Tehokas kokoushallinta

Sinulle ei varmaankaan ole yllätys, että kokoukset yhdistetään usein ajanhukkaan. Tutkimuksen mukaan Atlassianin raportti, ihmiset saattavat käyttää jopa 31 tuntia kuukaudessa istuen tuottamattomissa kokouksissa. Se on lähes kokonainen työviikko!

Ymmärrettävästi ryhmänjohtajat ja esimiehet yrittävät ryhtyä toimiin kokouskustannusten vähentämiseksi. Joissakin yrityksissä se voi olla esimerkiksi kaikkien tilannekokousten kieltäminen. Toisille se tarkoittaa sovellusten ja tekniikoiden käyttöönottoa kokousten tehokkuuden lisäämiseksi. Tässä artikkelissa jaamme vinkkejä, joiden avulla voit suunnitella ja toteuttaa onnistuneita kokouksia.

Mikä tekee kokouksesta tehokkaan?

Tehokkaat kokoukset tuottavat konkreettisia tuloksia, joilla on myönteinen vaikutus projektiin tai koko organisaatioon. Tämä on niiden yleinen ajatus. Yksityiskohdat riippuvat kokouksesi tavoitteesta. Tehokkaat kokoukset ovat sellaisia, joissa saavutetaan kokouksen johtajan asettamat tavoitteet. Näin ollen on ehdottoman tärkeää keksiä selkeä tarkoitus jokaiselle kokoukselle, jonka järjestät, ja jakaa tavoitteet osallistujien kanssa. Siitä lisää seuraavassa osassa.

Miten suunnittelet tehokkaan kokouksen?

Aloita tavoitteesta. Mitä haluat saavuttaa tämän kokouksen avulla? Pitääkö sinun tehdä joitakin tärkeitä liiketoimintapäätöksiä? Suunnitteletko aivoriiheä? Onko päivityksiä, jotka olisi jaettava tiimisi kanssa hengessä hankkeen avoimuus? Määrittelemäsi tavoitteet vaikuttavat todennäköisesti kokouksen luonteeseen. Ne saattavat jopa saada sinut vakuuttuneeksi siitä, että kokousta ei pidä järjestää lainkaan.

Onko tämä kokous todella pidettävä?

Monet yritykset noudattavat kokous oletusarvoisesti politiikka: kun on epäilys - kutsu kokous koolle. Valitettavasti se ei ole tuottavin tapa käyttää työntekijöiden aikaa. Monissa viime vuosina julkaistuissa raporteissa korostetaan tarpeettomien kokousten suurta määrää. Atlassian analysoi tiedot ja totesi, että puolet kokouksista on ajanhukkaa. Puolet niistä! Tämä saa minut ajattelemaan, että lähes kaikki voisivat vähentää järjestämiensä kokousten määrää.

Yksi usein kritisoitu kokousmuoto on pahamaineinen tilannekokous. Jason Fried, Basecampin perustaja ja toimitusjohtaja, kirjoittaa että tilakokoukset ovat pahimpia kokouksia. Jos poistat ne, tiedät itse asiassa enemmän, säästät paljon rahaa ja voitat kymmeniä tunteja kuukaudessa. Hän ei ole yksin tämän tunteen kanssa. Useat järjestöt myöntävät avoimesti, että ne luopuivat kokouksista vain vaihtaakseen tietoja työn tämänhetkisestä edistymisestä. Sen sijaan he viestivät tehokkaammin kirjallisilla tilannekatsauksilla. Tämä lähestymistapa on erityisen arvokas hajautetuille tiimeille, joissa ryhmän kokoaminen puheluun reaaliajassa edellyttää huomattavaa aikataulutusponnistelua. Slackissa tai sisällä julkaistavat tilanneraportit projektinhallinta valitsemasi ohjelmistot vaativat vähemmän aikaa kuin niiden henkilökohtaiset vastineet.

Voin kuvitella, että jotkut teistä saattavat suhtautua varauksella tähän ajatukseen: ihmiset puhuvat nopeammin kuin kirjoittavat asioita. Eivätkö kokoukset olekin tehokkaampia kuin asioiden kirjoittaminen ylös? No, tässä tapauksessa ei. Ryhmien tilannekokoukset vievät enemmän aikaa kuin lyhyen muistion laatiminen omasta edistymisestä. Lisäksi kokouksen osallistujat eivät todennäköisesti kiinnitä yhtä paljon huomiota kaikkiin asioihin, joita kaikki kokoukseen osallistuvat sanovat.

Lisäksi asioiden kirjoittaminen ylös on erinomainen tilaisuus koota tietoa yhteen ja kertoa jokainen asia tiiviisti. Tämän seurauksena pystyt tuottamaan oivaltavia ja pitkäkestoisia tietoja. On olemassa runsaasti sovelluksia ja lisäosia, jotka tukevat yritystäsi siirtymisessä henkilökohtaisista tilannekokouksista asynkronisiin yhteenvetoihin. Kokeile Standuply tai Porkkanaesimerkiksi.

Tilannekeskustelut eivät ole ainoa kokousmuoto, jonka voisi poistaa kalenteristasi. Jos et ole varma, pitäisikö tietty kokous pitää vai ei, voit kysyä neuvoa hauskalta mutta hyödylliseltä sovellukselta: Pitäisikö sen olla kokous?

Nyt kun olet selvittänyt pätevät syyt yrityskokouksen järjestämiseen, sinun on suunniteltava se huolellisesti. Ei ole tilaa improvisoidulle "kävin juuri työpöytänne ohi" -istunnolle: tiedot osoittavat että 40% ihmisistä pitää niitä merkittävinä häiriötekijöinä.

Kutsu oikeat ihmiset kokoukseen

Yksi tuottavien kokousten tärkeimmistä osatekijöistä on oikean ryhmän kokoaminen. Kutsu mukaan työntekijöitä, jotka todennäköisesti edistävät kokouksen tavoitetta. Järjestä projektiryhmän kokous, jos haluat jakaa tärkeitä päivityksiä, ja järjestä sen jälkeen lyhyt kyselytunti. Jos tavoitteenasi on saada aikaan johtopäätös tämän kokouksen aikana, varmista, että päätöksentekijät todella osallistuvat siihen. Muuten siitä tuskin tulee tehokasta keskustelua.

Kokouksen osallistujien määrän osalta olet ehkä törmännyt kahden pizzan sääntöön. Jeff Bezosin popularisoima. Siinä todetaan, että kahden pizzan pitäisi riittää koko kokousryhmän ruokkimiseen. Se on kätevä sääntö, mutta suosittelen, että sitä ei pidetä niinkään mittakaavana (pizzoja on loppujen lopuksi hyvin erikokoisia). Käytä tätä sen sijaan tilaisuutena miettiä osallistujaluetteloasi läpi ennen kuin lähetät kutsupostia.

Toinen seikka, joka sinun tulisi ottaa huomioon, on kokouksen kustannukset. Joskus meistä tuntuu, että säästämme yritykselle rahaa järjestämällä kokouksen ja siten "viemällä asioita eteenpäin". Mitä pidempi kokous on ja mitä enemmän ihmisiä siihen osallistuu, sitä suuremmat ovat kuitenkin liiketoiminnan kustannukset. Seuraavan kerran, kun yrität päättää, kenet kutsuisit kokoukseen, kannattaa ehkä katsoa kokouskustannuslaskuri jonka Harvard Business Review jakoi. Tulokset saattavat yllättää sinut.

Luo kokouksen esityslista

Kun olet suunnitellut kokouksen tavoitteet ja laatinut luettelon kokoukseen osallistuvista työntekijöistä, sinun on laadittava toimintasuunnitelma. Jotta voit suunnitella kokouksen asialistan, yritä vastata seuraaviin kysymyksiin:

• Miltä kokouksen pitäisi näyttää?
• Kenen pitäisi puhua ja milloin?
• Mitä vaiheita tarvitaan tavoitteen saavuttamiseksi?
• Mitä päätöksiä on tehtävä?
• Kuinka paljon aikaa kullekin esityslistan kohdalle pitäisi varata?
• Mihin aikaan kokouksen pitäisi alkaa?
• Kuka tekee muistiinpanoja ja miten?

Oikean ajankohdan valitseminen kokoukselle voi olla haastavaa, varsinkin kun kutsut ihmisiä, joiden saatavuus ei ole varmaa. Katso ensin tiimisi resurssikalenteria määrittääksesi sopivan päivämäärän kokouksellesi. Huomaa, että istuntosi alkamisajankohdan ei pitäisi olla sattumanvarainen. Kuten osoitteessa Doodlen kokousten tila 2019 -raporttivain 12% ihmisistä pitää kokouksia mieluummin klo 14 jälkeen. Työkalut, kuten Calendly tai Meetingbird tukea sinua oikean kokousajan löytämisessä.

Huomaa, että tiimikokousten esityslistat olisi mieluiten lähetettävä kutsujen mukana, eikä niitä pitäisi lisätä tapahtuman kuvaukseen myöhemmin. Jälkimmäinen vaihtoehto saattaa aiheuttaa sen, että jotkut osallistujat eivät saa esityslistaa eivätkä näin ollen tiedä, mitä kokouksen aikana on odotettavissa. Aikataulustasi olisi käytävä selvästi ilmi, että olet kyseisen kokouksen johtaja ja/tai fasilitaattori. Jos kokoukselle ei ole yksilöllistä omistajaa, on vaikea toteuttaa kaikkia vaiheita onnistuneesti. Varmista, että kaikki kokoukseen osallistuvat tietävät, mihin valmistautua etukäteen. Muuten keskustelun tehokas johtaminen on vaikeaa.

Miten pitää tehokas kokous?

Kokouksen vetäjänä olet vastuussa kokouksen kulusta. Sinä päätät, milloin kokous alkaa ja noudatetaanko toimintasuunnitelmaa. Pidä koko ajan mielessäsi keskustelun ensisijainen tarkoitus. Nämä ovat tehokkaiden kokousten tärkeimmät osatekijät:

• Aika - Muista aika. Jos kokous on esimerkiksi suunniteltu alkavaksi, mutta yksi osallistujista on myöhässä, keskustelu kannattaa todennäköisesti aloittaa ilman häntä. Tietenkin asioita tapahtuu, ja joskus viivästyminen voi johtua ulkoisista olosuhteista. Mutta entä jos tiimissäsi on joku, joka on tunnetusti myöhässä ja aina "liian kiireinen" saapuakseen paikalle? Olet varmasti valinnut ajankohdan huolellisesti ja arvioinut kokouksen kustannukset. Miksi tuhlaisit kaiken tämän vaivan vain siksi, että joku ei kunnioita kokouksia?
• Säännöt - Kokouksen vetäjä on vastuussa suuntaviivojen asettamisesta, joita kaikkien osallistujien on noudatettava. Yksi käytäntö, joka todella lisää kokouksen osallistujien tuottavuutta, on se, että ei saa tehdä monitehtäviä. Tämä tarkoittaa yleensä sitä, että kaikki kannettavat tietokoneet on suljettava ja puhelimet laitettava pois. Onko mitään ärsyttävämpää kuin henkilö, joka on istunut kokouksessanne selaamassa nettiä ja sanoo sitten: "Voitteko toistaa tuon viimeisen osan?". En kiinnittänyt huomiota." Se on kauheaa ajan ja rahan tuhlausta. Lisäksi se vaikuttaa negatiivisesti kaikkien huoneessa olevien energiaan.
• Huomautukset – muistiinpanojen tekeminen on elintärkeää lähes jokaisessa kokouksessa. Voit nimetä henkilön, joka kirjoittaa ylös istunnon aikana tehdyt päätökset, tai voit tehdä sen itse. Vaihtoehtoisesti voit kannustaa kaikkia osallistujia kirjoittamaan asioita ylös (kunhan se ei ole tekosyy selata sähköpostilaatikkoa tai Slackia). Eräs kokeilemisen arvoinen ajatus on käyttää ensisijaisena tekniikkana visuaalisia muistiinpanoja (luonnosmuistiinpanoja). Lue meidän opas projektipäälliköiden luonnostelusta nähdä, että visuaalinen muistiinpanojen tekeminen on jotakin, jota jokainen voi tehdä (piirtotaitoa ei tarvita!). Jos valitsit kokoukseen yhden muistiinpanovelvollisen, lähetä hänen muistiinpanonsa muille osallistujille. Haluat, että kaikki ovat samalla sivulla kokouksen lopputuloksen suhteen. Tästä lisää tämän artikkelin viimeisessä osassa.

Erilaisten kokousosallistujien tehokas hallinta

Verkosta löytyy paljon resursseja, joissa kuvataan erityyppisiä kokouspersoonallisuuksia (esim. tämä, tai tämä, tai se). Kaikki nämä artikkelit eroavat hieman toisistaan, kun on kyse kokoushenkilöiden määrästä tai niiden nimistä. Yhteistä niille kaikille on kuitenkin se, että tapaat todennäköisesti osallistujia, jotka hallitsevat kokousta mielipiteillään, äänekkäillä huomautuksillaan tai jopa aiheen ulkopuolisilla keskusteluillaan. Toisaalta on myös henkilöitä, joilla saattaa olla jotain erittäin arvokasta sanottavaa, mutta syystä tai toisesta he pysyvät hiljaa.

Yksi tapa pitää tuottavia kokouksia, joissa on mukana erilaisia persoonia, on yrittää poistaa valtarakenteet. Näin rohkaiset kaikkia osallistujia antamaan panoksensa ilman, että heidän tarvitsee pelätä puhuvansa vuorostaan. Hyvä esimerkki tästä lähestymistavasta on Pixarin perustaja Ed Catmull. Hän selvitti asiaa tarkemmin Slackin toimitusjohtajan haastattelussaan: [kokouksen aikana] kukaan, luovasta johtajasta Catmulliin itseensä, ei voi ohittaa tuotantotiimiä, jotka tulevat pyytämään palautetta. Syy on yksinkertainen: he tietävät jo, että jokin asia ei toimi - he eivät halua tuomiota vaan ratkaisuja. Catmull myöntää, etteivät he aina tee sitä oikein. "Aina silloin tällöin se on katastrofi", hän sanoo. "Mutta joskus tapahtuu taikaa. Ja taikuudella tarkoitan sitä, että ego on poistunut huoneesta."

Huoneessa oleva ego voidaan myös sanallistaa ohittamalla esityslista ja aloittamalla aiheen ulkopuolisia keskusteluja. Kokouksen johtaja voi helposti yllättyä, kun tällaista käytöstä esiintyy. Siksi tällaisiin keskeytyksiin kannattaa varautua etukäteen. Voit perustaa niin sanotun ideoiden parkkipaikan: valkotaulun tai paperilapun, johon kirjoitat ylös osallistujien esiin tuomia asioita, joita ei ole sisällytetty toimintasuunnitelmaan. Tehokkaan kokouksen pitäminen on paljon helpompaa, kun voit sanoa: "Tämä on mielenkiintoinen asia, laitetaan se parkkipaikalle ja palataan siihen tämän kokouksen jälkeen."

Toiminta kokouksen jälkeen

Tehokkaat kokoukset päättyvät harvoin kokoushuoneesta poistumiseen. Yleensä on vielä jotain tehtävää. Sinun on ehkä pantava täytäntöön kokouksessa tehty päätös. Tai ehkä on olemassa ryhmässä syntynyt idealuettelo, joka on jaettava muille ihmisille.

Jaa kokouksen muistiinpanot kaikille osallistujille. Muista sisällyttää muistiinpanoihin toimintakohdat ja seuraavat vaiheet. Kaikille tehtäville, jotka on tehtävä, olisi osoitettava omistajat.

Arvioi kokous kokouksen jälkeen ja tarkista, onko kokouksen hallinnassa sellaisia elementtejä, joita voitaisiin parantaa tulevaisuudessa. Tällainen lähestymistapa auttaa sinua tekemään kokouksista vähemmän kamppailua ja enemmän tehokkaan liiketoimintavälineen. Onnea matkaan!