Laske resurssikustannusten poikkeama projektinhallinnassa ja seuraa projektin kannattavuutta.

Resurssikustannusten vaihtelu on yksi resurssien hallinnan keskeiset tulosindikaattorit joita kannattaa ehdottomasti pitää silmällä. Tämä mittari ilmaistaan yleensä prosenttiarvona. Se osoittaa, mikä on projektiryhmän jäsentä kohti suunniteltujen kustannusten ja todellisten kustannusten suhde. 

Miten se on hyödyllistä?

Ensinnäkin resurssikustannusten vaihtelun seuraaminen antaa sinulle mahdollisuuden seurata projektin kannattavuutta. Se on erityisen tärkeää silloin, kun työskentelet kiinteän budjetin pohjalta. Mitä tapahtuu, kun huomaat, että tiimisi jäsenet tuottavat odotettua enemmän kustannuksia? Voit toteuttaa tarvittavat optimoinnit varmistaaksesi, että projekti ei vaikuta negatiivisesti lopputulokseen. 

Aika- ja materiaalibudjetilla toimivien yritysten olisi myös tarkistettava resurssikustannusten poikkeama säännöllisesti, jotta ne voivat reagoida ajoissa huolestuttaviin malleihin. 

Arvioitujen ja todellisten kustannusten vertailu voi myös antaa arvokasta tietoa siitä, miten paljon projektin arviointiprosessi yrityksessäsi. Toki arviot eivät koskaan osu kohdalleen, mutta joillakin tiimeillä on taipumus aliarvioida projektinsa tietyt osa-alueet. Tällaisia kuvioita pitäisi näkyä, kun vertaat projektiryhmäsi eri roolien tai projektin eri vaiheiden resurssikustannusten vaihtelua. 

Miten lasketaan resurssikustannusten poikkeama projektinhallinnassa?

Yksinkertaisin kaava on jakaa joukkueesi todelliset kustannukset (seuratut tunnit kerrottuna työntekijöiden tuntikustannuksilla) suunnitelluilla kustannuksilla (hankearviot kerrottuna tuntikustannuksilla). Nyt näet, kuinka paljon rahaa sinun pitäisi veloittaa asiakkaaltasi verrattuna siihen, kuinka paljon ajattelit veloittaa asiakkaalta. Jos haluat kaivaa syvemmälle, voit myös erottaa sisäiset kustannukset - rahat, jotka maksat tiimisi jäsenille + hallinnolliset kustannukset - ja rahat, jotka saat asiakkaalta. Näin pystyt määrittelemään tarkkaan organisaatiosi tuottaman voiton. 

Kuten voitte kuvitella, jotta saisitte luotettavia tietoja joukkueenne todellisista kustannuksista, teidän pitäisi käyttää seuraavia välineitä työntekijän ajanseuranta ohjelmisto. Nyt näytämme sinulle, miten voit laskea resurssikustannusten poikkeaman helposti käyttämällä täydellistä resurssienhallintasovellusta-Teamdeck.

Luo resurssikustannusten poikkeamaraportti Teamdeck-projektin resurssisuunnitteluohjelmistolla.

Teamdeck on resurssienhallintaohjelmisto tehokkailla raportointiominaisuuksilla, jotka ovat kaikkien käyttäjien käytettävissä - sinun tarvitsee vain aloita tili täällä. Voit testata Teamdeckiä ilmaiseksi 7 päivän ajan. Ilmaisen kokeilujakson jälkeen hinta tiimin jäsentä kohti on $3,99, joka sisältää resurssien aikataulutuksen, ajanseurannan ja lomien hallintajärjestelmä ominaisuudet. 

Onko Teamdeck-tilisi valmis? Jotta voit luoda mielekkään raportin projektiryhmistäsi, sinun on pyydettävä heitä aloittamaan työaikansa seuranta käyttäen seuraavia välineitä Teamdeckin mobiiliajanseurantasovellus tai syöttämällä aikamerkintänsä verkkosovelluksen kautta. 

Jos kuitenkin haluat vain nähdä, miten tällainen raportti toimii, voit nopeasti perustaa demotilin, joka on täynnä esimerkkitietoja. Napsauta yksinkertaisesti "Play with sample data" (Toista esimerkkitiedoilla), kun olet Teamdeckin Organizations-osiossa. 

Seuraavat vaiheet ovat samat riippumatta siitä, työskenteletkö tiimisi todellisten tietojen vai esimerkkitietojen parissa. Siirry raportteihin ylävalikossa ja napsauta oikeassa alakulmassa olevaa plus-kuvaketta. Tänään näytämme sinulle, miten luodaan resurssikustannusten poikkeamaraportti tyhjästä, joten napsauta "Luo mukautettu".

Seuraavaksi nimeä raporttisi ja määritä sopiva päivämääräväli. 

Teamdeckin raportit toimivat siten, että sinä päätät, mistä ne koostuvat. Voit luoda erilaisia kaavioita ja taulukoita, joissa on interaktiivisia kenttiä. Luodaan aluksi pylväsdiagrammi, josta saamme hyvän käsityksen siitä, miten arvioita ja toteutuneita lukuja verrataan toisiinsa. 

Napsauta kulmassa olevaa plus-kuvaketta ja valitse pylväsdiagrammi. Oletusarvoisesti se koostuu pylväistä, jotka kuvaavat tiimiesi varauksia (suunnitellut tunnit), työaikatauluja (seuratut tunnit), käytettävissä olevia tunteja ja lomatunteja. Meidän on verrattava vain varauksia ja työaikatauluja, joten siirry kohtaan Metrics ja poista valinta lomien sekä saatavuuden kohdalta. 

Taulukkosi pitäisi näyttää tältä:

Jos tiimissäsi on paljon ihmisiä, pylväsdiagrammi on tietysti paljon huonommin luettavissa. Resurssikustannusten poikkeama lasketaan yleensä yhdelle projektille, joten voit suodattaa muut projektit pois. Napsauta Suodattimet ja lisää sopiva suodatin.

Napsauta Sovelletaan ja nauti kaaviosta, joka on täytetty vain asiaankuuluvilla tiedoilla. Tätä kaaviota katsomalla näet, mitkä työntekijät tekivät odotettua enemmän työtunteja ja ketkä jäivät alle arvioidun tuntimääränsä. Tarkkojen lukujen saamiseksi tähän on kuitenkin parempi lisätä informatiivinen taulukko.

Napsauta kulmassa olevaa plus-kuvaketta ja lisää taulukko. Voit toistaa joitakin edellisen taulukon vaiheita: poista rastit tarpeettomista mittareista (jätä toistaiseksi vain työaikataulut ja varaukset) ja suodata kyseinen projekti.

Voit myös muuttaa taulukon tietojen ryhmittelyä. Oletusarvoisesti tiedot ryhmitellään ensin projektien ja sitten tiimin jäsenten mukaan. Voit muuttaa tätä asetusta napsauttamalla Ryhmittely ja vaihtamalla tietolohkoja. Voit itse asiassa poistaa "Projektit" kokonaan, jos käytät suodatinta. 

Esimerkkiraportissamme lopullinen ryhmittely näyttää tältä:

Nyt kun taulukkosi koostuu kahdesta tietosarakkeesta (Varaukset ja Työaikataulut), on aika lisätä lisää sarakkeita, jotka kuvaavat arvioituja ja todellisia kustannuksia. Ensinnäkin sinun on lisättävä sarake tiimisi tuntikustannuksia varten. Napsauta Metrics ja sitten "Add custom" -> "Add custom values column". Nimeä uusi sarakkeesi (esim. "Tuntikustannukset") ja valitse valuuttatietomuoto.

Kun sovellat näitä muutoksia, näet, että taulukkoon on lisätty tyhjä sarake. Se toimii samalla tavalla kuin Excel-taulukkolaskenta - napsauta mitä tahansa solua syöttääksesi sinne tietoja. 

Kun tiimisi tuntikustannukset ovat valmiina, voit lisätä sarakkeita, jotka laskevat automaattisesti arvioidut ja todelliset kokonaiskustannukset. Siirry jälleen Metriikkaan ja napsauta "Lisää tulli", mutta valitse nyt "Lisää mukautettu laskentakenttä", koska haluamme Teamdeckin laskevan tuloksen itse. Anna sarakkeelle nimi, valitse valuuttatietomuoto ja syötä kaava. 

Suunniteltujen kustannusten osalta kaava on seuraava:

= (Varaukset: Aika / 60) * Mukautetut arvot: Tuntikustannus

Todelliset kustannukset:

= (Työaikataulut: Aika / 60) * Mukautetut arvot: Tuntikustannus

Kun aloitat muuttujan kirjoittamisen, Teamdeck ehdottaa käytettävissä olevia vaihtoehtoja. 

Tällä hetkellä taulukossasi pitäisi olla viisi saraketta, mukaan lukien kaksi uutta saraketta arvioituja ja todellisia kustannuksia varten. 

Taulukkoon on lisättävä vielä yksi sarake, josta tässä raportissa on kyse: resurssikustannusten poikkeama. Sen laskemiseksi luodaan toinen mukautettu laskentakenttä-sarake. Tällä kertaa kannattaa valita prosentuaalinen tietomuoto ja syöttää seuraava kaava:

= (Mukautetut kaavat: Todelliset kustannukset / Mukautetut kaavat: Suunnitellut kustannukset)*100.

Huomautus: jos sarakkeesi on nimetty eri tavalla, sinun on mukautettava kaavaa sen mukaan.

Nyt taulukkoon ilmestyy uusi sarake, jossa on resurssikustannusten varianssiarvo kullekin projektissa työskentelevälle työntekijälle. 

Jos arvo on yli 100%, se tarkoittaa, että kyseinen ryhmän jäsen on kirjautunut arvioitua enemmän aikaa. Jos arvo on pienempi kuin 100%, se tarkoittaa, että alkuperäistä arviota ei saavutettu. 

Viimeinen asia, jonka haluat ehkä tehdä, on muuttaa tapaa, jolla "yhteensä"-rivi lasketaan. Oletusarvoisesti se on tietyn sarakkeen kaikkien arvojen summa. Keskiarvo olisi tässä tapauksessa paljon hyödyllisempi. Viimeinen rivi on napsautettavissa ja muokattavissa kuten taulukkolaskentataulukon solu, joten sinun tarvitsee vain syöttää seuraava kaava:

= average(nested(Group: People, Custom formulas: resource cost variance))

Haluatko kokeilla Teamdeckiä yrityksessäsi?

Ohjelmistotalot ja luovat toimistot eri maanosista käyttävät Teamdeckiä tiimiensä työn suunnitteluun ja seurantaan. Jos uskot, että myös sinun organisaatiosi voisi hyötyä tehokkaasta resurssienhallinnasta, kokeile ehdottomasti meitä. Kannustamme sinua aikatauluta puhelu Anielan kanssaAsiakaspalveluasiantuntijaamme, joka esittelee sovelluksen ja auttaa tiimiäsi pääsemään sujuvasti mukaan. 

Laske kustannusvaihtelu projektinhallinnassa Teamdeck.io:n avulla.

Wunderman Thompson, Stormind Games, Unit 9 - he eivät ole ainoastaan valinneet meidän resurssienhallintaohjelmisto