Jos sinulla on yritys tai startup-yritys, haluat ehkä pitää silmällä jokaista yksityiskohtaa. Jos palkkaat ohjelmistokehittäjiä, suunnittelijoita ja projektipäälliköitä, työaikojen seuranta on todennäköisesti päivittäistä työtäsi. Se ei ehkä ole lempitehtäväsi työssä, se voi olla pelottava ja turhauttava, mutta useimmissa asiantuntijapalveluissa siitä on tullut pakollinen.
Ajanseurannan avulla voidaan hallita työntekijöiden tuottavuutta, valvoa tiettyyn tehtävään käytettyä aikaa ja lopulta optimoida paremmin työvoiman tulevaa jakautumista yrityksessä.
Vielä tärkeämpää on, että se auttaa näyttämään asiakkaille, mistä he todella maksavat.
"Ajanseuranta on välttämättömyys ammattilaisille, jotka laskuttavat tunneittain" - Fast Company
Ainakin se on tärkein syy tehdä niin.
Tutkimukset ovat osoittaneet, että yritykset, jotka eivät hyödynnä ajanhallintaa, menettävät yli $18 000 keskimäärin vuosittain..
Oikein toteutettuna ajanseuranta voi Small Business Trendsin mukaan auttaa yritystäsi olemaan tehokkaampi ja avoimempi sekä tiimien että asiakkaiden kanssa:
"Asianmukaiset aika- ja projektiseurantaohjelmistot voivat auttaa yrityksiä ymmärtämään ja ottamaan huomioon työntekijöiden panoksen, vaikka nämä panokset on nyt mitattava entistä haastavammilla mittareilla."
Ihannetapauksessa työajanseuranta voi vähentää arvailua työvoimaa jaettaessa tai tulevia hankkeita arvioitaessa, mikä auttaa yritystä suunnittelemaan budjettia paremmin.
Todellisuus on kuitenkin paljon erilainen, kuten McKinsey & Companyn raportissa todetaan:
"Suuret IT-projektit ylittävät keskimäärin 45 prosenttia budjetin ja 7 prosenttia aikataulun ja tuottavat 56 prosenttia ennakoitua vähemmän arvoa. Ohjelmistoprojekteissa on suurin riski kustannusten ja aikataulun ylittymiseen."
Saatat siis nyt ajatella:
Miksi, jos työaikojen seuraaminen on niin välttämätöntä, sanotte, että se ei ehkä ole hyväksi minulle?
Selitän sen heti.
Monet yritykset toteuttavat työntekijän ajanseuranta ohjelmisto sen vuoksi.
Michał Bielak kiinnittää "Projektipäällikön opas ajanseurantaan" -kirjassaan huomiota erittäin tärkeään tapaukseen:
"...ajanseuranta, kun sitä ei toteuteta oikein, voi jättää työntekijät hukkumaan eikä itse asiassa edes hieman tuottavammaksi."
Tämä on todellinen ongelma kehittäjäyhteisössä, jonka Anne Dev ilmaisi hyvin kirjassaan "I'm A Bad Developer, That's The Only Reasonable Explanation". Hän kuvailee, kuinka peloissaan, peloissaan ja jopa häpeissään hän oli siitä, että ajanhallintasovellukset hän kohtasi:
"Tunsin itseni paskaksi ja vihaiseksi. Tunsin olevani taakka joukkueelleni. Ja minusta tuntui, että neljän tunnin lounaan vertaaminen asiakkaan kanssa neljän tunnin koodaamiseen oli paskapuhetta. Mutta olivatko he oikeassa alisuoriutumisestani? Vai olinko kieltämässä itsearvostukseni ja tuottavuuteni?"
Ongelman laajuuden näkee vastauksista ja kommenteista, joita hän sai Mediumissa ja seuraavilta tahoilta. Hacker News -yhteisö. Kehittäjätoverit tuntevat myötätuntoa, koska hekin ovat kokeneet, että heidän työtään on arvioitu väärin ja että ihmiset eivät ymmärrä, että ohjelmistokehitys on hankalaa eikä sitä voi aina mitata tiukkojen tuntien perusteella tai verrata muihin projekteihin.
Miten siis saada kaikki irti työajanseurannasta ja samalla ärsyttää työntekijöitäsi?
Paras tapa on välttää nämä viisi yleistä virhettä:
Monille työntekijöille ajanseuranta on häiriötekijä. He joutuvat käyttämään ylimääräistä aikaa vain tuntilistojen täyttämiseen.
Projektipäälliköille on olemassa monia ohjelmistotyökaluja, kuten Harvest tai Basecamp, mutta ne vaativat käyttäjiä muistamaan täyttää tietyt lomakkeet, jotta he voivat seurata työtuntejaan. Tällaiset raportit voivat olla epätarkkoja, mitä käsittelen tarkemmin hetken kuluttua, mutta ne vievät myös aikaa työntekijöiltä.
On kuitenkin olemassa reaaliaikaisia seurantatyökaluja, kuten Toggl, jotka eivät vaadi lainkaan tuntilistojen täyttämistä. Sen sijaan työntekijät käynnistävät ja lopettavat seurantalaitteen aina tarvittaessa. Näin he voivat todella tehdä työtä ja säästyvät turhautumiselta.
Emme ole täydellisiä - myönnettäköön se. Teemme virheitä, valehtelemme tai unohdamme. Miten siis tausta-asiakirjojen taannehtivaan täyttämiseen perustuva ajanseuranta voi olla tarkkaa?
Toinen tutkimus osoittaa, kuinka monia asioita emme laske työaikaa seuratessamme, koska niitä ei yksinkertaisesti voi laskuttaa: näitä ovat lähinnä sähköpostit, kokoukset tai viestintä tiimissä. Esimerkiksi sähköpostien laskematta jättäminen johtaa vakaviin rahanmenetyksiin.
Harvard Business Review -lehden mukaan Yhdysvaltojen talous menettää 50 miljoonaa tuntia eli $7,4 miljardia euroa päivässä tuottavuutta. Se tapahtuu vain siksi, että ihmiset unohtavat seurata sähköpostien lukemiseen ja niihin vastaamiseen käytettyä aikaa työaikana.
Ajan seuraaminen ei ole jotain, mistä me pidämme. Monille meistä se on luonnotonta tai jopa järjetöntä.
Johtajan velvollisuus on valistaa työntekijöitä siitä, mikä merkitys on projektin ajanseuranta ja näyttää heille, miten se tehdään oikein.
Kuten Michał Bielak sanoi PM-oppaassaan:
"[Et voi] vain kerätä tiimisi jäseniä yhteen huoneeseen yhtenä päivänä ja sanoa: "Tästä lähtien käytämme tätä IT-ajanseurantaohjelmaa, jotta näemme, miten työsi sujuu. Klikkaa tästä, nyt klikkaa tuosta, täydellistä, kiitos, kokous on ohi".
Kontekstin puute voi johtaa Anne Devin aiemmin tässä artikkelissa kuvaaman kaltaisiin tilanteisiin: ihmiset voivat alkaa tuntea huonoa omaatuntoa työaikakirjanpitoon käyttämästään ajasta, he turhautuvat ja suuttuvat koko prosessista.
Olen puhunut siitä hieman aiemmin - työntekijöillä on taipumus täyttää työaikataulut vasta tehtävän suorittamisen jälkeen, mikä johtaa arvailuun ja oletuksiin.
Epätarkkaan ajanseurantaan perustuvat raportit ovat harhaanjohtavia, mikä aiheuttaa yritykselle sekä hallinnollisia että taloudellisia ongelmia.
Vielä pahempaa on, että 9,1% työntekijöistä täyttää työaikakirjanpitolomakkeensa kerran viikossa ja 3,6% kerran kuukaudessa, mikä aiheuttaa vieläkin enemmän epätarkkuutta heidän syöttämissään tiedoissa. Muistuta työntekijöitäsi täyttämään tuntilistat säännöllisesti tai siirry reaaliaikaisiin seurantatyökaluihin.
Miten voit kohdentaa resursseja, jos työaikakirjanpidosta saadut tiedot ovat epätarkkoja?
Jos et tiedä tarkalleen, kuinka paljon aikaa työntekijäsi käyttävät tiettyihin tehtäviin, saatat ali- tai yliarvioida tulevia projekteja, mikä voi vaikuttaa jopa yrityksesi budjettiin.
Asianmukainen hanke-ennusteiden laatiminen on ratkaisevan tärkeää projektinhallinnassa, joten et halua tehdä päätöksiä väärien tietojen perusteella.
Ajanseurannan avulla voit seurata, kuinka monta tuntia työntekijäsi ovat käyttäneet tehtäviin, mutta resurssienhallinta auttaa jakamaan resurssit tehokkaasti työkapasiteetin ja käytettävissä olevien tiimin jäsenten perusteella.
Näin varmistat, ettet kuormita työntekijöitä liian suurella työmäärällä, ja vältät samaan aikaan muissa tiimeissä esiintyvät seisokit.
Tämän yksinkertaisen ajatuksen pohjalta olemme luoneet Teamdeck.io:n - yksinkertaisen resurssisuunnittelutyökalun, joka auttaa seuraavissa asioissa työaikatauluraportit tai toteuttamalla ajanhallintastrategiat. Koska meillä on vankka tausta ohjelmistokehityksessä, ymmärrämme, kuinka tärkeää on jakaa työvoima oikein viimeaikaisissa ja tulevissa projekteissa, jotta voidaan varmistaa yrityksen toiminta sekä työntekijöiden ja asiakkaiden tyytyväisyys.
Resurssien aikataulutustyökalun käyttöönotto johtuu siitä, että voit alkaa keskittyä koko prosessiin ja saada korkean tason yleiskuvan tiimistäsi. Tällaisen työkalun avulla voit valvoa kaikkia työntekijöitä kerralla ja seurata heille osoitettuja projekteja, lomia ja vapaapäiviä.
Tehtävälähtöinen ajanseuranta voi johtaa kokonaiskuvan huomiotta jättämiseen, kun taas resurssienhallinta auttaa sinua jakamaan työvoiman paremmin, ei vain tiettyyn tehtävään käytetyn ajan vaan myös saatavuuden ja työkyvyn perusteella.
Koska en yritä vakuuttaa sinua valitsemaan joko ajanseurantaa tai resurssien aikataulutusta (molempien käyttäminen on täysin järkevää), toivon, että olet tietoisempi ajanseurannan vaaroista, etenkin jos sitä ei ole toteutettu oikein organisaatiossa.
Jos haluat hyödyntää ajanseurantaa yrityksessäsi parhaalla mahdollisella tavalla, muista noudattaa seuraavia ohjeita:
Katso:
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...