Ideoita tehokkaaseen päivittäiseen Scrum-kokoukseen

Päivittäisen Scrum-kokouksen pitäminen on perinne, jota monet tiimit noudattavat. Jotkut niistä näkevät näissä kokouksissa konkreettisia tuloksia, kun taas toiset kamppailevat vauhdin ylläpitämiseksi. Ehkä kuulut johonkin näistä ryhmistä tai ehkä et edes järjestä päivittäisiä standup-kokouksia Scrum-tiimillesi. Tänään yritämme näyttää sinulle tapoja, joilla voit aloittaa tai parantaa tiimisi Daily Scrumia.

Aloitetaan viittaamalla Scrum-opas, joka on loistava tietolähde kaikesta Scrumista, myös Scrum-kokouksista. Se määrittelee päivittäisen Scrumin seuraavasti: "15 minuutin mittainen, ajallisesti rajattu tapahtuma kehitystiimille. Daily Scrum pidetään joka päivä sprintin aikana. Siinä kehitystiimi suunnittelee seuraavan vuorokauden työt.".

Kun tarkastellaan tätä määritelmää, Daily Scrum -palaveri vaikuttaa melko suoraviivaiselta. Hienovaraiset yksityiskohdat voivat kuitenkin suistaa tiimikokoukset raiteiltaan ja muuttaa ne tuottamattomiksi tilannekatsauksiksi. Jotta pääsemme asian ytimeen, aloitamme kerraten näiden päivittäisten kokousten tavoitteet.

Etsitkö lisää asiantuntijoiden vinkkejä projektinhallintaan? Tutustu ILMAINEN sprintin suunnittelun tarkistuslista nyt!

Mikä on päivittäisen Scrum-kokouksen tavoite?

Daily Scrum tarjoaa tiimillesi tilaisuuden:

• Tarkasta edistyminen kohti sprinttitavoitetta. Tämän pitäisi olla tiimisi kokoontumisten pääpaino: missä olemme suhteessa nykyisen sprintin tavoitteeseen?
• Synkronoi toiminnot ja suunnittele seuraavat 24 tuntia. Kiinnitä tähän huomiota, sillä huomaat pian, että tämä Daily Scrum -kokouksen tavoite laiminlyödään usein ja sen sijaan keskitytään jo tehtyyn työhön.
• Tunnistetaan esteet, jotka voivat pysäyttää työn etenemisen. Paperilla on hienoa, että tiimin jäsenet saavat päivittäin tilaisuuden käsitellä ongelmia uudelleen. Se antaa kaikille etumatkaa ja mahdollisuuden puuttua niihin ennen kuin ne eskaloituvat. Todellisuudessa joillakin tiimeillä on valitettavasti taipumus sivuuttaa tämä Daily Scrum -kokousten osa.
• Poistetaan muut kokoukset. Kun laadit seuraavan 24 tunnin suunnitelman 15 minuutissa, säästät paljon kokousaikaa. Tutustu oppaaseemme tehokas kokoushallinto ja opi, miten myös muut kuin Scrum-kokoukset saadaan tuottaviksi.
• Edistetään avoimuutta ja parannetaan viestintää. Päivittäinen Scrum-kokous on erinomainen tapa, jolla tiimisi saa selkeän käsityksen siitä, mitä tiimissä tapahtuu. projekti ja keskustella strategiasta Sprintin tavoitteen saavuttamiseksi.

Pitäisikö Scrum masterin olla läsnä päivittäisessä Scrum-kokouksessa?

Scrum masterin tehtävänä on varmistaa, että jokainen tiimin jäsen ymmärtää näiden kokousten tarkoituksen, mutta kehitystiimi on vastuussa päivittäisen standupin järjestämisestä. Tämä lähestymistapa auttaa edistämään tiimin vastuullisuutta ja itseorganisoitumisen henkeä. Viime kädessä, kun tiimi pystyy toteuttamaan tehokkaita ja toimivia Daily Scrum -istuntoja, Scrum-mestarin ei tarvitse edes olla paikalla niiden keston ajan.

Miten Daily Scrum -palaveri eroaa tilakokouksesta?

Monet Scrum-harjoittajat korostavat, että on tärkeää, ettei tiimisi Daily Scrum -kokoukset muutu tilakokouksiksi. Ongelmana on, että monet ihmiset eivät oikeastaan näe merkittävää eroa näiden kahden välillä. Yritämme selventää asioita.

Kun ajattelet tilapäivityksiä (kokoukset tai esimerkiksi kirjalliset hankkeen tilanneraportit), kuvittelet luultavasti, että sinä ja tiimisi raportoitte jollekin, olipa se sitten esimies tai asiakas. Juuri niin: päivittäisen standupin aikana tiimisi ei raportoi kenellekään. Sen sijaan he työskentelevät yhdessä laatiakseen suunnitelman seuraavalle 24 tunnille.

Toinen ero Daily Scrumin ja tilakokousten välillä on se, mistä niissä keskustellaan. Tilannekatsaukset ovat usein yhteenvetoja siitä, kuka teki mitä ja mikä oli toiminnan tulos. Tässä kohtaa asiat voivat mennä hieman epäselviksi. Loppujen lopuksi Daily Scrum -kokouksen osallistujat keskustelevat myös tehdystä työstä. Erona on se, että päivittäisten kokousten ensisijaisena tuloksena ei pitäisi olla luettelo tehdyistä asioista vaan yhteinen näkemys siitä, miten Scrum-tiimi voi työskennellä seuraavan vuorokauden aikana saavuttaakseen sprintin tavoitteet.

Nämä erot saattavat tuntua vähäisiltä, mutta on todellista hyötyä siitä, että tiimisi päivittäiset standupit eivät muutu tilannekokouksiksi. Noudata Scrum-opasta: kokouksistasi tulee tehokkaampia. Lisäksi tiimisi jäsenet näkevät sen arvon ja osallistuvat siihen aktiivisesti.

Ideoita tiimisi päivittäisten scrum-kokousten optimoimiseksi

Vaikka jokaista Scrum-kokousta säätelevät tietyt säännöt, on silti paljon joustavuutta, josta sinä ja tiimisi voitte hyötyä. Olemme hahmotelleet alla muutamia vinkkejä tiimisi päivittäisten Scrum-kokousten optimoimiseksi. Emme keskittyneet tiettyihin tekniikoihin (plank daily standup, anyone?), vaan listasimme pieniä asioita, joita voit harkita tehostaaksesi tiimisi työskentelyä.

• Varmista, että jokainen tiimin jäsen ymmärtää tämän Scrum-kokouksen tavoitteet. Jos he eivät tiedä, miksi he kokoontuvat joka päivä, asiat voivat mennä nopeasti tilakokouksen suuntaan. Muuten, samat neuvot pätevät myös muihin Scrum-kokouksiin: voit lukea meidän ideoita retrospektiiviä varten täällä.
• Luota tiimiisi. Mitä enemmän yrität hallita kokousta, sitä enemmän se voi tuntua tilapäivitykseltä. Anna tiimisi jäsenten helpottaa päivittäisiä Scrum-kokouksiaan. Anna heidän miettiä loppupäivän suunnitelma.
• Kannusta ihmisiä puhumaan avoimesti nykyisistä esteistä. Mainitsimme jo aiemmin, että jotkin tiimit eivät uskalla kertoa kohtaamistaan haasteista. Kun huomaat, että edistyminen kohti sprintin tavoitetta ei ole niin sujuvaa kuin odotettiin, mutta ihmiset eivät silti mainitse mitään esteitä, tiedät, että viestintä ja läpinäkyvyys olisi luultavasti käsiteltävä.
• Mene kolmea kysymystä pidemmälle. Tiimisi noudattaa todennäköisesti kolmen kysymyksen kaavaa päivittäisessä Scrum-kokouksessaan (Mitä tein eilen? Mitä teen tänään? Onko tielläni esteitä?). Se on luotettava resepti asioiden järjestyksessä pitämiseen. Sinun on vain varmistettava, että ihmiset eivät tyydy vastaamaan näihin kolmeen kysymykseen. Loppujen lopuksi heidän on vielä päätettävä, tarvitaanko heidän suunnitelmaansa muutoksia. Muuten tämä Scrum-kokous ei eroa paljon tilapäivityksestä. Tiedät jo hyvin, että näin ei pitäisi olla. Jos sinusta tuntuu, että tiimisi jäsenten keskuudessa vallitsee tietty "kolmen kysymyksen väsymys", voit piristää tilannetta muuttamalla kysymysten järjestystä tai muotoilemalla ne hieman uudelleen.
• Älä keskity pitämään kaikkia kiireisinä. Daily Scrum -palaveriin osallistujat saattavat kokea, että jos he eivät ilmoita työskentelevänsä monien tehtävien parissa tai pysyvänsä kiireisinä, heihin kohdistuu jonkinlainen leimautuminen. Näin ei saisi olla: ensisijaista on saavuttaa sprintin tavoite, ei maksimoida kaikkien kapasiteettia. Koska ihmiset, jotka ovat resurssienhallintasovellusymmärrämme, että on tärkeää resurssien käytön seuranta, mutta sitä voi säätää silloin, kun työnkulku on mielestäsi tehokasta, ei päinvastoin.
• Ota käyttöön parkkipaikka ideoille, jotka tulevat esiin päivittäisen standupin aikana, mutta jotka eivät ole merkityksellisiä tämän Scrum-kokouksen kannalta. Tiimilläsi on vain 15 minuuttia aikaa arvioida edistymistä ja tehdä suunnitelma seuraavaa vuorokautta varten. Yksi aiheen ulkopuolinen keskustelu voi suistaa koko kokouksen raiteiltaan. Kun parkkipaikka on paikallaan, ihmiset voivat jatkaa kokousta. Silti et menetä mahdollisesti tärkeitä ideoita ja voit keskustella niistä myöhemmin.

Lisää tiimisi jäsenten näkyvyyttä, jotta päivittäiset scrum-kokoukset pysyvät tehokkaina.

Tämä aihe ansaitsee oman osionsa, koska autamme yrityksiä päivittäin työntekijöiden näkyvyyden lisäämisessä. Meidän resurssienhallintaohjelmisto avulla voidaan seurata, kuka työskentelee tiettynä päivänä ja kuka on lomalla. Osa-aikaiset työntekijät ja freelancerit voit syöttää heidän tarkan saatavuutensa, jolloin tiedät, että he ovat käytettävissä esimerkiksi klo 9-11 välillä.