Lyhyt vastaus on: kyllä, sinun pitäisi! Hyvä työselitys voi säästää paljon stressiä, aikaa ja kustannuksia. Kuulostaa kokeilemisen arvoiselta, eikö? Tässä blogikirjoituksessa käsittelemme tehokkaan työselityksen kirjoittamisen perusteita. Käymme myös läpi tämän asiakirjan merkittävimmät edut. Mutta ensin selitetään hetki, mikä SOW on ja mikä on sen paikka projektinhallintaprosessissa.
A Guide to the Project Management Body of Knowledge -oppaassa määritellään projektin työselostus. kuvaus tuotteista, palveluista tai tuloksista, jotka hankkeen on määrä tuottaa. (lähde: PMBOK® Guide - viides painos).
Pohjimmiltaan se on asiakirja, jossa hahmotellaan hankkeen eri osa-alueita.mukaan lukien:
Kaikkien hankkeen sidosryhmien on allekirjoitettava työselitys, ja se on usein osa hankesopimusta.
Saatat ihmetellä, mitä eroa on työselostuksen ja työn laajuuden välillä. Ensin mainittu on asiakirjan nimi, joka yleensä sisältää projektin laajuuden. Kun sanomme "työn laajuus", viittaamme yleensä työhön, joka on tehtävä projektin toteuttamiseksi. Laajuuden dokumentointi on olennainen osa tehokasta hankkeen laajuuden hallinta. Voit tehdä sen luomalla niin sanotun työnjakorakenteen (WBS), jonka avulla voit visualisoida laajuuden. Voi myös olla hyvä idea lisätä WBS osaksi työselostusta.
Tämän blogikirjoituksen alussa mainitsimme, että hyvä työselostus voi säästää paljon hermoja ja rahaa. Tämä pätee erityisesti silloin, kun työskentelet ulkopuolisten sidosryhmien kanssa ja projektisi on melko monimutkainen. Se, että sinulla on yksi ainoa totuuden lähde siitä, mitä työtä sinun pitäisi ja mitä sinun ei pitäisi tehdä, voi olla hengenpelastaja. Työselostuksen ansiosta voit:
[/vc_column_text]
On tärkeää huomata, että hankkeet voivat olla hyvin erilaisia, joten eri yritykset voivat käyttää hyvin erilaisia työselityksiä riippuen siitä, millaisia hankkeita ne toteuttavat. On kuitenkin olemassa joitakin elementtejä, jotka SOW:n on tyypillisesti sisällettävä. Käydään ne läpi yksi kerrallaan:
Työselostuksen johdannossa voit tehdä yhteenvedon hankkeesta ja hahmotella kaikki osapuolet. Hankkeen yhteenvedossa selität yleensä hankkeen tarkoituksen ja vision. Mistä tässä hankkeessa on kyse? Mikä on sen toteuttamisen liiketoiminnallinen tavoite? Minkä ongelman lopputuote ratkaisee?
Näiden elementtien selittäminen SOW:n alussa auttaa sinua määrittelemään koko asiakirjan sävyn ja antaa myös perustelut sille, miksi tiettyjä suoritteita sisällytetään tai jätetään sisällyttämättä laajuuteen.
Työselostuksen tässä osassa yrität vastata kahteen kysymykseen:
Ymmärrettävästi tämä kohta ei voi olla liian epämääräinen, koska se voi johtaa väärinkäsityksiin. Toisaalta et ehkä pysty esimerkiksi hahmottelemaan kaikkia tehtäviä tässä vaiheessa. Jos näin on - ei se haittaa. Ratkaisevaa on, että kuvaat tarkasti sen laajuuden, josta sinä ja muut sidosryhmät olette sopineet.
Voit siirtyä laajuuden yleiskatsauksesta yksittäisten vaiheiden ja tehtävien luettelointiin, jotka projektiryhmän on tehtävä. Älä unohda suoritteita, vaan määrittele ne tarkasti. On tärkeää välttää epäselviä ilmaisuja, kuten toteamusta, että toimitatte seuraavat tuotteet sitä tai tätä. Jos haluat, että työselostuksesta on hyötyä mahdollisissa tulevissa neuvotteluissa asiakkaan kanssa, sen on oltava mahdollisimman selkeä.
Voi myös olla hyvä ajatus sisällyttää SOW:hen negatiivinen soveltamisala. Tarkoitamme näitä projektin elementtejä, joista keskusteltiin asiakkaan kanssa tai jotka ovat mukana kilpailijoiden tuotteissa, mutta lopulta sovitte, että niitä ei sisällytetä laajuuteen.
Kun kuvaat projektin eri vaiheita, voit halutessasi sisällyttää mukaan hankkeen välitavoitteet ja myös eräpäivät. Joillakin projekteilla on kiinteät määräajat, toisilla taas ei, joten et voi aina määrittää tarkkaa suoritusaikaa. On kuitenkin hyödyllistä ainakin ilmoittaa SOW:ssa projektin eri vaiheet ja niiden arvioitu kesto.
Olemme jo korostaneet, että työselityksessä on käytettävä täsmällistä kieltä ja esitettävä hanke tarkasti. Sama pätee standardeihin ja hyväksymiskriteereihin, jotka SOW:n tulisi myös sisältää.
Kuvittele, että tiimisi työstää mobiilisovellusta asiakkaalle. Pelkkä sovelluksen ominaisuuksien kuvaaminen SOW:ssa ei riitä. Entä jos sovelluksesi toimii määritellysti useimmissa mobiililaitteissa, mutta ei kaikissa? Jos sinä ja asiakas ette ole sopineet luettelosta alustoista, joille sovellus on suunnattu, sinun on vaikea väittää, että työ on tehty onnistuneesti. Siksi on niin tärkeää sisällyttää mukaan joitakin alakohtaisia standardeja. Ohjelmistokehityshankkeissa ne voivat sisältää yksityiskohtia mm. seuraavista asioista:
Voit myös mainita asiakkaan velvollisuudet SOW-asiakirjassa - tarvitseeko hänen esimerkiksi toimittaa mitään omaisuutta?
Kirjaa lopuksi ylös projektin onnistumisen määritelmä: millaisena asiakas odottaa onnistuneen projektin olevan? Kuka vastaa siitä, että hankkeen onnistuminen määritetään?
Talousarviota koskevat tiedot ovat olennainen osa SOW:ta. Jos pystyt esittämään hankkeen kustannukset, kirjoita ne ylös. Jos työskentelet aika- ja materiaaliperusteisesti tai on olemassa jokin muu järjestely, selitä sen ehdot selkeästi. Älä unohda projektin lisäkustannuksia: lisenssimaksuja, laitteita, matkoja jne.
Myös maksuaikataulu olisi määriteltävä SOW:ssa. Milloin maksua on odotettavissa? Onko maksueriä? Hankkeesta vastaavana yrityksenä on etujesi mukaista, ettet jätä epäilyksen varaa SOW:n mihinkään osaan, eikä tämä kohta ymmärrettävästi ole poikkeus.
Keräsitkö kaikki tarvittavat tiedot työselostukseen? Varmista, että kaikki osapuolet tuntevat asiakirjan ja että se on allekirjoitettu.
Ymmärrät nyt hyvin kirjoitetun työselostuksen arvon. Se on hyödyllinen osa tiimisi projektinhallintaprosessia riippumatta siitä, oletko pienen toimiston johdossa vai työskenteletkö suuremmalle organisaatiolle. Jaa oppaamme yrityksesi projektipäälliköille ja kannusta heitä luomaan SOW-asiakirjoja eri projekteja varten, joita he johtavat.
Täällä Teamdeck-blogissa jaamme usein projektinhallintaoppaita. Seuraavassa on muutamia teoksia, joista sinusta ja joukkuetovereistasi saattaa olla hyötyä:
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...