Kun johdat toimistoa tai ohjelmistoyritystä, jossa tiimisi työskentelee useiden projektien parissa samanaikaisesti, voi olla haastavaa pysyä perässä kaikessa. Vaikka johtaisit yhtä yksittäistä projektia projektipäällikkönä, saatat usein kamppailla sen eri osien seuraamisen kanssa.
Mitä opit tästä artikkelista:
Kunpa vain olisi keino saada informatiivinen yleiskatsaus projektin tilasta ilman, että sinun tarvitsee kaivella PM-sovellusta pitkään.
Onneksi projektin kojelaudat tarjoavat siihen mahdollisuuden - ne ovat yksi paikka, josta voit tarkistaa kriittiset keskeiset tunnusluvut ja arvioida projektin edistymistä. Niistä tulee myös yksi ainoa totuuden lähde projektin tilasta, jonka voit helposti jakaa asiakkaasi tai johtajiesi kanssa. Tyypillisesti projektinhallinnan kojelauta koostuu useista widgeteistä - kaavioista, datapisteistä tai taulukoista - jotka koskevat projektin eri osatekijöitä.
Tässä blogikirjoituksessa kerromme hieman lisää projektikojelautojen hyödyistä ja annamme vinkkejä kojelautojen rakentamiseen.
Ensinnäkin projektinhallinnan kojelauta säästää valtavasti aikaa ihmisille, jotka sitä käyttävät. Esimerkiksi ryhmänjohtajana sinun on yleensä tarkistettava useita raportteja/näyttöjä projektissasi. suunnittelutyökalu saada kokonaiskuva siitä, miten tietty hanke etenee. Toisaalta projektipäälliköt joutuvat usein viettämään viikoittain tunteja laatimassa hankkeen tilanneraportit ja keskeisten suorituskykyindikaattoreiden laatiminen. Mittaritaulujen avulla on helppo saada automaattisesti päivittyvä "raportti", joka sisältää reaaliaikaisia tietoja ja tietylle kohderyhmälle räätälöityjä oivalluksia.
Räätälöidyistä oivalluksista puhuttaessa on todettava, että vaikka projekti- ja resurssienhallintatyökalut on yleensä suunniteltu tarjoamaan käyttäjilleen arvokasta tietoa, niiden on silti vastattava monien tiimien tarpeisiin. Tämän seurauksena näiden sovellusten tarjoamat oletusarvoiset kojelaudat tai raportit eivät välttämättä ole erityisen hyödyllisiä tiimillesi. On hyödyllistä luoda mukautettu hanke- ja resurssienhallinta kojelauta tai jopa pari sellaista, joista jokainen on valmis palvelemaan tiettyä tarkoitusta. Esimerkiksi yrityksesi talousjohtaja saattaa olla kiinnostunut eri mittareista kuin asiakas.
Myös asiakkaalle suunnatut projektinhallinnan kojelaudat ovat sinulle erittäin käteviä. Sen lisäksi, että säästät aikaa uusien raporttien laatimiseen aina silloin tällöin, projektin sidosryhmät voivat vilkaista skannattavia kojelautoja ja ymmärtää helposti, mitä projektissa tapahtuu. Kaiken lisäksi hyvin suunniteltu kojelauta saa yrityksesi näyttämään erittäin hyvältä asiakkaan silmissä.
Projektin kojelaudan analysointi on hyvä tilaisuus tunnistaa parannusmahdollisuuksia, jotka muuten saattaisivat jäädä huomaamatta. Lintuperspektiivistä katsottuna projektin eri osa-alueet voivat saada sinut ajattelemaan ratkaisuja, joita et ole vielä harkinnut. Oletetaan, että projektin kojelauta sisältää oivalluksia resurssien käyttö ja suoritetut tehtävät. Näin voit vertailla näitä kahta ja esimerkiksi huomata, että jotkin tehtävät ovat jäljessä, mutta kaikkia tiimin jäseniä ei ole hyödynnetty optimaalisesti, ja he voisivat helposti ottaa vastaan enemmän tehtäviä.
Kun kokoat räätälöityä projektin kojelautaa, sinun on hyvä muistaa joitakin tehokkaiden kojelautojen keskeisiä ominaisuuksia.
Todella tehokkaat kojelaudat sisältävät ensinnäkin seuraavaa vain asiaankuuluvat tiedot. Siksi on hyödyllistä aloittaa laatimalla luettelo mittareista/elementeistä, jotka sinun on todella näytettävä, tai vastauksista, joihin haluat projektinhallinnan kojelaudan antavan vastauksen. Muuten voi olla houkuttelevaa lisätä pari ylimääräistä värikästä kaaviota, jotta kojelauta näyttäisi "ammattimaisemmalta". Valitettavasti se ei auta tiimisi jäseniä erottamaan arvokkaita oivalluksia kohinasta. Muista jälleen, että voit laatia erityyppisiä koontitauluja, jotka on suunniteltu eri yleisöille ja jotka sisältävät vain heille tärkeimpiä elementtejä.
Hankkeen kojelaudan tulisi myös olla helppo skannata. Kun valmistelet kojelautaan tulevia yksittäisiä widgettejä tai kaavioita, varmista aina, että ne ovat luettavissa. Tietojen pitäisi olla selkeitä yhdellä silmäyksellä ilman, että sinun tarvitsee lukea monimutkaisia taulukoita tai tehdä matemaattisia laskutoimituksia. Voit aina pyytää tiimin jäseneltä palautetta kojelaudan luettavuudesta.
Kiinnitä aina huomiota siihen, sisältävätkö mittaritaulusi seuraavat tiedot tarkat tiedot. Jos näin ei ole, koko kojelaudan tarkoitus on hukassa. Käytä vain luotettavia tietolähteitä ja suunnittele projektin kojelauta mahdollisuuksien mukaan niin, että se antaa reaaliaikaisia tietoja.
Saatat miettiä, miten rakentaa projektin kojelauta. Pitääkö minun investoida omaan kojelautatyökaluun?
Itse asiassa on olemassa pari vaihtoehtoa, joita voit noudattaa:
Oletusarvoisesti Teamdeckissä on henkilökohtainen kojelauta, joka on jokaisen manager-tason oikeudet omaavan käyttäjän käytettävissä ja josta voit tarkistaa seuraavat perustiedot:
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][/vc_row]
Jotta voit luoda mukautetun projektinhallinnan kojelaudan, sinun on laadittava raportti. Teamdeckin raportit toimivat kojelautojen tavoin siinä mielessä, että voit käyttää eri elementtejä reaaliaikaisen tietoon perustuvan tarinan luomiseen. Lisäksi voit luoda linkin ja jakaa raporttisi asiakkaan tai muiden projektin sidosryhmien kanssa.
Seuraavassa on joitakin esimerkkejä elementeistä, jotka voitaisiin näyttää tiimisi projektin kojelaudassa/raportissa:
Lue, miten tämä kaavio rakennetaan Teamdeckillä - lue meidän opas projektin tilanneraportteihin.
Lue, miten tämä kaavio rakennetaan Teamdeckin avulla - lue blogikirjoituksemme aiheesta. projektin kustannusten seuranta.
Teamdeckin avulla voit tietysti rakentaa monenlaisia kaavioita ja taulukoita. Voit kokeilla sovellusta itse rekisteröitymällä ilmaiseen kokeilujaksoon täällä. Vaihtoehtoisesti voit aikatauluta puhelu Anielan kanssa, asiakassuhdeasiantuntijamme. Hän esittelee sinulle Teamdeckin eri ominaisuuksia tiimisi suorituskykyä koskevien tietojen esittämisessä.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...