Kun suunnittelet hanketta, sinun on aina mietittävä sen toteuttamiseen tarvittavia resursseja. Luettelon laatiminen rooleista ja taidoista, joita tarvitaan projektin toteuttamiseen, sopivien henkilöiden etsiminen yrityksestäsi, heidän aikataulujensa ja työmääränsä hallinta - nämä kaikki kuuluvat resurssien hallintaan. Miten se tehdään onnistuneesti? Tässä blogikirjoituksessa esitellään joitakin parhaita käytäntöjä resurssien hallintaan projektipohjaisessa ympäristössä.
Mitä saat kiittää tästä artikkelista:
Huomautus: Resurssi voi olla henkilö, jolla on tietty pätevyys, laite tai jopa tietty määrä aikaa tai rahaa. Tässä artikkelissa keskitymme kuitenkin yksinomaan resurssien hallintaan, joka ymmärretään projektiryhmän hallinnaksi.
Uusin PMBOK®-opas toteaa sen kauniisti sanomalla:
Pprojektien resurssienhallinta käsittää prosessit, joiden avulla tunnistetaan, hankitaan ja hallinnoidaan projektin menestyksekkääseen loppuunsaattamiseen tarvittavia resursseja. Nämä prosessit auttavat varmistamaan, että oikeat resurssit ovat käytettävissä projektipäällikölle ja projektiryhmälle oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa.
Sellaisenaan, projektin resurssien hallinta vaatii sinua liikkumaan eri prosesseissa: projektin tarpeiden määrittelystä ja sopivien resurssien hankkimisesta tiimisi johtamiseen koko projektin ajan ja sen suorituskyvyn mittaamiseen.
Tehokas resurssienhallinta edellyttää, että projekti saadaan onnistuneesti toteutettua: ajallaan, budjetin puitteissa ja vaatimusten mukaisesti. Tämä ei ole helppo tehtävä. Onneksi on olemassa useita vaiheita, joita voit toteuttaa projektin elinkaaren eri vaiheissa, jotta voit lisätä mahdollisuuksia saada työ valmiiksi. Tässä artikkelissa tarkastelemme lähemmin joitakin onnistuneen resurssienhallinnan parhaita käytäntöjä.
Projektipäällikkönä tai resurssienhallinta, sinun on oltava varsin utelias itse projektista. Mikä on sen taustalla oleva liiketoiminnallinen tavoite? Mitä käyttäjien tarpeita yrität täyttää? Mikä on asiakkaan lopullinen tavoite? Kun olet vastannut näihin kysymyksiin, ymmärrät projektin paremmin kuin vain sen laajuuden (joka on tietysti myös tarpeen). Valmisteluun tässä vaiheessa panostamasi ylimääräinen työ voi maksaa itsensä takaisin myöhemmin: sinulla on ensinnäkin enemmän perusteluja, kun keskustelet eri skenaarioista asiakkaan kanssa, mutta muista myös, että hyvin perehtynyt päämies on erittäin hyödyllinen myös tiimille.
Yritä saada paljon tietoa myös asiakkaista/sidosryhmistä. Ehkä jotkut kollegoistasi ovat jo tehneet yhteistyötä heidän kanssaan? Mitä enemmän tiedät siitä, mitä on odotettavissa haluttujen prosessien, työkalujen ja työmoraalin osalta, sitä paremmat valmiudet sinulla on selviytyä haasteista tulevaisuudessa.
Kysy myös mahdollisista rajoituksista. Kun olet tietoinen aikatauluun tai budjettiin liittyvistä näkökohdista, voit tehdä parempia päätöksiä matkan varrella.
Kun sinulla on hyvä käsitys siitä, mistä hankkeessa on kyse, voit aloittaa hankearvioiden laatimisen. Sinun on laadittava luettelo resursseista (esim. rooleista), joita tarvitaan projektin tehtävien suorittamiseen. Sitten sinun on arvioitava, missä kapasiteetissa heitä tarvitaan.
Voit toki hyödyntää PM-kokemustasi täällä ja osallistua arvioiden laatimiseen. Älä kuitenkaan pelkää pyytää muita ihmisiä osallistumaan tähän prosessiin ja antamaan asiantuntija-arvionsa.
Tässä vaiheessa asiat saattavat käydä hieman ylivoimaisiksi. Miksi? Yrityksesi koosta ja rakenteesta riippuen saatat joutua tutkimaan satoja tai tuhansia työntekijöitä.
Onneksi tämäkin osa prosessia on suhteellisen helppo hoitaa resurssienhallintaohjelmiston avulla. Kuvittele, että sinulla on luettelo resursseista ja niiden kapasiteetista, saatavuudesta ja osaamisesta. Sinun tarvitsee vain varata nämä resurssit, jotka sopivat projektisi vaatimuksiin. Resurssien aikataulutusohjelmisto, joista oma Teamdeck on yksi, tekevät juuri niin.
Voit suodattaa organisaatiosi resursseja taitojen, toimipisteiden sijainnin, virka-aseman tai minkä tahansa muun tarvitsemasi mukautetun ulottuvuuden mukaan. Valitse sopivien henkilöiden joukosta ne, jotka ovat käytettävissä projektia varten suunnittelemasi ajanjakson aikana. Valmis!
Teamdeckin avulla voit suodattaa käytettävissä olevia resursseja työnimikkeiden tai projektikustannusten mukaan. Se yksinkertaistaa huomattavasti resurssien jakaminen.
Kun päätät, kenet määrität projektiin, kannattaa ottaa huomioon seuraavat seikat:
Sanonta, että sinulla on vain yksi tilaisuus tehdä hyvä ensivaikutelma, saattaa olla klisee, mutta tehokkaassa resurssienhallinnassa on tärkeää, että projektin aloitus vaihe on ehdottoman tärkeä. Tässä vaiheessa tutustut tiimiisi ja vakiinnutat läsnäolosi. Varmista, että käsittelet seuraavat asiat:
Tutustu tähän luetteloon resursseista, joista voi olla hyötyä koko projektin elinkaaren ajan, mutta erityisesti uuden projektin alussa:
Jos käytät ketterää projektinhallintamenetelmää, et luultavasti pelkää projektimuutoksia. Terveellinen annos joustavuutta on olennainen osa työtä, ja reagoiminen esimerkiksi saapuvaan käyttäjäpalautteeseen vaikuttaa viime kädessä projektin onnistumiseen.
Muut muutokset eivät kuitenkaan ole yhtä tervetulleita: resurssikapasiteetin suunnittelu olisi hyvä esimerkki tästä. Ihmiset sairastuvat, vaihtavat työpaikkaa, katkaisevat jalkansa jne. Sinun on varauduttava siihen, että tiimiin osoitetaan uusia resursseja tai muutetaan kapasiteettia, jossa tiimin nykyiset jäsenet ovat mukana.
Joustava hankesuunnittelu on myös tässä yhteydessä hyödyllistä: jos laadit anteliaita arvioita, jotka perustuvat pahimpaan tai parhaaseen mahdolliseen skenaarioon, sinulla on todennäköisesti paljon tarvittavaa liikkumavaraa, kun muutoksia tapahtuu.
Tietoon perustuva projektinhallinta tulee todennäköisesti saamaan paljon jalansijaa lähitulevaisuuden hankkeissa siitä yksinkertaisesta syystä, että se tekee PM:stä entistä tehokkaamman siinä, mitä hän tekee. Data on tiimiäsi koskevien tietojen ja mallien lähde. Se voi myös vahvistaa tai kumota aavistuksesi. Lopuksi, ei ole parempaa argumenttia, kun yrität saada jotain asiaa esille. Jos pystyt tukemaan päätöksiäsi datalla, niiden toteuttaminen tuntuu paljon mukavammalta.
Toisaalta tietojen kerääminen ilman tietoa siitä, mitä mitataan ja miten, saattaa johtaa siihen, että tiedot katoavat kohinan keskelle. Ensinnäkin saatat haluta kerätä tietoja, joiden avulla voit mitata projektin resurssien suorituskykyä (muuten kaikki nämä raportit voidaan helposti rakentaa Teamdeckillä):
Kun palkkien korkeus ilmaisee käyttöasteen, voit nopeasti havaita henkilöt, joita voitaisiin hyödyntää paremmin.
Tehokas resurssien suunnittelu ja johtaminen edellyttävät, että projektia ymmärretään todella hyvin ja että sen edistymistä seurataan aktiivisesti, ei pelkästään tehtävien suorittamisen kannalta, vaan myös työmäärän ja tiimin optimaalisen käytön ylläpitämiseksi. Prosessi on monitahoinen, mutta oikean teknologian avulla siinä voi onnistua.
Teamdeckin tehtävänä on tehdä resurssien tehokkaasta hallinnasta mahdollista - tehdä siitä paljon helpompaa erikokoisille tiimeille. Olemme erittäin ylpeitä siitä, että sovelluksemme avulla kootaan tiimejä, jotka työskentelevät kunnianhimoisten rakennusprojektien parissa, ylittävät luovuuden rajoja tai kirjaimellisesti muuttavat maailmaa paremmaksi vaikuttavien voittoa tavoittelemattomien kampanjoiden avulla.
Jos haluat virtaviivaistaa resurssien jakaminen ja välttää aikatauluristiriidat, Teamdeck saattaa olla juuri oikea työkalu sinulle - rekisteröidy jo tänään. Toivotamme sinut mielellämme tervetulleeksi asiakkaidemme joukkoon.
Säästä aikaa ja rahaa projektin avulla resurssien suunnitteluohjelmisto ja tehostaa resurssienhallintaprosesseja
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...