Kun selaat tiiminjohtajille ja johtajille suunnattuja resursseja, löydät runsaasti todisteita mikromanagerointia vastaan. "Lakkaa mikromanageroimasta tiimisi jäseniä!" "Työntekijät vihaavat mikromanagerointia harjoittavia johtajia!" "Työntekijät vihaavat mikromanagerointia harjoittavia johtajia!" - Tarkoittaako tämä, että mikromanagerointi on aina huono asia? Tässä kirjoituksessa pyrimme osoittamaan, että mikromanagerointi on todellakin mahdollisesti haitallinen strategia, mutta on tilanteita, joissa se voi olla tehokasta.
Määritellään kuitenkin ensin, mitä mikromanagerointi hankeasetuksissa oikeastaan on.
Miksi mikromanagerointi kuuluu projektinhallintaan?
Mikromanagerointi on johtamistyyli, jossa valvot tiimiäsi ja heidän työtään hyvin tarkasti. Osoitteessa hanke- ja resurssienhallinta, se liittyy tiimiin, joka yrittää toteuttaa projektin.
Vaikka monet projektin sidosryhmät (sisäiset ja ulkoiset) saattavat valvoa liikaa projektissa työskenteleviä henkilöitä, tässä blogikirjoituksessa keskitymme mikromanageroivaan projektipäällikköön.
Ennen kuin paneudumme mikromanageroinnin haittoihin ja etuihin (kyllä, niitäkin on) projektiryhmän johtamisessa, sinun kannattaa ehkä analysoida omaa käyttäytymistäsi ja mahdollisesti myöntää, että sinäkin olet mikromanageroiva projektipäällikkö.
Oletko mikromanageroiva pääjohtaja?
Projektipäällikkönä sinun on valvottava projektiryhmäsi työtä. Tavoitteena on saada hanke onnistuneesti päätökseen: aikataulussa ja budjetissa. Ei tarvita paljon, että nämä valvontavastuut muuttuvat liialliseksi valvonnaksi. Jos tunnistat joitakin näistä käyttäytymistavoista omasta työstäsi, saatat osoittaa merkkejä mikromanageroivasta PM:stä:
- Suunnittelet tiimisi tehtävien jokaisen pienen yksityiskohdan heidän puolestaan.
- Sinulla on taipumus hoitaa tiimisi tehtävät loppuun, koska "se on vain nopeampaa/parempaa, kun teet sen itse".
- Tiimisi osallistuu usein tilannekokouksiin ja/tai antaa säännöllisesti tilanneraportteja.
- Tiedät tarkalleen, mitä kaikki tiimisi jäsenet parhaillaan työstävät, mutta et tiedä välttämättä tunnet ymmärtäväsi hankkeen kokonaistilanteen.
- Vaikka uhraat usein työ- ja yksityiselämän tasapaino, et tunne, että sinulla on aikaa miettiä strategiaa.
- Yrität kontrolloida projektin jokaista osa-aluetta: "Se ei ole valmis ennen kuin minä sanon, että se on valmis."
- Useimmat projektin osat käyvät läpi useita muokkauksia, ennen kuin olet tyytyväinen lopputulokseen.
Nyt voit sanoa, onko mikromanagerointi ohittanut projektinhallintatehtäväsi. Keskustellaanpa tämän johtamistyylin seurauksista.[/vc_column_text]
Miksi projektipäällikkönä tulisi välttää mikromanagerointia?
Aloitamme huonoista uutisista yksinkertaisesti siksi, että useimmissa tapauksissa mikromanagerointi ei todellakaan ole hyväksi tiimisi jäsenille ja projektille, jonka parissa he työskentelevät. Tässä on syy.
Ensinnäkin se saattaa itse asiassa haitata tuottavuutta. A tutkimus Louisvillen yliopiston tutkijoiden Kentuckyssa tekemässä tutkimuksessa todettiin, että "paine haittaa suorituskykyä, jos se saa sinut kiinnittämään huomiota tavalla, joka on huono kyseisen tehtävän kannalta". Tutkimukseen osallistuneet ihmiset keskittyivät tehtävän lopputuloksen sijaan itse tehtävään, kun he tunsivat, että heitä kontrolloidaan, mikä osoittaa, että nimenomainen valvonta voi vaikuttaa negatiivisesti suoritukseen.
Jos sinulla on taipumus valvoa työntekijöitäsi liikaa, saatat myös todennäköisesti järjestää liikaa kokouksia, erityisesti tilannekokouksia. Oppaassamme tehokas kokoushallintoEhdotamme, että tilapäivitykset jaetaan lyhyessä kirjallisessa muodossa pikemminkin kuin pitkän kokouksen aikana.
Tiimin jäsenten työn jokaisen osa-alueen liiallinen valvominen on myös huono asia tiimin moraalin kannalta. Ihmiset turhautuvat tai eivät ole sitoutuneita, koska he eivät tunne, että heillä ei ole itsenäisyyttä tehdä työtään. Lopulta se voi aiheuttaa suurta vaihtuvuutta projektitiimissäsi tai ristiriitoja sinun ja tiimisi välillä. On sanomattakin selvää, että luottamuksen rakentaminen, joka on niin tärkeää hankeolosuhteissa, on hyvin vaikeaa.
Luovuus ja intohimo ovat rajallisia. Tiimin jäsenistä tulee päättämättömämpiä ja passiivisempia: loppujen lopuksi ei ole väliä, mitä he tekevät - heidän pääjohtajansa löytää jotain korjattavaa joka tapauksessa. Mikromanageroiva päämies saattaa ajatella, että tiimi oppii siitä, vaikka todellisuudessa kukaan ei opi mitään.
Se ei ole skaalautuva projektinhallintatyyli. Käytät valtavasti aikaa sellaisten tehtävien muokkaamiseen/viimeistelyyn/valvontaan, joiden suorittamiseen muilla ihmisillä on todennäköisesti täydelliset valmiudet. On mahdotonta sekä hoitaa projektinhallintatehtäviäsi että yrittää parantaa kaikkien muiden tehtäviä samaan aikaan. Ajan myötä työntekijöistäsi voi tulla riippuvaisia sinusta, mikä hidastaa entisestään sen työn edistymistä, joka teidän on yhdessä tehtävä.
Milloin mikromanagerointi on OK?
Tiimin jäsenen mikromanagerointi voi olla onnistunut lähestymistapa, mutta vain harvoissa tapauksissa:
- A kriisi (todellinen koko projektin laajuinen kriisi, ei keskellä päivää tapahtuva oivallus siitä, että "asiat etenevät liian hitaasti"). Kun näyttää siltä, että projektin aikataulu on vaarassa äkillisen prioriteettimuutoksen tai resurssipulan vuoksi, sinun on ehkä autettava tiimiäsi tehtävien suunnittelussa ja toteutuksessa.
- Tarve nopeasti saada tiimin jäsenet vauhtiin. Aina silloin tällöin saatat huomata, että jotkut tiimisi jäsenet tarvitsevat lisäponnisteluja. Ehkä he ovat uusia tiimissä eivätkä ymmärrä täysin tehtäviään tai projektin monimutkaisuutta. Nämä työntekijät voivat todellakin hyötyä siitä, että seuraat heidän työtään aktiivisesti jonkin aikaa.
Jotta mikromanagerointi olisi edes etäisesti tehokasta, sen pitäisi olla lyhytaikainen ratkaisu.
Näin estät mikromanageroinnin projektissasi
Ihannetapauksessa et halua olla tiimisi mikromanagerina. Samaan aikaan projektipäällikkönä haluat varmistaa, että tehtävät tulevat tehdyiksi ja että projekti etenee oikeaan suuntaan. Mielestämme voit saavuttaa molemmat tavoitteet, kun kiinnität huomiota kahteen keskeiseen tekijään, jotka ovat onnellisten ja tuottavien projektitiimien tunnusmerkkejä: hankkeen avoimuus ja työntekijöiden näkyvyys.
Tiimin ja hankkeen avoimuus voi poistaa tarpeesi valvoa tiimisi jäseniä. Miten? Kun edistät avointa viestintää ja varmistat, että ihmiset ymmärtävät tehtävänsä, sinun ei tarvitse valvoa heitä niin tarkasti. Jos ongelmia ilmenee, he kertovat niistä sinulle, ja voitte ratkaista ne yhdessä.
Voi kuitenkin olla, että työntekijät eivät edes näe, että joitakin korjaavia toimia on toteutettava. He saattavat esimerkiksi työskennellä työtehtäviensä parissa huomaamatta, että heidän tehtäviinsä käyttämänsä todellinen aika poikkeaa yhä enemmän heidän arvioistaan. Tätä on vaikea havaita päivittäisessä työssä, mutta se on helppo tunnistaa, kun tarkastellaan kokonaiskuvaa. Siksi on eduksi, että sinulla on käytössäsi näkyvyys tiimisi työmäärään, työaikatauluihin ja saatavuuteen. Miten tämä saavutetaan vaatimatta usein toistuvia tilanneraportteja? Yksi vastaus olisi ottaa käyttöön resurssienhallintaohjelmisto organisaatiossasi. Työntekijäsi voivat seurata sen avulla työaikaansa ja tarkistaa heille osoitetut projektit, ja sinä esimiehenä voit valvoa, että joukkueen suorituskyky asettamatta liikaa paineita tiimisi jäsenille.
Katso tätä kuvaa: