Olitpa sitten projektipäällikkö tai yrityksen johtaja, ensisijaisena tavoitteenasi on varmistaa, että tiimisi toteuttaa projektinsa onnistuneesti: ajallaan ja budjetin puitteissa. Toisaalta haluat kuitenkin myös, että tiimisi jäsenet ovat tyytyväisiä ja onnellisia työssään. Molempien tavoitteiden saavuttaminen voi tuntua monimutkaiselta, mutta toisen niistä huomiotta jättämisellä olisi tuhoisia seurauksia yrityksellesi.
Mitä saat tämän artikkelin ansiosta:
- miten projekti ja resurssien hallinnoijat ymmärtää resurssien hallinnan merkityksen
- miksi he käyttävät resurssienhallintaohjelmisto
Monille tiimeille resurssienhallintaprosessi osoittautui menestyksekkääksi strategiaksi molempien tavoitteiden saavuttamiseksi. Miksi projektin resurssien hallinta tärkeää? Se on strategia, jolla saavutetaan konkreettisia liiketoimintahyötyjä ja pidetään samalla tiimisi tyytyväisenä. Tehokkaalla resurssien hallinnalla kaikki voittavat. Tarkastellaanpa tarkemmin resurssienhallinnan tärkeimpiä hyötyjä, jotka koskevat sekä organisaatioita että resursseja.
Mitä hyötyä resurssien hallinnasta on?
Ennen kuin siirrymme luettelemaan etuja, kerrataan vielä kerran, mitä resurssienhallinta mahdollistaa, sillä se on kaikkien jäljempänä kuvattujen etujen perusta.
Ensinnäkin, käyttämällä Teamdeck resurssienhallintaohjelmisto (olipa kyseessä sitten oma sovellus tai pelkkä resurssikalenteri), tiedät tarkalleen, kuka on käytettävissäsi työskentelemään projektissasi ja kuinka kauan. Tämän ansiosta voit jakaa resursseja eri tehtäviin liiketoiminnan tavoitteet mielessä pitäen.
Resurssien hallinta ei kuitenkaan lopu resurssien jakaminen-sinun on myös seurattava tiimiäsi, kun he työskentelevät projektin parissa, ja tehtävä sen mukaisia päätöksiä, esim. vaihtaa tiimiä tai muuttaa ja työmäärän hallinta tiettyjä ihmisiä. Lyhyesti sanottuna resurssienhallinta antaa sinulle perusteellisen näkyvyyden tiimisi kapasiteettiin, työmäärään ja suorituskykyyn.
Mitä saavutat, kun alat hallita resursseja strategisesti?
Hankkeiden toteuttamisen tehokkuus ja vaikuttavuus
Resurssien hallinnalla voidaan vaikuttaa myönteisesti hankkeiden toteuttamiseen. Siksi se on niin olennainen osa projektinhallintaa. Kun toteutat strategisia resurssien suunnittelu ja jakamisen avulla varmistat, että oikeat ihmiset työskentelevät oikeissa projekteissa.
Hankkeiden toteuttamisen tehokkuus ja vaikuttavuus lisääntyvät myös, koska voit havaita mahdolliset haasteet (aikatauluristiriidat, resurssipula, liikaa ylitöitä) etukäteen ja mukauta projektin aikataulua ennen kuin nämä ongelmat kärjistyvät. Tällainen ennakkovaroitus voi pelastaa projektin epäonnistumiselta. Kun heiltä kysyttiin aiempien projektiensa epäonnistumisen ensisijaisista syistä vuonna 2017, 23% of Project Management Instituten vastaajat nimeltä "riittämätön resurssien ennustaminen" ja "resurssiriippuvuus".
Avoimuus ja parempi viestintä
Projektipäälliköt tietävät, että hankkeen avoimuus on tärkeää säilyttää luottamus tiimeissä. Resurssienhallinta tukee suuresti terveellisiä suhteita työntekijöiden ja heidän esimiestensä välillä, mutta myös eri projektipäälliköiden välillä. Syynä tähän on se, että kun sinulla on yleiskuva resurssien saatavuudesta ja suunnitellusta työmäärästä, et todennäköisesti tee vääriä päätöksiä sen suhteen. Tämän seurauksena et esimerkiksi varaa tiettyjä työntekijöitä kahteen kertaan.
Sinun ei myöskään tarvitse tuhlata aikaa sähköpostiviesteihin, jotka hoidetaan resurssienhallintasovelluksessa. Jos esimerkiksi aiot lisätä tietyn henkilöresurssin projektiryhmääsi, mutta itse projektille ei ole 100% vihreää valoa, sinun ei tarvitse ottaa yhteyttä muihin pääjohtajiin ja "soittaa dibs" joillekin työntekijöille. Työkalusi pitäisi sallia sinun lisätä alustava varaus kyseiselle henkilölle: muut johtajat näkevät, että tämä henkilö todennäköisesti liittyy tiimiisi.
Käydään läpi toinen skenaario: tällä kertaa kyse on työntekijästä, joka haluaa lähteä lyhyelle lomalle. Hän lähettää sähköpostia projektilleen tai resurssienhallinta tai toiselle esimiehelle, ja sähköpostiketju alkaa. Kun sinulla on lomien hallintajärjestelmä käyttöön, työntekijät voivat käsitellä lomapyynnöt muutamalla napsautuksella. Lisäksi itse loma kirjataan järjestelmään, joten kyseisenä päivänä ei tarvitse käydä kiusallisia "oletko tänään töissä?" -keskusteluja. Tämä johtaa meidät itse asiassa seuraavaan kohtaan - tiimin onnellisuuteen.
Joukkueen onnellisuus
Kuvittele, että tänään on vapaapäiväsi. Sinulla on suunnitelmia, tai ehkä vain valmistaudut loikoilemaan koko päivän. Oli miten oli, minusta olisi melko ärsyttävää saada sähköposteja tai Slack-viestejä työkavereiltasi ikään kuin olisit sinä päivänä töissä. Tuntuisi, etteivät he oikeasti huomaa aikatauluasi. Sama pätee myös silloin, kun olet töiden uumenissa, mutta saat silti jatkuvasti yhä uusia tehtäviä. Tai kun olet osa-aikainen työntekijä joka tunnetusti kutsutaan kokouksiin, jotka pidetään työajan ulkopuolella.
Nämä tilanteet voitaisiin välttää, kun käytät resurssikalenteri ja noudattaa resurssienhallinnan parhaita käytäntöjä. Henkilöstöresurssit on saatava tuntemaan, että heidät huomioidaan ja että heidän aikatauluaan kunnioitetaan. Kun sinulla on helppo pääsy kyseiseen aikatauluun, on paljon helpompaa ottaa heidän aikansa huomioon. Tämä puolestaan voi lisätä työntekijöidesi tyytyväisyyttä.
Tiimisi jäsenet arvostavat myös optimaalista työmäärää, jonka ansiosta he voivat olla tuottavia työssään ja silti säilyttää työ- ja yksityiselämän tasapaino. Kun esimiehenä tiedät, kuinka paljon jokaisella on töitä, voit havaita yli- tai alimitoitetun työn. vajaakäytössä ihmiset heti.
Strateginen suunnittelu ja parempi päätöksenteko
Kun sinulla on näkyvyys yrityksesi resursseihin, heidän aikatauluihinsa ja käytettävyyteensä, voit tehdä parempia päätöksiä liiketoimintasi perustavanlaatuisista näkökohdista.
Tiedät esimerkiksi varmasti, onko tiimilläsi esimerkiksi kapasiteetti uutta hanketta varten. Vaikka resurssikalenterissa ei näkyisikään heti jotain, voit käyttää tietoja tietoon perustuvan päätöksen tekemiseen. Analysoi tiimisi työaikataulut joistakin aiemmista projekteista nähdäksesi mallia niiden suorituskyvyssä tai tarkista yrityksesi nykyinen resurssien käyttö-resurssienhallinta antaa sinulle arvokkaita työkaluja, jotka auttavat sinua tekemään vaikeita päätöksiä.
Pystyt myös suunnittelemaan tulevia rekrytointeja paremmin: tässä kerrotaan, miten voit käyttää tiimien käyttöraportteja ja historiatietoja seuraaviin tarkoituksiin. henkilöstövoimavarojen ennustaminen.
Kustannusten leikkaaminen
Tiedät jo, että resurssienhallinta parantaa tiimisi viestintää ja säästää siten rahaa. Tärkeää on myös se, että oman ohjelmiston käyttö auttaa sinua vähentämään tarpeettomia hallinnollisia kustannuksia (paperisten työaikataulujen täyttäminen tai poissaolojen seuranta manuaalisesti). Jos olet kiinnostunut oppimaan, miten säästää rahaa resurssienhallintatyökaluilla, sinun kannattaa ehdottomasti tutustua seuraavaan artikkeliin Apptension tapaustutkimus. He ovat onnistuneet säästämään lähes $10k kuukaudessa, kun he ottivat Teamdeckin käyttöön organisaatiossa.
Mitä on tehokas resurssienhallinta?
Edellä esitetyissä eduissa on tähti: ne näkyvät vain silloin, kun resurssienhallintaprosessi on tehokas. Saatat miettiä: miten varmistan, että ponnistukseni onnistuvat? Lyhyt resepti tähän on: noudata parhaita käytäntöjä ja seuraa tuloksia säännöllisesti. Näin se onnistuu.
Teamdeckin blogissa julkaisemme säännöllisesti resurssienhallinnan ja projektinhallinnan oppaita sekä aloittelijoille että ammattilaisille. Jos haluat oppia lisää tehokkaasta resurssienhallinnasta, kannattaa aloittaa tästä ohjeesta. projektin resurssien hallinta opas.
Nämä blogikirjoitukset auttavat sinua myös parantamaan resurssienhallintaa:
- Tehokas projektiresurssien hallinta
- Ryhmän työmäärän hallinta
- Resurssien suunnittelu projektinhallinnassa
- Resurssien jakaminen - täydellinen opas projektipäälliköille
Mittaa resurssienhallintapyrkimyksiäsi
Tulosten seuranta on paras tapa tunnistaa parannusalueet ja nähdä, mikä toimii hyvin projektin resurssien hallinnassa.
Mitä voit mitata?
- resurssien aikataulutusprosessien tehokkuus (vertaa arvioituja tunteja seurattuihin tunteihin).
- henkilöstöresurssien käyttö (sekä ylikuormitettujen että vajaakäytössä olevien työntekijöiden havaitseminen).
- ylityön määrä ja sen jakautuminen
- projektin budjetin läpikäynti
- eri projektiryhmien ja -roolien kirjaamat kustannukset ja aika näissä hankkeissa.
Näiden mittareiden seuranta on toki mahdotonta, jos et kerää tietoja tiimisi saatavuudesta, varauksista, seuratusta ajasta tai lomista. Joissakin projektinhallintatyökaluissa on resurssien hallintaan tarkoitettuja ominaisuuksia, mutta voit myös hyödyntää resurssienhallintaan tarkoitettuja ohjelmistoja prosessiesi analysoimiseksi.
Teamdeck on resurssienhallintaohjelmisto, jonka avulla voit aikatauluttaa resursseja useisiin projekteihin. Työntekijät voivat itse suunnitella loma-aikataulujaan, kirjata saatavuuttaan ja seurata eri toimeksiantoihin käyttämäänsä aikaa. Teamdeckin raportointiominaisuuksien avulla voit rakentaa automaattisesti päivittyviä analyyttisiä mittaritauluja, joita voit myöhemmin jakaa esimiehillesi tai asiakkaillesi. Voit rekisteröityä ja kokeilla sovellusta ilmaiseksi. täällä.
Jos etsit projektiraporttimalleja ja ideoita, tutustu näihin postauksiin:
- Suunnittele vankka hankeraportti + seurata hankkeen budjettia
- Luo tehokas työaikatauluraportti
- Rakenna tehokas poissaolojen seuranta prosessi
Oletko valmis ottamaan resurssienhallinnan käyttöön organisaatiossasi?
Toivomme, että tämä blogikirjoitus sai sinut vakuuttuneeksi siitä, että resurssienhallinta voi tuoda yrityksellesi huomattavia etuja. Samalla ymmärrämme, että uuden koko yrityksen kattavan prosessin käyttöönotto voi olla haastava tehtävä. Jos asia on näin sinun kohdallasi, voitte aikatauluta puhelu Anielan kanssa, asiakassuhdeasiantuntijamme. Hän auttaa sinua selvittämään yrityksesi resurssienhallintatarpeet, näyttää, miten voit hallita resursseja tehokkaasti siihen tarkoitetulla työkalulla, ja laatii suunnitelman tämän strategian käyttöönottamiseksi organisaatiossasi.
