelet. Totuus on kuitenkin se, että työntekijä saa suurimman osan tärkeimmistä tiedoista tehtävistään, prosesseistaan, työnkulusta ja kaikesta muusta todella tärkeästä kollegoiltaan kysymällä heitä askarruttavista asioista. Etätyössä tällaista mahdollisuutta ei ole. Työntekijät heitetään välittömästi uusiin vastuualueisiin. Neuvojen pyytäminen on vaikeampaa, koska he eivät aina heti tiedä, kenen puoleen kääntyä. Joitakin asioita on myös vaikeampi selittää verkossa. Vaikka tietysti lähes kaiken voi tehdä verkossa, ja tiimin tuki on erittäin tärkeää. Jotta uuden työntekijän sopeutuminen olisi mahdollisimman helppoa, on erinomainen perehdytysprosessi erittäin tärkeä.
Järjestä tapaamisia muiden tiimin jäsenten kanssa, jotka esittelevät uudelle henkilölle yrityksen eri osa-alueita. Voit myös järjestää kyselytunnin etäryhmän jäsenten kanssa, jotka eivät ainoastaan vastaa kysymyksiin vaan myös antavat näkemyksiä. Yritä tarjota verkkokurssi esimerkiksi verkko-oppimisalustalla. Näin uusi työntekijä voi aina palata mihin tahansa oppituntiin, kunnes hän tuntee olonsa varmaksi uudessa työpaikassaan.
Eri maista käsin työskentelevän etäryhmän johtaminen on suuri haaste. Tällaisen työskentelymallin optimointi edellyttää uutta lähestymistapaa ja muutoksia. Voit kuitenkin olla varma, että jos sovellat edellä mainittuja vinkkejä, huomaat nopeasti parannusta etäryhmäsi hallinnassa.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...